Export von Stammdaten über den Lohnimportdatenservice

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den in Personio generierten DATEV -Export automatisiert über den neuen Lohnimportdatenservice an Ihren Lohnabrechner weiterspielen – 100 % sicher und direkt.

 

Was ist der Lohnimportdatenservice?

Der Lohnimportdatenservice unterstützt den Prozess zwischen Ihnen und der Kanzlei Ihrer Steuerberatung bei der Übertragung von Bewegungs-/Stammdaten aus Ihrem Personio-Account in das DATEV-Lohnabrechnungsprogramm. Die vertraulichen Daten werden über eine sichere Verbindung im DATEV-Rechenzentrum für LODAS und Lohn und Gehalt bereitgestellt. Per Klick können die Daten aus Personio in das Lohnabrechnungsprogramm eingespielt und für die nächste Lohnabrechnung verwendet werden.

Einen Überblick über Attribute für die Integration mit DATEV LODAS können Sie in diesem Artikel einsehen. Die Aufstellung der Attribute für die Integration mit DATEV Lohn und Gehalt finden Sie hier.

 

Voraussetzungen für die Nutzung des Lohnimportdatenservice in Personio

Diese Vorraussetzungen müssen Sie erfüllen, um den Lohnimportdatenservice in Ihrem Account nutzen zu können:

  1. Freischaltung und Vorbereitung Ihres Accounts
    Damit Ihnen der DATEV-Export zur Verfügung steht, muss Ihr Account entsprechend konfiguriert werden. Bitte kontaktieren Sie hierfür direkt Ihren Implementation Manager oder unser Service-Team über unser Kontaktformular

    💡 Sollten Sie den DATEV-Export aus Personio bereits nutzen, können Sie diesen Schritt überspringen.
  2. Bestellung des Lohnimportdatenservice
    Beauftragen Sie die Bereitstellung der Integration bei DATEV. Welche Schritte dazu nötig sind, lesen Sie in diesem DATEV-Dokument.
  3. Autorisierung des Personio-Zugriffs auf das Lohnprogramm Ihrer Steuerberatung
    Um die Daten aus Personio in die Abrechnungssoftware Ihrer Steuerberatung schicken zu können, muss zuvor eine entsprechende Autorisierung durch Ihre Steuerkanzlei erfolgen. Wie das funktioniert, lesen Sie in diesem Artikel. Die Ordnungsbegriffe müssen identisch zur Leistung Lohnabrechnung sein. Diese erhalten Sie von Ihrer Steuerkanzlei.

 

Lohndaten aus Personio in DATEV übertragen

Wenn Ihr Account bereit und die Verbindung zwischen Personio und DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt seitens Ihrer Steuerberatung bestätigt ist, können Sie die Daten direkt aus dem Personio-Bereich vorbereitende Lohnbuchhaltung weiterleiten. Dies geschieht in folgenden Schritten:

  1. Erstellung des DATEV-Exports
    Generieren Sie wie gewohnt am Ende des Abrechnungszeitraums den Export über Lohnbuchhaltung > Export generieren.

    Falls Sie Abrechnungsgruppen mit unterschiedlichen Abrechnungsperioden konfiguriert haben, müssen Sie den DATEV-Export nicht pro Abrechnungsgruppe generieren, sondern es sind automatisch alle Mitarbeiter, die für den DATEV-Export ausgewählt wurden, enthalten. Es genügt also, den DATEV-Export in einer Abrechnungsgruppe zu generieren. Führen Sie Gesellschaften, werden Ihnen alle in der Lohnbuchhaltung berücksichtigten Mitarbeiter der Gesellschaft ausgegeben.

  2. Senden des Exports an das Lohnprogramm Ihrer Steuerberatung
    Sobald der DATEV-Export generiert wurde, erscheint neben dem Download-Button im Dialogfeld der Button An DATEV senden.

    datev-send-button_de.png

  3. Sendevorgang an DATEV
    Der Sendevorgang des Exports an DATEV kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Währenddessen wird Ihnen der aktuelle Verarbeitungsstatus angezeigt und der An DATEV senden-Button deaktiviert.
  4. Import vom DATEV Datencenter in das Lohnbuchhaltungssystem
    War der Sendevorgang erfolgreich, wechselt der Status auf In DATEV hochgeladen. Nun kann Ihre Steuerberatung die Daten direkt in DATEV einspeisen. In LODAS gelingt dies über die Funktion Aus dem Rechenzentrum abrufen und in Lohn und Gehalt über Stammdaten aus RZ importieren.
    datev-upload-success_de.png

  5. Bestätigung des erfolgreichen Imports
    Sobald der Import durch Ihre Steuerberatung abgeschlossen und in DATEV vermerkt wurde, wechselt der Status des Exports in Ihrem Personio Account auf In DATEV importiert. Somit gilt der Datentransfer für die Gesellschaft als abgeschlossen.

    datev-import-success_de.png

Informieren Sie Ihre Steuerberatung automatisiert per E-Mail über den Sendungsvorgang Ihrer Daten. Navigieren Sie hierfür zu Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Arbeitgeberinformation und hinterlegen Sie bei Benachrichtigungsadresse DATEV Lohnimportdatenservice den E-Mail-Kontakt, der die Benachrichtigung erhalten soll. 

 

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