In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Zeiterfassungsrichtlinien in Personio erstellen. Zeiterfassungsrichtlinien legen die Regeln dafür fest, wie Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten erfassen. Sie umfassen Erfassungsmodi, Beschränkungen für Zeiteinträge und Pausenkonfiguration. Wenn Sie eine Richtlinie erstellt haben, weisen Sie sie Mitarbeitenden zu, damit deren Zeiterfassung einheitlichen Regeln folgt.

Bevor Sie beginnen

• Um Zeiterfassungsrichtlinien zu erstellen, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für Account-Konfiguration > Anwesenheiten.
• Sie müssen Ihren Mitarbeitenden auch dann eine Zeiterfassungsrichtlinie zuweisen, wenn sie ihre Arbeitszeit nicht aktiv erfassen. Das ist eine Systemanforderung, die nicht geändert werden kann. Beachten Sie unsere empfohlenen Einstellungen für dieses Szenario.
• Um die Arbeitszeit mit einem der unten beschriebenen Zeiterfassungsmodi zu erfassen, benötigen Mitarbeitende Vorschlagsberechtigungen für ihre Anwesenheitsdaten. Das bedeutet standardmäßig, dass sie ihre Zeiteinträge auch in ihrem Bereich Anwesenheiten bearbeiten können. Dies gilt für beide Widgets und kann nicht verhindert werden. Wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeitende vergangene oder zukünftige Zeiteinträge bearbeiten, wenden Sie Einschränkungen für die Zeiterfassung an.

Zeiterfassungsrichtlinie erstellen

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Anwesenheit.
2. Klicken Sie unter Richtlinien auf Zeiterfassung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Neue Zeiterfassungsrichtlinie.
4. Fügen Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Richtlinie hinzu. Wir empfehlen, einen aussagekräftigen Namen zu verwenden, an dem die Richtlinieneinstellungen leicht erkennen lassen, und eine Beschreibung mit weiteren Details hinzuzufügen. Zum Beispiel: „Arbeitsbeginn/-ende erfassen, tägliche Obergrenze 8 Stunden“.
5. Richten Sie Ihre Richtlinienregeln ein und orientieren Sie sich dabei an den Beschreibungen der einzelnen Abschnitte unten.
6. Speichern Sie die Richtlinie.

Zeiterfassungsmodi

Die Zeiterfassungsmodi legen fest, wie Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten erfassen. Sie können einen oder beide Modi aktivieren und die Standorterfassung hinzufügen, wenn Mitarbeitende Arbeitsbeginn und -ende erfassen.

Wenn Sie möchten, dass Mitarbeitende ihre Zeit nur über ein gemeinsam genutztes Gerät in Verbindung mit der Eingangs-App erfassen, machen Sie Folgendes:

1. Aktivieren Sie nur die Option Eingangs-App.
2. Erteilen Sie Mitarbeitenden anstelle der Vorschlagsberechtigungen Anzeigeberechtigungen für ihren eigenen Bereich Anwesenheiten. Auf diese Weise können sie die Arbeitszeit nicht auf anderem Wege erfassen.

Standort der Mitarbeitenden erfassen

Wenn Sie die Option Arbeitsbeginn/-ende erfassen aktivieren, können Sie auch festlegen, ob Sie dabei den Standort Ihrer Mitarbeitenden erfassen möchten. Beachten Sie Folgendes:

• Das System erfasst den Standort der Mitarbeitenden nur beim ein- und ausstempeln.
• Die Standorterfassung wird von Zeiterfassungs-Widgets im Web oder auf Mobilgeräten unterstützt. Ihre Mitarbeitenden müssen die neueste Version der mobilen App installieren, damit die Standorterfassung funktioniert.
• Die Standorterfassung von Desktops und Laptops ist in der Regel weniger genau als bei mobilen Geräten. Wenn Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeit mit einem Desktop oder Laptop erfassen, sollten Sie die Festlegung eines größeren Geofencing-Radius für Ihre Standorte in Betracht ziehen.
• Die Mitarbeitenden können entscheiden, ob sie ihren Standort teilen möchten oder nicht, und ihren Standort nach der Erfassung löschen.
• Wenn sie ihren Standort nicht teilen oder ihn danach löschen, wird dies im Stundenzettel und im Kontext des Anwesenheitsprotokoll angezeigt.
• Sie können einen Genehmigungs-Workflow erstellen für Zeiteinträge, die gegen die Standorteinstellungen verstoßen:

Für das Erfassen des Standorts der Mitarbeitenden haben Sie zwei Optionen mit unterschiedlichen Funktionen, die nachfolgend beschrieben werden:

Einschränkungen für Zeiteinträge

Einschränkungen für Zeiteinträge regeln, wann Mitarbeitende Zeiteinträge hinzufügen oder bearbeiten können. Mit diesen Einstellungen können Sie Änderungen an vergangenen, zukünftigen oder bereits genehmigten Einträgen einschränken.

Vergangene Zeiteinträge

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Mitarbeitende Zeiteinträge für vergangene Tage hinzufügen können, oder mit einer der beiden folgenden Optionen Einschränkungen einrichten:

• Die Einstellung Rückwirkendes Hinzufügen von Zeiteinträgen beschränken erlaubt Mitarbeitenden das Hinzufügen von Zeiteinträge für eine begrenzte Anzahl vergangener Tage. Wenn Sie diese Zahl auf null setzen, gilt für den Mitarbeiter Folgendes:
  • Kann nur die Zeit für den aktuellen Tag und zukünftige Tage erfassen, wenn dies zulässig ist.
  • Kann keine Nachtarbeit erfassen.
• Mit der Einstellung Einträge des Vormonats an einem bestimmten Tag sperren kann der Mitarbeiter nur bis zu einem bestimmten Tag des Folgemonats Zeiteinträge für den Vormonat hinzufügen.

Zukünftige Zeiteinträge

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Mitarbeitende Zeiteinträge für zukünftige Tage hinzufügen können oder nicht.

Genehmigte Zeiteinträge

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Mitarbeitende Zeiteinträge nach deren Genehmigung noch ändern können oder nicht.

Beachten Sie Folgendes:

• Die in den Einstellungen für vergangene und zukünftige Zeiteinträge festgelegten Einschränkungen gelten auch für das Bearbeiten genehmigter Zeiteinträge.
• Da kein Genehmigungsworkflow vorhanden ist, werden Zeiteinträge automatisch genehmigt, sobald sie eingereicht werden. In diesem Fall kann der Mitarbeiter einen automatisch genehmigten Zeiteintrag nur am selben Tag bearbeiten, an dem er ihn eingegeben hat.

Arbeits- und Pausenkonfiguration

Diese Einstellungen definieren die Obergrenzen und Regeln für die tägliche Arbeitszeit und die Pausen. Konfigurieren Sie maximale Arbeitszeiten, minimale Pausendauer, Pausenregeln und wie Personio mit längeren Pausen während Nachtschichten umgeht.

Maximale Stunden

Richten Sie ein Limit für die Anzahl der Arbeitsstunden ein, die Mitarbeitende pro Tag erfassen können. Wenn Sie die maximalen täglichen Arbeitsstunden beschränken möchten, wählen Sie eine der folgenden Optionen:

Erfassung über der Obergrenze zulassen und den Mitarbeiter warnen

Mitarbeitende:

• Erhalten eine Warnung, wenn sie mehr als das Limit erfassen.
• Können den Zeiteintrag speichern und einen Grund dafür hinzufügen.

Genehmigende Personen für Anwesenheiten sehen diese Anfragen über die Genehmigungen für die Zeiterfassung als nicht konform.

Erfassung über der Obergrenze verhindern

Mitarbeitende:

• Erhalten eine Warnung, wenn sie mehr als das Limit erfassen.
• Der Zeiteintrag kann nicht gespeichert werden.

Minimale Pausendauer

Mitarbeitende sehen eine Warnung, wenn sie eine Pause erfassen, die kürzer als die Mindestpause ist, und können den Zeiteintrag nicht speichern.

Pausenregelung

Fügen Sie bis zu zwei Pausenregelungen hinzu, um die minimal erforderliche Pausenlänge für jede festgelegte Arbeitsmenge zu definieren. Unter folgenden Umständen können Sie ein Arbeitszeitmodell, an dem Sie gerade arbeiten, nicht speichern:

• Die Länge der erforderlichen Pausen ist kürzer als die oben festgelegte Mindestpausendauer.
• Die zweite Pausenregelung widerspricht der ersten. Das heißt, die zweite Pausenregelung kann keine kürzere Pause für eine längere Arbeitsdauer oder eine längere Pause für eine kürzere Arbeitsdauer festlegen.

Wenn Sie die Pausenregelungen definiert haben, wählen Sie eine der drei unten beschriebenen Durchsetzungsaktionen aus. Diese Aktionen werden genau so getriggert, wie es in den Pausenregelungen festgelegt ist, und gelten nicht rückwirkend für bereits bestehende Zeiteinträge.

Weisen Sie die Mitarbeitenden darauf hin, wenn Pausen fehlen oder die Pausenregelungen nicht eingehalten werden.

Mitarbeitende:

• Ihnen wird eine Warnung angezeigt, wenn nicht genügend Pausenzeiten erfasst werden.
• Können den Zeiteintrag speichern und einen Grund dafür hinzufügen.

Genehmigende Personen für Anwesenheiten sehen diese Anfragen über die Genehmigungen für die Zeiterfassung als nicht konform.

Das Speichern von Zeiteinträgen sollte eingeschränkt werden, wenn Pausen fehlen oder die Pausenregelungen nicht eingehalten werden.

Mitarbeitende:

• Ihnen wird eine Warnung angezeigt, wenn nicht genügend Pausenzeiten erfasst werden.
• Der Zeiteintrag kann nicht gespeichert werden.

Fügen Sie automatisch Pausen hinzu, falls diese fehlen oder nicht den Pausenregelungen entsprechen.

Wenn Mitarbeitende nicht genügend Pausenzeiten erfassen, zieht das System die erforderliche Pause von ihrer Arbeitszeit ab, um beide Pausenregelungen einzuhalten. Wenn nicht genügend Arbeitszeit vorhanden ist, um die Pause abzuziehen, reduziert das System die Arbeitszeit, um Verstöße gegen die Pausenregelung zu vermeiden.

Das gilt für Zeiteinträge, die über den Reiter Anwesenheit, den Zeitmesser, die mobile App und die Terminals erfasst werden. Automatische Pausen gelten nicht für Zeiteinträge mit Pauseneigenschaft, die über die öffentliche API (PAPI) übermittelt werden, und für importierte Einträge.

Mitarbeitende:

• Können den Zeiteintrag speichern und das System wendet die Pausen automatisch an.
• Können den Zeiteintrag und die angewendete automatische Unterbrechung bearbeiten. Wenn dies der Fall ist, müssen die Pausenzeiten, die sie hinzufügen, den festgelegten Pausenregelungen entsprechen.

Beispiel für Pausenregelungen

Richten Sie die beiden folgenden Pausenregelungen ein und wählen Sie die Option zum automatischen Hinzufügen von Pausen aus.

1. Nach 6 Stunden Arbeit müssen die Mitarbeitenden eine 30-minütige Pause erfassen.
2. Nach 9 Stunden Arbeit müssen die Mitarbeitenden eine 45-minütige Pause erfassen.

Mitarbeiter A erfasst 8 Stunden Arbeit ohne Pause. Um die erste Regel zu erfüllen, zieht das System automatisch 30 Minuten Arbeitszeit ab und fügt die Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit hinzu.

Mitarbeiter B erfasst 7 Stunden Arbeit, 45 Minuten Pause und 3 zusätzliche Arbeitsstunden. Die manuell hinzugefügte Pause entspricht der zweiten Regel, sodass sie vom System nicht geändert wird. Damit der Zeiteintrag jedoch der ersten Regel entspricht, fügt das System der ersten Arbeitsperiode eine 30-minütige Pause hinzu.

Mitarbeiter C erfasst 6 Stunden und 15 Minuten Arbeit. Nach der ersten Regel sollte das System eine 30-minütige Pause hinzufügen, aber es gibt nicht genug Arbeitszeit dafür. So reduziert das System die Arbeitszeit stattdessen auf 6 Stunden.

Schwellenwert für Aufteilung des Arbeitstages

Diese Einstellung legt fest, wie lange eine Pause während einer Nachtschicht dauern darf, bevor das System sie als Beginn eines neuen Arbeitstages wertet. Die Standardeinstellung beträgt 4 Stunden, der zulässige Bereich liegt jedoch zwischen 2 und 14 Stunden.

So wirkt sich das auf die Zeiterfassung aus:

• Ist eine Pause kürzer als der festgelegte Schwellenwert, zählt Personio sie zum selben Arbeitstag.
• Dauert eine Pause länger als der festgelegte Schwellenwert, wertet Personio sie als neuen Arbeitstag.

Beispiele:

Für Arbeit am Tag gilt derselbe Schwellenwert. Pausen, die länger als 4 Stunden dauern, werden jedoch nicht auf der Seite Anwesenheiten angezeigt und führen nicht zum Beginn eines neuen Arbeitstages.

Empfohlene Einstellungen für Mitarbeitende, die ihre Zeit nicht erfassen

Falls Ihre Mitarbeitenden keine Zeiten erfassen müssen, empfehlen wir folgende Einstellungen:

• Zeiterfassungsrichtlinie:
  1. Deaktivieren Sie die Optionen Arbeitsbeginn/-ende erfassen und Eingangs-App.
  2. Lassen Sie die übrigen Abschnitte unverändert.
• Berechtigungen: 
  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf Mitarbeitendenrollen > Alle Mitarbeitenden > Berechtigungen.
  3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Anwesenheitsdaten und deaktivieren Sie alle Berechtigungen. Für die Rolle sollten keine Berechtigungen festgelegt sein. 

Nächster Schritt

1. Legen Sie Ihre Standard-Zeiterfassungsrichtlinie fest und weisen Sie Ihren Mitarbeitenden Zeiterfassungsrichtlinien zu.
2. Optional: Erstellen Sie Überstundenrichtlinien. Das ist nur notwendig, wenn Ihre Mitarbeitenden Überstunden erfassen.