Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität. 

Dieser Artikel beschreibt, wichtige Schritte, um die monatliche Lohnbuchhaltung mit Personio Payroll erfolgreich durchzuführen. 

Schritt 1: Mitarbeitendendaten prüfen

Die Voraussetzung für den erfolgreichen Abschluss der monatlichen Lohnabrechnung sind korrekte Daten. Im ersten Schritt prüfen Sie daher die Mitarbeitendenattribute, bei denen es im vergangenen Monat zu Änderungen kam sowie neu eintretende Mitarbeitende. Bei der Prüfung der Attribute unterstützen Sie auch die bei vielen Attributen hinterlegten Validierungen.

Um diese Attributsänderungen auf ihre Richtigkeit zu prüfen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Die Spalte Aufgaben weist auf Warnungen und Blocker beim Attribut dieses Mitarbeiters hin. Sie können ebenfalls den Filter Aufgaben verwenden, und nur Aufgaben mit Warnungen oder Blockern anzeigen.
   Beispiel
   Eine Mitarbeiterin hat vergessen, die IBAN im Mitarbeitendenprofil anzugeben.
2. Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf das Symbol in der Spalte Aufgaben und prüfen Sie den Blocker. Mit Klick auf die Warnung können Sie diese im Mitarbeitendenprofil aufrufen und beheben und die Aufgabe wird in der Lohnbuchhaltungstabelle nicht mehr angezeigt.
3. In der Spalte Änderungen werden im letzten Abrechnungsmonat vorgenommene Attributänderungen angezeigt.
   Beispiel
   Das HR-Management hat den Bonus einer Mitarbeiterin im Reiter Vergütung aktualisiert. Die Lohnbuchhaltungstabelle zeigt, dass Mitarbeitendendaten geändert wurden. Die für die Lohnabrechnung zuständige Person sollte in der vorläufigen Entgeltabrechnung überprüfen, ob der aktualisierte Bonus korrekt ist.
4. Klicken Sie auf den Namen einzelner Mitarbeitenden, um die vorläufige Entgeltabrechnung in der Detailansicht unter Entgeltabrechnungen zu prüfen.

Tipp
Sie können die Vorschau der Entgeltabrechnung eines einzelnen Mitarbeiters als PDF herunterladen. Dies können Sie entweder über die Detailansicht einzelner Mitarbeitender im Reiter Personen oder im Reiter Dokumente tun.

Schritt 2: Abrechnung freigeben

Haben Sie Änderungen in den Mitarbeitendenprofilen überprüft und Warnungen oder Blocker bearbeitet, können Sie die Lohnabrechnung für diesen Monat freigeben. Navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung und klicken Sie im entsprechenden Abrechnungsmonat auf Abrechnung freigeben. Hier können Sie auch das Datum wählen, an dem die Entgeltabrechnung für Mitarbeitende im Reiter Dokumente des Mitarbeitendenprofils verfügbar ist.

Hinweis
Ist die Abrechnung freigegeben, können Sie keine Änderungen für diesen Monat mehr vornehmen. Falls Sie weitere Fehler oder Änderungen entdecken, müssen diese in der nächsten Abrechnungsperiode berücksichtigt werden.

Schritt 3: Meldungen zur Sozialversicherung

Ist die Lohnbuchhaltung freigegeben, nimmt Personio die entsprechende An-, Ab- oder Unterbrechungsmeldung von Mitarbeitenden bei den Sozialversicherungsträgern für Sie vor. Die Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung können Sie vom Reiter Meldewesen aus drucken. Zudem können Sie in den Unternehmensdokumenten die Beitragsnachweise der Krankenkassen abrufen. Mehr hierzu im nächsten Schritt.

Schritt 4: Dokumente abrufen

Mit Freigabe der Abrechnung generiert das System die Dokumente für den laufenden Monat. Mehr zum Abruf von Dokumenten und eine Liste einzelner Dokumente finden Sie in unserer Übersicht über den Reiter Dokumente.

Arbeitnehmerdokumente

Mitarbeitende können nach Freigabe der Abrechnung zum bestimmten Datum unter Mein Profil > Dokumente > Lohnbuchhaltung die monatliche Entgeltabrechnung einsehen und herunterladen. Falls Sie für die vorherige Lohnabrechnungsperiode eine Anpassung vornehmen müssen, tragen Sie diese ein und es wird automatisch eine Korrektur in der aktuellen Entgeltabrechnung ausgelöst und auf dem Dokument angezeigt.

Arbeitgeberdokumente

Nach Freigabe der Abrechnung können Sie im Reiter Dokumente der Lohnbuchhaltung auf die generierten Dokumente für das Unternehmen zugreifen.