Anwesenheitsrichtlinien in Personio definieren, wie die Arbeitszeit von Mitarbeitenden geplant, erfasst und als Überstunden gezählt wird. Es gibt drei Arten:
- In Arbeitszeitmodellen wird festgelegt, wann Mitarbeitende arbeiten sollen.
- Zeiterfassungsrichtlinien bestimmen, wie Mitarbeitende ihre Stunden erfassen.
- Überstundenrichtlinien steuern, wie Überstunden berechnet werden.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Standardwerte festlegen, Richtlinien zuweisen, vorhandene Zuordnungen und Definitionen überprüfen, Richtlinien bearbeiten oder korrigieren und die nicht mehr benötigten archivieren oder löschen.
Bevor Sie Änderungen vornehmen, lesen Sie den Abschnitt Neuberechnung von Kontoständen: Änderungen können automatische Neuberechnungen von Abwesenheit, Anwesenheiten und Überstunden triggern.
Bevor Sie beginnen
- Um Anwesenheiten zu bearbeiten oder zu archivieren, benötigen Sie Berechtigungen für Account-Konfiguration > Anwesenheiten.
- Um Anwesenheitsrichtlinien zuzuweisen, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für die Anwesenheitsdaten des Mitarbeiters, dem Sie die Richtlinie zuweisen.
- Bevor Sie eine neue Anwesenheitsrichtlinie zuweisen oder eine vorhandene bearbeiten, lesen Sie den Abschnitt Neuberechnung von Kontoständen unten.
Neuberechnung von Kontoständen
Anwesenheits- und Überstundenkonten
Das System führt in folgenden Fällen automatisch Neuberechnungen der Überstunden- und Anwesenheitskonten von Mitarbeitenden durch:
- Eine Anwesenheitsrichtlinie wurde mit einem Wirksamkeitsdatum in der Vergangenheit bearbeitet. Kontostände werden für jeden Mitarbeiter neu berechnet, dem diese Richtlinie zugewiesen ist.
- Die Richtlinienzuweisung eines Mitarbeiters für die Vergangenheit hat sich geändert.
In der Praxis bedeutet das, dass das System Neuberechnungen von Anwesenheiten und Überstunden triggert, wenn Sie Folgendes tun:
- Sie weisen eine neue Anwesenheitsrichtlinie mit einem Wirksamkeitsdatum in der Vergangenheit zu.
- Sie bearbeiten Anwesenheitsrichtlinien und legen dabei ein Wirksamkeitsdatum in der Vergangenheit fest.
- Sie ersetzen eine Zuweisung in der Vergangenheit durch eine neue Richtlinie.
Hinweis:
Neuberechnungen von Überstunden reichen nur bis zum 1. November 2025 zurück. Für Änderungen vor diesem Datum berechnet das System die Überstunden nicht neu.
Kontostand
Das System führt in folgenden Fällen automatisch eine Neuberechnung des Kontostands von Mitarbeitenden durch:
- Eine Anwesenheitsrichtlinie wurde mit einem Wirksamkeitsdatum in der Vergangenheit oder bis zum Ende des aktuellen Urlaubsjahres bearbeitet. Kontostände werden für alle Mitarbeitenden neu berechnet, denen diese Richtlinie zugewiesen ist.
- Die Richtlinienzuweisung eines Mitarbeiters hat sich in der Vergangenheit oder bis zum Ende des aktuellen Urlaubsjahres geändert.
In der Praxis bedeutet dies, dass das System Neuberechnungen des Kontostands auslöst, wenn Sie Folgendes tun:
- Sie weisen eine neue Anwesenheitsrichtlinie mit einem Wirksamkeitsdatum in der Vergangenheit oder bis zum Ende des aktuellen Urlaubsjahres zu.
- Sie bearbeiten eine Anwesenheitsrichtlinie und legen dabei ein Wirksamkeitsdatum in der Vergangenheit oder bis zum Ende des aktuellen Urlaubsjahres fest.
- Sie ersetzen eine Zuweisung in der Vergangenheit durch eine neue Richtlinie.
Richtliniendefinitionen
Jedes Mal, wenn Sie eine Richtlinie bearbeiten, erstellt das System eine neue Definition für dafür: eine Momentaufnahme der Einstellungen der Richtlinie mit einem eigenen Wirksamkeitsdatum. Eine einzelne Richtlinie kann mehrere Definitionen haben, die zu verschiedenen Zeitpunkten gültig sind, und Sie können die vollständige Historie jeder von Ihnen bearbeiteten Richtlinie überprüfen.
Das bedeutet, dass eine Richtlinie eine Zeitleiste aus Definitionen darstellt, die jeweils von ihrem eigenen Wirksamkeitsdatum bis zum Wirksamkeitsdatum der nächsten gültig sind. Dieses Konzept wird beim Zuweisen, Bearbeiten oder Korrigieren von Richtlinien deutlich.
Standard-Anwesenheitsrichtlinien festlegen
Das System wählt Standard-Anwesenheitsrichtlinien automatisch für die Zuweisung zu neuen Mitarbeitenden. Sie müssen eine Standard-Arbeitszeitmodellrichtlinie und -Zeiterfassungsrichtlinie für Mitarbeitende festlegen.
Sie müssen jedoch keine Standard-Überstundenrichtlinie festlegen. Das sollten Sie nur tun, wenn die Mehrheit Ihrer Mitarbeitenden Überstunden auf die gleiche Weise erfasst.
Folgendes können Sie nicht tun:
- archivierte Richtlinien als Standard festlegen
- flexible oder mehrwöchige Arbeitszeitmodelle als Standard festlegen
Neue Standard-Anwesenheitsrichtlinie festlegen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Standard-Anwesenheitsrichtlinie festzulegen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie je nach Art der Richtlinie, die Sie als Standard festlegen möchten, auf Arbeitszeitmodelle, Zeiterfassung oder Überstunden.
- Klicken Sie auf die Richtlinie, die Sie als Standard festlegen möchten.
- Klicken Sie rechts oben auf die drei Punkte und dann auf Als Standard festlegen.
- Bestätigen Sie die Änderung.
Anwesenheitsrichtlinien zuweisen
Bevor Sie eine Anwesenheitsrichtlinie zuweisen oder eine frühere Zuweisung ersetzen:
- Lesen Sie den Abschnitt Neuberechnung von Kontoständen oben.
- Weisen Sie Überstundenrichtlinien erst ab dem Datum zu, an dem Mitarbeitende mit der Arbeitszeiterfassung auf Personio beginnen. Wenn Sie diese Richtlinien zuweisen, ohne dass Mitarbeitende das aktiv tun, können Fehler in Überstundenkonten entstehen.
Anwesenheitsrichtlinien in großen Mengen zuweisen
Um mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig eine Anwesenheitsrichtlinie zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste.
- Optional: Filtern Sie die Mitarbeitenden, um Ihre Auswahl einzugrenzen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben allen Mitarbeitenden, denen Sie dieselbe Richtlinie zuweisen möchten.
- Klicken Sie auf Zeitrichtlinien bearbeiten und wählen Sie dann abhängig von der Art der zugewiesenen Richtlinie die entsprechende Option aus.
- Geben Sie den Namen der Richtlinie ein, die Sie zuweisen möchten, oder wählen Sie sie direkt aus dem Dropdown-Menü aus.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie aus, ab wann die neue Richtlinie gilt.
- Optional: Wenn die Zuweisung nur vorübergehend gilt, beispielsweise bei einem Sommerzeitplan, wählen Sie Diese Zuweisung temporär machen und wählen Sie ein Enddatum aus. Wenn nach dem Enddatum keine weitere Zuweisung erfolgt, kehren die Mitarbeitenden zur zuvor zugewiesenen Richtlinie zurück.
- Überprüfen Sie Konfliktwarnungen und Blocker.
- Übermitteln Sie die Änderung.
Anwesenheitsrichtlinien individuell zuweisen
Um einem einzelnen Mitarbeiter eine Anwesenheitsrichtlinie zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil, und klicken Sie auf den Reiter Anwesenheiten.
- Um ein Arbeitszeitmodell zuzuweisen, gehen Sie zum Widget Arbeitszeitmodell und klicken Sie auf Mitarbeitendenhistorie anzeigen, um es zu öffnen. Klicken Sie dann auf Neue Arbeitszeitmodellrichtlinie zuweisen.
- Um eine Zeiterfassungs- oder Überstundenrichtlinie zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts.
- Wählen Sie die gewünschte Option.
- Klicken Sie auf Neue Richtlinie zuweisen.
- Wählen Sie die entsprechende Richtlinie.
- Wählen Sie aus, ab wann die neue Richtlinie gilt.
- Optional: Wenn die Zuweisung nur vorübergehend gilt, beispielsweise bei einem Sommerzeitplan, wählen Sie Diese Zuweisung temporär machen und wählen Sie ein Enddatum aus. Wenn nach dem Enddatum keine weitere Zuweisung erfolgt, kehren die Mitarbeitenden zur vorherigen Richtlinie zurück.
- Überprüfen Sie Konfliktwarnungen und Blocker.
- Übermitteln Sie die Änderung.
Frühere Zuweisung ersetzen
Sie können alle Anwesenheitsrichtlinien ersetzen, die einem Mitarbeiter in der Vergangenheit zugewiesen wurden. Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil, und klicken Sie auf den Reiter Anwesenheiten.
- Wenn Sie ein früheres Arbeitszeitmodell ersetzen möchten, gehen Sie zum Widget Arbeitszeitmodell und klicken Sie auf Mitarbeitendenhistorie anzeigen, um es zu öffnen.
- Wenn Sie eine Zeiterfassungs- oder Überstundenrichtlinie ersetzen möchten, klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie die entsprechende Option aus.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechenden Zuweisung.
- Klicken Sie auf die drei Punkte, die rechts erscheinen, und klicken Sie auf Zuweisung ersetzen.
- Wählen Sie die neue Richtlinie aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie auf Weiter.
- Wenn Sie die Zuweisungsdaten bearbeiten, passt das System automatisch die Richtlinie unmittelbar davor oder danach an (je nachdem, welche betroffen ist), sodass keine Lücken oder Überschneidungen im zeitlichen Verlauf entstehen.
- Wenn Ihre Bearbeitung zu einer Lücke führt, wird die angrenzende Richtlinie ausgedehnt, um die Lücke zu füllen.
- Wenn Ihre Bearbeitung eine Überschneidung schafft, wird die angrenzende Richtlinie gekappt.
- Zum Beispiel: Wenn Sie das Enddatum der neuen Zuweisung auf einen früheren Zeitpunkt legen, wird die nachfolgende Richtlinie nach hinten ausgedehnt, um die Lücke zu schließen. Wenn Sie das Startdatum auf einen früheren Zeitpunkt verschieben, wird das Enddatum der vorausgehenden entsprechend verlegt, damit sich die beiden nicht überschneiden.
- Überprüfen Sie Konfliktwarnungen und Blocker.
- Übermitteln Sie die Änderung.
Konfliktwarnungen und Blocker
Wenn Sie eine Anwesenheitsrichtlinie zuweisen, prüft das System mögliche Konflikte, die die Zuweisung für Ihre Mitarbeitenden verursachen kann. Zum Beispiel: Das ausgewählte Arbeitszeitmodell stimmt nicht mit den Wochenstunden eines Mitarbeiters überein.
Bei den meisten dieser Warnungen können Sie direkt im Warnungsfeld entscheiden, ob Sie mit der Zuweisung fortfahren oder den Mitarbeiter ausschließen möchten.
Die einzige Ausnahme gilt, wenn Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um bestimmten Mitarbeitenden eine Richtlinie zuzuweisen. In diesem Fall schließt das System die Mitarbeitenden automatisch aus.
Anwesenheitsrichtlinien überprüfen
Sie können Anwesenheitsrichtlinien aus zwei Blickwinkeln überprüfen:
- Nach Definition: wie sich die Einstellungen einer Richtlinie im Laufe der Zeit geändert haben, einschließlich aller früheren, aktuellen und geplanten Definitionen
- Nach Zuweisung: wem welche Richtlinie zugewiesen ist, sowohl aktuell als auch historisch Sie können das für Ihr gesamtes Unternehmen auf einmal oder für einen einzelnen Mitarbeiter tun.
Richtliniendefinitionen überprüfen
Jedes Mal, wenn Sie die Einstellungen einer Anwesenheitsrichtlinie bearbeiten, erstellt das System eine neue Definition dafür. Das bedeutet, dass Ihre Richtlinien unterschiedliche Einstellungen haben können, die zu verschiedenen Zeiten gültig sind. Sie können die Definitionen Ihrer Richtlinien überprüfen, um zu erfahren, wie sich eine Richtlinie im Laufe der Zeit geändert hat. Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie auf die Richtlinie, die Sie überprüfen möchten.
- Wenn es eine geplante Änderung gibt, sehen Sie oben im Bedienfeld rechts einen entsprechenden Hinweis. Klicken Sie für weitere Details auf Ansicht.
- Scrollen Sie ansonsten nach unten zum Abschnitt Weitere Details und klicken Sie auf Vollständige Zeitleiste anzeigen.
- Hier sehen Sie alle früheren und aktuellen Definitionen und geplanten Änderungen für Ihre Richtlinie. Klicken Sie auf eine davon, um die jeweiligen Einstellungen und die Beschreibung der Änderung zu sehen, die von der bearbeitenden Person hinterlassen wurde.
Richtlinienzuweisungen in großen Mengen überprüfen
Um auf einen Blick zu prüfen, welche Richtlinien aktuell welchen Mitarbeitenden zugewiesen sind, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste.
- Klicken Sie oben in der Liste auf Spalten. Geben Sie je nachdem, welche Art von Richtlinie Sie überprüfen möchten, „Arbeitszeitmodellrichtlinie“, „Zeiterfassungsrichtlinie“ oder „Überstundenrichtlinie“ ein.
- Wählen Sie die Spalten aus.
- Die entsprechende Spalte wird rechts angezeigt. Darin werden alle Mitarbeitenden angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Möglicherweise müssen Sie nach rechts scrollen, um die Spalte zu sehen.
Verlauf der Richtlinienzuweisungen eines bestimmten Mitarbeiters überprüfen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die vollständige Anwesenheitsrichtlinienhistorie eines bestimmten Mitarbeiters einschließlich der Daten früherer und zukünftiger Richtlinienzuweisungen zu überprüfen:
- Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil.
- Klicken Sie auf den Reiter Anwesenheiten.
- Wenn Sie die Zuweisung der Arbeitszeitmodellrichtlinien überprüfen möchten, gehen Sie zum Widget Arbeitszeitmodell und klicken Sie auf Mitarbeitendenhistorie anzeigen, um es zu öffnen.
- Wenn Sie die Zuweisungen von Zeiterfassungs- oder Überstundenrichtlinien überprüfen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie die entsprechende Option aus.
- Hier wird Ihnen eine Liste aller dem Mitarbeiter zugewiesenen Richtlinien mit den entsprechenden Daten und Richtliniendefinitionen angezeigt.
Anwesenheitsrichtlinie bearbeiten oder entfernen
Sie können Anwesenheitsrichtlinien auf verschiedene Arten bearbeiten. Sie können Einstellungen aktualisieren, eine frühere Definition korrigieren, die Richtlinie umbenennen oder archivieren und die nicht mehr verwendeten löschen.
Die Änderungen wirken sich jeweils unterschiedlich aus. Das Bearbeiten von Einstellungen führt zu neuen Definitionen und kann Neuberechnungen von Kontoständen auslösen, während Namensänderungen auf die gesamte Historie angewandt werden.
Einstellungen einer Anwesenheitsrichtlinie bearbeiten
Bevor Sie die Einstellungen von Anwesenheitsrichtlinien bearbeiten, beachten Sie Folgendes:
- Wenn Sie die Einstellungen einer Anwesenheitsrichtlinie bearbeiten, erstellt das System eine neue Definition dafür. So können Sie entscheiden, wann die neue Definition wirksam wird – jetzt, in der Vergangenheit oder in der Zukunft. Sie können alle früheren und zukünftigen Definitionen Ihrer Richtlinien überprüfen, wenn sie jemals bearbeitet wurden.
- Definitionen haben ein Wirksamkeitsdatum, aber kein Enddatum. Jede neue Definition gilt ab ihrem Wirksamkeitsdatum und überschreibt jede nach ihr geplante Definition. Das bedeutet, dass Sie eine frühere Definition nicht isoliert ändern können: Jede Bearbeitung mit einem vergangenen Wirksamkeitsdatum überschreibt die darauffolgenden Definitionen.
- Wenn Sie die Einstellungen einer Anwesenheitsrichtlinie bearbeiten, berechnet das System Abwesenheit, Anwesenheiten und Überstunden neu. Besonders relevant ist das für Ihr Standardarbeitszeitmodell, da es wahrscheinlich den meisten Ihrer Mitarbeitenden ab dem Anstelldatum zugewiesen wird.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Einstellungen einer Anwesenheitsrichtlinie zu bearbeiten:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie je nach Art der Richtlinie, die Sie bearbeiten möchten, auf Arbeitszeitmodelle, Zeiterfassung oder Überstunden.
- Klicken Sie auf die Richtlinie, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie rechts oben auf die drei Punkte.
- Klicken Sie auf Richtlinie bearbeiten.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie ein Datum aus, an dem die neue Definition wirksam wird.
- Bestätigen Sie die Änderungen.
- Hinterlassen Sie eine Notiz mit einer Beschreibung der Änderungen. Sie wird in der Liste der Richtliniendefinitionen angezeigt und hilft Ihnen später zu verstehen, warum Änderungen vorgenommen wurden oder was sich geändert hat.
- Speichern Sie die Änderungen.
Frühere Richtliniendefinition korrigieren
Wenn eine frühere Definition falsch ist, können Sie sie nicht isoliert berichtigen. Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Überschreiben Sie die Versionshistorie.
- Bearbeiten Sie die Richtlinie mit den richtigen Einstellungen und einem Wirksamkeitsdatum, das dem der falschen Definition entspricht. Bearbeiten Sie anschließend die Richtlinie erneut, um jede nachfolgende Definition neu zu erstellen, damit der zeitliche Verlauf wieder stimmt. Wir empfehlen das nur, wenn für die Richtlinie eine oder zwei Definitionen korrigiert werden müssen.
- Erstellen Sie eine neue Richtlinie.
- Bei einer komplexen Versionshistorie ist es sicherer, gleich eine neue Richtlinie mit den richtigen Definitionen zu erstellen und sie dann den betroffenen Mitarbeitenden zuzuweisen. Das vermeidet Fehler, zu denen es beim Rekonstruieren mehrerer aufeinanderfolgender Definitionen kommen könnte. Wir empfehlen diese Vorgehensweise, wenn die Richtlinie mehr als zwei falsche Definitionen enthält.
Namen und Beschreibung einer Anwesenheitsrichtlinie bearbeiten
Änderungen des Namens und der Beschreibung der Richtlinie gelten für alle früheren, aktuellen und zukünftigen Richtliniendefinitionen.
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie je nach Art der Richtlinie, die Sie bearbeiten möchten, auf Arbeitszeitmodelle, Zeiterfassung oder Überstunden.
- Klicken Sie auf die Richtlinie, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie rechts oben auf die drei Punkte.
- Klicken Sie auf Namen bearbeiten.
- Geben Sie den neuen Namen oder die neue Beschreibung ein. Der Name sollte Ihnen helfen, die Einstellungen des Arbeitszeitmodells auf einen Blick zu erkennen. Zum Beispiel:
- Arbeitszeitmodell: „Vollzeit, 40 Stunden, Montag bis Freitag“
- Zeiterfassung: „Arbeitsbeginn/-ende erfassen, tägliche Obergrenze 8 Stunden“
- Überstunden: „Tägliche Überstunden, Minusstunden abziehen“
- Speichern Sie die Änderungen.
Anwesenheitsrichtlinie archivieren oder löschen
Wenn eine Anwesenheitsrichtlinie niemandem zugewiesen ist oder zugewiesen werden soll, können Sie sie archivieren. Beim Archivieren von Richtlinien gilt:
- Sie verlieren keine der damit verbundenen historischen Daten.
- Es hat keine Auswirkungen auf Personen, denen diese Richtlinie in der Vergangenheit zugewiesen war.
- Das System blendet die Richtlinie in der Liste in Ihren Einstellungen für Anwesenheiten und während der Zuweisung aus.
- Sie können archivierte Richtlinien weiterhin abrufen, indem Sie den Statusfilter entfernen.
- Sie können archivierte Richtlinien jederzeit wiederherstellen und wiederverwenden.
Wenn eine Richtlinie für die Vergangenheit, Gegenwart oder Zukunft noch nie einer Person zugewiesen wurde, können Sie sie löschen. Wenn Sie eine Richtlinie löschen, können Sie sie nicht wiederherstellen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Richtlinie zu archivieren oder zu löschen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie je nach Art der Richtlinie, die Sie archivieren oder löschen möchten, auf Arbeitszeitmodelle, Zeiterfassung oder Überstunden.
- Klicken Sie auf die Richtlinie, die Sie archivieren oder löschen möchten.
- Klicken Sie rechts oben auf die drei Punkte.
- Klicken Sie auf Archivieren oder Löschen.
- Bestätigen Sie die Aktion.