Sie können Mitarbeiterfilter verwenden, um Ihren Mitarbeitern benutzerdefinerte Zugriffsrechte auf verschiedene Bereiche in Personio zu geben.

Benutzerdefinierte Zugriffsrechte sind maßgeschneiderte Zugriffsrechte, bei denen der Mitarbeiter nur auf ganz bestimmte Informationen zugreifen kann (Beispiel: Der Mitarbeiter kann nur den Reiter Persönliche Daten der Mitarbeiter sehen, die zu einem bestimmten Team gehören). 

Hinweis
Weder der Zugangsbereich Meine Mitarbeiter noch die Bereiche Benutzerdefiniert und Alle enthalten die eigenen Daten des Mitarbeiters. Wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter Zugriff auf seine eigenen Daten hat, müssen Sie zusätzlich zum betreffenden Zugangsbereich auch den Bereich Eigene auswählen. 

Wie funktionieren Mitarbeiterfilter?

Mit Mitarbeiterfiltern können Sie den Zugriff bestimmter Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen einschränken. 

Beim Einrichten von Mitarbeiterfiltern können Sie mehrere Mitarbeiterattribute und die entsprechenden Werte für diese Attribute auswählen. Alle Mitarbeiter mit übereinstimmenden (oder nicht übereinstimmenden) Attributwerten werden in diese Mitarbeiterauswahl aufgenommen. 

Hinweis:
Tag-Attribute können nicht als Mitarbeiterfilter verwendet werden.

Führen Sie die nächsten Schritte aus, um Mitarbeiterfilter einzurichten:

1. Wählen Sie ein Attribut aus, anhand welchem Sie filtern möchten.
2. Legen Sie fest, ob Mitarbeiter, die diesen Wert erfüllen, in den Filter aufgenommen (ist gleich) oder ausgeschlossen (nicht gleich) werden sollen.
3. Geben Sie den spezifischen Attributwert ein, nach dem der Filter suchen soll.
4. Optional: Klicken Sie auf Filter hinzufügen, um einen zusätzlichen Filter hinzuzufügen. Dadurch wird die Auswahl der Mitarbeiter noch weiter eingegrenzt, da nur diejenigen Mitarbeiter in die Auswahl aufgenommen werden, die alle Filter erfüllen.

Beispiele:

▶ ︎Abteilung ist gleich Marketing: Die Auswahl der Mitarbeiter umfasst alle Mitarbeiter, für die der Wert Marketing im Attribut Abteilung hinterlegt ist. Nutzen Sie diesen Filter beispielsweise, um einer Rolle nur auf die öffentlichen Profile der Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung Zugriff zu erlauben.

▶ ︎Position ist nicht gleich CEO: Die Auswahl der Mitarbeiter umfasst alle Mitarbeiter, für die der Wert im Attribut Position nicht CEO ist. Nutzen Sie diesen Filter, um einer Rolle beispielsweise Zugriff auf die öffentlichen Profile aller Mitarbeiter zu geben, nicht jedoch auf das öffentliche Profil des CEO.

▶ ︎Abteilung ist gleich Eigene(s): Für Attribute, die mit dem Attributstyp Auswahlliste erstellt wurden, ist es auch möglich, den Wert Eigene(s) auszuwählen. Wenn Sie diesen Filter einer Rolle zuweisen, die zwei Mitarbeiter umfasst, und Mitarbeiter A im Vertrieb und Mitarbeiter B in Customer Success ist, hat Mitarbeiter A Zugriff auf alle Mitarbeiter in der Vertriebsabteilung und Mitarbeiter B auf alle Mitarbeiter in der Abteilung Customer Success.

Hinweis: Es ist nicht möglich, in einem Mitarbeiterfilter mehrere Ist-gleich-Filter für ein und dasselbe Attribut zu definieren. Wenn beispielsweise in einem Mitarbeiterfilter zwei Kriterien „Abteilung ist gleich Marketing“ und „Abteilung ist gleich Vertrieb“ definiert wurden, würde Personio nach Mitarbeitern suchen, die sich in beiden Abteilungen gleichzeitig befinden.

Wo können Mitarbeiterfilter eingesetzt werden? 

Mitarbeiterfilter finden Sie unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen. 

Für jede Mitarbeiterrolle können Sie Mitarbeiterfilter auf drei verschiedene Arten verwenden:

• • • • • • Beim Einrichten von Zugriffsrechten für die verschiedenen Bereiche innerhalb von Personio. 
          • Beim Einrichten von Zugriffsrechten für den Unternehmenskalender. 
          • Beim Einrichten eines Erinnerungs-Workflows. 

Mitarbeiterfilter innerhalb der Einstellungen für Zugriffsrechte

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Mitarbeiterfilter für die allgemeinen Zugriffsrechte zu erstellen:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte.
2. Klicke auf Benutzerdefiniert.
3. Klicken Sie auf Filter hinzufügen, um eine bestimmte Auswahl für einen Zugriffsbereich festzulegen.
4. Alternativ können Sie den Filter Sondergenehmigungen aus einem anderen benutzerdefinierten Filter innerhalb der Mitarbeiterrolle kopieren. Klicken Sie hierzu auf Kopieren aus. So können Sie schnell identische benutzerdefinierte Zugriffsrechte für verschiedene Zugriffsbereiche innerhalb derselben Mitarbeiterrolle einrichten.

Mitarbeiterfilter innerhalb der Kalendereinstellungen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Mitarbeiterfilter für den Unternehmenskalender zu erstellen:

1. Gehe zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Kalender
2. Wählen Sie den Kalender aus, für den Sie benutzerdefinierte Anzeigerechte definieren möchten.
3. Um einen Mitarbeiterfilter anzulegen wählen Sie hier Sonstige. 
4. Um jetzt einen Filter zu definieren, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regeln bearbeiten und dann auf Filter hinzufügen.

Mitarbeiterfilter innerhalb der Erinnerungseinstellungen 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Mitarbeiterfilter für Erinnerungen zu erstellen:

1. Gehe zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Erinnerungen
2. Klicken Sie auf Erinnerungsworkflow hinzufügen.
3. Wählen Sie neben an die Option Speziell aus und klicken Sie dann auf Filter hinzufügen.

Hinweis:
Bei Erinnerungen kann nicht zwischen „Ist gleich“ und „Ist nicht gleich“ unterschieden werden. Das Attribut ist immer „Ist gleich“.