Mitarbeiterfilter verwalten

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie individuelle Mitarbeiterfilter nutzen, um bei der Konfiguration von Zugriffsrechten und Erinnerungen eine spezielle Auswahl von Mitarbeitern zu definieren, auf deren Daten Zugriff gewährt werden soll. 

Für die Konfiguration von Mitarbeiterrollen navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen. Hier haben Sie die Möglichkeit, für jede Rolle Zugriffsrechte auf die verschieden Bereiche in Personio sowie Erinnerungen und Ansichtsrechte auf den globalen Kalender festzulegen. Neben den vordefinierten Zugriffsbereichen EigeneTeam und Alle können Sie über die Option Speziell individuelle Mitarbeiterfilter anlegen und so genau bestimmen, für welche Mitarbeiterdaten eine Rolle Zugriffsrechte, Kalenderzugriff oder Erinnerungen erhalten soll. 

 

Eigenschaften von Mitarbeiterfiltern 

Attribut ist gleich / ist nicht gleich

Wenn Sie einen Mitarbeiterfilter hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit über Attribute eine spezifische Auswahl an Mitarbeitern festzulegen. Wählen Sie als Erstes ein Attribut aus, anhand welchem Sie filtern möchten. Entscheiden Sie anschließend, nach welchem konkreten Attributswert der Filter suchen soll und bestimmen Sie, ob Mitarbeiter, denen dieser Wert zugeschrieben ist, durch den Filter eingeschlossen (ist gleich) oder ausgeschlossen (ist nicht gleich) werden.

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Beispiele:

Abteilung ist gleich Marketing -- Dieser Filter umfasst ausschließlich diejenigen Mitarbeiter, für welche im Attribut Abteilung der Wert Marketing hinterlegt ist. Nutzen Sie diesen Filter beispielsweise, um einer Rolle nur auf die öffentlichen Profile der Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung Zugriff zu erlauben.

Position ist nicht gleich CEO -- Dieser Filter umfasst alle Mitarbeiter für welche im Attribut Position nicht der Wert CEO hinterlegt ist. Nutzen Sie diesen Filter, um einer Rolle beispielsweise Zugriff auf die öffentlichen Profile aller Mitarbeiter zu geben, nicht jedoch auf das öffentliche Profil des CEO.

Bitte beachten Sie, dass für Erinnerungen nicht zwischen ist gleich und ist nicht gleich unterschieden werden kann. Hier tritt immer der Fall Attribut ist gleich ein. 

Um Ihre Mitarbeiterauswahl möglichst genau zu definieren, haben Sie die Möglichkeit, mehrere Filterkriterien gleichzeitig zu hinterlegen. Diese sind dabei immer durch eine Und-Verknüpfung verbunden, sodass der Filter nur auf Mitarbeiter angewendet wird, die alle eingetragenen Kriterien erfüllen.

Bitte beachten Sie, dass in einem Mitarbeiterfilter nicht mehrere ist gleich-Filter für ein und das selbe Attribut hinterlegt werden können. 

Würde man beispielsweise in einem Mitarbeiterfilter die Filterkriterien Abteilung ist gleich Marketing und Abteilung ist gleich Sales hinterlegen, würde Personio nach allen Mitarbeitern suchen, die sich gleichzeitig in der Abteilung Marketing und in der Abteilung Sales befinden.

 

Eigene(s)

Für Attribute, die im Attributstyp Auswahlliste angelegt sind, haben Sie zusätzlich die Option, den Attributswert Eigene(s) auszuwählen. Der Mitarbeiterfilter bezieht sich dann nicht auf einen festgelegten Wert, sondern variiert abhängig vom jeweiligen Mitarbeiter: jeder Mitarbeiter, dem der Filter über eine Mitarbeiterrolle zugewiesen ist, erhält Zugriff auf alle anderen Mitarbeiter, die den gleiche Attributswert haben wie er selbst.

Beispiel:

Abteilung ist gleich Eigene(s) -- Angenommen, der Filter wurde einer Rolle zugewiesen, die zwei Mitarbeiter enthält. Mitarbeiter A ist der Abteilung Sales zugeordnet, Mitarbeiter B der Abteilung Customer Success. Über diesen Filter erhält Mitarbeiter A Zugriff auf alle Mitarbeiter der Abteilung Sales und Mitarbeiter B auf alle Mitarbeiter der Abteilung Customer Success.

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Mitarbeiterfilter für Zugriffsrechte hinterlegen

Um Mitarbeiterfilter für Zugriffsrechte festzulegen, navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte. Klicken Sie nun auf Speziell und anschließend auf Filter hinzufügen, um eine spezielle Auswahl für einen Zugriffsbereich festzulegen. 

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Mitarbeiterfilter für Erinnerungen hinterlegen

Um Mitarbeiterfilter für Erinnerungen festzulegen navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Erinnerungen > Erinnerung hinzufügen. Treffen Sie nun in der dritten Zeile die Auswahl Speziell und klicken Sie anschließend auf Filter hinzufügen.

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Mitarbeiterfilter für Kalender hinterlegen

Legen Sie über einen Mitarbeiterfilter genau fest, auf welche Daten eine bestimmte Mitarbeiterrolle im globalen Kalender Ansichtsrechte erhalten soll. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Kalender und wählen Sie den Kalender, für den Sie ein spezielles Ansichtsrecht definieren wollen. Um einen Mitarbeiterfilter anzulegen wählen Sie hier Sonstige. Um nun einen Filter festzulegen, klicken Sie auf Spezielle Rechte editieren und anschließend auf Filter hinzufügen

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Weitere Informationen zu den Themen Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechte finden Sie hier.  

 

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