In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den DLS-Export Ihres bisherigen Entgeltabrechners für die Implementierung von Personio Payroll nutzen können, um einen erfolgreichen Systemwechsel zu gewährleisten.
Was ist der DLS-Import?
Die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) ist ein standardisiertes deutsches Exportformat für Entgeltdaten. Diese Daten können anschließend in ein kompatibles System übertragen werden. In der Personio Payroll Implementierung dienen die Daten als Grundlage für einen reibungslosen Systemwechsel.
Hinweis
Über die DLS-Datei können Sie keine Vortragswerte importieren. Nutzen Sie dafür YTD-Import.
Was wird mit dem DLS-Import übertragen?
Der DLS-Import überträgt historische Mitarbeitendendaten aus dem System des Vorabrechners. Dabei handelt es sich um Daten, die Sie in Personio Payroll benötigen, um die Entgeltabrechnung korrekt durchführen zu können. Dazu gehören unter anderem:
- Stammdaten der rechtlichen Einheiten (z. B. Betriebsnummern, Steuerinformationen)
- Mitarbeitendendaten (z. B. Steuerklasse, Sozialversicherungsdaten und Beschäftigungsart)
- Lohnarten und Vergütungen
Was ist der Unterschied zum Year-to-Date-Import (YTD)?
Der DLS-Import und der YTD-Import dienen unterschiedlichen Zwecken und sollen einander ergänzen:
| DLS-Import | YTD-Import | |
| Was wird übertragen? | Stammdaten der Mitarbeitenden | kumulierte Abrechnungswerte des laufenden bzw. vergangenen Jahres (Vortragswerte) |
| Wofür wird es benötigt? | Korrekter Import der Mitarbeitendendaten in Personio Payroll | korrekte steuer- und sozialversicherungsrechtliche Berechnung der Jahreswerte |
| Wann wird der Import durchgeführt? | Während der Implementierung | unmittelbar vor Freigabe des ersten Live-Monats |
| typisches Format | DLS-Exportdatei (.zip, .csv) | Vorlagendatei von Personio |
Für weitere Informationen zum YTD-Import lesen Sie unseren Artikel zum Thema.
Anforderung des DLS-Export
Den DLS-Export beim Vorabrechner anfordern
Viele Entgeltabrechner, die das DLS-Format unterstützen, bieten die Exportfunktion direkt in ihrer Software oder auf Anfrage an. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Wenden Sie sich direkt an Ihren bisherigen Entgeltabrechner oder Steuerberater und fragen Sie nach einem DLS-Export für den relevanten Zeitraum.
- Stellen Sie sicher, dass der Export alle relevanten Daten enthält (Mitarbeiterstammdaten, Lohnarten, Abrechnungsperioden)
- Stellen Sie sicher, dass Ihnen, falls benötigt, das Passwort zur Verfügung steht.
Hinweis:
Beachten Sie, dass einige Anbieter für die Erstellung des Exports Gebühren verlangen. Prüfen Sie zudem frühzeitig, ob Ihr Vorabrechner die DLS-Datei anbietet. Sollte dies nicht der Fall sein, kann unser Payroll Implementation Team alternative Wege zum Import der Mitarbeitendendaten mit Ihnen besprechen.
Besonderheit: Die DATEV DLS-Datei vorbereiten
DLS-Export in DATEV durchführen
Sie können den DLS-Export bei Ihrem DATEV-Lohnabrechner anfragen. Eine Anleitung zur Erstellung des Exports finden Sie im Folgenden.
| DATEV LODAS | Um den DLS-Export für DATEV LODAS zu erhalten, rufen Sie eine Lohn-Archiv-DVD ab. Genauere Informationen zum Vorgehen erhalten Sie im DATEV Hilfe-Center in der entsprechenden Video-Anleitung und in diesem Artikel |
| DATEV Lohn und Gehalt |
Den DLS-Export aus Lohn und Gehalt können Sie direkt aus der Anwendung exportieren. Folgen Sie dabei den in diesem Artikel im DATEV Hilfe-Center angegebenen Schritten. Achten Sie darauf:
|
Die DLS-Datei entschlüsseln
DATEV DLS-Exportdateien sind passwortgeschützt und müssen vor dem Hochladen in Personio entschlüsselt werden. Nutzen Sie dazu das im DLS-Exportpaket enthaltene Tool ArchivDecryptNet:
- Die Datei ArchivDecryptNet ist im DLS-Exportpaket von DATEV enthalten. Rufen Sie sie über das Stammverzeichnis auf und stellen Sie sicher, dass sich die Datei im Ordner befindet.
- Doppelklicken Sie auf ArchivDecryptNet, um das Entschlüsselungstool zu öffnen.
- Geben Sie folgende Informationen ein:
- Zielverzeichnis: Wählen Sie das Zielverzeichnis für die entschlüsselten Importdateien aus.
- Passwort: Geben Sie das Passwort ein, das Ihnen von DATEV beim DLS-Export bereitgestellt wurde. Falls Sie das Passwort nicht haben, wenden Sie sich bitte an Ihren DATEV-Ansprechpartner.
- Klicken Sie OK, um den Entschlüsselungsvorgang zu starten.
- Komprimieren Sie alle Dateien in eine .zip‑Datei, um sie in Personio hochzuladen.
Weitere Informationen zum Entschlüsselungsprozess finden Sie im DATEV Hilfe-Center.
Entschlüsselungsprobleme lösen
| Problem | Lösung |
| Datei nicht gefunden |
Wenn beim Ausführen von ArchivDecryptNet die Meldung „Datei nicht gefunden“ erscheint, stellen Sie sicher, dass:
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| Ungültiges Passwort | Prüfen Sie, ob Sie das korrekte Passwort verwenden. Wenden Sie sich an Ihren DATEV-Ansprechpartner, falls Sie das Passwort wiederherstellen müssen. |
| Tool öffnet sich nicht | Starten Sie ArchivDecryptNet per Rechtsklick als Administrator und stellen Sie sicher, dass Ihre Antivirensoftware die Anwendung nicht blockiert. |
DLS-Datei in Personio hochladen
Hochladen der DLS-Datei
Sobald Ihre DLS‑Datei bereitsteht, können Sie die Datei in Personio wie folgt hochladen:
- Navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung und öffnen Sie das Onboarding-Portal. Achten Sie darauf, dass Sie die richtige Gesellschaft ausgewählt haben.
- Suchen Sie unter To-dos einrichten den Punkt DLS-Datei importieren.
- Wählen Sie die Software, die bisher für Ihre Entgeltabrechnung genutzt wurde, und klicken Sie auf DLS-Datei ist vorhanden.
- Laden Sie die DLS-Datei hoch. Achten Sie dabei darauf, dass es sich dabei zwingend um ein .zip-Format handeln muss.
- Prüfen Sie die extrahierten Daten für Gesellschaft, Beschäftigungsbetrieb und Mitarbeitende und klicken Sie auf Weiter.
- Bestätigen Sie den Hinweis und klicken Sie abschließend auf Importieren.
Nach dem Upload verarbeitet Personio Payroll die Daten automatisch. Achten Sie darauf, dass bereits vorhandene Werte durch die Informationen aus der DLS-Datei ersetzt werden.
Hinweis:
Personio erkennt passwortgeschützte und verschlüsselte DLS-Dateien automatisch und weist Sie gegebenenfalls auf notwendige Entschlüsselungsschritte hin.
FAQ
Was passiert, wenn mein Vorabrechner keinen DLS-Export anbietet?
In diesem Fall wird Ihnen eine Excel-Importvorlage bereitgestellt, mit der Sie die Mitarbeitendendaten manuell erfassen können. Sprechen Sie ihren zuständigen Implementation Specialist frühzeitig darauf an, damit genügend Zeit für die manuelle Datenpflege eingeplant werden kann.
Welche Dateiformate werden beim Upload unterstützt?
Personio unterstützt die Formate CSV, TSV, XLS und ZIP. Für DATEV-Exporte empfehlen wir das Hochladen als ZIP-Datei, da diese die vollständige Ordnerstruktur des Exports enthält und am besten verarbeitet werden kann.
Was passiert, wenn Mitarbeitende nicht abgeglichen werden konnten?
Der Mitarbeiterabgleich erfolgt über den Namen. Wenn die Schreibweise im DLS-Export von der in Personio abweicht (z. B. durch abweichende Sonderzeichen oder abgekürzte Vornamen), werden diese Mitarbeitenden als „nicht zugeordnet“ markiert.
Kann ich mehrere DLS-Dateien auf einmal hochladen?
Nein, es kann jeweils nur meine DLS-Datei auf einmal hochgeladen werden. Wenn Sie mehrere Dateien haben, laden Sie diese nacheinander hoch. Achten Sie dabei immer auf die Wahl der richtigen Gesellschaft.
Was mache ich, wenn der Zeitraum der DLS-Datei nicht zum Parallelzeitraum passt?
Wenn Personio erkennt, dass der Zeitraum der hochgeladenen DLS-Datei nicht mit dem für die Parallelphase vorgesehenen Zeitraum übereinstimmt, erhalten Sie einen Hinweis. Sie können dann selbst entscheiden, ob Sie den Import trotzdem fortführen möchten.
Ich habe das Passwort für meinen DATEV-Export nicht – was kann ich tun?
Das Passwort für den DATEV DLS-Export wird von DATEV beim Erstellen des Exports bereitgestellt. Wenn Sie das Passwort nicht mehr haben, wenden Sie sich direkt an Ihren DATEV-Ansprechpartner oder Steuerberater. Personio kann das Passwort nicht wiederherstellen.
Was ist, wenn nach dem DLS-Import noch Daten fehlen?
Nach dem Import zeigt Personio unter dem Onboarding-To-do Mitarbeitendendaten prüfen und vervollständigen eine Zusammenfassung, welche Felder erfolgreich importiert wurden und welche noch fehlen. Für fehlende Werte können Sie eine vorbefüllte Excel-Datei direkt aus Personio herunterladen und die Lücken manuell ergänzen.