Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Dokument mit einer elektronischen Unterschrift unterzeichnen können. Diese Möglichkeit steht für Arbeitsverträge zur Verfügung, die während des Angebotsprozesses im Recruiting-Bereich versendet werden, sowie für allgemeine Dokumente (wie z. B. Datenschutzerklärungen), die im Reiter Dokumente des Mitarbeiterprofils abgelegt werden.
So läuft der Unterzeichnungsprozess ab
Wie Sie Aufforderungen zur Unterschrift auslösen und welche Voraussetzungen für Vertragsangebote während des Angebotsprozesses erfüllt sein müssen, erfahren Sie in unserem Help Center in diesem Artikel , und für Mitarbeiterdokumente in diesem Artikel.
Nachdem Sie die E-Mails mit der Aufforderung zur Unterschrift versendet haben, gehen Sie für die elektronische Unterschrift wie folgt vor:
| Schritte im Unterzeichnungsprozess | für Vertragsangebote (Bewerberprofil) | für Mitarbeiterdokumente (Mitarbeiterprofil) |
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Der erste Unterzeichner erhält eine E-Mail mit der Dokumentvorlage und der Bitte, diese digital zu unterzeichnen und ggf. einer individuellen Nachricht. Die Unterzeichnung des Vertrags kann am Computer mit der Maus oder einem Trackpad erfolgen. Alternativ können Sie den QR-Code mit dem Handy oder Tablet scannen und direkt auf dem mobilen Endgerät unterzeichnen. |
Sobald Sie das Angebot senden, startet der Anfrageprozess an die Unterzeichner. Im Bewerberprofil ändert das Angebot seinen Status von Erstellt zu Ausstehend. Unter Angebotsdetails anzeigen erfahren Sie, wie weit der Prozess fortgeschritten ist und welche Unterschriften gegebenenfalls noch ausstehen. |
Sobald Sie die Unterschrift anfordern, startet der Anfrageprozess an die Unterzeichner. Falls für das Dokument keine Vorlage mit einem Platzhalter für die Unterschrift gewählt wurde, können die Unterzeichnenden selbst bestimmen, wo sie ihre Unterschrift platzieren. |
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Mit Klick auf Optionen können Unterzeichnende das Dokument herunterladen oder die Unterschrift ablehnen. |
Falls ein Unterzeichner die Unterschrift ablehnt, wechselt der Status der angefragten Unterschrift in der Angebotsübersicht im Bewerberprofil auf Abgelehnt und der Anfrageprozess für eventuelle weitere Unterzeichner bricht ab. |
Falls der Unterzeichner die Unterschrift ablehnt, wechselt der Status der angefragten Unterschrift im Reiter Dokumente im Mitarbeiterprofil auf Abgelehnt und der Anfrageprozess für eventuelle weitere Unterzeichner bricht ab. |
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Optional: Zusätzlich zur Unterschrift kann es sein, dass Unterzeichner Platzhalter für das Datum und/oder den Ort der Unterzeichnung befüllen muss. |
Der Datums-Platzhalter zieht sich das aktuelle Datum zum Zeitpunkt der Unterschrift automatisch (derzeit nur im englischen Format). Der Ort-Platzhalter muss manuell ausgefüllt werden. |
Der Datums-Platzhalter zieht sich das aktuelle Datum zum Zeitpunkt der Unterschrift automatisch (derzeit nur im englischen Format). Der Ort-Platzhalter muss manuell ausgefüllt werden. |
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Hat der erste Unterzeichner seine Unterschrift unter das Dokument gesetzt und bestätigt (sowie die AGB und Sicherheitshinweise akzeptiert), kann er per Klick das Dokument senden. |
Im Bewerberprofil ändert sich der Status der Unterschrift von Ausstehend auf Unterzeichnet. Das Dokument wird (inklusive aller bis dahin getätigten Unterschriften) an den nächsten Unterzeichner gesendet. |
Im Mitarbeiterprofil ändert sich der Status der Unterschrift von Ausstehend auf Unterzeichnet. Das Dokument wird (inklusive aller bis dahin getätigten Unterschriften) an den nächsten Unterzeichner gesendet. Falls der Mitarbeiter der einzige Unterzeichner ist, stoppt der Prozess hier und das Dokument liegt fertig unterzeichnet vor. Gibt es mehrere Unterzeichner, so können Sie den Status der Unterschriften einsehen, indem Sie mit der Maus darüber fahren. |
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Sobald sämtliche Parteien der festgelegten Reihenfolge nach das Dokument unterzeichnet haben, erhalten alle Unterzeichner die fertiggestellte Datei per E-Mail. |
Das Dokument ist inklusive aller elektronischen Unterschriften im Bewerberprofil verfügbar. Sie müssen jetzt nur noch den Status des Angebots auf Angebot angenommen ändern und die Stelle, die nun geschlossen werden kann, auswählen. |
Das Dokument ist inklusive aller elektronischen Unterschriften im Mitarbeiterprofil verfügbar. |
Beachten Sie, dass Anfragende der Unterschriften keine Benachrichtigung über deren Status erhalten, sofern sie nicht selbst auch als Unterzeichner hinterlegt sind. Diese Information kann nur direkt im Bewerberprofil im Angebotsreiter bzw. im Mitarbeiterprofil im Reiter Dokumente eingesehen werden. Administratoren und Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten können den Status aller Unterschriftenanfragen im Workflow Hub und in der Übersicht Unterschriften überprüfen.