Dieser Artikel erklärt, was historische Mitarbeitendendaten sind, welche Folgen verspätete Daten haben und wie Sie diese mittels DLS‑Datei oder Excel‑Vorlage in Personio Payroll importieren.

Was sind historische Mitarbeitendendaten?

Historische Mitarbeitendendaten umfassen rückwirkende Stammdaten und Attribute Ihrer Mitarbeitenden aus der Zeit vor dem Wechsel zu Personio Payroll. Dazu gehören unter anderem:

• Steuerklasse, Kinderfreibetrag und Kirchenzugehörigkeit
• Personen- und Beitragsgruppenschlüssel
• Informationen zur Krankenversicherung 
• Steuerliche Frei- und Hinzurechnungsbeträge

Bei einem unterjährigen Wechsel zu Personio Payroll, entsteht für die vorangegangenen Monate des Kalenderjahres eine Datenlücke. Anders als Vortragswerte (Year-to-date), welche die kumulierten Jahressummen enthalten, beschreiben die historischen Daten den Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses für jeden einzelnen Monat des Kalenderjahres. 

Da beispielsweise Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteuerjahresausgleich und DEÜV-Jahresmeldungen auf dem vollständigen Kalenderjahr aufbauen, müssen die historischen Daten für die vergangenen Monate vollständig bereitgestellt werden.

Was wird mit dem Import der historischen Mitarbeitendendaten übertragen?

Der Import überträgt folgende Daten aus dem System Ihres bisherigen Entgeltabrechners:

• Stammdaten der rechtlichen Einheiten (z. B. Betriebsnummer, Steuerinformationen)
• Mitarbeitendenstammdaten (z. B. Steuerklasse, Sozialversicherungsdaten und Beschäftigungsart)
• historische Attributänderungen (z. B. Steuerklassenwechsel innerhalb eines Kalenderjahres)

Hinweis
Mit dem Import der historischen Mitarbeitendendaten können Sie keine Vortragswerte importieren. Nutzen Sie dafür YTD-Import. 

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass für den Import der historischen Mitarbeitendendaten die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind: 

• Sie besitzen Adminrechte in Personio Payroll
• Sie befinden sich zum aktuellen Zeitpunkt im Implementierungsprozess von Personio Payroll
• Sie haben Zugriff auf Lohnkonten und Abrechnungsunterlagen Ihres bisherigen Entgeltabrechners

Möglichkeiten zum Import von historischen Mitarbeitendendaten

Personio Payroll bietet aktuell zwei Möglichkeiten, historische Mitarbeitendendaten in Personio Payroll zu importieren: 

1. DLS-Datei: Dies ist der empfohlene Weg, wenn Ihr bisheriger Abrechner das Format unterstützt.
2. Excel-Vorlage: Sollte keine DLS-Datei zur Verfügung stehen, können Sie die von Personio Payroll bereitgestellte Importdatei nutzen. 

Was ist der Unterschied zum Year-to-Date-Import (YTD)?

Der DLS-Import und der YTD-Import dienen unterschiedlichen Zwecken und sollen einander ergänzen: 

Für weitere Informationen zum YTD-Import lesen Sie unseren Artikel zum Thema.

Validierung der historischen Mitarbeitendendaten 

Hinweis
Diese Funktion wird zum aktuellen Zeitpunkt schrittweise allen Kunden zur Verfügung gestellt. Sollten Sie noch keinen Zugriff auf diese Funktion haben, wird sie in Kürze für Sie freigeschaltet.

Personio prüft die importierten historischen Mitarbeitendendaten auf fachliche Korrektheit. Die Validierung erfolgt dabei auf zwei Ebenen:

1. Synchrone Prüfung: Fehler werden unmittelbar erkannt. Hierbei handelt es sich beispielsweise um falsche SV-Nummern, ungültige Steueridentifikationsnummern oder unzulässige Kombinationen aus Steuerklasse und Faktor. 
2. Asynchrone Prüfung: Hierbei wird eine umfassende fachliche Validierung gegen alle steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben durchgeführt, einschließlich der Prüfung, ob Attributänderungen negative Auswirkungen auf zukünftige Perioden haben

Fehlermeldungen enthalten klare Hinweise, welche Daten korrigiert werden müssen und wo der Wert in Ihrer Quelldokumentation zu finden ist. Fehler aus mehreren Perioden werden in einer einheitlichen Übersicht erfasst.. 

Folgen von fehlenden oder falschen historischen Mitarbeitendendaten

Lohnsteuerjahresausgleich

Der Lohnsteuerjahresausgleich (LStJA) vergleicht die über das Jahr einbehaltene Lohnsteuer mit der tatsächlich geschuldeten Jahressteuerschuld und erstattet eine eventuell daraus entstandene Differenz. Dies setzt voraus, dass die Lohndaten des gesamten Kalenderjahres vorliegen. 

Fehlen die vorangegangenen Monate bis zu Ihrem Wechsel zu Personio Payroll, kann das System weder prüfen, ob ein Lohnsteuerjahresausgleich zulässig ist, noch ihn korrekt berechnen. Er entfällt in diesem Fall vollständig oder wird fehlerhaft erstellt.

Hinweis
Ein nicht durchgeführter Lohnsteuerjahresausgleich lässt sich nachträglich nicht korrigieren. Werden die benötigten Daten nicht rechtzeitig bereitgestellt, entfällt der Lohnsteuerjahresausgleich für das betroffene Jahr. 

Lohnsteuerbescheinigung

Die Lohnsteuerbescheinigung (LStB) weist die Jahressummen für das vollständige Kalenderjahr aus, unabhängig davon, ab wann Personio Payroll die Abrechnung übernommen hat. Arbeitgebende müssen diese bis spätestens Ende Februar des Folgejahres elektronisch an das zuständige Finanzamt übermitteln.

Bei fehlenden historischen Daten für die Monate vor dem Wechsel, bescheinigt Personio Payroll nur den Zeitraum ab dem Wechsel. Eine anschließende Korrektur nach der Übermittlung an das Finanzamt ist eingeschränkt und mit einem erheblichen Aufwand verbunden.

Hinweis
Fehlerhafte Lohnsteuerbescheinigungen können bei Mitarbeitenden zu falschen Steuerbescheiden führen und erfordern aufwendige Nachmeldungen.

Bereitstellung nach der ersten Abrechnung

Sollten Sie die historischen Mitarbeitendendaten erst nach der ersten Abrechnung bereitstellen, hat das direkte Auswirkungen auf Ihre Entgeltabrechnung: 

• Die entsprechenden Abrechnungen werden neu berechnet und erzeugen sichtbare Rückrechnungen für Ihre Mitarbeitenden.
• Bereits an Behörden übermittelte Meldungen müssen gegebenenfalls korrigiert werden 

Stellen Sie daher sicher, dass alle notwendigen Daten bereits vor Freigabe der ersten Abrechnung in Personio importiert wurden.

Mitarbeitendendaten mittels DLS-Datei in Personio Payroll übertragen

Allgemeines

Die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) ist ein standardisiertes deutsches Exportformat für Entgeltdaten. Diese Daten können anschließend in ein kompatibles System übertragen werden. In der Personio-Payroll Implementierung dienen die Daten als Grundlage für einen reibungslosen Systemwechsel.

Hinweis
Über die DLS-Datei können Sie keine Vortragswerte importieren. Nutzen Sie dafür YTD-Import. 

Was wird mit dem DLS-Import übertragen?

Der DLS-Import überträgt historische Mitarbeitendendaten aus dem System des Vorabrechners. Dabei handelt es sich um Daten, die Sie in Personio Payroll benötigen, um die Entgeltabrechnung korrekt durchführen zu können. Dazu gehören unter anderem: 

• Stammdaten der rechtlichen Einheiten (z. B. Betriebsnummern, Steuerinformationen)
• Mitarbeitendendaten (z. B. Steuerklasse, Sozialversicherungsdaten und Beschäftigungsart)
• Lohnarten und Vergütungen

Anforderung des DLS-Export

Viele Entgeltabrechner, die das DLS-Format unterstützen, bieten die Exportfunktion direkt in ihrer Software oder auf Anfrage an. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 

1. Wenden Sie sich direkt an Ihren bisherigen Entgeltabrechner oder Steuerberater und fragen Sie nach einem DLS-Export für den relevanten Zeitraum.
2. Stellen Sie sicher, dass der Export alle relevanten Daten enthält (Mitarbeiterstammdaten, Lohnarten, Abrechnungsperioden)
3. Stellen Sie sicher, dass Ihnen, falls benötigt, das Passwort zur Verfügung steht.

Hinweis:
Beachten Sie, dass einige Anbieter für die Erstellung des Exports Gebühren verlangen. Prüfen Sie zudem frühzeitig, ob Ihr Vorabrechner die DLS-Datei anbietet. Sollte dies nicht der Fall sein, kann unser Payroll Implementation-Team alternative Wege zum Import der Mitarbeitendendaten mit Ihnen besprechen.

Besonderheit: Die DATEV-DLS‑Datei vorbereiten

DLS-Export in DATEV durchführen

Sie können den DLS-Export bei Ihrem DATEV-Lohnabrechner anfragen. Eine Anleitung zur Erstellung des Exports finden Sie im Folgenden.

Die DLS-Datei entschlüsseln

DATEV-DLS-Exportdateien sind passwortgeschützt und müssen vor dem Hochladen in Personio entschlüsselt werden. Nutzen Sie dazu das im DLS-Exportpaket enthaltene Tool ArchivDecryptNet:

1. Die Datei ArchivDecryptNet ist im DLS-Exportpaket von DATEV enthalten. Rufen Sie sie über das Stammverzeichnis auf und stellen Sie sicher, dass sich die Datei im Ordner befindet.
   
2. Doppelklicken Sie auf ArchivDecryptNet, um das Entschlüsselungstool zu öffnen.
   
3. Geben Sie folgende Informationen ein:
   • Zielverzeichnis: Wählen Sie das Zielverzeichnis für die entschlüsselten Importdateien aus.
   • Passwort: Geben Sie das Passwort ein, das Ihnen von DATEV beim DLS-Export bereitgestellt wurde. Falls Sie das Passwort nicht haben, wenden Sie sich bitte an Ihren DATEV-Ansprechpartner.
4. Klicken Sie OK, um den Entschlüsselungsvorgang zu starten.
5. Komprimieren Sie alle Dateien in eine .zip‑Datei, um sie in Personio hochzuladen.

Weitere Informationen zum Entschlüsselungsprozess finden Sie im DATEV-Hilfe-Center.

Entschlüsselungsprobleme lösen

DLS-Datei in Personio hochladen

Sobald Ihre DLS‑Datei bereitsteht, können Sie die Datei in Personio wie folgt hochladen: 

1. Navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung und öffnen Sie das Onboarding-Portal. Achten Sie darauf, dass Sie die richtige Gesellschaft ausgewählt haben.
2. Suchen Sie unter To-dos einrichten den Punkt DLS-Datei importieren. 
3. Wählen Sie die Software, die bisher für Ihre Entgeltabrechnung genutzt wurde, und klicken Sie auf DLS-Datei ist vorhanden.
4. Laden Sie die DLS-Datei hoch. Achten Sie dabei darauf, dass es sich dabei zwingend um ein .zip-Format handeln muss.  
5. Prüfen Sie die extrahierten Daten für Gesellschaft, Beschäftigungsbetrieb und Mitarbeitende und klicken Sie auf Weiter. 
6. Bestätigen Sie den Hinweis und klicken Sie abschließend auf Importieren. 

Nach dem Upload verarbeitet Personio Payroll die Daten automatisch. Achten Sie darauf, dass bereits vorhandene Werte durch die Informationen aus der DLS-Datei ersetzt werden. 

Hinweis:
Personio erkennt passwortgeschützte und verschlüsselte DLS-Dateien automatisch und weist Sie gegebenenfalls auf notwendige Entschlüsselungsschritte hin. 

Historische Mitarbeitendendaten mittels Excel-Vorlage importieren 

Allgemeines

Im Falle, dass Ihr Vorabrechner keinen DLS-Export anbietet, stellt Ihnen Personio eine Excel-Importvorlage zur Verfügung. Füllen Sie diese mit den historischen Mitarbeitendendaten aus und stellen Sie die Datei zum vereinbarten Zeitpunkt zur Verfügu

Hinweis:
Sollten anschließend an den Import noch Daten fehlen, finden Sie im Bereich Lohnbuchhaltung unter dem Onboarding-To-do Mitarbeitendendaten prüfen und vervollständigen eine Liste zur Vervollständigung. Sie können eine vorbefüllte Excel-Datei herunterladen und die Informationen ergänzen. 

Datei herunterladen 

Um die Importdatei für die historischen Mitarbeitendendaten herunterzuladen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Einrichtung der Lohnbuchhaltung.
2. Klicken Sie auf Abrechnungsdaten vervollständigen.
3. Laden Sie die Datei unter Ihre Vorlage abrufen herunter.
4. Hinterlegen Sie die fehlenden Informationen

Datei importieren 

Um die Importdatei für die historischen Mitarbeitendendaten in Personio hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Einrichtung der Lohnbuchhaltung.
2. Klicken Sie auf Abrechnungsdaten vervollständigen.
3. Laden Sie Ihre Datei unter Datei hier ablegen hoch. 
4. Klicken Sie auf Daten importieren.

Personio Payroll weist Sie darauf hin, sollte Daten fehlerhaft oder unvollständig sein. Sie können jederzeit nur die gültigen Informationen importieren und zu einem späteren Zeitpunkt ergänzen.

FAQ

Muss ich zwingend eine DLS-Datei verwenden?

Nein. Sollte Ihr bisheriger Abrechner keinen DLS-Export anbieten, stellt Ihnen Personio Payroll eine Excel-Importvorlage zur Verfügung. Sprechen Sie Ihren zuständigen Implementation Specialist frühzeitig darauf an, damit genügend Zeit für die Datenpflege eingeplant werden kann. 

Was ist der Unterschied zwischen historischen Mitarbeitendendaten und Vortragswerten?

Bei den historischen Mitarbeitendendaten handelt sich um Stammdaten und Attribute der Mitarbeitenden, wie beispielsweise Steuerklasse, Sozialversicherungsdaten und Beschäftigungsart. Die Vortragswerte sind kumulierte Abrechnungswerte des laufenden oder gegebenenfalls vorangegangenen Kalenderjahres. Beide Importe ergänzen sich und werden gemeinsam für eine korrekte Abrechnung benötigt. 

Was passiert, wenn mein Vorabrechner keinen DLS-Export anbietet?

In diesem Fall wird Ihnen eine Excel-Importvorlage bereitgestellt, mit der Sie die Mitarbeitendendaten manuell erfassen können. Sprechen Sie ihren zuständigen Implementation Specialist frühzeitig darauf an, damit genügend Zeit für die manuelle Datenpflege eingeplant werden kann. 

Welche Dateiformate werden beim Upload unterstützt?

Personio unterstützt die Formate CSV, TSV, XLS und ZIP. Für DATEV-Exporte empfehlen wir das Hochladen als ZIP-Datei, da diese die vollständige Ordnerstruktur des Exports enthält und am besten verarbeitet werden kann.

Was passiert, wenn Mitarbeitende nicht abgeglichen werden konnten?

Der Mitarbeiterabgleich erfolgt über den Namen. Wenn die Schreibweise im DLS-Export von der in Personio abweicht (z. B. durch abweichende Sonderzeichen oder abgekürzte Vornamen), werden diese Mitarbeitenden als „nicht zugeordnet“ markiert. Prüfen und korrigieren Sie diese manuell.

Kann ich mehrere DLS-Dateien auf einmal hochladen?

Nein, es kann jeweils nur eine DLS-Datei auf einmal hochgeladen werden. Wenn Sie mehrere Dateien haben, laden Sie diese nacheinander hoch. Achten Sie dabei immer auf die Wahl der richtigen Gesellschaft.

Was mache ich, wenn der Zeitraum der DLS-Datei nicht zum Parallelzeitraum passt?

Wenn Personio erkennt, dass der Zeitraum der hochgeladenen DLS-Datei nicht mit dem für die Parallelphase vorgesehenen Zeitraum übereinstimmt, erhalten Sie einen Hinweis. Sie können dann selbst entscheiden, ob Sie den Import trotzdem fortführen möchten. 

Ich habe das Passwort für meinen DATEV-Export nicht – was kann ich tun?

Das Passwort für den DATEV DLS-Export wird von DATEV beim Erstellen des Exports bereitgestellt. Wenn Sie das Passwort nicht mehr haben, wenden Sie sich direkt an Ihren DATEV-Ansprechpartner oder Steuerberater. Personio kann das Passwort nicht wiederherstellen.

Was ist, wenn nach dem DLS-Import noch Daten fehlen?

Nach dem Import zeigt Personio unter dem Onboarding-To-do Mitarbeitendendaten prüfen und vervollständigen eine Zusammenfassung, welche Felder erfolgreich importiert wurden und welche noch fehlen. Für fehlende Werte können Sie eine vorbefüllte Excel-Datei direkt aus Personio herunterladen und die Lücken manuell ergänzen. 

Gilt der Import von historischen Mitarbeitendendaten auch für die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder DATEV-Integration?

Nein. Der Import von historischen Mitarbeitendendaten ist ausschließlich für Kunden von Personio Payroll verfügbar. Ein Import dieser Daten in die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder für externe Lohnbuchhaltungsintegrationen ist nicht vorgesehen.