In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Dokument überprüfen und mit einer elektronischen Signatur unterzeichnen können. Sie können Signaturanfragen erhalten für:

• Mitarbeitendendokumente: Dateien, die einem Mitarbeitendenprofil in Personio hinzugefügt wurden. 
• Arbeitsverträge für Bewerbende: Über Personio Recruiting versandte Dokumente im Zusammenhang mit Stellenangeboten.

Erfahren Sie, wie Sie Unterschriften von Mitarbeitenden auf Dokumenten anfragen oder wie Sie elektronische Unterschriften im Angebotsprozess verwenden. 

Bevor Sie beginnen

• Benutzende mit aktivem Status und Personio Login erhalten Signaturanfragen in Personio. Sie können Dokumente direkt im Tool unterschreiben. Wenn das Dokument eine erweiterte Signatur erfordert, müssen sie eine mehrstufige Verifizierung abschließen, indem sie einen Code eingeben, der an ihre E-Mail-Adresse gesendet wird.
• Bewerbende und Mitarbeitende mit dem Status „Onboarding“ oder „In Auszeit“ erhalten Signaturanfragen per E-Mail. Sie können Dokumente über DocuSign unterschreiben. Wenn eine erweiterte Signatur erforderlich ist, fordert DocuSign den Unterzeichner auf, vor dem Unterschreiben seine Identität zu verifizieren. 
• Um elektronische Signaturen über DocuSign verwenden zu können, stellen Sie sicher, dass ihr-Unternehmen den Zugriff auf die Domänen und IP-Adressen von DocuSign zulässt. Die abschließende Liste finden Sie im Abschnitt „Zulassungslisten“ des DocuSign-Vertrauenszentrums. 

Ein Mitarbeitendendokument unterschreiben

Um als aktiver Nutzende ein Mitarbeitendendokument in Personio zu unterschreiben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Loggen Sie sich bei Personio ein und öffnen Sie Ihre Inbox. Suchen Sie die Signaturanfrage-Aufgabe und wählen Sie sie aus.
2. Die Signaturumgebung wird geöffnet. Überprüfen Sie die Offenlegungsinformationen, markieren Sie zum Akzeptieren das Kästchen und klicken Sie auf Weiter.
3. Überprüfen Sie das Dokument. Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie unterschreiben sollen, oder ziehen Sie das Unterschriftsfeld aus dem linken Bereich auf das Dokument.
4. Wenn Sie DocuSign zum ersten Mal verwenden, müssen Sie eine Signatur festlegen. Sie können einen Signaturstil auswählen, eine eigene zeichnen oder eine hochladen. Klicken Sie auf Übernehmen und unterschreiben.
5. Klicken Sie oben auf Weiter. 
6. Wenn Sie aufgefordert werden, Ihre Identität zu bestätigen, überprüfen Sie Ihre E-Mails auf einen Code und geben Sie diesen in Personio ein. 
7. Markieren Sie das Kästchen, um den Geschäftsbedingungen zuzustimmen.
8. Klicken Sie auf Unterzeichnen.

Den Status Ihrer Signaturanfragen können Sie auf dem ReiterDokumente Ihres Mitarbeitendenprofils sehen. Admins können Signaturanfragen über den Bereich Automatisierungen beobachten. 

Ein Dokument als Bewerber oder Mitarbeiter beim Onboarding/in Auszeit unterschreiben

Bewerbende und Mitarbeitende mit dem Status Onboarding oder In Auszeit können ein Dokument folgendermaßen unterschreiben:

1. Öffnen Sie die E-Mail-Inbox, die mit Ihrer Bewerbung oder Ihrem Personio Account verknüpft ist.
2. Suchen und öffnen Sie die E-Mail von Personio über Docusign.
   • Wenn Sie die E-Mail nicht sehen, überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner auf eine E-Mail von „dse@eumail.docusign.net“.
3. Klicken Sie auf Dokument überprüfen.
4. Lesen Sie die Geschäftsbedingungen und fahren Sie fort. 
5. Wenn das Dokument eine erweiterte Unterschrift erfordert, führen Sie die Schritte zum Überprüfen Ihrer Identität mit DocuSign aus. 
6. Überprüfen Sie das Dokument. Klicken Sie zum Unterschreiben auf Start oder ziehen Sie das Unterschriftenfeld aus dem linken Bereich auf das Dokument.
7. Wenn Sie DocuSign zum ersten Mal verwenden, müssen Sie eine Signatur festlegen. Sie können einen Signaturstil auswählen, eine eigene zeichnen oder eine hochladen. Klicken Sie auf Übernehmen und unterschreiben.
8. Klicken Sie auf Fertig stellen. 

Wenn alle unterschrieben haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Form einer E-Mail. Sie können die E-Mail öffnen, um das unterschriebene Dokument anzuzeigen.

Eine Unterschriftenanfrage ablehnen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Unterschriftenanfrage abzulehnen:

1. Suchen Sie die Signaturanfrage und öffnen Sie sie.
   • Als aktiver Nutzende in Personio: Loggen Sie sich bei Personio ein und öffnen Sie Ihre Inbox. Klicken Sie auf die Signaturanfrage-Aufgabe.
   • Als Bewerber oder Mitarbeiter beim Onboarding/in Auszeit: Öffnen Sie die Signaturanfrage-E-Mail, die Sie erhalten haben.
2. Überprüfen Sie auf der Unterschriftenseite die Offenlegungsinformationen. Sie können auf zwei Arten ablehnen: 
   • Vor dem Überprüfen des Dokuments: Klicken Sie auf Weitere Optionen > Ablehnen und dann auf Weiter. Geben Sie einen Grund an und klicken Sie auf Ablehnen.  
   • Nach dem Überprüfen des Dokuments: Klicken Sie oben neben Weiter auf den Abwärtspfeil > Ablehnen. Folgen Sie den Schritten, um das Ablehnen abzuschließen.