In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Überstundenrichtlinien in Personio erstellen. Überstundenrichtlinien geben die Regeln für die Berechnung und Erfassung der Überstunden Ihrer Mitarbeitenden vor. Wenn Sie eine Richtlinie erstellt haben, weisen Sie sie Mitarbeitenden zu, damit deren Überstunden einheitlich aufgezeichnet werden.
Bevor Sie beginnen
- Um Überstundenrichtlinien zu erstellen, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für Account-Konfiguration > Anwesenheiten.
- Überstundenrichtlinien müssen Sie nur dann erstellen und zuweisen, wenn Ihre Mitarbeitenden Überstunden aktiv erfassen.
- Wir empfehlen, Mitarbeitenden mit Stundenlohn keine Überstundenregelung zuzuweisen, da das System bereits jede zusätzlich geleistete Arbeitsstunde berücksichtigt.
Überstundenrichtlinie erstellen
Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie unter Richtlinien auf Überstunden.
- Klicken Sie oben rechts auf Neue Überstundenrichtlinie.
- Fügen Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Richtlinie hinzu. Wir empfehlen, einen aussagekräftigen Namen zu verwenden, an dem die Richtlinieneinstellungen leicht erkennen lassen, und eine Beschreibung mit weiteren Details hinzuzufügen. Zum Beispiel: „Tägliche Überstunden, Minusstunden abziehen“.
- Richten Sie Ihre Richtlinienregeln ein anhand der Beschreibungen unten ein.
- Speichern Sie die Richtlinie.
Übersicht über die Überstundeneinstellungen
Im folgenden Abschnitt werden die einzelnen Einstellungen für Überstundenrichtlinien und deren Auswirkungen auf die Berechnung der Überstunden beschrieben.
Überstunden berechnen
Wählen Sie aus, wie oft Überstunden abgerechnet werden sollen: täglich oder wöchentlich.
- Bei täglicher Berechnung werden Überstunden jeden Tag erfasst. Wenn für sie beispielsweise 8 Sollstunden gelten und Sie 10 Stunden arbeiten, sammeln Sie 2 Überstunden an.
- Bei wöchentlicher Berechnung werden Überstunden über die gesamte Woche hinweg gezählt, sodass längere Arbeitstage durch kürzere ausgeglichen werden können. Wenn für Sie beispielsweise 40 Sollstunden pro Woche gelten und Sie an fünf Tagen mit jeweils unterschiedlicher Arbeitszeit insgesamt genau 40 Stunden arbeiten, werden keine Überstunden angerechnet.
Minusstunden
Aktivieren Sie die Option Minusstunden erfassen, wenn jemand weniger Stunden als erwartet arbeitet nur dann, wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit aktiv erfassen, da das System sofort mit der Erfassung der Minusstunden beginnt.
Wenn Sie diese Option aktivieren, gilt Folgendes:
- Wenn ein Mitarbeiter an einem Arbeitstag weniger Stunden als geplant erfasst, erstellt das System einen Minusbetrag für den Fehlbetrag und zieht ihn von seinem Überstundenkonto ab.
- Mitarbeitende können einen Tag mit 0 Stunden im Bereich Anwesenheiten erfassen.
- Die unten beschriebene Einstellung An Tagen ohne erfasste Zeit automatisch volle Minusstunden aufzeichnen wird verfügbar.
An Tagen ohne erfasste Zeit automatisch volle Minusstunden aufzeichnen
Diese Einstellung ist nur verfügbar, nachdem die Option Minusstunden erfassen, wenn jemand weniger Stunden als erwartet arbeitet aktiviert wurde und Überstunden täglich berechnet werden.
Wenn Sie diese Option aktivieren und ein Mitarbeiter an einem Arbeitstag überhaupt keine Stunden erfasst, erstellt das System einen Minusstundeneintrag für die gesamte Menge und zieht sie vom Überstundenkonto des Mitarbeiters ab.
Beachten Sie Folgendes:
- Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Ihre Mitarbeitenden aktiv Zeit erfassen, da das System sofort mit der Erfassung von Minusstunden beginnt.
- Damit die Abwesenheit von Mitarbeitenden nicht als Minusstunden berechnet wird, aktivieren Sie die Einstellung Sollstunden reduzieren und jede während Abwesenheiten erfasste Zeit als Überstunden zählen? für die jeweiligen Abwesenheitsarten.
Obergrenze für Überstundenkonten
Wenn Sie die Option Grenze für das gesamte Überstundenkonto hinzufügen aktivieren, geschieht Folgendes:
- Das System benachrichtigt Mitarbeitende, wenn sich die Stundenzahl auf ihrem Überstundenkonto der festgelegten Obergrenze nähert.
- Sie können schnell erkennen, welche Mitarbeitenden sich ihrem Überstundenlimit nähern oder es überschreiten. Gehen Sie zur Personalliste und fügen Sie die Spalte Überstundenkonto hinzu.
Monatlich abgegoltene Überstunden
Definieren Sie die Anzahl der Überstunden, die bereits durch die monatliche Vergütung abgedeckt sind. Beachten Sie Folgendes:
- Das System fügt die monatlich abgegoltenen Überstunden zu Beginn jedes Monats hinzu.
- Überstunden werden erst dann vergütet, wenn Mitarbeitende diese Anzahl an Überstunden erreicht haben.
- Wenn ein Mitarbeiter den Monat mit Minusstunden beginnt, werden die Minusstunden zunächst durch die abgegoltenen Überstunden ausgeglichen. Dann beträgt der Kontostand wieder null. Das heißt: Überstunden werden zuerst mit den abgegoltenen Überstunden und erst danach mit den Minusstunden verrechnet.
- Wenn Sie möchten, dass das System stattdessen zuerst den Minusbetrag ausgleicht, können sich Kontoinhabende an den Kundensupport wenden.