In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie elektronische Unterschriften für Dokumente anfragen können, die in Personio hinterlegt sind. Der anfragende Mitarbeiter muss über die nötigen Zugriffsrechte verfügen und kann eine oder mehrere Unterschriften anfordern. In unserem Artikel zum Bereich Automatisierungen finden Sie weitere Informationen zu Workflows oder zum Unterschreiben eines Dokuments mit einer elektronischen Signatur. 

Wie wir E-Signaturen anfragen und deren Rechtbarkeit

Sie können für alle Dokumente in Personio, wie z. B. Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Einvernehmigungen etc., elektronische Unterschriften anfragen. Es ist wichtig, die Rechtswirksamkeit der von Ihnen angeforderten elektronischen Unterschriften sicherzustellen.

Wir arbeiten mit SignaturIT zusammen und verwenden den Unterschriftstyp Fortgeschrittene Signatur. Wenden Sie sich bei Fragen bezüglich der Rechtssicherheit und Wirksamkeit von elektronischen Unterschriften bitte an einen Anwalt oder eine Rechtsberatung Ihrer Wahl. Personio bietet lediglich die technischen Voraussetzungen und das Werkzeug für die Verwendung von elektronischen Unterschriften und übernimmt keine Haftung.

Voraussetzungen

Um Unterschriften anzufordern, stellen Sie Folgendes sicher:

• Ihr Unternehmen hat den erforderlichen Plan.
  
  
• Ihr Unternehmen hat die Checkbox Signaturit Solutions im Abschnitt Unterauftragnehmer unter dem Reiter Informationen zur Datensicherheit aktiviert. 
  
• Der Benutzer, der Unterschriften anfragt, hat die folgenden Zugriffsrechte, die über Einstellungen > Personen > Mitarbeitendenrollen zugewiesen wurden:
  • Ansichtsrechte für das öffentliche Profil unter Personaldaten > Personaldaten
  • Bearbeitungsrechte für die entsprechende Dokumentenkategorie unter Personaldaten > Dokumente

• Die benutzende Person, deren Unterschrift angefragt wird, hat: 
  • den Status "Aktiv" oder "Onboarding" bestätigen.
  • eine gültige E-Mail-Adresse, die in ihrem Personio Profil hinterlegt ist, einschließlich Bewerbender, die Verträge unterzeichnen müssen. 

Fordern Sie eine Unterschrift an

Bevor Sie eine Unterschrift anfordern, vergewissern Sie sich, dass das Dokument dem entsprechenden Mitarbeitendenprofil hinzugefügt wurde. Wenn das Dokument bereits im Profil vorhanden ist, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zum Reiter Mitarbeitendenprofil > Dokumente.
2. Suchen Sie das vorhandene Dokument in der Liste.
3. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Namen des Dokuments und klicken Sie auf das Symbol Unterschrift anfordern rechts neben dem Unterschriftenstatus. 
4. Wählen Sie im angezeigten Fenster für die Anforderung von Unterschriften aus, wer das Dokument unterzeichnen soll und in welcher Sprache die E-Mail angezeigt werden soll, und geben Sie optional eine E-Mail-Nachricht ein. 
   • Automatische E-Mail-Erinnerungen für die Anfrage sind standardmäßig aktiviert. Um automatische Erinnerungen zu deaktivieren, deaktivieren Sie die Checkbox Automatische Erinnerungen an ausstehende Signaturen senden. Wenn Erinnerungen aktiviert sind, können Sie die Häufigkeit festlegen, mit der sie gesendet werden sollen. E-Mails werden gesendet, bis sich der Status der Unterschrift auf Unterzeichnet oder Abgelaufen ändert. 
5. Fordern Sie die Unterschrift an.

Sie kehren anschließend zur Dokumentenliste des betreffenden Mitarbeiters zurück und der/die angefragte(n) Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden , das Dokument zu unterschreiben. Der Status in der Spalte Unterschrift wird auf „Ausstehend“ aktualisiert, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.

Lesen Sie den Artikel Unterschriftenanfragen beobachten und verwalten, um den Status einer Anfrage zu überprüfen oder eine E-Mail-Erinnerung manuell zu senden.

Fordern Sie Unterschriften von mehreren Personen für ein Dokument an

Wenn Sie ein Dokument von mehr als einer Person unterzeichnen lassen möchten, stellen Sie Folgendes sicher:

• das Dokument wurde dem Profil des betreffenden Mitarbeiters hinzugefügt
• das Dokument wurde mit einer Dokumentvorlage erstellt, die mehrere Unterschriften-Platzhalterenthält

Um Unterschriften von mehreren Personen für ein Dokument anzufordern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie auf das Mitarbeitendenprofil > Dokumente.
2. Suchen Sie das vorhandene Dokument in der Liste.
3. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Namen des Dokuments und klicken Sie auf das Symbol Unterschrift anfordern rechts neben dem Unterschriftenstatus. 
4. Wählen Sie im angezeigten Fenster zur Anforderung der Unterschrift den Unterzeichner für die einzelnen Platzhalter aus. Gängige Platzhalter sind beispielsweise "Mitarbeiter", "Vorgesetzter" oder "HR-Manager". 
5. Wählen Sie die Sprache der E-Mail aus und geben Sie optional eine Nachricht ein.
   • Automatische E-Mail-Erinnerungen für die Anfrage sind standardmäßig aktiviert. Um automatische Erinnerungen zu deaktivieren, deaktivieren Sie die Checkbox Automatische Erinnerungen an ausstehende Signaturen senden. Wenn Erinnerungen aktiviert sind, können Sie die Häufigkeit festlegen, mit der sie gesendet werden sollen. E-Mails werden gesendet, bis sich der Status der Unterschrift auf Unterzeichnet oder Abgelaufen ändert. 
6. Fordern Sie die Unterschrift an.

Sie kehren anschließend zur Dokumentenliste des Mitarbeiters zurück, und die angefragten Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail mit der Bitte, das Dokument zu unterschreiben. Der Status in der Unterschriftenspalte wird nach der Anfrage auf „Ausstehend“ aktualisiert und ändert sich auf „Unterschrieben“, sobald die Anfrage abgeschlossen ist.

E-Mails zur Unterschriftsanfrage werden in der Reihenfolge gesendet, die in den Einstellungen der ursprünglichen Dokumentvorlage festgelegt ist. Informationen darüber, wie Sie die Reihenfolge ändern, finden Sie unter Dokumentvorlage mit Unterschriften-Platzhaltern erstellen.

Lesen Sie den Artikel Unterschriftenanfragen überwachen und verwalten, um den Status einer Anfrage zu überprüfen oder eine manuelle Erinnerung zu senden.

Prüfen Sie den Status einer Unterschriftenanfrage

• Erstellen einen individuellen Workflow mithilfe des Triggers „ Status der Unterschrift eines Mitarbeitenden wird aktualisiert“, um Mitarbeitende über Änderungen im Status einer Unterschrift zu benachrichtigen.
• Admins können den Status aller offenen Unterschriften im Bereich Automatisierungen und in der Übersichtsseite für Unterschriften überprüfen. 
• Wenn ein Dokument nicht unterzeichnet wurde, können Admins den Status überprüfen und den unterzeichnenden Personen über die Übersichtsseite Unterschriften eine manuelle Erinnerungs-E-Mail senden.
• Mitarbeitende mit den erforderlichen Zugriffsrechten können den Status einer Unterschrift überprüfen und über das entsprechende Mitarbeitendenprofil eine Erinnerung an die Unterschrift senden.

Lesen Sie den Artikel Unterschriften beobachten und verwalten.

Fehlerbehebung

Der Unterzeichner hat die Anfrage-E-Mail nicht erhalten

Wenn ein Benutzer die E-Mail mit der Anfrage für die Unterschrift nicht erhalten hat, überprüfen Sie die folgenden Punkte.

Mehr erfahren

• Beobachten und verwalten Sie Unterschriften
• Wie viele Unterschriften sind in meinem Paket enthalten?
• Rechtliche Verbindlichkeit von elektronischen Unterschriften
• Dokument mit einer elektronischen Signatur unterzeichnen