Wie hinterlege ich in Personio den Wiedereinstieg von Mitarbeitern?

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Wiedereinstieg eines Mitarbeiters in Personio abbilden, indem Sie ein neues Mitarbeiterprofil anlegen. Diese Variante gewährleistet eine korrekte Darstellung des Anstelldatums im Berichtwesen und in der Mitarbeiterhistorie. 

 

Neues Mitarbeiterprofil anlegen

Legen Sie ein neues Mitarbeiterprofil an, indem Sie entweder auf die Mitarbeiterliste navigieren und oben rechts auf Mitarbeiter hinzufügen klicken oder alternativ einen Import der neuen Mitarbeiterdaten durchführen.

Hinterlegen Sie für den Mitarbeiter alle benötigten Informationen (z. B. Position, Vorgesetzter etc.) und gehen Sie dabei genauso vor wie beim Anlegen eines völlig neuen Mitarbeiters. 

Das "alte" Mitarbeiterprofil wurde zum Ende der ersten Anstellungsperiode automatisch von Personio in den Status Inaktiv versetzt. Entfernen Sie gegebenenfalls die E-Mail-Adresse aus dem inaktiven Mitarbeiterprofil, da die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters in Personio nur einmalig verwendet werden darf. Sie können stattdessen eine fiktive E-Mail-Adresse (z. B. "123Vorname.Nachname@Unternehmen.de) als Platzhalter in das inaktive Mitarbeiterprofil eintragen, da das System das Attribut E-Mail ohne eingetragenen Wert nicht akzeptiert. 

 

Neue Sektion und Attribute anlegen

Hinterlegen Sie im neuen Mitarbeiterprofil alle relevanten Informationen aus der vorherigen Anstellungsperiode. Wir empfehlen, zu diesem Zweck neue Attribute (und ggf. eine neue Sektion) anzulegen. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.

Beachten Sie, dass Sie bei der Erstellung der neuen Attribute und/oder der Sektion die Zugriffsrechte entsprechend Ihrer Wünsche festlegen müssen.

Mögliche Attribute:

  • ursprüngliches Startdatum
  • ursprüngliches Austrittsdatum
  • Link zum "alten" Mitarbeiterprofil
  • ursprüngliche Personalnummer
  • Notizen 

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Wenn Sie Dokumente aus dem "alten" Mitarbeiterprofil im neuen Profil hinterlegen möchten, müssen Sie diese händisch herunterladen und im neuen Profil hochladen. Entscheiden Sie zuvor, ob der aktuelle Vorgesetzte Einsicht in alle ehemaligen Dokumente haben soll. 

In Absprache mit dem betroffenen Mitarbeiter können Sie zudem entscheiden, ob Sie Daten der Lohnabrechnung aus dem alten Profil in das neue Profil übertragen möchten, falls diese identisch sind. 

Alternativ zur beschriebenen Vorgehensweise besteht die Option, das "alte" Mitarbeiterprofil zu reaktivieren und darin das neue Anstelldatum für den Wiedereinstieg zu hinterlegen. Wir raten jedoch von dieser Variante ab, da sie u. a. Auswirkungen auf Unternehmensberichte, Mitarbeiterhistorie, Zugriffsrechte und Mitarbeiterrollen hat und diese verfälschen kann. 

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