In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Zeiterfassungsrichtlinien in Personio erstellen. Zeiterfassungsrichtlinien legen die Regeln dafür fest, wie Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten erfassen. Sie umfassen Erfassungsmodi, Beschränkungen für Zeiteinträge und Pausenkonfiguration. Wenn Sie eine Richtlinie erstellt haben, weisen Sie sie Mitarbeitenden zu, damit deren Zeiterfassung einheitlichen Regeln folgt.

Bevor Sie beginnen

• Um Zeiterfassungsrichtlinien zu erstellen, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für Account-Konfiguration > Anwesenheiten.
• Sie müssen Ihren Mitarbeitenden auch dann eine Zeiterfassungsrichtlinie zuweisen, wenn sie ihre Arbeitszeit nicht aktiv erfassen. Das ist eine Systemanforderung, die nicht geändert werden kann. Beachten Sie unsere empfohlenen Einstellungen für dieses Szenario.
• Damit Mitarbeitende ihre Arbeitszeit über die unten beschriebenen Modi erfassen können, benötigen sie Vorschlagsberechtigungen für ihre Anwesenheitsdaten. 
  • Standardmäßig können sie ihre Zeiteinträge auch im Bereich Anwesenheit bearbeiten. Sie können Einschränkungen für Zeiteinträge anwenden, um zu begrenzen, wann Mitarbeitende Einträge bearbeiten können. Sie können die Bearbeitung auf ein bestimmtes Zeitfenster oder nach Status beschränken, sodass Mitarbeitende Zeiteinträge nur bearbeiten können, bis diese genehmigt wurden. Wenn Sie möchten, dass Mitarbeitende Zeiteinträge grundsätzlich nicht bearbeiten können, deaktivieren Sie die manuelle Zeiterfassung in der entsprechenden Zeiterfassungsrichtlinie.
• Sie können die Zeiterfassungsrichtlinie zuweisen und die Anwesenheitsberechtigungen in beliebiger Reihenfolge aktivieren. Allerdings müssen beide Voraussetzungen erfüllt sein, damit ein Mitarbeiter die Arbeitszeit gemäß den Richtlinie erfassen kann.
• Eine Zeiterfassungsrichtlinie regelt, wie Mitarbeitende ihre eigene Anwesenheit erfassen. Sie berührt nicht, was Mitarbeitende in Bezug auf die Anwesenheit anderer Personen tun können. Nehmen wir beispielsweise an, Sie erstellen eine Zeiterfassungsrichtlinie, durch die die manuelle Zeiterfassung deaktiviert wird. Mitarbeitende, die unter diese Richtlinie fallen und über entsprechende Vorschlagsberechtigungen für sich selbst und seine Berichtslinie verfügen, können Folgendes tun: 
  • Sie können (nur) ihre eigene Zeit mithilfe der Live-Erfassung erfassen.
  • Sie können bei Bedarf manuell die Zeiteinträge ihrer Unterstellten korrigieren. 

Zeiterfassungsrichtlinie erstellen

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
3. Klicken Sie unter Richtlinien auf Zeiterfassung.
4. Klicken Sie oben rechts auf Neue Zeiterfassungsrichtlinie.
5. Fügen Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Richtlinie hinzu. Wir empfehlen, einen aussagekräftigen Namen zu verwenden, an dem die Richtlinieneinstellungen leicht erkennen lassen, und eine Beschreibung mit weiteren Details hinzuzufügen. Zum Beispiel: „Arbeitsbeginn/-ende erfassen, tägliche Obergrenze 8 Stunden“.
6. Richten Sie Ihre Richtlinienregeln ein und orientieren Sie sich dabei an den Beschreibungen der einzelnen Abschnitte unten.
7. Speichern Sie die Richtlinie.

Zeiterfassungsmodi

Tipp:
Wenn Sie für Ihre Mitarbeitenden nicht unsere Zeiterfassungsfunktion verwenden, können Sie beide Modi deaktiviert lassen.

Die Zeiterfassungsmodi legen fest, wie Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten erfassen. Sie können Live-Erfassung, manuelle Erfassung oder beides aktivieren. Für jeden Modus können Sie auswählen, welche Methoden zur Verfügung stehen sollen. 

Wenn Sie einen Modus aktivieren, aber keine Methode auswählen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Sie müssen mindestens eine Methode aktivieren, bevor Sie die Richtlinie speichern können. 

In der folgenden Tabelle werden die Zeiterfassungsmodi und die jeweils verfügbaren Methoden aufgeführt.

Wählen Sie für jeden Modus [Modus] zulassen für bestimmte Methoden und anschließend die Methoden aus, die Sie zur Verfügung stellen möchten.

Live-Erfassung (Arbeitsbeginn und -ende erfassen)

• Web-App: Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitsstunden mithilfe des Startseiten-Widgets „Arbeitsbeginn/-ende erfassen“.
• Mobile App: Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitsstunden mithilfe des Widgets „Arbeitsbeginn/ende erfassen“ in der mobile App.
• Eingangs-App: Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitsstunden in Echtzeit über die Eingangs-App auf gemeinsam genutzten Geräten.

Wenn Sie die Live-Erfassung für Web oder Mobilgeräte aktivieren, werden die Einstellungen für die Standorterfassung verfügbar. Wie Sie den Standort Ihrer Mitarbeitenden erfassen können, erfahren Sie weiter unten.

Manuelle Erfassung

• Web-App: Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitsstunden, indem sie Start- und Endzeiten im Reiter Anwesenheiten und auf der Startseite eingeben.
• Mobile App: Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitsstunden über die Funktion Anwesenheiten in der mobilen App.

Wenn Sie die manuelle Zeiterfassung aktivieren, werden die Einstellungen zur Einschränkung für Zeiteinträge verfügbar. Wie die Einschränkung für Zeiteinträge funktioniert, erfahren Sie weiter unten.

Standort der Mitarbeitenden erfassen

Wenn Sie die Live-Erfassung über die Web-App oder die mobile App aktivieren, können Sie auch festlegen, dass gleichzeitig mit der Arbeitszeit auch der Standort Ihrer Mitarbeitenden erfasst wird. Beachten Sie Folgendes:

• Das System erfasst den Standort der Mitarbeitenden nur beim ein- und ausstempeln.
• Die Standorterfassung wird von Zeiterfassungs-Widgets im Web oder auf Mobilgeräten unterstützt. Ihre Mitarbeitenden müssen die neueste Version der mobilen App installieren, damit die Standorterfassung funktioniert.
• Die Standorterfassung von Desktops und Laptops ist in der Regel weniger genau als bei mobilen Geräten. Wenn Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeit mit einem Desktop oder Laptop erfassen, sollten Sie die Festlegung eines größeren Geofencing-Radius für Ihre Standorte in Betracht ziehen.
• Die Mitarbeitenden können entscheiden, ob sie ihren Standort teilen möchten oder nicht, und ihren Standort nach der Erfassung löschen.
• Wenn sie ihren Standort nicht teilen oder ihn danach löschen, wird dies im Stundenzettel und im Kontext des Anwesenheitsprotokoll angezeigt.
• Sie können einen Genehmigungs-Workflow erstellen für Zeiteinträge, die gegen die Standorteinstellungen verstoßen:

Für das Erfassen des Standorts der Mitarbeitenden haben Sie zwei Optionen mit unterschiedlichen Funktionen, die nachfolgend beschrieben werden:

Einschränkungen für Zeiteinträge

Einschränkungen für Zeiteinträge regeln, wann Mitarbeitende Zeiteinträge hinzufügen oder bearbeiten können. Mit diesen Einstellungen können Sie Änderungen an vergangenen, zukünftigen oder bereits genehmigten Einträgen einschränken. Diese Einstellungen sind verfügbar, wenn Sie die manuelle Erfassung aktivieren.

Vergangene Zeiteinträge

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Mitarbeitende Zeiteinträge für vergangene Tage hinzufügen können, oder mit einer der beiden folgenden Optionen Einschränkungen einrichten:

• Die Einstellung Rückwirkendes Hinzufügen von Zeiteinträgen beschränken erlaubt Mitarbeitenden das Hinzufügen von Zeiteinträge für eine begrenzte Anzahl vergangener Tage. Wenn Sie diese Zahl auf null setzen, gilt für den Mitarbeiter Folgendes:
  • Kann nur die Zeit für den aktuellen Tag und zukünftige Tage erfassen, wenn dies zulässig ist.
  • Kann keine Nachtarbeit erfassen.
• Mit der Einstellung Einträge des Vormonats an einem bestimmten Tag sperren kann der Mitarbeiter nur bis zu einem bestimmten Tag des Folgemonats Zeiteinträge für den Vormonat hinzufügen.

Zukünftige Zeiteinträge

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Mitarbeitende Zeiteinträge für zukünftige Tage hinzufügen können oder nicht.

Genehmigte Zeiteinträge

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Mitarbeitende Zeiteinträge nach deren Genehmigung noch ändern können oder nicht.

Beachten Sie Folgendes:

• Die in den Einstellungen für vergangene und zukünftige Zeiteinträge festgelegten Einschränkungen gelten auch für das Bearbeiten genehmigter Zeiteinträge.
• Da kein Genehmigungsworkflow vorhanden ist, werden Zeiteinträge automatisch genehmigt, sobald sie eingereicht werden. In diesem Fall kann der Mitarbeitende einen automatisch genehmigten Zeiteintrag nur am selben Tag bearbeiten, an dem er ihn eingegeben hat.

Arbeits- und Pausenkonfiguration

Diese Einstellungen definieren die Obergrenzen und Regeln für die tägliche Arbeitszeit und die Pausen. Konfigurieren Sie maximale Arbeitszeiten, minimale Pausendauer, Pausenregeln und wie Personio mit längeren Pausen während Nachtschichten umgeht.

Maximale Stunden

Richten Sie ein Limit für die Anzahl der Arbeitsstunden ein, die Mitarbeitende pro Tag erfassen können. Wenn Sie die maximalen täglichen Arbeitsstunden beschränken möchten, wählen Sie eine der folgenden Optionen:

Erfassung über der Obergrenze zulassen und den Mitarbeiter warnen

Mitarbeitende:

• Erhalten eine Warnung, wenn sie mehr als das Limit erfassen.
• Können den Zeiteintrag speichern und einen Grund dafür hinzufügen.

Genehmigende Personen für Anwesenheiten sehen diese Anfragen über die Genehmigungen für die Zeiterfassung als nicht konform.

Erfassung über der Obergrenze verhindern

Mitarbeitende:

• Erhalten eine Warnung, wenn sie mehr als das Limit erfassen.
• Der Zeiteintrag kann nicht gespeichert werden.

Minimale Pausendauer

Mitarbeitende sehen eine Warnung, wenn sie eine Pause erfassen, die kürzer als die Mindestpause ist, und können den Zeiteintrag nicht speichern.

Pausenregelung

Fügen Sie bis zu zwei Pausenregelungen hinzu, um die minimal erforderliche Pausenlänge für jede festgelegte Arbeitsmenge zu definieren. Unter folgenden Umständen können Sie ein Arbeitszeitmodell, an dem Sie gerade arbeiten, nicht speichern:

• Die Länge der erforderlichen Pausen ist kürzer als die oben festgelegte Mindestpausendauer.
• Die zweite Pausenregelung widerspricht der ersten. Das heißt, die zweite Pausenregelung kann keine kürzere Pause für eine längere Arbeitsdauer oder eine längere Pause für eine kürzere Arbeitsdauer festlegen.

Wenn Sie die Pausenregelungen definiert haben, wählen Sie eine der drei unten beschriebenen Durchsetzungsaktionen aus. Diese Aktionen werden genau so getriggert, wie es in den Pausenregelungen festgelegt ist, und gelten nicht rückwirkend für bereits bestehende Zeiteinträge.

Weisen Sie die Mitarbeitenden darauf hin, wenn Pausen fehlen oder die Pausenregelungen nicht eingehalten werden.

Mitarbeitende:

• Ihnen wird eine Warnung angezeigt, wenn nicht genügend Pausenzeiten erfasst werden.
• Können den Zeiteintrag speichern und einen Grund dafür hinzufügen.

Genehmigende Personen für Anwesenheiten sehen diese Anfragen über die Genehmigungen für die Zeiterfassung als nicht konform.

Das Speichern von Zeiteinträgen sollte eingeschränkt werden, wenn Pausen fehlen oder die Pausenregelungen nicht eingehalten werden.

Mitarbeitende:

• Ihnen wird eine Warnung angezeigt, wenn nicht genügend Pausenzeiten erfasst werden.
• Der Zeiteintrag kann nicht gespeichert werden.

Fügen Sie automatisch Pausen hinzu, falls diese fehlen oder nicht den Pausenregelungen entsprechen.

Wenn Mitarbeitende nicht genügend Pausenzeiten erfassen, werden systemseitig folgende Schritte ausgeführt:

• Es werden so viele Pausen hinzugefügt wie notwendig, um beide von Ihnen festgelegten Pausenregelungen einzuhalten.
• Die Pausendauer wird von der Arbeitszeit der Mitarbeitenden abgezogen. 
  • Wenn nicht genügend Arbeitszeit vorhanden ist, um die Pause abzuziehen, reduziert das System die Arbeitszeit, um Verstöße gegen die Pausenregelung zu vermeiden.

Das gilt für Zeiteinträge, die über den Reiter Anwesenheit, den Zeitmesser, die mobile App und die Terminals erfasst werden. Automatische Pausen gelten nicht für Zeiteinträge mit Pauseneigenschaft, die über die öffentliche API (PAPI) übermittelt werden, und für importierte Einträge.

Mitarbeitende:

• Können den Zeiteintrag speichern und das System wendet die Pausen automatisch an.
• Können den Zeiteintrag und die angewendete automatische Unterbrechung bearbeiten. Wenn dies der Fall ist, müssen die Pausenzeiten, die sie hinzufügen, den festgelegten Pausenregelungen entsprechen.

Beispiel für Pausenregelungen

Richten Sie die beiden folgenden Pausenregelungen ein und wählen Sie die Option zum automatischen Hinzufügen von Pausen aus.

1. Nach 6 Stunden Arbeit müssen die Mitarbeitenden eine 30-minütige Pause erfassen.
2. Nach 9 Stunden Arbeit müssen die Mitarbeitenden eine 45-minütige Pause erfassen.

Mitarbeiter A erfasst 8 Stunden Arbeit ohne Pause. Um die erste Regel zu erfüllen, zieht das System automatisch 30 Minuten Arbeitszeit ab und fügt die Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit hinzu.

Mitarbeiter B erfasst 7 Stunden Arbeit, 45 Minuten Pause und 3 zusätzliche Arbeitsstunden. Die manuell hinzugefügte Pause entspricht der zweiten Regel, sodass sie vom System nicht geändert wird. Damit der Zeiteintrag jedoch der ersten Regel entspricht, fügt das System der ersten Arbeitsperiode eine 30-minütige Pause hinzu.

Mitarbeiter C erfasst 6 Stunden und 15 Minuten Arbeit. Nach der ersten Regel sollte das System eine 30-minütige Pause hinzufügen, aber es gibt nicht genug Arbeitszeit dafür. So reduziert das System die Arbeitszeit stattdessen auf 6 Stunden.

Schwellenwert für Aufteilung des Arbeitstages

Diese Einstellung legt fest, wie lange eine Pause während einer Nachtschicht dauern darf, bevor das System sie als Beginn eines neuen Arbeitstages wertet. Die Standardeinstellung beträgt 4 Stunden, der zulässige Bereich liegt jedoch zwischen 2 und 14 Stunden.

So wirkt sich das auf die Zeiterfassung aus:

• Ist eine Pause kürzer als der festgelegte Schwellenwert, zählt Personio sie zum selben Arbeitstag.
• Dauert eine Pause länger als der festgelegte Schwellenwert, wertet Personio sie als neuen Arbeitstag.

Beispiele:

Für Arbeit am Tag gilt derselbe Schwellenwert. Pausen, die länger als 4 Stunden dauern, werden jedoch nicht auf der Seite Anwesenheiten angezeigt und führen nicht zum Beginn eines neuen Arbeitstages.

Empfohlene Einstellungen für Mitarbeitende, die ihre Zeit nicht erfassen

• Für Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit nicht mit Personio erfassen, empfehlen wir die Konfiguration der folgenden Berechtigungen:
  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
  3. Wählen Sie die entsprechende Mitarbeitendenrolle aus. 
  4. Klicken Sie auf Berechtigungen.
  5. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Anwesenheitsdaten und deaktivieren Sie alle Berechtigungen. Für die Rolle sollten keine Berechtigungen festgelegt sein.
• Wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit nicht mit Personio erfassen, können Sie beide Erfassungsmodi in ihrer Zeiterfassung deaktivieren.
• Wenn sie ihre Arbeitszeit über eine Integration erfassen und Sie in Personio automatische Pausen anwenden möchten, können Sie in den jeweiligen Richtlinien Pausenregelungen festlegen. Sobald die Zeiteinträge in Personio eingehen, wendet das System die automatischen Pausen gemäß Ihren Einstellungen an. Bei dieser Art von Richtlinie können Sie die Erfassungsmodi deaktiviert lassen. 

Nächster Schritt

1. Legen Sie Ihre Standard-Zeiterfassungsrichtlinie fest und weisen Sie Ihren Mitarbeitenden Zeiterfassungsrichtlinien zu.
2. Optional: Erstellen Sie Überstundenrichtlinien. Das ist nur notwendig, wenn Ihre Mitarbeitenden Überstunden erfassen.