Wenn Ihr Unternehmen Richtlinien zur Datenspeicherung für Dokumente eingerichtet hat, benachrichtigt Personio automatisch Admins per Inbox über zu prüfende Dokumente. Admins können jedes Dokument löschen oder aufbewahren. Während der Überprüfung müssen Admins alle Dokumente auswählen, die sie löschen möchten.
Bevor Sie beginnen
- Wenn Sie Richtlinien zur Datenspeicherung erstellen und ausführen, führt Personio sie automatisch alle 28 Tage aus.
- Wenn Sie eine Ausführung überspringen, löscht Personio keine Dokumente. Um Dokumente später zu löschen, müssen Sie die Richtlinie erneut ausführen und die zulässigen Dokumente überprüfen.
- Während einer Überprüfung müssen Sie alle Dokumente auswählen, die Sie löschen möchten. Nach Bestätigung des Löschens bewahrt Personio alle Dokumente auf, die Sie nicht ausgewählt haben.
- Sie können gelöschte Dokumente 30 Tage lang wiederherstellen. Um Dokumente wiederherzustellen, wenden Sie sich an Personio.
- Das Aktivitätsprotokoll speichert nicht die zum Zeitpunkt des Löschens verwendeten Richtlinieneinstellungen. Wenn Sie einen eindeutigen Prüfpfad benötigen, erstellen Sie eine neue Richtlinie, anstatt eine vorhandene zu bearbeiten.
Zum Löschen vorgesehene Dokumente anzeigen
Sie können Dokumente, die gelöscht werden können, auf zwei Arten anzeigen:
- Öffnen Sie die Inbox-Benachrichtigung, nachdem Personio automatisch eine Richtlinie zur Datenspeicherung ausführt und berechtigte Dokumente ermittelt.
- Führen Sie eine Richtlinie während des 28-tägigen Zyklus jederzeit manuell aus.
Zum Löschen vorgesehene Dokumente überprüfen
- Öffnen Sie Ihre Inbox und wählen Sie die Benachrichtigung für die Ergebnisse der Richtlinie aus.
- Klicken Sie auf Überprüfen.
- Wenn Sie keine Dokumente löschen möchten, überspringen Sie die Ausführung. Um Dokumente zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den einzelnen Dokumenten, die Sie löschen möchten. Klicken Sie auf Löschen.
- Bestätigen Sie die Löschung.
Sobald das Löschen abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Inbox-Benachrichtigung. Nicht zum Löschen ausgewählte Dokumente werden beim nächsten Ausführen der Richtlinie wieder angezeigt.
Eine Richtlinie zur Datenspeicherung manuell ausführen
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Daten-Governance auf Datenspeicherung.
- Wählen Sie die Richtlinie aus, die Sie ausführen möchten, und klicken Sie dann auf Richtlinie ausführen.
- Entscheiden Sie, welche Dokumente Sie löschen möchten:
- Um keine relevanten Dokumente zu löschen, klicken Sie auf Ausführung überspringen.
- Wählen Sie bestimmte Dokumente aus, die gelöscht werden sollen, indem Sie das Kontrollkästchen neben jedem relevanten Dokument aktivieren.
- Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie die Löschung.
Das Löschen von relevanten Dokumenten überspringen
Wenn Sie keine relevanten Dokumente löschen möchten, klicken Sie auf Ausführung überspringen. Personio bewahrt alle Dokumente auf.
- Die Dokumente können weiterhin gelöscht werden.
- Personio benachrichtigt Admins alle 28 Tage erneut.
Um wiederholte Benachrichtigungen für Dokumente zu deaktivieren, die Sie behalten möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Aktualisieren Sie die Richtlinie, um bestimmte Dokumentenkategorien oder Personen auszuschließen.
- Nehmen Sie bestimmte Mitarbeitende von einer Richtlinie oder von allen Richtlinien aus.
- Setzen Sie den 28-Tage-Zeitplan vorübergehend aus, indem Sie ihn in einen Entwurf ändern.
Aktivitäten für Richtlinien zur Datenspeicherung anzeigen
Admins können ein Protokoll der Richtlinienaktivitäten einsehen, das unter anderem angibt, wann Richtlinien ausgeführt wurden, wer sie ausgeführt hat und welche Aktionen ergriffen wurden. Gehen Sie zur Anzeige der Aktivitäten folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Daten-Governance auf Datenspeicherung.
- Klicken Sie auf den Reiter Aktivität.
- Überprüfen Sie die Details für jede Richtlinie (z. B.: Keine Dokumente gefunden, Anzahl der gelöschten Dokumente, Überprüfung übersprungen).
Um mehr über gelöschte Dokumente zu erfahren, greifen Sie auf die Details auf dem Reiter Aktivität zu, um das Audit-Protokoll von Personio zu durchsuchen (z. B. nach dem Benutzer, der die Richtlinie ausgeführt hat, und dem Zeitraum), und überprüfen Sie die entsprechenden Löscheinträge.
Eine Richtlinie zur Datenspeicherung überprüfen
Um die Details, Regeln und Personen einer Richtlinie zur Datenspeicherung zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Daten-Governance auf Datenspeicherung.
- Wählen Sie die Richtlinie aus, die Sie überprüfen möchten.
- Klicken Sie auf den Reiter Übersicht.