Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Grundgehälter in Personio einrichten und verwalten.

Das Grundgehalt ist der primäre Gehaltsbestandteil Ihrer Mitarbeitenden. Es wird monatlich entweder als Fixgehalt oder als Stundenlohn ausbezahlt. Diese unterscheiden sich wie folgt:

• Fixgehalt: Wird monatlich in gleichbleibender Höhe ausgezahlt. Für Vollzeitstellen wird ein monatlicher oder jährlicher Betrag festgelegt. Für Teilzeitstunden wird der Wert auf der Basis der tatsächlich geleisteten wöchentlichen Arbeitsstunden im Vergleich zu den Vollzeitstunden angepasst.
• Stundenlohn: Ausgezahlt auf Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden jeden Monat.

Richten Sie das Grundgehalt für jeden Mitarbeitenden im Reiter Gehalt des jeweiligen Profils ein oder importieren Sie sie per Bulk-Upload. Erfahren Sie unten, wie Sie diese Gehälter einrichten und verwalten.

Bevor Sie beginnen

Um Gehaltsbestandteile in Personio anzulegen oder anzuzeigen, benötigen Sie Berechtigungen für den Reiter Gehalt im Mitarbeitendenprofil.

Fixgehälter

Fixgehälter einrichten

Um ein Fixgehalt einzurichten, müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

• Wochenarbeitsstunden: Legen Sie unter dem Reiter Informationen die richtigen wöchentlichen und Vollzeit-Arbeitszeiten fest. Wenn keine Wochenstunden festgelegt sind, verwendet das System standardmäßig 40 wöchentliche Arbeitsstunden.
• Effektivgehalt: Sie können das Vollzeitgehalt eingeben. Das System berechnet das Teilzeitgehalt anhand des Teilzeitfaktors, der sich aus dem Verhältnis der wöchentlichen Arbeitszeiten zu den wöchentlichen Vollzeit-Arbeitsstunden ergibt.
• Jahres- oder Monatsfrequenz: Wählen Sie, ob Sie Gehälter als monatliche oder jährliche Beträge eingeben möchten. Bleiben Sie am besten bei einer Option, um sonst mögliche Auswirkungen auf Berichte zu vermeiden. Jährliche Gehälter werden in monatliche Zahlungen unterteilt.

Tipp:
Fixgehälter werden in 12 monatlichen Raten gezahlt. Um ein 13. und 14. Monatsgehalt hinzuzufügen, richten Sie dafür einespezielle Gehaltsart ein.

Fixgehalt hinzufügen

Um für eine mitarbeitende Person ein Fixgehalt hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil und fügen Sie die Wochenstunden und die Vollzeitstunden zum Reiter Informationen hinzu. 
2. Gehen Sie zum Reiter Gehalt, öffnen Sie das Widget und wählen Sie Fixgehalt aus.
3. Geben Sie die erforderlichen Details ein.
4. Speichern Sie Ihre Eingabe.

Sie können Fixgehälter auch über einen Bulk-Import hinzufügen.

Fixgehalt bearbeiten

Je nach Situation müssen Sie die folgenden Aktionen ausführen:

Fixgehalt löschen

Um ein Fixgehalt einer mitarbeitenden Person zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zum Reiter Gehalt und öffnen Sie das Widget.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Gehaltsliste über Gehalt und klicken Sie auf Löschen.
3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Hinweis:
▶ Wenn Sie ein Fixgehalt löschen und ein früheres Fixgehalt vorhanden ist, wird das vorherige Gehalt für die Zukunft übernommen, es sei denn, Sie fügen ein neues Fixgehalt oder eine Auszeit hinzu.
▶ Gehaltsänderungen aufgrund von Anpassungen der Vollzeitstunden können nicht gelöscht werden. Sie müssen die Anpassungen im Mitarbeitendenprofil vornehmen.
▶ Wenn Sie ein Fixgehalt löschen, von dem spätere Gehaltsanpassungen abhängen, werden auch alle diese abhängigen Gehälter gelöscht.

Stundenlöhne

Stundenlöhne einrichten

Beachten Sie Folgendes bei der Einrichtung eines Stundenlohns:

• Arbeitszeitmodell: Fügen Sie unter dem Reiter Anwesenheiten ein Arbeitszeitmodell mit den korrekten Anwesenheitszeiten hinzu, damit Feiertage bezahlt werden und Mitarbeitende ihre Zeiten erfassen können. Berücksichtigen Sie die Berechtigungen und Genehmigungsprozesse.
• Abrechnungszeitraum: Legen Sie bei Bedarf einen separaten Abrechnungszeitraum für Stundenlöhne fest. Dieser kann beispielsweise am 15. beginnen und am 14. des nächsten Monats enden.

Stundenlöhne hinzufügen

Um für Mitarbeitende einen Stundenlohn hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zum Reiter Gehalt, öffnen Sie das Widget und wählen Sie Stundenlohn aus.
2. Geben Sie die erforderlichen Details ein.
3. Speichern Sie Ihre Eingabe.

Sie können Stundenlöhne auch per Bulk-Import hinzufügen.

Stundenlöhne bearbeiten

Je nach Situation müssen Sie die folgenden Aktionen ausführen:

Stundenlöhne löschen

Um einen Stundenlohn für eine mitarbeitende Person zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zum Reiter Gehalt und öffnen Sie das Widget.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Gehaltsliste über Gehalt und klicken Sie auf Löschen.
3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Grundlegendes zur monatlichen Verarbeitung von Stundenlöhnen

Für Mitarbeitende mit einem Stundenlohn berechnet Personio die Zahlung durch Multiplikation des Stundensatzes mit den im Abrechnungszeitraum geleisteten Arbeitsstunden. Sie können die geleisteten Arbeitsstunden auf zwei Arten erfassen:

• Über den Reiter Gehalt: Klicken Sie in der Spalte Grundgehalt in die Zelle für den aktuellen Monat, geben Sie die geleisteten Arbeitsstunden ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe. Dieser Eintrag überschreibt alle Einträge im Anwesenheitsreiter für diesen Zeitraum, einschließlich Feiertagen.
• Über den Reiter Anwesenheiten: Mitarbeitende mit Stundenlöhnen müssen ihre Anwesenheiten erfassen. Stunden, die eine Genehmigung erfordern, müssen genehmigt werden, damit es zu einer Auszahlung kommt. Unter dem Reiter Gehalt können Sie Auszahlungsbeträge prüfen und manuell anpassen.

Update zu Vollzeitstunden und Gehalts-Datensätzen

Änderungen ab dem 1. Juni 2024

Im Juni 2024 haben wir die Art und Weise geändert, wie Vollzeitstunden in Personio erfasst werden. Sie werden nun direkt in den einzelnen Mitarbeitendenprofilen erfasst und nicht mehr auf Abteilungsebene. Diese Änderung wirkt sich darauf aus, wie Gehalts-Datensätze bei der Umstellung auf Vollzeitstunden angelegt werden:

• Nach dem 1. Juni 2024: Wenn Sie nach diesem Datum auf Vollzeitstunden umstellen, wird automatisch ein neuer Gehalts-Datensatz erstellt.
• Bis 31. Mai 2024: Änderungen an Vollzeitstunden vor diesem Datum führen nicht automatisch zur Erstellung eines neuen Gehalts-Datensatzes. Stattdessen aktualisieren sie bestehende zukünftige Datensätze.

Das bedeutet, dass Sie bei Änderungen, die vor dem 1. Juni 2024 vorgenommen wurden, das Effektivgehalt genau auf das Datum zurückdatieren müssen, an dem sich die Vollzeitstunden geändert haben, um einen neuen Gehalts-Datensatz zu erstellen. Dieser Prozess stellt korrekte Gehalts-Datensätze sicher, ohne dass vergangene Gehälter beeinflusst werden.

Beispiel

Vorhandene Gehalts-Datensätze

Bis 31. Mai 2024. Eine rückwirkende Änderung wird am 01.01.2019 vorgenommen. Die Vollzeitstunden werden von 20 auf 40 geändert:

Nach dem 1. Juni 2024 wird eine rückwirkende Änderung am 01.07.2024 vorgenommen. Die Vollzeitstunden werden von 20 auf 40 geändert:

Im ersten Beispiel hat sich die Änderung nur auf bereits bestehende zukünftige Datensätze ausgewirkt. Mit der Änderung nach dem 31. Mai 2024 werden neue Gehalts-Datensätze erstellt.

Diese Aktualisierung wurde eingeführt, um Auswirkungen auf frühere Gehälter zu vermeiden und die neue Funktion für Vollzeitstunden übersichtlicher zu gestalten. In diesen Szenarien können Warnmeldungen erscheinen, die Sie durch den Prozess führen.

Bitte stellen Sie bei Anpassungen sicher, dass Sie diese Richtlinien befolgen, um korrekte Gehalts-Datensätze zu führen.