In Personio können Mitarbeitende mit Vorschlagsberechtigungen Änderungen an Mitarbeitendeninformationen wie Abwesenheit, Profilattributen oder Arbeitszeiten beantragen. Um sicherzustellen, dass diese Änderungen korrekt sind, können Admins Genehmigungsprozesse einrichten. Mit Genehmigungsprozessen wird ein Mitarbeiter oder eine Rolle beauftragt, die vorgeschlagenen Änderungen zu überprüfen und zu genehmigen, bevor sie fertiggestellt werden.
Sie können Genehmigungsprozesse für Folgendes einrichten:
- Abwesenheit (Beispiel: Genehmigen von Anträgen auf bezahlten Urlaub)
- Anwesenheiten (Beispiel: Genehmigen der Arbeitszeiten)
- Mitarbeitendendaten (Beispiel: Genehmigen von Änderungen an Attributen im Mitarbeitendenprofil)
Auf Genehmigungen zugreifen
Admins können auf die Genehmigungsprozesse Ihres Unternehmens zugreifen, indem sie Automatisierungen > Workflows aufrufen und Genehmigungen auswählen.
Grundlegendes zu Genehmigungen
Mit Genehmigungsprozessen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Kontrollieren Sie Änderungen und Anfragen, indem Sie vor deren Anwendung einen Beurteilungsschritt hinzufügen.
- Definieren Sie, wer was genehmigt, indem Sie jedem Anfragetyp die richtigen genehmigenden Personen wie Führungskräfte oder bestimmte Rollen zuweisen.
- Verbessern Sie das Meldewesen, indem Sie sicherstellen, dass Änderungen von den richtigen Stakeholdern überprüft und dokumentiert werden.
- Standardisieren Sie die Entscheidungsfindung, damit Genehmigungen in Bereichen wie Teams oder Anstellungsarten einem einheitlichen Prozess folgen.
Genehmigungsprozesse einrichten
Je nach Art des Genehmigungsprozesses, den Sie einrichten, können Sie:
- Die Arten von Anfragen definieren, für die er gilt
- Genehmigende Personen zuweisen und bei Abwesenheit an andere delegieren
- Eine Genehmigungskette mit mehreren genehmigenden Personen und die Reihenfolge erstellen, in der sie Aufgaben erhalten
- Zusätzliche Schritte hinzufügen, je nachdem, ob eine Anfrage genehmigt oder abgelehnt wird
- Die Priorität von Genehmigungsprozessen festlegen
Weitere Informationen über die Einrichtung von Genehmigungsprozessen für Abwesenheiten, Mitarbeitendendaten oder Anwesenheiten.
Genehmigungsprozesse verwalten
Nach der Einrichtung können Admins Genehmigungsprozesse bearbeiten, um beispielsweise zu ändern, wann sie getriggert werden, wessen Genehmigung erforderlich ist, wann eine Delegierung erforderlich ist und vieles mehr.
Erfahren Sie, wie Sie Genehmigungsprozesse verwalten können.
Genehmigungsanfragen überprüfen
Genehmigende Personen können Genehmigungsaufgaben von ihrer Inbox aus überprüfen und bearbeiten. In der Inbox werden Aufgaben nach Mitarbeiter und Art des Elements gruppiert.
Genehmigende Personen erhalten nur Aufgaben für Anfragen, die den Genehmigungsregeln entsprechen. Dadurch werden unnötige Benachrichtigungen reduziert. Beispiele sind Anwesenheitseinträge, die gegen Regeln verstoßen, oder Änderungsanträge für Mitarbeitendendaten in bestimmten Abschnitten des Mitarbeitendenprofils.
Erfahren Sie, wie Sie eine Mitarbeiteranfrage genehmigen können.
Genehmigungsaktivitäten überwachen
Admins können Aktivitäten im Zusammenhang mit den Genehmigungsprozessen ihres Unternehmens überprüfen, indem sie unter Automatisierungen den Reiter Aktivität auswählen. Alternativ können sie unter Automatisierungen > Übersicht das Widget Offene Genehmigungsanfragen überprüfen.
Weitere Informationen finden Sie auf dem Reiter Aktivität und im Widget Offene Genehmigungsanfragen.
Häufig gestellte Fragen
Wo ist der Reiter Genehmigungen geblieben?
Ihre Genehmigungen wurden automatisch auf unsere neue Umgebung übertragen. Alle Genehmigungsprozesse befinden sich jetzt unter Automatisierungen > Workflows. Die einzelnen Genehmigungsprozesse sind unter der Art der Genehmigung gespeichert. Genehmigungen für Mitarbeitendendaten und Anwesenheiten werden als separater Workflow angezeigt. Sie können die Liste nach Name, Ereignis, Status und mehr filtern und sortieren.
Die Regeln zur Genehmigung von Abwesenheiten sind in den einzelnen Abwesenheitsarten gespeichert. Klicken Sie unter der entsprechenden Abwesenheitsart auf Genehmigende Personen für Abwesenheit wählen. Der Standard-Genehmigungsprozess wird nun unter Standardgenehmigungsregel angezeigt. Alle zusätzlichen Regelsätze werden unter Gruppenspezifische Genehmigungsregeln angezeigt.
Was passiert mit offenen Genehmigungsanfragen während der automatischen Migration von Regeln?
Alle offenen Genehmigungsanfragen bleiben während des Migrationsprozesses in der Inbox der zuständigen genehmigenden Person.
Erhalten genehmigende Personen noch Erinnerungen und E-Mails zu ihren ausstehenden Genehmigungsaufgaben?
Nein, in der neuen Umgebung erhalten genehmigende Personen keine E-Mail-Erinnerungen über ausstehende Genehmigungsaufgaben für Anwesenheiten oder Mitarbeitendendaten mehr. Sie können diese Workflows bearbeiten, sodass eine einmalige E-Mail-Benachrichtigung hinzugefügt wird. Dieser Schritt wird jedoch nicht wiederholt.
Genehmigende Personen erhalten weiterhin E-Mails zu Abwesenheitsanfragen.
Mehr Informationen
Weitere Informationen zu Genehmigungsprozessen finden Sie in den folgenden Ressourcen: