In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Funktion für die Wiedereinstellung in Personio nutzen können, um einen ehemaligen Mitarbeitende erneut anzustellen. Mit dieser Funktion können Sie alle Mitarbeitendendaten aus dem inaktiven Mitarbeitendenprofil in ein neues Profil übertragen. Dies ist möglich, solange das ursprüngliche Profil Inaktiv ist und das Austrittsdatum in der Vergangenheit liegt.

Hinweis:
Wir raten davon ab, das vorherige Profil eines Mitarbeitenden zu reaktivieren, indem Sie den Status von Inaktiv zu Aktiv ändern, da sich dies auf Berichtsdaten und die Mitarbeitendenhistorie auswirken kann. 

Bevor Sie beginnen

Um einen ehemaligen Mitarbeitenden wieder einzustellen, benötigen Sie folgende Berechtigungen:

• Bearbeitungsrechte für Konfigurationen > Person hinzufügen / erneut anstellen.
• Leseberechtigungen für den Profilabschnitt mit dem Attribut Status

Um das Dropdown-Menü Andere Verträge einer erneut angestellten Person anzuzeigen, benötigen Sie die folgenden Berechtigungen:

• Leseberechtigungen für die Profilbereiche mit den Attributen Anstelldatum und Status anzeigen.
   

Neues Profil mithilfe eines inaktiven Profils erstellen

1. Öffnen Sie das vorherige Profil des Mitarbeiters, das nun als Inaktiv angezeigt wird.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Diese Person erneut anstellen.
3. Überprüfen Sie die bisherigen Beschäftigungsdaten des Mitarbeiters. Aktualisieren Sie bei Bedarf einzelne Attributwerte, damit sie mit den Informationen des neuen Vertrags übereinstimmen, z. B. das neue Anstelldatum und die Position. Das Anstelldatum für das neue Profil des Mitarbeiters muss nach dem Austrittsdatum des vorherigen Profils liegen.
4. Wählen Sie unter Details des vorherigen Profils übertragen die erste Option aus. Dadurch werden automatisch alle individuellen Attributwerte aus dem vorherigen Profil der mitarbeitenden Person in das neue Profil übertragen. Attribute, die in den Einstellungen für Mitarbeitendeninformationen als eindeutige IDs markiert sind (darunter Attribute im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung), werden nicht in das neue Profil übertragen. Sie müssen diese später ausfüllen.
5. Entscheiden Sie, ob Sie die alte E-Mail-Adresse des Mitarbeiters behalten und in das neue Profil übertragen möchten oder ob Sie eine neue E-Mail-Adresse eingeben möchten. Wenn Sie sich entscheiden, die alte E-Mail-Adresse zu übertragen, passt Personio diese im alten Profil an, indem ein Unterstrich und ein zufälliger fünfstelliger Code hinzugefügt werden, sodass sie wiederverwendet werden kann.
6. Entscheiden Sie, ob Sie einen neuen Personio Login für den erneut angestellten Mitarbeitenden erstellen möchten. Dadurch erhält der wieder angestellte Mitarbeitende automatisch eine E-Mailmit Login-Anweisungen.
7. Klicken Sie auf Erneut anstellen, um das neue Profil zu erstellen.

Über die Drop-down-Liste im Profil-Header können Sie auf das vorherige Profil der mitarbeitenden Person zugreifen.
 

Reiter Personaldaten überprüfen

Wenn Sie bei der Erstellung des neuen Profils das Kontrollkästchen Alle übrigen Attribute vom vorherigen Profil kopieren aktiviert haben, werden alle Daten aus dem Reiter Personaldaten automatisch in das neue Profil übernommen.

Um weitere Daten zu überprüfen und hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zum Reiter Informationen im neuen Profil des Mitarbeitenden.
2. Überprüfen Sie die vollständige Liste der Attribute, die in das neue Profil übertragen wurden.
3. Legen Sie Werte für die eindeutigen ID-Attribute fest, die nicht in das neue Profil des Mitarbeitenden übernommen wurden. Sie können die Werte aus dem vorherigen Profil wiederverwenden.
4. Überprüfen Sie gegebenenfalls die Einrichtung Ihrer Integration, um sicherzustellen, dass Mitarbeitendenprofile in Ihren Integrationstools nicht dupliziert erscheinen.

Hinweis:
Die Betriebszugehörigkeit wird nicht aus dem vorherigen Profil des Mitarbeitenden in das neue übertragen. Bei Bedarf können Sie das ursprüngliche Anstelldatum im neuen Profil erfassen, indem Sie ein individuelles Attribut erstellen oder die Funktion Notizen verwenden.

Die übrigen Reiter ausfüllen

Mit der Funktion für die Wiedereinstellung werden alle Mitarbeitendendaten aus dem Reiter Personaldaten übernommen, sofern Sie das Kontrollkästchen Alle übrigen Attribute vom vorherigem Profil kopieren aktiviert haben.

Sie müssen jedoch Daten für die übrigen Reiter im Mitarbeitendenprofil separat bereitstellen, zum Beispiel Dokumente, Vergütung, Abwesenheit und Anwesenheit. Sie können dies manuell tun, indem Sie in die einzelnen Reiter gehen oder dieDaten importieren.

Im Reiter Onboarding können Sie dem Mitarbeitenden einen Onboarding-Prozess zuweisen, um die erforderlichen Onboarding-Schritte in die Wege zu leiten. Sie können auch eine Mitarbeitendenrolle zuweisen, um den Zugriff auf bestimmte Bereiche und Datensätze einzuschränken.

Vorheriges Profil von Mitarbeitenden bearbeiten

In der Regel können Sie die Mitarbeitendendaten im Reiter Informationen im vorherigen Profil des Mitarbeitenden bearbeiten. Es gelten jedoch bestimmte Einschränkungen:

• Status: Sie können den Status nicht von Inaktiv in Aktiv ändern.
• Austrittsdatum: Sie können das Austrittsdatum nicht auf das Anstelldatum oder ein späteres Datum im neuen Mitarbeitendenprofil (oder bei mehreren Wiedereinstellungen im folgenden Profil) festlegen.
• Austrittsdokumentation: Sie können die Austrittsdokumentation nicht entfernen oder löschen.
• Zugriff auf Dokumente: Mitarbeitende können nicht auf Dokumente aus ihrem alten inaktiven Profil zugreifen. Sie können auf diese Dokumente zugreifen, indem Sie einen Unternehmensdatenexport erstellen.