In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Dokument überprüfen und mit einer elektronischen Signatur unterzeichnen können. Sie können Signaturanfragen erhalten für:

• Mitarbeitendendokumente: Dateien, die einem Mitarbeitendenprofil in Personio hinzugefügt wurden.
• Arbeitsverträge für Bewerbende: Über Personio Recruiting versandte Dokumente im Zusammenhang mit Stellenangeboten.

Wie Sie ein Dokument unterschreiben, hängt davon ab, ob Sie sich bei Personio einloggen können und welche Art von Signatur angefordert wird. 

Um ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu unterzeichnen, müssen Sie zusätzliche Schritte zur Identitätsprüfung abschließen. Lesen Sie stattdessen unseren Artikel zu qualifizierten elektronischen Signaturen.

Bevor Sie beginnen

• Wenn Sie sich bei Personio einloggen können und den Status Aktiv haben oder wenn Sie zu Personio eingeladen wurden, können Sie Dokumente direkt in Personio unterschreiben. Andernfalls erhalten Sie die Anfrage per E-Mail von Docusign und unterschreiben von dort aus. 
• Um Anfragen nach fortgeschrittenen Signaturen abzuschließen, müssen Unterzeichnende eine mehrstufige Verifizierung durchlaufen, indem sie einen an ihre E-Mail-Adresse gesendeten Code eingeben.
• Um Anfragen nach qualifizierten elektronischen Signaturen abzuschließen, müssen Unterzeichnende ihre Identität verifizieren. Erfahren Sie, wie Sie ein Dokument mit einer qualifizierten Signatur unterschreiben und Ihre Identität verifizieren. 
• Um elektronische Signaturen über Docusign zu verwenden, muss Ihr Unternehmen den Zugriff auf die Domains und IP-Adressen von Docusign zulassen. Die vollständige Liste finden Sie im Abschnitt Zulassungslisten des Docusign Trust Center. 

Ein Dokument in Personio unterschreiben

Um als nutzende Person, die bei Personio eingeloggt ist, ein Mitarbeitendendokument zu unterschreiben, gehen Sie wie folgt vor:

Signaturanfrage öffnen

1. Loggen Sie sich bei Personio ein und öffnen Sie Ihre Inbox.
2. Wählen Sie das Signaturanfrage-Element aus. Wenn die Signaturumgebung sich nicht automatisch öffnet, klicken Sie auf Dokument signieren.
3. Gehen Sie das Dokument durch, und klicken Sie dann auf den dafür vorgesehenen Signaturbereich, oder ziehen Sie das Signaturfeld aus dem Seitenbereich auf das Dokument.
4. Wählen Sie eine Signatur, indem Sie einen Stil wählen, Ihre eigene zeichnen oder eine hochladen. 
5. Klicken Sie auf Übernehmen und unterschreiben.
6. Klicken Sie auf Fertig stellen.
7. Je nach Art der angeforderten Signatur können zusätzliche Verifizierungsschritte erforderlich sein. Fahren Sie mit den untenstehenden Schritten fort, um basierend auf der Art der Signatur zu verifizieren und die Signaturanfrage abzuschließen.

Basierend auf der Art der Signatur verifizieren

Die nächsten Schritte hängen von der Art der Signatur ab:

• Einfache elektronische Signatur: Fahren Sie mit den Schritten unter Signatur abschließen unten fort.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur: Überprüfen Sie Ihre E-Mails (und den Spam-Ordner) auf einen Verifizierungscode, und kehren Sie dann zur Signaturumgebung in Personio zurück, und geben Sie ihn ein.
• Qualifizierte elektronische Signatur: Verifizieren Sie Ihre Identität live oder mit einem Docusign Identity Wallet. Schließen Sie die mehrstufige Verifizierung ab, indem Sie einen Sicherheitscode eingeben, der an Ihr Mobiltelefon gesendet wurde. Lesen Sie den Artikel darüber, wie Sie ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben und Ihre Identität verifizieren. 

Signatur abschließen

Um die Signatur abzuschließen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Aktivieren Sie die Checkbox, um den Geschäftsbedingungen zuzustimmen.
2. Klicken Sie auf Unterschreiben, um das Dokument fertigzustellen.

Den Status Ihrer Signaturanfragen können Sie auf dem ReiterDokumente Ihres Mitarbeitendenprofils sehen. Admins können im Dokumenten-Hub Signaturanfragen beobachten. Für weitere Details besuchen Sie die Seite Übersicht Unterschriften im Bereich Automatisierungen.

Ein Dokument per E-Mail unterschreiben

Bewerbende, aktive Mitarbeitende ohne Personio Login und Mitarbeitende mit dem Status Onboarding oder Auszeit können Dokumente wie folgt unterschreiben:

1. Öffnen Sie die E-Mail-Inbox, die mit Ihrer Bewerbung oder Ihrem Personio Account verknüpft ist.
2. Suchen und öffnen Sie die E-Mail von Personio über Docusign.
   Wenn Sie die E-Mail nicht sehen, überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner auf eine E-Mail von „dse@eumail.docusign.net“.
3. Klicken Sie auf Dokument überprüfen.
4. Überprüfen Sie das Dokument. Klicken Sie auf Start, um zu unterschreiben, oder ziehen Sie das Unterschriftenfeld auf das Dokument.
5. Wählen Sie eine Signatur, indem Sie einen Stil wählen, Ihre eigene zeichnen oder eine hochladen. 
6. Klicken Sie auf Übernehmen und unterschreiben.
7. Klicken Sie auf Fertig stellen.
8. Wenn das Dokument eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur erfordert, lesen Sie, wie Sie Ihre Identität nach Art der Signatur verifizieren. Für weitere Details lesen Sie Fortgeschrittene Signaturen mit Docusign oder Qualifizierte Signaturen in Europa.

Wenn alle ihre Signatur abgeschlossen haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung-E-Mail. Sie können die E-Mail öffnen, um das unterschriebene Dokument anzuzeigen.

Hinweis:
Externe Unterzeichnende können bei Fragen oder Bedenken direkt auf die Docusign-E-Mail antworten. Die E-Mail-Adresse und der Name der anfragenden Person werden von Personio in der Antwort vorausgefüllt, sodass die richtige Person leicht zu erreichen ist.

Ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben

Nur Kunden mit der App für qualifizierte Signaturen können diese Art der Signatur verwenden. Anfragen nach qualifizierten elektronischen Signaturen erfordern immer eine Identitätsprüfung, bevor Sie unterschreiben können. Lesen Sie den Artikel, um zu erfahren, wie Sie ein Dokument mit einer qualifizierten Signatur unterschreiben und Ihre Identität verifizieren. 

Eine Unterschriftenanfrage ablehnen

Wenn Sie einen Fehler oder ein Problem mit dem Dokument bemerken, kontaktieren Sie die anfragende Person direkt, damit diese das Problem beheben und eine neue Signaturanfrage senden kann. Lehnen Sie nur formell ab, wenn das keine Option ist. Die folgenden Schritte beziehen sich ausschließlich auf formelle Ablehnungen.

Sie können eine Signaturanfrage auf zwei Arten formell ablehnen:

Vor dem Überprüfen des Dokuments

1. Suchen Sie die Signaturanfrage und öffnen Sie sie.
2. Überprüfen Sie auf der Unterschriftenseite die Offenlegungsinformationen.
3. Klicken Sie auf Weitere Optionen > Ablehnen und dann auf Weiter.
4. Geben Sie einen Grund ein, und klicken Sie auf Ablehnen.

Nach dem Überprüfen des Dokuments

1. Suchen Sie die Signaturanfrage und öffnen Sie sie.
2. Überprüfen Sie auf der Unterschriftenseite die Offenlegungsinformationen.
3. Klicken Sie oben neben Weiter auf den Abwärtspfeil > Ablehnen.
4. Folgen Sie den Schritten, um das Ablehnen abzuschließen.