Elektronische Unterschriften für Mitarbeiterdokumente nutzen

 

Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Dokumente von einem oder mehreren Mitarbeitern elektronisch unterzeichnen lassen können.

Voraussetzung für die Anforderung von Unterschriften ist, dass anfragende Mitarbeiter über die nötigen Zugriffsrechte verfügen. Vergeben Sie diese für Mitarbeiterdokumente über die Mitarbeiterrollen. Erforderlich sind mindestens Ansichtsrechte für das Mitarbeiterprofil und Bearbeitungsrechte für die entsprechende Dokumentenkategorie innerhalb der Sektion Dokumente.

 

Anforderung von Unterschriften einzelner Mitarbeiter

Wenn Sie ein Dokument von nur einem Mitarbeiter unterzeichnen lassen wollen, können Sie dessen elektronische Unterschrift unter Dokumente im Mitarbeiterprofil anfordern, wo das Dokument abgelegt werden soll.

Vergewissern Sie sich, dass Sie das zu unterzeichnende Dokument hochgeladen haben, bevor Sie die elektronische Signatur anfordern. Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie in unserem Artikel Dokumente einzeln hochladen.

Gehen Sie wie folgt vor, um die elektronische Unterschrift von einzelnen Mitarbeitern anzufordern:

    1. Navigieren Sie auf Mitarbeiter > Mitarbeiterliste. Klicken Sie auf den Namen des betreffenden Mitarbeiters, um zu dem Mitarbeiterprofil zu gelangen, in dem das Dokument abgelegt werden soll, und klicken Sie auf den Reiter Dokumente.
    2. Klicken Sie auf Unterschrift anfordern.
    3. Wählen Sie den Unterzeichner für das Dokument aus. Dies kann der entsprechende Mitarbeiter sein; Sie können aber auch die Unterschrift von einem anderen Mitarbeiter im Unternehmen anfordern. 
    4. Wählen Sie die Sprache für die Anfrage-E-Mail aus, die der Mitarbeiter erhält. Bei Bedarf können Sie eine personalisierte Nachricht hinzufügen.

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Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit der Bitte, das Dokument zu unterschreiben, und der Status der Anforderung wechselt automatisch zu Ausstehend. Da das Dokument keinen Platzhalter für die Unterschrift enthalten muss, kann der Unterzeichner frei wählen, wo er sie platziert.

Wenn Sie in das Dokument auch Ort und Datum der Unterschrift aufnehmen wollen, verwenden Sie eine Dokumentenvorlage mit Platzhaltern für Ort und Datum. Weitere Informationen über den Unterschriftsablauf finden Sie im Artikel Ein Dokument mit elektronischer Unterschrift unterschreiben.

Hat der Mitarbeiter das Dokument unterzeichnet, liegt es in der entsprechenden Dokumentenkategorie mit dem Status Unterschrieben im Mitarbeiterprofil. Sie können es von dort inklusive Unterschrift herunterladen. Der Unterzeichner erhält das Dokument zudem automatisch per E-Mail. Alle Dokumente, für die Sie eine elektronische Unterschrift anfragen, werden bei Unterzeichnung ins PDF-Format umgewandelt, auch wenn sie zuvor z. B. als .doc-Datei hochgeladen wurden.

 

Unterschriften von mehreren Parteien anfordern

Soll ein Mitarbeiterdokument von mehreren Parteien unterzeichnet werden (z. B. ein neuer Vertrag bei einer Beförderung oder Änderung des Arbeitsverhältnisses), erstellen Sie dafür eine Dokument-Vorlage im Personio-Account. Dieses Dokument muss Unterschriften-Platzhalter enthalten, um die gewünschten Platzierungen und die Reihenfolge der angeforderten Unterschriften festzulegen. Sie können ebenfalls Platzhalter für Ort und Datum der Unterschriften einfügen. 

Wie Sie Dokumentvorlagen mit Platzhaltern für Unterschriften (sowie für Ort und Datum digitaler Unterschriften) anlegen, erfahren Sie in unserem Artikel Dokumentvorlagen mit Unterschrifts-Platzhaltern erstellen.

Um Unterschriften von mehreren Personen anzufordern, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie auf Mitarbeiter > Mitarbeiterliste. Klicken Sie auf den Namen des betreffenden Mitarbeiters, um zum Mitarbeiterprofil zu gelangen, und klicken Sie auf den Reiter Dokumente.
  2. Um das Dokument zu erstellen, das unterzeichnet werden soll, klicken Sie auf Neu von Vorlage. Achten Sie darauf, eine Vorlage mit Unterschriften-Platzhaltern auszusuchen.
  3. Ergänzen Sie die Vorlage bei Bedarf mit weiteren oder noch fehlenden Informationen und klicken Sie auf Anlegen.
  4. Unter Dokumente > e-Signatur klicken Sie auf Unterschrift anfordern.
  5. Wählen Sie die gewünschten Unterzeichner für die in der Vorlage festgelegten Platzhalter aus. Weisen Sie Unterzeichner manuell den Unterschriften-Platzhaltern zu. Dies geschieht nicht automatisch durch Benennung (Hinzufügen von Bezeichnungen) der Platzhalter. Die Benennungen dienen nur als Anhaltspunkt, welche Person an welcher Stelle unterschreiben soll. Die Reihenfolge der Unterzeichner können Sie im jeweiligen Dokument unter Einstellungen > Mitarbeiter > Dokumente bearbeiten. Diese gilt dann übergreifend für alle Unterschriften, die Sie für diese Vorlage anfragen.
    ⚠️ Der Mitarbeiter, in dessen Mitarbeiterprofil das Dokument angelegt wird, muss eine der unterzeichnenden Personen sein.
  6. Wählen Sie die Sprache der Anfrage-E-Mail aus, welche die Unterzeichner erhalten. Die Sprache kann nur universell für alle Unterzeichner gewählt werden. 
  7. Bei Bedarf können Sie eine personalisierte Nachricht hinzufügen. Diese Nachricht wird an alle Unterzeichner gesendet. 
  8. Klicken Sie auf Dokument senden. Die beteiligten Parteien erhalten in der Reihenfolge, die Sie festgelegt haben, eine Aufforderung zur digitalen Unterschrift. Der Status in der Spalte Unterschrift wird auf Ausstehend aktualisiert. Fahren Sie mit der Maus über den Status, um weitere Details zu erhalten.
  9. Sobald alle Parteien unterzeichnet haben, erhält das Dokument den Status Unterschrieben und Sie können das Dokument mit allen Unterschriften herunterladen. Die Unterzeichner erhalten das Dokument zudem per E-Mail. 

Hinweis:

Mitarbeiter, die eine Unterschrift anfordern, werden nicht über deren Status benachrichtigt, sofern sie nicht selbst auch als Unterzeichner hinterlegt sind.

Mitarbeiter, die über entsprechende Zugriffsrechte verfügen, können den Status einer Unterschrift im Reiter Dokumente im Mitarbeiterprofil überprüfen.

Allerdings können nur Administratoren den Status aller offenen Unterschriften sowohl im Workflow Hub als auch in der Übersicht Unterschriften prüfen.

 

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