Elektronische Signaturen für Mitarbeiterdokumente nutzen

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Dokumente von einem oder mehreren Mitarbeitern elektronisch unterzeichnen lassen können.

 

E-Signatur von einzelnem Mitarbeiter anfordern

Soll nur ein Mitarbeiter ein Dokument unterschreiben, so können Sie dessen elektronische Signatur direkt im jeweiligen Mitarbeiterprofil unter Dokumente anfragen.

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Folgende Schritte sind dafür notwendig:

  1. Fügen Sie über Dokument hochladen die gewünschte Datei hinzu und klicken Sie auf Unterschrift anfordern. Da das Dokument keinen Signatur-Platzhalter enthalten muss, kann der Unterzeichner die Unterschrift selbst im Dokument platzieren. 
    ⚠️  Wenn Sie in das Dokument auch Ort und Datum der Unterschrift aufnehmen wollen, nutzen Sie bitte eine zuvor erstellte Dokumentenvorlage mit den Platzhaltern für Ort und Datum.  
  2. Wählen Sie die Sprache für die Anfrage-E-Mail für den Mitarbeiter aus und fügen Sie bei Bedarf noch eine personalisierte Nachricht hinzu.
  3. Anschließend erhält der Mitarbeiter die E-Mail mit der Bitte zur Unterschrift und der Status der Anfrage wechselt nun automatisch zu Ausstehend. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über den Unterzeichnungsprozess.
  4. Hat der Mitarbeiter das Dokument unterzeichnet, liegt es in der entsprechenden Dokumenten-Kategorie mit dem Status Unterschrieben im Mitarbeiterprofil. Sie können es inklusive Unterschrift herunterladen. Der Unterzeichner erhält das Dokument zudem automatisch per E-Mail. Alle Dokumente, für die eine elektronische Signatur angefragt wird, werden in das .pdf-Format umgewandelt, auch wenn sie zuvor z. B. als .doc-Datei hochgeladen wurden. 

 

E-Signatur von mehreren Parteien anfordern

Soll ein Mitarbeiterdokument von mehreren Parteien unterzeichnet werden, z. B. neue Verträge bei einer Beförderung oder Änderung des Arbeitsverhältnisses, müssen Sie dafür ein Dokument-Template im Personio-Account hinterlegen. Dieses Dokument muss Unterschriften-Platzhalter enthalten, um die gewünschten Platzierungen und die Reihenfolge der angeforderten Signaturen festzulegen. Sie können ebenfalls Platzhalter für Ort und Datum der Unterschrift inkludieren. 

Wie Sie Dokumentvorlagen mit Platzhaltern für E-Signaturen (sowie mit Platzhaltern für Ort und Datum der digitalen Unterschriften) erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Um die Unterschriften von mehreren Unterzeichnern anzufordern, gehen Sie wie folgt vor: 

  1. Erstellen Sie im Mitarbeiterprofil > Dokumente des entsprechenden Mitarbeiters mit Neu von Vorlage das gewünschte Dokument. Achten Sie darauf, die Vorlage mit Unterschriften-Platzhaltern zu wählen. 
  2. Befüllen Sie das Template bei Bedarf mit den noch fehlenden Informationen und klicken Sie auf Anlegen.
  3. In der Übersicht können Sie in der Spalte E-Signatur die Unterschrift anfordern. Wählen Sie zunächst die gewünschten Unterzeichner für die im Template festgelegten Platzhalter aus. Die Zuordnung der Unterzeichner zu den Unterschriften-Platzhaltern müssen Sie manuell festlegen, sie geschieht nicht automatisch durch die Benennung der Platzhalter. Diese dient nur als Anhaltspunkt, welche Person an welcher Stelle unterschreiben muss. Die Reihenfolge der Unterzeichner können Sie unter im jeweiligen Dokument unter Einstellungen > Dokumente bearbeiten. Diese gilt dann übergreifend für alle E-Signaturen, die Sie für dieses Template anfragen.
    ⚠️  Einer der Unterzeichner muss zwingend immer der Mitarbeiter sein, in dessen Mitarbeiterprofil das Dokument angelegt wird.
  4. Wählen Sie die Sprache der Anfrage-E-Mail aus, welche die Unterzeichner erhalten. Die Sprache kann nur universell für alle Unterzeichner gewählt werden. 
  5. Fügen Sie bei Bedarf eine personalisierte E-Mail-Nachricht hinzu. Diese Nachricht wird an alle Unterzeichner gesendet. 
  6. Durch den Klick auf Dokument senden erhalten alle Parteien der festgelegten Reihe nach die Anfrage, das Dokument digital zu unterschreiben. Der Status der Spalte E-Signatur ändert sich auf Ausstehend. Fahren Sie mit der Maus über den Status, um weitere Details zu erhalten. 
  7. Sobald alle Parteien unterzeichnet haben, erhält das Dokument den Status Unterschrieben und Sie können das Dokument mit allen Unterschriften herunterladen. Die Unterzeichner erhalten das Dokument zudem per E-Mail. 

Bitte beachten Sie, dass Anfragende der Unterschriften keine Benachrichtigung über den Stand der elektronischen Signaturen erhalten, sofern sie nicht selbst als Unterzeichner hinterlegt sind. Diese Information kann nur direkt im Mitarbeiterprofil unter Dokumente eingesehen werden.

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