Hinweis:
Allgemeine Informationen zur Lohnsteuerbescheinigung finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Für welche Arbeitnehmenden werden Lohnsteuerbescheinigungen erstellt?
Lohnsteuerbescheinigungen werden für alle Mitarbeitenden erstellt, die:
- im Jahr 2025 ein steuerpflichtiges Einkommen bezogen haben,
- das mindestens einen Monat über Personio Payroll abgerechnet wurde.
Hat der Mitarbeitende kein steuerpflichtiges Einkommen erhalten, wurde aber dennoch über Personio Payroll abgerechnet, wird keine Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt. Dies betrifft unter anderem Mitarbeitende, die das gesamte Jahr in Elternzeit waren oder ausschließlich ein pauschalversteuertes Einkommen (z. B. geringfügig entlohnte Beschäftigte) bezogen haben.
Wann werden Lohnsteuerbescheinigungen ausgestellt?
Personio Payroll übermittelt die Lohnsteuerbescheinigung im Zeitraum von Dezember 2025 bis Februar 2026 an die zuständigen Finanzämter. Wurden die Daten dort erfolgreich verarbeitet, erstellt Personio das entsprechende PDF-Dokument und stellt dieses unter Lohnbuchhaltung > Dokumente zur Verfügung.
Hinweis: Beachten Sie, dass es bei Verarbeitungsfehlern dazu kommen kann, dass Lohnsteuerbescheinigungen vereinzelt erst zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sind und die Option, Lohnsteuerbescheinigungen gezielt in einem bestimmten Monat zu erstellen, zum aktuellen Zeitpunkt nicht unterstützt wird.
Wo finde ich die Lohnsteuerbescheinigungen in meinem Account?
Die Lohnsteuerbescheinigungen werden als PDF-Dokument hier zur Verfügung gestellt:
- Lohnbuchhaltung: Im Reiter Dokumente.
- Mitarbeitendenprofil: Sie werden auch automatisch in die Mitarbeitendenprofile übertragen. Prüfen Sie dazu die Abrechnungsmonate Dezember bis Februar.
Ich erwarte für einen bestimmten Mitarbeiter eine Lohnsteuerbescheinigung, habe aber keine erhalten. Wie gehe ich nun vor?
Gehen Sie wie folgt vor:
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Lohnsteuerbeschheinigungspflicht prüfen: Überprüfen Sie zunächst, ob der Mitarbeiter lohnsteuerbescheinigungspflichtig ist. Dies ist der Fall, wenn:
- die Steuerberechnung mittels einer individuellen Steuerklasse erfolgt ist und
- der Arbeitnehmer ein steuerpflichtiges Bruttoentgelt erzielt hat.
- An Support wenden: Sind die Voraussetzungen erfüllt und es wurde dennoch keine Lohnsteuerbescheinigung erstellt, kann es zu einem technischen Fehler bei der Übertragung zwischen Finanzamt und Personio Payroll gekommen sein. Payroll-Verantwortliche können bei Fragen zur Lohnbuchhaltung mit dem Personio Payroll Operations-Team in Kontakt treten.
Was muss ich beachten, wenn ich 2025 meinen Entgeltabrechnungsanbieter gewechselt habe und im Dezember nicht mehr Personio Payroll nutze?
Lohnsteuerbescheinigungen werden von Personio Payroll ausschließlich für Mitarbeitende erstellt, die während der Nutzung von Personio Payroll aus dem Unternehmen ausgeschieden sind.
Für alle Mitarbeitenden, die nach dem Anbieterwechsel weiterhin im Unternehmen beschäftigt wurden, wird die Lohnsteuerbescheinigung nicht über Personio Payroll ausgestellt. In diesen Fällen übernimmt Ihr neuer Entgeltabrechnungsanbieter die Erstellung.
Was muss ich beachten, wenn ich 2025 meinen Entgeltabrechnungsanbieter gewechselt habe und seitdem Personio Payroll nutze?
Bitte prüfen Sie zunächst die Einstellungen unter Lohnbuchhaltung > Verwalten > Steuern > anteilige Lohnsteuerbescheinigung (LStB) bei Wechsel des Lohnbuchhaltungsanbieters im laufenden Jahr. Dort können Sie festlegen, ob Ihr vorheriger Anbieter Lohnsteuerbescheinigungen für die bisherigen Abrechnungszeiträume des laufenden Jahres erstellt hat. Hier gibt es zwei Optionen:
- Lohnsteuerbescheinigungen wurden bereits vom Voranbieter ausgestellt: Es werden in diesem Fall Lohnsteuerbescheinigungen nur für den Zeitraum erstellt, in dem die Entgeltabrechnung über Personio Payroll erfolgt ist.
- Lohnsteuerbescheinigungen wurden nicht vom Voranbieter ausgestellt: Bitte achten Sie darauf, dass die Vortragswerte vollständig in Personio Payroll hochgeladen wurden. Nur so können die korrekten Werte auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden.
Was kann ich tun, wenn ich einen Fehler in meinen Vortragswerten für 2025 gefunden habe oder diese noch nicht in Personio importiert wurden?
Als Payroll-Verantwortliche Person können Sie unser Support-Team kontaktieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Loggen Sie sich in Ihren Account ein und navigieren Sie zu Support im Hauptnavigationsmenü.
- Klicken Sie auf Kontaktieren Sie uns.
- Wählen Sie unter Thema, zu dem Sie Fragen haben, zwingend Personio Payroll und das entsprechende Thema aus.
- Hinterlegen die den Betreff, Ihre Beschreibung des Themas und klicken Sie abschließend auf Senden.
Hinweis:
Dieses Thema ist für Sie nicht relevant, wenn Sie Personio Payroll bereits vor 2025 genutzt haben.
Was ist zu beachten, wenn für einige Mitarbeitende noch keine Steueridentifikationsnummer vorliegt?
Bei einer fehlenden Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) kann keine Lohnsteuerbescheinigung erstellt werden, da diese nicht von den Finanzämtern verarbeitet werden kann. Sobald die Steuer-ID vorliegt, hinterlegen Sie diese bitte rückwirkend im Mitarbeitendenprofil. Nach Freigabe der nächsten Entgeltabrechnung wird die Lohnsteuerbescheinigung erstellt. Im Zweifelsfall kann der Payroll-Verantwortliche unser Support-Team kontaktieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Loggen Sie sich in Ihren Account ein und navigieren Sie zu Support im Hauptnavigationsmenü.
- Klicken Sie auf Kontaktieren Sie uns.
- Wählen Sie unter Thema, zu dem Sie Fragen haben, zwingend Personio Payroll und das entsprechende Thema aus.
- Hinterlegen die den Betreff, Ihre Beschreibung des Themas und klicken Sie abschließend auf Senden.
Wie überprüfe ich, ob die Beträge oder Inhalte meiner Lohnsteuerbescheinigungen korrekt sind?
Vergleichen Sie die Werte aus der Lohnsteuerbescheinigung mit den Werten aus dem Lohnkonto und der letzten Entgeltabrechnung. Sollten dabei Unstimmigkeiten auftreten, kann der Payroll-Verantwortliche unser Support-Team direkt kontaktieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Loggen Sie sich in Ihren Account ein und navigieren Sie zu Support im Hauptnavigationsmenü.
- Klicken Sie auf Kontaktieren Sie uns.
- Wählen Sie unter Thema, zu dem Sie Fragen haben, zwingend Personio Payroll und das entsprechende Thema aus.
- Hinterlegen die den Betreff, Ihre Beschreibung des Themas und klicken Sie abschließend auf Senden.
Wie werden Lohnsteuerbescheinigungen für Mitarbeitende erstellt, die unterjährig ausgetreten sind und danach noch Zahlungen erhalten haben?
Für Mitarbeitende, die im Laufe des Jahres 2025 aus dem Unternehmen ausgeschieden sind und anschließend noch Zahlungen erhalten haben, werden alle Werte aus dem gesamten Jahr auf einer einzigen Lohnsteuerbescheinigung zusammengefasst.
Personio Payroll erstellt keine separate Lohnsteuerbescheinigung für Zahlungen, die nach dem Austritt im Steuerjahr 2025 erfolgt sind.
Werden Lohnsteuerbescheinigungen bei Vorjahreskorrekturen automatisch angepasst?
Wenn im Jahr 2026 Korrekturen für das Jahr 2025 vorgenommen werden und diese eine Anpassung oder Stornierung der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich machen, löst Personio Payroll die Korrektur automatisch aus. Die aktualisierte Lohnsteuerbescheinigung wird nach Abschluss des Monats, in dem die Korrektur erfolgt, als neues Dokument zur Verfügung gestellt.
Woran erkenne ich eine korrigierte oder stornierte Lohnsteuerbescheinigung?
Auf der linken Seite des Dokuments, oberhalb der Angaben zur Person, ist in diesen Fällen "Korrektur" oder "Stornierung" vermerkt.
Ich sehe Abweichungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen für einzelne Mitarbeiter zwischen Lohnscheinen und Lohnsteuerbescheinigungen. Woran kann das liegen?
Häufig kommt es zu diesen Abweichungen, wenn im Rahmen der Lohnsteuerbescheinigung eine sogenannte Verhältnisrechnung vorgenommen werden muss. Dies ist der Fall, wenn Zahlungen getätigt wurden, die steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig sind. Meistens ist dies auf eine betriebliche Altersvorsorge (BAV) und/oder SFN-Zuschläge zurückzuführen.