In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Anfragen für elektronische Signaturen Ihres Unternehmens überprüfen und verwalten können.
Bevor Sie beginnen
- Nur Admins können auf das Widget Aktive Signaturen und die Übersichtsseite für Signaturen zugreifen.
- Mitarbeitende mit Berechtigungen können Signaturanfragen über ein Mitarbeitendenprofil verwalten.
Status aktiver Signaturanfragen überprüfen
Für Admins
Admins können den Status aller aktiven Signaturanfragen Ihres Unternehmens überprüfen, indem sie folgende Schritte ausführen:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht.
- Suchen Sie das Widget Aktive Unterschriften.
- Klicken Sie auf einen der vier Status, um die zugehörigen Dokumente und Informationen zu überprüfen.
Signaturanfragen verfallen nach 30 Tagen. Abgelaufene Signaturanfragen werden im Widget nicht angezeigt. Klicken Sie für eine Übersicht über den Verlauf der Signaturanfragen Ihres Unternehmens auf Alle Signaturen anzeigen.
Tipp: Benachrichtigen Sie die zuständigen Mitarbeitenden, wenn sich der Status einer Signatur auf "Abgelaufen" ändert. Richten Sie dies durch Erstellen eines Workflows mithilfe des Triggers "Der Dokumentsignaturstatus eines Mitarbeiters wird aktualisiert" ein.
Als Mitarbeiter
Mitarbeitende mit den entsprechenden Berechtigungen können den Status einer Signaturanfrage im Mitarbeitendenprofil folgendermaßen überprüfen:
- Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil > Dokumente.
- Suchen Sie das Dokument in der Liste und bewegen Sie dann den Mauszeiger über den Status in der Spalte Signatur.
- Sie sehen die Person(en), deren Signatur angefordert wurde, und das Ablaufdatum der Anfrage.
- Wenn mehrere Personen unterschreiben müssen, wird für jede Person ein Status angezeigt. Sie erhalten die Anfrage einzeln in der angegebenen Reihenfolge und erst, nachdem die Person vor ihnen ihre Unterschrift geleistet hat.
- Lesen Sie im Abschnitt unten, wie Sie eine Erinnerung für eine Signaturanfrage senden können, oder lesen Sie Dokument mit einer elektronischen Signatur unterzeichnen, um weitere Informationen zum Unterschriftsprozess zu erhalten.
Mitarbeitende, die eine Unterschrift anfordern, werden nicht über deren Status benachrichtigt, sofern sie nicht selbst auch als Unterzeichner hinterlegt sind. Sie können einen individuellen Workflow mithilfe des Triggers „Status der Unterschrift wird aktualisiert“ erstellen, um Mitarbeitende über Änderungen im Status der Unterschrift eines Dokuments zu benachrichtigen.
Alle Signaturanfragen überprüfen
Admins können alle Signaturanfragen Ihres Unternehmens überprüfen, indem sie diese Schritte befolgen:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht.
- Suchen Sie das Widget Aktive Signaturen und klicken Sie dann auf Alle Signaturen anzeigen.
- Verwenden Sie den Filter, um die Liste nach Absender oder Status zu verfeinern.
Hinweis:
Um Signaturanfragen anzuzeigen, die vor dem Zeitraum vom 24. Juli 2025 bis zum 7. Oktober 2025 gestartet wurden, wählen Sie im Dropdown-Menü links neben den Filteroptionen die Option Signaturit. Wenn Sie die Signaturanfrage nicht sehen, versuchen Sie es mit der anderen Dropdown-Option, da der Zeitraum je nach Konto variieren kann.
Erinnerung an eine Signaturanfrage senden
Bei der ersten Anforderung einer Unterschrift für ein Dokument können Nutzende wählen, ob sie automatische Erinnerungen an die Unterschrift senden möchten.
Für Admins
Gehen Sie folgendermaßen vor, um als Admin eine Erinnerung an eine Signaturanfrage zu senden:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht.
- Suchen Sie das Widget Aktive Signaturen und klicken Sie dann auf Alle Signaturen anzeigen.
- Verwenden Sie den Filter, um die Liste nach Absender oder Status zu verfeinern. Wählen Sie den Status "Ausstehend", um alle Dokumente anzuzeigen, für die Sie eine Erinnerung senden können.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Dokument, für das eine Signaturerinnerung nötig ist.
- Klicken Sie auf Aktionen > Erinnerung an Signatur senden.
Die ausgewählten Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail-Erinnerung mit einem direkten Link zum Dokument und E-Signatur-Tool.
Als Mitarbeiter
Mitarbeitende mit Berechtigungen können den unterzeichnenden Personen eine Signaturerinnerung senden, indem sie die folgenden Schritte ausführen:
- Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil und klicken Sie auf Dokumente.
- Wählen Sie die Dokumentenkategorie und suchen Sie dann das Dokument in der Liste.
- Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Namen des Dokuments und klicken Sie auf das Symbol Erinnerung senden, das rechts angezeigt wird.
Ablaufen einer Signaturanfrage überprüfen
Für Admins
Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Ablaufen einer Signaturanfrage zu überprüfen:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht.
- Suchen Sie das Widget Aktive Signaturen und klicken Sie dann auf Alle Signaturen anzeigen.
- Verwenden Sie den Filter, um die Liste nach Absender oder Status zu verfeinern. Wählen Sie den Status "Ausstehend", um alle noch aktiven Dokumente anzuzeigen.
- Sehen Sie in der Spalte Ablaufdatum nach, wann die Anfrage abläuft.
Als Mitarbeiter
- Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil > Dokumente.
- Suchen Sie das Dokument in der Liste und bewegen Sie dann den Mauszeiger über den Status in der Spalte Signatur.
- Sie sehen die Person(en), deren Signatur angefordert wurde, und das Ablaufdatum der Anfrage.
- Wenn mehrere Personen unterschreiben müssen, wird für jede Person ein Status angezeigt. Sie erhalten die Anfrage einzeln in der angegebenen Reihenfolge und erst, nachdem die Person vor ihnen ihre Unterschrift geleistet hat.
Abgelaufene Signaturanfragen suchen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu überprüfen, welche Signaturanfragen abgelaufen sind:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht.
- Suchen Sie das Widget Aktive Signaturen und klicken Sie dann auf Alle Signaturen anzeigen.
- Verwenden Sie den Filter, um die Liste nach Absender oder Status zu verfeinern. Wählen Sie den Status "Abgelaufen", um alle abgelaufenen Anfragen anzuzeigen.
- Klicken Sie für weitere Informationen auf das Dokument, und gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil, um eine neue Anfrage für eine elektronische Signatur zu senden.
Signaturanfrage stornieren
Um eine Signaturanfrage für ein Dokument zu stornieren, müssen Sie das Dokument löschen, wodurch es dauerhaft aus Personio entfernt wird. Befolgen Sie diese Schritte:
- Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil und klicken Sie auf Dokumente.
- Wählen Sie die Dokumentenkategorie und suchen Sie dann das Dokument in der Liste.
- Optional: Um das Dokument zu speichern, ehe Sie es aus Personio entfernen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > Exportieren.
- Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten > Löschen.
- Bestätigen Sie das Löschen des Dokuments.
Damit wird das Dokument dauerhaft aus Personio gelöscht und die Anfrage der Unterschrift storniert. Die Übersichtsseite für Unterschriften zeigt den Status der Anfrage als "Abgebrochen" an.
Ein signiertes Dokument exportieren
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein signiertes Dokument zu exportieren:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht.
- Suchen Sie das Widget Aktive Signaturen und klicken Sie dann auf Alle Signaturen anzeigen.
- Verwenden Sie den Filter, um die Liste nach Absender oder Status zu verfeinern. Wählen Sie den Status "Signiert", um alle Dokumente anzuzeigen, die über einen Nachweis verfügen.
- Klicken Sie auf den Namen eines Dokuments, um dessen Vorschau zu öffnen, und klicken Sie dann auf Exportieren.
Das Dokument wird als PDF zum Speichern in Ihren Browser heruntergeladen.
Ein Abschlusszertifikat exportieren
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Abschlusszertifikat für ein unterzeichnetes Dokument zu exportieren:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht.
- Suchen Sie das Widget Aktive Signaturen und klicken Sie dann auf Alle Signaturen anzeigen.
- Verwenden Sie den Filter, um die Liste nach Absender oder Status zu verfeinern. Wählen Sie den Status "Signiert", um alle Dokumente anzuzeigen, die über einen Nachweis verfügen.
- Aktivieren Sie das Kästchen neben jedem Dokument, für das Sie eine Erinnerung versenden möchten.
- Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf Dokument exportieren.