Wir führen ein neues System für Anwesenheitsrichtlinien ein, das die bisherige Konfiguration mit Arbeitszeitmodellen und Zeiterfassungsprofilen ersetzt.
Die aktuelle Konfiguration bündelt verschiedene Regeln in einem Arbeitszeitmodell, was die Verwaltung der Konfiguration in großem Umfang erschwert. Die neue Konfiguration unterteilt diese Einstellungen in drei unabhängige Richtlinientypen:
- Arbeitszeitmodellrichtlinien
- Zeiterfassungsrichtlinien
- Überstundenrichtlinien
Dadurch wird es einfacher, Anwesenheitsregeln zu konfigurieren, wiederzuverwenden und zu ändern, ohne dieselben Einstellungen im gesamten Account duplizieren zu müssen.
Die neue Konfiguration ändert nichts an Berechnungen, zugewiesenen Richtlinien oder Verhalten gegenüber Mitarbeitenden. Es ändert sich lediglich die Benutzeroberfläche für Admins zum Einrichten und Zuweisen von Anwesenheitsregeln.
Wir werden dies schrittweise und automatisch für bestehende Accounts einführen. Lesen Sie diesen Artikel weiter, um zu verstehen, was sich ändern wird und was Sie tun müssen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Sobald wir diese Änderung für Ihren Account eingeführt haben, können Sie nicht mehr zur alten Version zurückkehren.
Wichtige Verbesserungen
Die folgende Tabelle fasst zusammen, wie sich die Anwesenheitskonfiguration durch den Übergang von Arbeitszeitmodellen und Zeiterfassungsprofilen hin zu Anwesenheitsrichtlinien verbessert.
| Themengebiet | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Richtlinienstruktur | Arbeitsstunden, Zeiterfassung und Überstundenregelungen waren in einem einzigen Arbeitszeitmodell zusammengefasst, was mitunter zu Hunderten von nahezu identischen Konfigurationen führte. | Drei unabhängige Richtlinientypen: Arbeitszeitmodell, Zeiterfassung und Überstunden. Sie können diese separat konfigurieren und zuweisen, sodass Sie die einzelnen Einstellungen nur einmal verwalten müssen. |
| Standardrichtlinien | Ein standardmäßiges Arbeitszeitmodell, das für alle Mitarbeitenden in der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft galt. Die Änderung der Standardeinstellung hatte Auswirkungen auf alle Daten. | Standardrichtlinien sind nur für neue Mitarbeitende vorausgewählt. Bestehende Zuweisungen bleiben unverändert, sofern Sie sie nicht neu zuweisen. |
| Bearbeiten von Richtlinien | Durch die Bearbeitung eines Arbeitszeitmodells wurde die Änderung auf alle bisherigen Berechnungen angewendet. Um auf Nummer sicher zu gehen, mussten Sie die Zeitpläne duplizieren, anstatt sie zu bearbeiten. | Beim Bearbeiten von Richtlinien erstellen Sie nun Richtliniendefinitionen, mit denen Sie für jede Änderung ein zukünftiges Wirksamkeitsdatum festlegen können. Bisherige Berechnungen bleiben unverändert. |
| Konfliktbewältigung | Es gab keine Möglichkeit, Konflikte zwischen Arbeitszeitmodell, Vertragsstunden und Pausenregelungen vor der Bestätigung einer Zuweisung zu erkennen. | Blockierende Konflikte und Warnungen werden während der Zuweisung angezeigt, sodass Sie Probleme beheben oder Mitarbeitende ausschließen können, bevor Sie die Zuweisung bestätigen. |
| Regelzuweisung | Zuweisungen konnten nicht temporär erfolgen, und es gab keine Möglichkeit, eine Richtlinie vor der Zuweisung in einer Vorschau anzuzeigen. | Temporäre Zuweisungen werden unterstützt, und Sie können die Richtlinie, die Sie zuweisen möchten, vor der Bestätigung in einer Vorschau anzeigen. |
| Zeiterfassungsprofile | Die Einstellungen für Zeiterfassungsprofile (Erfassung von Arbeitsbeginn/-ende, Standortverfolgung, Eingangs-App) befanden sich auf einer separaten Seite und erforderten eine separate Zuweisung. | Die Einstellungen für Zeiterfassungsprofile sind Teil der Zeiterfassungsrichtlinien, sodass Sie alle Zeiterfassungseinstellungen an einem Ort konfigurieren und zuweisen können. |
| Übersicht über die Einstellungen | Arbeitszeitmodelle wurden ohne Sortier- oder Filteroptionen aufgelistet. Es stand lediglich eine Freitextsuche zur Verfügung, was die Verwaltung großer Listen erschwerte. | Eine strukturierte Richtlinienübersicht mit Spalten, die Sie sortieren, durchsuchen und filtern können, damit Sie in Sekundenschnelle finden, was Sie brauchen. |
| Archivierung | Nicht verwendete Arbeitszeitmodelle konnten nicht archiviert, sondern nur gelöscht werden. Durch das Löschen bestand die Gefahr, dass historische Daten verloren gingen. | Sie können nicht verwendete Richtlinien archivieren und später wiederherstellen. Es können nur noch Richtlinien gelöscht werden, die noch nie zugewiesen wurden. |
| Individuelle Zeitpläne | Individuellen Arbeitszeitmodelle waren an einen einzelnen Mitarbeiter gebunden und konnten nicht wiederverwendet werden, was die Anzahl der Zeitpläne im System erhöhte. | Richtlinien sind standardmäßig für alle Mitarbeitenden wiederverwendbar. Gemeinsame Richtlinien ersetzen individuelle Zeitpläne. |
| Spalten in der Personalliste | Die Personalliste zeigte das Arbeitszeitmodell und Zeiterfassungsprofil an, ohne Einblick in die Überstundeneinstellungen. | Die Personalliste enthält drei Spalten: Arbeitszeitmodellrichtlinie, Zeiterfassungsrichtlinie und Überstundenrichtlinie. Sie bietet einen vollständigen Überblick darüber, wem was zugewiesen wurde. |
| Hinzufügen neuer Mitarbeitender | Das Standardarbeitszeitmodell wurde automatisch zugewiesen, wenn bei der Erstellung von Mitarbeitenden keine Auswahl getroffen wurde. | Bei der Erstellung von Mitarbeitenden werden Standardrichtlinien vorausgewählt, sodass Sie diese vor dem Speichern einsehen und anpassen können. |
| Audit-Protokoll | Die Anzahl der Einträge im Audit-Protokoll für Zeitpläne und Zeiterfassungsprofile war begrenzt, was die Fehlersuche bei der Zeiterfassung und der Berechnung von Überstunden erschwerte. | Das Audit-Protokoll erfasst Ereignisse wie Erstellen, Aktualisieren, Löschen, Zuweisen, Umbenennen, Archivieren, Wiederherstellen und Festlegen von Standardwerten für alle drei Richtlinientypen. |
Kommunikation zum Übergang
Sie erhalten eine E-Mail-Ankündigung zu diesem Übergang:
- Die erste E-Mail enthält Informationen über die neue Oberfläche der Einstellungen. Sie erhalten in Ihrem Account Zugriff auf eine Vorschau, sodass Sie feststellen können, wie sich Ihre aktuelle Konfiguration durch diese Aktualisierung ändert.
- Bis die Aktualisierung für Ihren Account verfügbar ist, können Sie die bevorstehenden Änderungen weiterhin in der Vorschau anzeigen. Möglicherweise erhalten Sie auch einige Tage vor der Einführung eine Erinnerungs-E-Mail.
Wir planen, den Übergang bis Anfang Juli abzuschließen.
Die neuen Anwesenheitsrichtlinien
Nach dem Übergang sind die Anwesenheitsregeln in Ihrem Personio Account in drei Richtlinientypen unterteilt.
| Richtlinientyp | Was damit gesteuert wird |
|---|---|
| Arbeitszeitmodellrichtlinie | An welchen Tagen Mitarbeitende planmäßig arbeiten und wie lange. Eine vollständige Liste der in den neuen Arbeitszeitmodellrichtlinien verfügbaren Einstellungen finden Sie hier. |
| Zeiterfassungsrichtlinie | Wie Mitarbeitende ihre Arbeitszeit erfassen, einschließlich der Optionen zur Zeiterfassung und der Pausenregelungen. Eine vollständige Liste der in den neuen Zeiterfassungsrichtlinien verfügbaren Einstellungen finden Sie hier. |
| Überstundenrichtlinie | Wie Überstunden und Minusstunden erfasst werden, einschließlich Minusstunden und monatlich abgegoltener Überstunden. Eine vollständige Liste der in den neuen Überstundenrichtlinien verfügbaren Einstellungen finden Sie hier. |
Beachten Sie Folgendes:
- Sie müssen Mitarbeitenden stets ein Arbeitszeitmodell und eine Zeiterfassungsrichtlinie zuweisen. Kein Mitarbeiter kann ohne Zuweisung bleiben.
- Überstundenrichtlinien sind optional. Wenn Sie keine Überstunden erfassen, müssen Sie sie auch nicht zuweisen.
Unsere Änderungen im Einzelnen
Während des Übergangs passiert in unserem System Folgendes:
- Die Einstellungen bestehender Zeiterfassungsprofile und Arbeitszeitmodelle, einschließlich individueller Profile, werden in das neue Richtliniensystem mit drei verschiedenen Typen integriert.
- Richtlinien mit doppelten Einstellungen werden nach Möglichkeit zusammengeführt.
- Die neuen Richtlinien werden gemäß den unten aufgeführten Namenskonventionen für Richtlinien benannt.
- Zuweisungen von Mitarbeitenden werden aktualisiert, um die neuen Richtlinienbezeichnungen und die neue Struktur widerzuspiegeln. Die Daten und Zeiträume der Richtlinienzuweisung bleiben unverändert.
- Derzeit nicht zugewiesene Richtlinien werden archiviert.
Zum Beispiel: Es gibt fünf Arbeitszeitmodelle mit unterschiedlichen Arbeitszeiten, aber denselben Zeiterfassungs- und Überstundenregeln. Nach dem Übergang erhalten Sie:
- Fünf verschiedene Arbeitszeitmodellrichtlinien.
- Eine Zeiterfassungsrichtlinie.
- Eine Überstundenrichtlinie.
Übergang zu individuellen Arbeitszeitmodellen
Das System überträgt alle individuellen Arbeitszeitmodelleinstellungen in die drei neuen Richtlinientypen. Nach dem Übergang können keine neuen individuellen Arbeitszeitmodelle mehr erstellt werden. Während der Umstellung:
- Ein individuelles Arbeitszeitmodell mit Einstellungen, die mit einer anderen Richtlinie identisch sind, wird in diese integriert.
- Ein individuelles Arbeitszeitmodell mit eigenen Einstellungen wird zu einer eigenständigen Richtlinie.
Namenskonventionen für Richtlinien
Beim Zusammenführen mehrerer Richtlinien verwendet das System automatisch den Namen des zuletzt erstellten Arbeitszeitmodells oder Zeiterfassungsprofils, wie in der folgenden Tabelle beschrieben. Die Namen aller Arbeitszeitmodelle oder Zeiterfassungsprofile, die die in die neue Richtlinie zusammengeführten Einstellungen enthielten, finden Sie in deren Beschreibung.
| Richtlinientyp | Namenskonvention |
|---|---|
| Arbeitszeiten | [Name des Arbeitszeitmodells] |
| Zeiterfassung | [Name des Zeiterfassungsprofils] – [Name des Arbeitszeitmodells] |
| Überstunden | [Name des Arbeitszeitmodells] |
Individuelle Arbeitszeitmodelle verwenden eine andere Namenskonvention:
| Szenario | Namenskonvention |
|---|---|
| Ein Mitarbeiter | Individuell – [Name des Mitarbeiters] |
| Zwei Mitarbeitende mit denselben Einstellungen | Individuell – [Name Mitarbeiter 1] + [Name Mitarbeiter 2] |
| Drei oder mehr Mitarbeitende mit denselben Einstellungen | Individuell – [Name des Mitarbeiters] + Anzahl der weiteren Mitarbeitenden |
| Ein Mitarbeiter mit unterschiedlichen individuellen Zeitplänen | Individuell – [Name des Mitarbeiters] – ab [Datum] |
Was Sie jetzt tun müssen
Vor dem Übergang
Vor dem Übergang erhalten Sie eine E-Mail-Ankündigung und ein Banner im Produkt. Sie müssen nichts unternehmen, wir empfehlen Ihnen jedoch Folgendes:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Anwesenheit.
- Öffnen Sie die Vorschau im Produkt, um zu erfahren, wie Ihre aktuelle Konfiguration mit der neuen Anwesenheitsrichtlinienstruktur dargestellt wird. Die Vorschau ist schreibgeschützt und zeigt Ihre aktuellen Einstellungen an.
- Zeigen Sie eine Vorschau zur Benennung Ihrer neuen Anwesenheitsrichtlinien an. Beachten Sie dabei unsere Namenskonvention. Notieren Sie sich alle Namensänderungen, die Sie nach dem Übergang vornehmen möchten.
- Teilen Sie Ihr Feedback über die Feedback-Schaltfläche im Produkt mit, die am Ende der Produktvorschau verfügbar ist. Ihr Feedback geht zur Überprüfung direkt an unsere Produktteams.
Nach dem Übergang
Sie müssen nichts unternehmen, wir empfehlen Ihnen jedoch Folgendes:
Richtlinien umbenennen
Überprüfen Sie alle neuen Richtlinien, und benennen Sie sie so um, dass sie die darin enthaltenen Einstellungen widerspiegeln. Die Benennung von Richtlinien nach ihren Einstellungen erleichtert deren Wiederverwendung für andere Mitarbeitende. Zum Beispiel:
- Arbeitszeitmodell: „Vollzeit, 40 Stunden, Montag bis Freitag“
- Zeiterfassung: „Arbeitsbeginn/-ende erfassen, tägliche Obergrenze 8 Stunden“
- Überstunden: „Tägliche Überstunden, keine Minusstunden“
Wenn Sie die Personio API verwenden
Die Logik zur Zusammenführung von Richtlinien wirkt sich auch auf die Werte aus, die über die v1 API zurückgegeben werden. Das Objekt „work_schedule“ in Mitarbeitende auflisten und Mitarbeitenden nach ID abrufen gibt weiterhin dieselben Felder zurück: ID, Zuweisungsdatum, Zielstunden und Name des Arbeitszeitmodells. Sie müssen keine technischen Änderungen an Ihrer Integration vornehmen.
Nach der Migration können sich jedoch die ID und der Name des Arbeitszeitmodells, die von diesen Endpunkten zurückgegeben werden, von den bisherigen Werten unterscheiden. Die Zielstunden und das Zuweisungsdatum des Mitarbeitenden bleiben unverändert. Die Änderung verhält sich genauso wie eine reguläre neue Zuweisung eines Arbeitszeitmodells.
Nicht verwendete Zeiterfassungs- und Überstundenrichtlinien archivieren
Wenn Sie Keine Zeiterfassungs- und Überstundeneinstellungen nutzen, haben Sie möglicherweise Richtlinien, die Sie eigentlich nicht benötigen:
- Wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitsstunden nicht erfassen, können Sie alle Zeiterfassungsrichtlinien archivieren oder löschen, mit Ausnahme einer Standardrichtlinie.
- Wenn Ihre Mitarbeitenden keine Überstunden erfassen, können Sie alle Überstundenrichtlinien archivieren oder löschen. Sie müssen keine Standardrichtlinie beibehalten.
- Falls Mitarbeitende in der Vergangenheit Arbeitsstunden oder Überstunden erfasst haben, sollten die entsprechenden Richtlinien archiviert statt gelöscht werden. Dadurch bleiben historische Daten erhalten.
Wenn Sie individuelle Arbeitszeitmodelle verwenden
Bisher konnten Personen mit Bearbeitungsrechten für Anwesenheitsdaten individuelle Arbeitszeitmodelle für einzelne Mitarbeitende erstellen. In der neuen Umgebung sind dafür stattdessen Berechtigungen für die Anwesenheitskonfiguration erforderlich. Das bedeutet, dass Nutzende ohne Adminrechte, die bisher individuelle Arbeitszeitmodelle erstellt haben, dies nicht mehr eigenständig tun können.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Verwenden Sie flexible Arbeitszeitmodelle als Lösung:
- Ein Admin erstellt eine Reihe flexibler Arbeitszeitmodelle, die gängige Arbeitstag-Varianten im Unternehmen abdecken, zum Beispiel: 3 verschiedene flexible Arbeitszeitmodelle für 3, 4 und 5 Tage.
- Nutzende mit Bearbeitungsberechtigungen für Anwesenheitsdaten können diese dann nach Bedarf zuweisen und nach der Zuweisung individuelle Arbeitszeiten konfigurieren.
- Erteilen Sie Berechtigungen für die Anwesenheitskonfiguration an Nutzende, die Richtlinien für Arbeitszeitmodelle erstellen müssen. Dadurch können diese Nutzenden auch andere Anwesenheitsrichtlinien erstellen.
Wir empfehlen aus zwei Gründen, die Lösung mit flexiblen Arbeitszeitmodellen zu verwenden:
- Der Mitarbeiter, der bisher individuelle Arbeitszeitmodelle erstellt hat, behält dieselbe Berechtigungsstufe.
- Sie reduzieren die Anzahl zusätzlicher Richtlinien, die in den Einstellungen und Zuweisungsabläufen verwaltet werden müssen.
Neuen Zuweisungsablauf überprüfen
Rufen Sie die neuen Zuweisungsabläufe auf:
Speichern Sie in diesem Stadium keine Änderungen.