Nachdem Sie in Personio eine Stelle angelegt haben, können Sie alle Aspekte dieser Stelle über die Stellendetails verwalten. Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Funktionen, die in den Stellendetails verfügbar sind.

Um auf eine Stelle und ihre Details zuzugreifen, navigieren Sie zu Recruiting > Stellen und klicken Sie auf den Stellentitel.  

 

Allgemeine Stellendetails

Jobtitel

In den Stellendetails wird der Stellentitel immer oben auf der Seite angezeigt, z. B. „Leitung Technik“.

Tipp:
Das farbige Tag rechts neben dem Stellentitel zeigt Ihnen den aktuellen Status der Stelle an. Die Status sind Entwurf, Veröffentlicht, Promoted oder Archiviert. Damit die Stelle als promotet angezeigt wird, muss sie veröffentlicht sein und aktive Postings haben.

 

Feld Stellendetails

Im Feld unter dem Stellentitel sehen Sie eine Übersicht der folgenden Details:

• Recruiting-Team
• Datum, an dem die Stelle veröffentlicht wurde
• Gesellschaft (falls aktiviert, abhängig von Ihrem Plan)
• Abteilung
• Primärer Standort

 

Aktionen-Button

Oben rechts auf der Seite sehen Sie verschiedene Buttons, auf die Sie zugreifen können. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Beschreibung dieser Buttons und ihrer Funktionen.

Button	Details
Bearbeiten	Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um auf die Details der Stelle zuzugreifen und diese zu bearbeiten, wenn Sie die Stelle beispielsweise einer anderen Gesellschaft zuweisen möchten.
Promoten (nur sichtbar, wenn die Stelle veröffentlicht ist)	Klicken Sie auf den Button Promoten, um Ihre Stellen in Personio und auf externen Jobbörsen zu promoten. Weitere Funktionen für das Promoten von Stellen finden Sie unter dem Reiter Promoten.
Veröffentlichen (nur sichtbar, wenn die Stelle im Entwurf ist)	Mit Klick auf den Button Veröffentlichen können Sie die Stelle auf Ihrer Personio-Karriereseite veröffentlichen. Beachten Sie, dass nur veröffentlichte Stellen auf den Karriereseiten sichtbar sind und Sie nur für diese Stellen Bewerbungen empfangen und den XML-Feed nutzen können.
Drei-Punkte-Symbol	Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um die folgenden Aktionen auszuführen: Kopie Kommentar hinzufügen ▶︎ Fügen Sie einen internen Kommentar zur Stelle hinzu, z. B. das Vergütungsbudget. Dokumente hinzufügen ▶︎ Sie können mehrere interne Dateien mit einer maximalen Größe von 20 MB hoch- und herunterladen, beispielsweise eine Stellenbeschreibung im PDF-Format. ▶ Diese Dokumente werden nicht veröffentlicht und können eingesehen und verwaltet werden, indem Sie auf den Button Dokumente hinzufügen klicken. Verbergen (wenn die Stelle aktuell veröffentlicht ist) Archivieren Löschen

 

Der Reiter Übersicht

Der Reiter Übersicht bietet eine zentrale Übersicht über alle relevanten Informationen zu einer Stelle. Sie können offene Stellen erstellen und die Performance verschiedener Recruiting-Kanäle erfassen.

 

Stellen

Im Abschnitt Stellen können Sie alle offenen Stellen für die Position erstellen und anzeigen. Sie können nach allen offenen Stellen, aktuell offenen Stellen und besetzten Stellen filtern. Für jede offene Stelle Stelle werden das Schlussdatum sowie der Status und der Stellentitel angezeigt.

Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Ecke, um offene Stellen zu bearbeiten, zu löschen und hinzuzufügen. Jede neu angelegte offene Stelle erhält automatisch den Status Offen.

Wenn die offene Stelle im Lauf des Recruiting-Prozesses besetzt wird, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie noch in den Details zum Reiter Bewerbungen.
2. Wählen Sie das Profil der sich bewerbenden Person aus, die Sie einstellen möchten.
3. Klicken Sie auf den Reiter Angebot.
4. Wählen Sie Angebot angenommen aus.
5. Wenn Sie mehrere offene Stellen haben, wählen Sie die entsprechende Stelle aus.
6. Stellen Sie die sich bewerbende Person ein.

Der Status der Stelle ändert sich von Offen zu Besetzt.

Hinweis
Wenn Sie eine offene Stelle aus einer veröffentlichten Stelle entfernen, ändert sich der Status der Stelle zu Entwurf. Die Stelle wird von Ihrer Karriereseite entfernt, und sich bewerbende Personen können keine Bewerbungen mehr einsenden. Wenn Sie die Stelle auf Ihrer Karriereseite behalten möchten, müssen Sie eine neue offene Stelle hinzufügen.

 

Kanal-Performance

In diesem Abschnitt finden Sie einen Überblick über die Effizienz der verschiedenen Bewerbungskanäle, die Sie für Ihre Stelle und Ihre Postings nutzen. Sie können sehen, ob sich Bewerbende aus bestimmten Kanälen weiter in Ihrem Recruiting-Bewerbungsprozess fortschreiten als andere.

Das Kreisdiagramm aktualisiert sich laufend und zeigt:

• die Kanäle, die die meisten und die wenigsten Bewerbungen anziehen
• die Phase des Prozesses, in der diese sich bewerbenden Personen aktuell sind Klicken Sie auf Phase, um auszuwählen, welche Recruiting-Phasen Sie in Ihre Evaluation einbeziehen möchten.

Tipp:
Personio verfolgt sich Bewerbende, die über die Personio-Karriereseite oder die Promoten-Funktion generiert wurden, automatisch. Stellen Sie für alle externen Recruiting-Kanäle, die Sie nutzen, sicher, dass Sie Tracking-Links verwenden.

 

Recruiting-Team

Im Abschnitt Recruitingteam sehen Sie die Mitarbeitenden, die für die Stelle am Einstellungsprozess beteiligt sind. Hier sehen Sie auch die Verantwortlichkeiten im Prozess, z. B. „Einstellende Führungskraft“ oder „Interviewer“.

Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Ecke, um die Verantwortlichkeiten von Mitarbeitenden zu bearbeiten, Mitarbeitende aus dem Recruitingteam zu entfernen oder dem Recruitingteam neue Mitglieder hinzuzufügen.

Tipps
▶︎ Mitglieder des Recruitingteams erhalten gemäß der ihnen zugewiesenen Recruiting-Rolle Benachrichtigungen, Aufgaben und Zugriffsrechte auf die Bewerbungen für die Stelle.
▶︎ Mit Hilfe von Recruiting-Rollen können Sie auch Mitarbeitenden Zugriff auf ausgewählte Bewerbendenprofile gewähren, ohne sie zu Mitgliedern des Recruitingteams für die Stelle zu machen. Diese Personen werden in den Details der Stelle nicht angezeigt. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Recruiting-Rollen zuweisen.

 

Der Reiter Beschreibung

Verwalten Sie Ihre Stellenbeschreibungen und deren Übersetzungen unter dem Reiter Beschreibung. Hier stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Fügen Sie Stellenbeschreibungen hinzu.
• Wählen Sie für jede Stelle die Standardsprache aus.
• Fügen Sie weitere Übersetzungen für andere Sprachen hinzu.
• Füllen Sie alle erforderlichen Stellenbeschreibungsattribute aus, die Sie zuvor eingerichtet haben.

 

Stellenbeschreibungen hinzufügen und bearbeiten

So fügen Sie Ihrer Stelle eine Stellenbeschreibung hinzu:

1. Gehen Sie noch in den Details zum Reiter Beschreibung.
2. Wählen Sie die Standardsprache.
3. Füllen Sie die erforderlichen Stellenbeschreibungsattribute aus. Diese werden auf Ihrer Personio-Karriereseite und in externen Jobbörsen angezeigt. Wenn Sie optionale Felder leer lassen, werden diese auf Ihrer Personio-Karriereseite nicht angezeigt.

Tipp:
Der Abschnitt Über uns wird automatisch zu jeder Stellenbeschreibung in der jeweiligen Sprache hinzugefügt. Sie können dies in den Einstellungen über Recruiting > Karriereseite > Beschreibungen und Übersetzungen bearbeiten. Lassen Sie diesen Abschnitt leer, um ihn ganz wegzulassen.

 

Standardsprache und Übersetzungen

Sie können Stellenbeschreibungen für Ihre Stellen in den folgenden Sprachen hinzufügen: Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch, Schwedisch oder Finnisch. 

Die erste Sprache, die Sie zu einer Stellenbeschreibung hinzufügen, wird zur Standardsprache. Das bedeutet, dass die Stelle in dieser Sprache angezeigt wird, unabhängig von der Sprache Ihrer Personio-Karriereseite. So ändern Sie die Standardsprache:

1. Fügen Sie eine weitere Sprache hinzu.
2. Füllen Sie die Beschreibungsfelder aus.
3. Aktivieren Sie die Checkbox oben, um die Sprache für die Stelle auf der Karriereseite als Standard festzulegen.

Tipp
Sich Bewerbende, die die Karriereseite besuchen, können über ein Drop-down-Menü direkt auf der Seite mit der Stellenbeschreibung zu einer anderen verfügbaren Übersetzung wechseln.

 

Der Reiter Promoten 

Unter dem Reiter Promoten können Sie Ihre Stelle über die Promoten-Funktion auf externen Jobbörsen promoten und Tracking-Links generieren. Diese Funktionen werden nachfolgend erläutert.

 

Meine Postings

Mit Hilfe der Promoten-Funktion können Sie Stellen auf verschiedenen Jobbörsen posten und so mehr sich Bewerbende generieren. Im Abschnitt Meine Postings sehen Sie, welche Postings Sie bereits abgeschlossen haben. Hier können Sie auch neue Postings erstellen.

• Um ein aktives Posting zu deaktivieren, klicken Sie auf das Posting und wählen Sie rechts Ablaufen anfordern.
• Um ein abgelaufenes Posting erneut zu veröffentlichen, klicken Sie auf das Posting und dann auf Erneuern. Dadurch gelangen Sie direkt zur Vorschau auf das Posting.

Erfahren Sie mehr über externe Jobbörsen und die Promoten-Funktion.

 

Tracking-Links

Wenn Sie externe Recruiting-Kanäle nutzen möchten, z. B. Jobbörsen, die über die Promoten-Funktion nicht verfügbar sind, und den Bewerbendenrücklauf dieser Kanäle erfassen möchten, müssen Sie für jeden Kanal einen Tracking-Link erstellen.

Personio erstellt aus der Channel-ID für jeden Recruiting-Kanal automatisch einen Tracking-Parameter, der für die Nachverfolgung von eingehenden Bewerbungen benötigt wird. Den Tracking-Link sollten Sie im jeweiligen Posting (z. B. auf einer externen Jobbörse) hinterlegen, um Bewerbende direkt zu Ihrem Bewerbungsformular zu führen.

Lesen Sie für weitere Informationen unseren Artikel zur Verwendung von Tracking-Links.

 

Links der Karriereseite

Personio generiert Tracking-Links für Ihre Bewerbungsformulare basierend auf den Bewerbungsformular-URLs.

In diesem Abschnitt können Sie die Links für die Karriereseite Ihres Unternehmens und das Bewerbungsformular für die Stelle hinzufügen. Dadurch kann Personio Tracking-Links basierend auf diesen Parametern generieren.

• Wenn Sie die Personio-Karriereseite aktiviert haben, brauchen Sie die Karriereseiten-Links für die einzelnen Stellen nicht zu bearbeiten, da sie automatisch hinzugefügt werden.
• Wenn Sie die Karriereseite Ihres Unternehmens verwenden, müssen Sie die Links zur Karriereseite und zum Bewerbungsformular eingeben, bevor Sie neue Tracking-Links für die Stelle erzeugen können.

 

Der Reiter Bewerbungen

Hinweis
Im Bereich Bewerbungen in den Details einer Stelle werden Ihnen nur sich Bewerbende angezeigt, die sich auf diese konkrete Stelle beworben haben. Dies unterscheidet sich von der Haupt-Bewerbungsliste, die alle Bewerbungen enthält, die für alle Stellen bei Ihrem Unternehmen eingereicht wurden. Diese allgemeine Bewerbungsliste erreichen Sie über Recruiting > Bewerbungen.

Unter dem Reiter Bewerbungen können Sie die Bewerbungen prüfen, die Sie für die Stelle erhalten haben. Folgende Funktionen sind verfügbar.

 

Bewerbungsprozess

Ganz oben in der Liste sehen Sie die sich Bewerbenden im Bewerbungsprozess. Der Bewerbungsprozess erstreckt sich vom Eingang einer Bewerbung bis hin zur Annahme des Stellenangebots durch eine der sich bewerbenden Personen. Der Bewerbungsprozess ist in Recruiting-Phasen unterteilt, die Ihnen auf einen Blick eine Übersicht der Anzahl der sich Bewerbenden in den einzelnen Phasen ermöglichen. Erfahren Sie mehr über Recruiting-Phasen.

 

Spalten

Die Daten der sich bewerbenden Personen, die im Reiter Bewerbungen angezeigt werden, sind in Spalten geordnet. Sie können die Ansicht Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen, indem Sie Spalten hinzufügen, entfernen und neu anordnen.

Die verfügbaren Spalten sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.

Spalte	Details
Name	Name der sich bewerbenden Person.
Priorität	Bewerbungen, die als Priorität markiert wurden.
Phase	Recruiting-Phase, in der sich die bewerbende Person aktuell befindet. Erfahren Sie mehr über Recruiting-Phasen.
Kanal	Recruiting-Kanal, über den eine Bewerbung eingegangen ist.
Bewerbungsdatum	Datum, an dem die Bewerbung eingegangen ist.
Tags	Tags, die Sie dem Bewerbendenprofil hinzugefügt haben. Erfahren Sie mehr über Bewerbenden-Tags.
Aktualisierungen	Aktualisierungen im Zusammenhang mit der Bewerbung, z. B. eine neue Nachricht im Bewerbendenprofil. Klicken Sie, um direkt zum Profil der sich bewerbenden Person zu gelangen, wo Sie die Aktualisierung einsehen und bearbeiten können.
In der Phase	Anzahl der Tage, die sich eine Bewerbung in einer bestimmten Recruiting-Phase befindet. Ist die zuvor für diese Phase definierte maximale Anzahl von Tagen überschritten, erscheint diese Zahl in rot. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie individuelle Recruiting-Phasen anlegen.

 

Tipp
Links neben der Liste befindet sich auch eine Spalte für Benachrichtigungen. Sie erkennen diese anhand des Glockensymbols oben in der Spalte. Hier sehen Sie wichtige Aktualisierungen zu Bewerbungen. Ein Uhrensymbol zeigt beispielsweise an, dass eine Bewerbung überfällig ist, und ein blauer Punkt zeigt an, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

 

Filter

Mit Hilfe der Filterfunktion können Sie die Bewerbendeninformationen entsprechend Ihren Bedürfnissen eingrenzen. Die Filter entsprechen den Spalten. Sie können beispielsweise nach Priorität, Kanal, Bewerbungsdatum usw. filtern.

Kombinieren Sie mehrere Filterregeln, um die gewünschten Informationen herauszulesen. Beispielsweise könnten Sie die Regeln „Kanal enthält LinkedIn“ und „Tags enthalten 'Hohes Potenzial'“ kombinieren, um nur Bewerbungen anzuzeigen, die diesen Kriterien entsprechen.

 

Bewerbendeninformationen aufrufen

Um mehr über eine sich bewerbende Person zu erfahren, klicken Sie auf ihren Namen in der Liste. Dies öffnet eine Seitenleiste, in der Sie weitere Informationen zu den sich bewerbenden Personen auf einen Blick sehen können.

 

 

Der Reiter Berichte

Hinweis
Unter dem Reiter Einblicke in den Stellendetails sehen Sie weitere Einblicke für diese konkrete Stelle. Dies unterscheidet sich vom Hauptreiter Einblicke, der Einblicke für alle Stellen anzeigt. Sie erreichen den Hauptreiter Einblicke über Recruiting > Einblicke.

Unter dem Reiter Einblicke in den Stellendetails finden Sie relevante Berichtseinblicke zur Stelle. Die Daten sind in den folgenden Diagrammen dargestellt.

 

Eingehende Bewerbungen

Diagramm: Bewerbungen im Zeitverlauf

Dieses Diagramm gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie viele Bewerbungen Sie im gewählten Zeitraum auf Ihre Stellenausschreibung erhalten haben.

Sie können zwischen der Ansicht für die letzten vier oder acht Wochen wählen. Wollen Sie einen längeren Zeitraum auswerten, können Sie dies mit Hilfe des Standardberichts Bewerbungen tun.

 

Effizienz des Bewerbungsprozesses

Diagramm: Weiterleitungsquoten

Dieses Diagramm zeigt alle Bewerbungen, die jemals sowie in den einzelnen Phasen eingereicht wurden, und berechnet die Erfolgsraten.

Beispiel

Es gibt insgesamt 1000 Bewerbungen. Von diesen wurden 500 in die Interviewphase und 10 in die finale Phase verschoben. Das Diagramm zeigt dann:

• Eine Erfolgsrate von 50 % für neue Bewerbungen, die in die Interviewphase verschoben wurden.
• Eine Erfolgsrate von 2 % für Bewerbungen, die von der Interview- in die finale Phase verschoben wurden.

Diagramm: Zeit in Phase

Dieses Diagramm zeigt die durchschnittliche Zeit, die eine Bewerbung in der jeweiligen Phase verblieben ist. Hierzu gehören auch Ziele, die in der jeweiligen Phase hinterlegt wurden.