In Personio können Mitarbeitende mit Vorschlagsrecht Änderungen an bestimmten Mitarbeitendendaten vorschlagen. Das Einrichten von Genehmigungsprozessen unterstützt Sie dabei, die Richtigkeit der vorgeschlagenen Änderungen sicherzustellen. Administratoren können bestimmte Mitarbeitende oder Rollen als Genehmiger zuweisen. Sobald ein Mitarbeiter eine Änderung vorschlägt, erhalten die betreffenden Genehmigenden eine Genehmigungs-Aufgabe. Änderungen werden erst übernommen, wenn alle verantwortlichen nutzenden Personen die Aufgaben bearbeitet haben.  

Admins können Genehmigungen für Änderungen in Bezug auf:

• Abwesenheiten (Beispiel: Für die Genehmigung von bezahltem Urlaub.)
• Anwesenheiten (Beispiel: Für die Genehmigung von Anwesenheitszeiten von Werkstudierenden.)
• Mitarbeitendendaten (Beispiel: Um Änderungen an Informationen im Mitarbeitendenprofil zu genehmigen.)

Standardgenehmigungen gelten für alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen. Sie müssen für jeden Bereich, für den Mitarbeitende ein Vorschlagsrecht haben, einen Prozess einrichten, einschließlich individueller Abwesenheitsarten. Um bestimmte Mitarbeiter vom Standard- Genehmigungsprozess auszunehmen, nutzen Sie Sondergenehmigungen. 

Voraussetzungen

• Um Genehmigungsprozesse einzurichten, müssen Sie Administrator sein.
• Mitarbeitende benötigen dasZugriffsrecht "Vorschlagen", um Änderungen vorzuschlagen und einen Genehmigungsprozess auszulösen. Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte und aktivieren Sie das Vorschlagsrecht rechts im entsprechenden Bereich.
• Wenn bei Vergabe des Vorschlagsrechts kein Genehmigungsprozess eingerichtet ist, wird der Zugriff in ein Bearbeitungsrecht umgewandelt. Alle Mitarbeitenden in dieser Rolle können Daten ohne Genehmigung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über Zugriffsrechte.

Standard-Genehmigungen einrichten

Eine Standard-Genehmigung legt die Schritte fest, die auf alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen angewendet werden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Standard-Genehmigungsprozess einzurichten:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Automatisierungen > Genehmigungen.
2. Wählen Sie aus den Reitern oben auf der Seite Anwesenheit, Mitarbeitendendaten oder Abwesenheit als Auslöser aus.
3. Klicken Sie im Bereich Standard auf Genehmigungsschritt hinzufügen.
4. Der erste Schritt des Genehmigungsprozesses wird angezeigt. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die erste nutzende Person aus, der die Genehmigungsanfrage erhalten soll.
   • Bestimmter Mitarbeiter: Wählen Sie den einen Mitarbeiter aus, der die Anfrage genehmigen muss. 
   • Mitarbeitende in Rolle: Jeder Mitarbeiter innerhalb der gewählten Rolle kann die Anfrage genehmigen. Sobald ein Mitarbeiter innerhalb der Rolle die Anfrage genehmigt, verschwindet sie für alle anderen Mitarbeitenden der Rolle.
   • Führungskraft: Die vorgesetzte Person des betroffenen Mitarbeiters, wie in der Orgchart-Ansicht eingetragen, muss die Anfrage genehmigen. Um mehrere Führungskräfte hinzuzufügen, siehe individuelle Genehmigungen. 
   • Führungskraft der Führungskraft : Die Führungskraft der Führungskraft des betroffenen Mitarbeiters muss die Anfrage genehmigen.
5. Fügen Sie optional je nach Bedarf bis zu fünf weitere Genehmigungsschritte und genehmigende Personen hinzu. 
6. Aktivieren Sie die Option „⁣Delegierung aktivieren“, um Anfragen weiterzuleiten, wenn die genehmigende Person abwesend ist. Dadurch werden Genehmigunsanfragen automatisch an die Führungskraft der genehmigenden Person zur Freigabe gesendet. 
7. Klicken Sie auf Speichern. Wiederholen Sie diese Schritte, um für die einzelnen Bereiche einen Genehmigungsprozess zu konfigurieren.

Sobald ein Mitarbeiter eine Anfrage absendet, wird der Genehmigungsprozess ausgelöst und die zuständigen Genehmigenden Personen erhalten eine Aufgabe. Wenn dies in ihren persönlichen Einstellungen aktiviert ist, erhalten Genehmigende Personen auch eine E-Mail-Benachrichtigung. 

Genehmigende Personen müssen Genehmigungsschritte in der in den Einstellungen festgelegten Reihenfolge ausführen. Die genehmigende Person, der Schritt eins zugewiesen ist, muss die Anfrage zuerst bearbeiten. Sobald die Anfrage bearbeitet wurde, erhalten die Mitarbeitenden, die Schritt zwei zugewiesen sind, eine Benachrichtigung. Erfahren Sie, wie Sie Genehmigungen delegieren. 

Tipp: Um eine Führungskraft oder ein Mitglied einer Rolle über die Abwesenheit eines Mitarbeiters zu benachrichtigen, ohne dass diese die Anfrage genehmigenn müssen, erstellen Sie einen automatisierten Workflow mit der Vorlage „Führungskräfte über Abwesenheit benachrichtigen“. 

Eine Nachweis-Anfrage zu einer Abwesenheitsgenehmigung hinzufügen

In manchen Fällen kann es sein, dass Mitarbeiter einen Nachweis für ihre Abwesenheit hochladen müssen. Dies ist eventuell nur erforderlich, wenn eine Abwesenheit eine festgelegte Anzahl aufeinanderfolgender Tage überschreitet. Sie können Abwesenheitsgenehmigungen einrichten, die automatisch das Hochladen eines Nachweises anfragen.

Um eine Nachweis-Anfrage zu einem Genehmigungsprozess für eine Abwesenheit hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit.
2. Wählen Sie eine Abwesenheitsart aus (z.B. „Krankheit“), und klicken Sie zum Bearbeiten auf das Stift-Symbol. Oder legen Sie eine neue Abwesenheitsart an.
3. Aktivieren Sie unter Nachweis und Vertretung neben „Nachweis“ die Option Erforderlich ab. Geben Sie die Anzahl an Tagen an, für die ein Nachweis benötigt wird. Tragen Sie beispielsweise "3" ein, um eine Nachweis-Anfrage am Morgen des dritten Tages auszulösen. Das Wochenende wird in der Berechnung nicht inkludiert.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern. 

Wenn die Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters die eingestellte Anzahl überschreitet, erhält der Mitarbeiter einen Nachweis. Mitarbeitende mit Zugriffsrechten für Dokumente können den Nachweis unter dem Reiter Abwesenheit in ihrem Profil hochladen. Erfahren Sie , wie Sie die Freigabe von Abwesenheiten prüfen und verwalten. 

Hinweis
Sind Sie ein in Deutschland ansässiger Personio-Kunde, dann brauchen Ihre gesetzlich oder anderweitig (nicht privat) krankenversicherten Mitarbeitenden ärztliche Atteste nicht manuell in Personio hochzuladen. Die digitalen Atteste (eAU) werden automatisch an die Krankenkasse übermittelt. Sie können diese manuell oder automatisch über die DATEV-Integration abrufen und ihren Status unter der jeweiligen Abwesenheit prüfen. 

Bitte beachten Sie: Wenn Sie einen Nachweis genehmigen, wird die Abwesenheitsanfrage nicht genehmigt oder umgekehrt. Sie müssen beide Genehmigungen separat bearbeiten. Erfahren Sie, wie Sie Genehmigungsanfragen bearbeiten.

Zugriffsrechte für genehmigende Personen prüfen

Stellen Sie bei der Einrichtung eines Genehmigungsprozess, dass alle Genehmigenden über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Je nach der Art der zu Feedback Daten benötigen genehmigende Personen Zugriff auf verschiedene Bereiche. Um Zugriffsrechte zu überprüfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Workflows > Genehmigungen. Notieren Sie für jeden Prozess die zugewiesenen genehmigenden Personen.
2. Gehen Sie zu Mitarbeitende > Mitarbeiterliste > Drei-Punkte-Symbol > Spalten anpassen. Fügen Sie das Attribut Mitarbeitendenrollen zu Ihrer Ansicht hinzu und prüfen Sie, welche Rollen für die Genehmigenden festgelegt sind.
3. Navigieren Sie auf Einstellungen > Unternehmen und Mitarbeitende > Mitarbeitendenrollen. Stellen Sie für die Rolle der einzelnen genehmigenden Personen sicher, dass sie im Abschnitt Zugriffsrechte Zugriff auf die Daten haben, die sie genehmigen müssen.

Weitere Informationen zu Genehmigungen

• Freigabe verwalten
• Individuelle Freigabe einrichten