Wie hinterlege ich in Personio den Wiedereinstieg von Mitarbeitern?

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Wiedereinstieg eines Mitarbeiters in Personio abbilden. Grundsätzlich gibt es hierfür zwei Möglichkeiten:

Achtung Personio Payroll Nutzer: Für Ihren Account kommt ausschließlich Option A - das Anlegen eines neuen Mitarbeiterprofils - infrage, da eine korrekt dokumentierte Historie essenziell für die Kommunikation lohnabrechnungsrelevanter Daten an die Behörden ist. Bei Fragen kontaktieren Sie uns gern. 

Option A: Neues Mitarbeiterprofil anlegen

Legen Sie ein neues Mitarbeiterprofil an, indem Sie entweder auf die Mitarbeiterliste navigieren und oben rechts auf Mitarbeiter hinzufügen klicken oder alternativ einen Import der neuen Mitarbeiterdaten durchführen.

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Das "alte" Mitarbeiterprofil wurde zum Ende der ersten Anstellungsperiode automatisch von Personio in den Status inaktiv versetzt. Entfernen Sie gegebenenfalls die E-Mail-Adresse aus dem inaktiven Mitarbeiterprofil, da die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters in Personio nur einmalig verwendet werden darf.

Diese Variante gewährleistet eine korrekte Darstellung des Anstelldatums im Berichtwesen und der Historie. 

Option B: "Altes" Mitarbeiterprofil mit neuem Anstelldatum versehen

Bei dieser Option empfehlen wir, das alte sowie ggf. neue Anstelldatum festzuhalten. Navigieren Sie dafür auf Einstellungen > Mitarbeiterinformationen, um beispielsweise ein Attribut "Originales Anstelldatum" anzulegen. Somit können sie beide Daten im Mitarbeiterprofil als auch in der Historie einsehen. 

Bitte beachten Sie jedoch, dass im Berichtswesen nur das Systemattribut Anstelldatum berücksichtigt wird. 

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Anschließend können Sie unter entsprechenden Mitarbeiterprofil > Informationen in der Sektion Personalinformationen den Status auf Aktiv setzenEntfernen Sie das Ende des Arbeitsverhältnisses und passen Sie das Anstelldatum, sowie ggf. die Position und den Vorgesetzten für den Mitarbeiter an. Überprüfen Sie im Mitarbeiterprofil unter Historie > Detailansicht das Anwendungsdatum der geänderten Attribute.

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Zusätzlich steht Ihnen die Option zur Verfügung, das "alte" Mitarbeiterprofil ohne Anpassung des Anstelldatums zu übernehmen. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Langzeitabwesenheit dann im Berichtswesen nicht ersichtlich ist.

Zusätzliche Einstellungen bei einem Wiedereinstieg von Mitarbeitern (Option B)

Analog zur Konfiguration einer Auszeit müssen bei einem Wiedereinstieg von Mitarbeitern folgende grundsätzliche Einstellungen zu den oben genannten Schritten überprüft und ggf. angepasst werden:

Kalendereintrag

Navigieren Sie im Mitarbeiterprofil auf Abwesenheit und überprüfen Sie, ob das Datum der gesamten Abwesenheit mit der tatsächlichen Auszeit des Mitarbeiters übereinstimmt. Korrigieren Sie den Zeitraum ggf. mit Klick auf die entsprechende Abwesenheitsperiode. 

Gehalt

Hinterlegen Sie im nächsten Schritt unter Mitarbeiterprofil > Gehalt alle Gehaltskomponenten, auf die der Mitarbeiter Anspruch hat. 

Abwesenheit

Überprüfen Sie abschließend den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters unter Mitarbeiterprofil > Abwesenheit und nehmen Sie ggf. eine manuelle Anpassung des Urlaubskontostandes vor. 

 

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