In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie elektronische Signaturen für Dokumente anfordern können, die bereits im Personio Profil eines Mitarbeiters gespeichert sind. Wenn Sie beim Erstellen oder Hochladen von Dokumenten Signaturen anfordern möchten, lesen Sie unseren Artikel über das Hinzufügen von Dokumenten zu einem Mitarbeitendenprofil.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie in Personio Signaturen anfordern, stellen Sie sicher, dass Folgendes gegeben ist:

• Ihr Unternehmen verfügt über den erforderlichen Plan und hat verfügbare monatliche Signaturanfragen. Wenn Sie eine qualifizierte Signatur anfordern möchten, muss Ihr Unternehmen über das Add-on für qualifizierte elektronische Signaturen verfügen. Dieses ist im Core Pro Plan verfügbar.
• Ihr Unternehmen hat DocuSign auf dem Reiter Datenschutzinformationen als Unterauftragnehmer akzeptiert.
• Sie sind mit der Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen vertraut.
• Die Dokumente, die Sie unterschreiben lassen möchten, liegen in einem der unterstützten Formate vor: PDF, DOCX, DOC, TXT, CSV, HTML, DOTX, OTT, RTF, ODT, OTM.

Berechtigungen und Anforderungen

Die anfragende Person muss über Folgendes verfügen:

• Ansichtsberechtigungen für das öffentliche Profil des jeweiligen Mitarbeiters unter Personendaten > Personaldaten
• Bearbeitungsberechtigungen für die jeweilige Dokumentkategorie unter Personendaten > Dokumente.

Für die unterzeichnende Person muss eine der folgenden Voraussetzungen gegeben sein:

• Sie ist ein Mitarbeiter in Personio mit einer gültigen E-Mail-Adresse, die in ihrem Profil hinterlegt ist.
• Sie ist ein Bewerber in Personio Recruiting und hat eine gültige E-Mail-Adresse, die in ihrem Profil hinterlegt ist.
• Wenn Sie eine qualifizierte Signatur auswählen, müssen der amtliche Vor- und Nachname der unterzeichnenden Person im Personio- oder Bewerbendenprofil exakt mit dem amtlichen Ausweisdokument übereinstimmen.

Obergrenzen und Ablauf von Signaturen

• Sie können bis zu 12 unterzeichnende Personen pro hochgeladenem Dokument und bis zu 25 unterzeichnende Personen pro Dokument, das aus einer Vorlage mit Signaturplatzhaltern erstellt wurde, hinzufügen.
• Signaturanfragen laufen vier Wochen nach dem Absendedatum ab. Wenn ein Unterzeichner den Unterschriftsprozess nicht innerhalb von vier Wochen abschließt, kann diese Person das Dokument nicht unterschreiben und Sie müssen eine neue Anfrage senden.

Signatur für ein vorhandenes Dokument anfordern

Um eine Signatur für ein Dokument anzufordern, das Sie in ein Mitarbeitendenprofil hochgeladen haben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zum Dokumenten-Hub (Hauptmenü > Dokumente) oder zum Reiter Dokumente im entsprechenden Mitarbeitendenprofil.
2. Klicken Sie auf das Dokument, das unterzeichnet werden soll, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument in der Liste.
3. Klicken Sie auf Unterschrift anfordern.
4. Wählen Sie die unterzeichnende Person des Dokuments aus der Dropdown-Liste aus.
5. Optional: Um weitere unterzeichnende Personen einzubeziehen, klicken Sie auf Unterzeichnende Person hinzufügen. Sie können bis zu 12 unterzeichnende Personen hinzufügen. Fügen Sie die Personen in der Reihenfolge hinzu, in der sie unterschreiben sollen.
6. Wählen Sie die Art der Signatur und die E-Mail-Sprache aus und fügen Sie eine optionale E-Mail-Nachricht hinzu.
7. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die anfragende und alle unterzeichnenden Personen zu benachrichtigen, sobald alle Signaturen vorliegen. Benachrichtigungen erscheinen in ihrer Personio Inbox.
8. E-Mail-Erinnerungen über ausstehende Signaturanfragen sind standardmäßig aktiviert. Passen Sie die Häufigkeit an oder deaktivieren Sie sie gegebenenfalls. Der E-Mail-Verkehr wird fortgesetzt, bis der Unterzeichner unterschreibt oder bis 30 Tage nach dem Absenden der Anfrage vergangen sind.
9. Fordern Sie die Unterschrift an.

Wenn sich der Unterzeichner bei Personio anmelden kann, erhält er die Anfrage als Aufgabe in seinem Personio Posteingang. Andernfalls erhält er eine E-Mail von DocuSign mit der Anfrage, zu unterschreiben.

Hinweis:
Externe Unterzeichnende (Bewerbende und Mitarbeitende mit Status Onboarding oder Auszeit) können direkt auf die DocuSign-E-Mail antworten, die sie erhalten. Personio füllt die E-Mail-Adresse und der Name der anfragenden Person automatisch aus, sodass Unterzeichnende Sie bei Fragen zur Anfrage der Unterschrift kontaktieren können.

Um den Status einer Signaturanfrage zu prüfen oder eine Erinnerung zu senden, öffnen Sie die Dokumentenvorschau über den Dokumenten-Hub oder den Reiter Dokumente im Profil. Die Details zur Anfrage und die Schaltfläche für Erinnerungen finden Sie unten rechts. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Signaturanforderungen beobachten und verwalten.

Mitarbeitendendokumente erstellen und Signaturen in großen Mengen anfordern

Sie können eine Dokumentvorlage verwenden, um personalisierte Dokumente für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zu erstellen. Wenn die Vorlage einen Signaturplatzhalter enthält, können Sie auch für diese Dokumente Signaturen anfordern. Alle oben beschriebenen Optionen stehen auch in diesem Ablauf zur Verfügung. Erfahren Sie, wie Sie ein Dokument für mehrere Mitarbeitende erstellen.