Dieser Artikel erklärt, wie Sie Abrechnungsgruppen in Personio Payroll einrichten und verwalten können.

Was sind Abrechnungsgruppen?

Abrechnungsgruppen sind organisatorische Einheiten innerhalb einer Gesellschaft, die es ermöglichen, den Entgeltabrechnungsprozess für verschiedene Mitarbeitendengruppen individuell festzulegen und flexibler zu gestalten. So können Sie Mitarbeitende mit einem Fixgehalt von Personen mit Stundenlohn trennen und bei Gruppen gegebenenfalls zu unterschiedlichen Zeitpunkten innerhalb desselben Abrechnungsmonats freigeben und auszahlen. 

Alle Mitarbeitenden müssen genau einer Abrechnungsgruppe angehören. Die Gruppen müssen dabei einander ausschließen und vollständig sein. Mitarbeitenden, für die kein passendes Gruppenkriterium zutrifft, wie beispielsweise keine hinterlegte Grundvergütung, werden automatisch einer separaten Gruppe zugewiesen, sodass kein Mitarbeiter aus der Abrechnung fällt. 

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen und als Administrator hinterlegt sind, um die Payroll-Einstellungen verwalten zu können.

Hinweis:
Die Abrechnungsgruppen im Reiter Verwalten unter Lohnbuchhaltung sind ausschließlich für die deutsche Entgeltabrechnung verfügbar und können nur innerhalb einer Gesellschaft konfiguriert werden. 

Produktbeschränkungen

• Zugriffsrechteverwaltung: Unterschiedliche Zugriffsrechte je Abrechnungsgruppe werden derzeit nicht unterstützt. Alle Personio Payroll-Verantwortlichen mit Zugriff auf die Gesellschaft sehen alle Gruppen.
• Gruppierungskriterium: Abrechnungsgruppen unterstützen derzeit ausschließlich die Gruppierung nach Vergütungsart. Eine Gruppierung nach anderen Attributen (z. B. Abteilung, Kostenstelle, Standort) ist aktuell nicht möglich.
• Abweichende Abrechnungszeiträume: Abrechnungsgruppen unterstützen keine abweichenden Abrechnungszeiträume (Beispiel: 15. Juli bis 14. August). Es werden ausschließlich Kalendermonate unterstützt.
• Geltungsbereich (juristische Einheit): Alle Mitarbeitenden einer Abrechnungsgruppe müssen derselben juristischen Einheit (Gesellschaft) angehören. Erweiterte Szenarien (Beispiel: mehrere Betriebsnummern innerhalb einer Gesellschaft) werden aktuell nicht unterstützt.
• Wechsel zwischen Gruppen: Ein Mitarbeiter kann nach dem Versand der Beitragsschätzung nicht mehr in eine andere Gruppe verschoben werden. Änderungen werden erst im nächsten Abrechnungszeitraum rückwirkend wirksam. 

Abrechnungsgruppen in Personio Payroll einrichten 

Allgemeines

Um Abrechnungsgruppen einzurichten und zu verwalten, müssen die folgenden drei Schritte durchgeführt werden: 

1. Abrechnungsgruppe erstellen: Legen Sie fest, ob Sie Abrechnungsgruppen nutzen möchten, und lassen Sie die Gruppen automatisch auf Basis der im Profil hinterlegten Grundvergütung erstellen. 
2. Freigabedatum einrichten: Definieren Sie pro Abrechnungsgruppe ein Freigabedatum. 
3. Beitragsschätzung einrichten und Einrichtung abschließen: Prüfen und bestätigen Sie die Einstellungen zur Beitragsschätzung, kontrollieren Sie in der Übersicht alle Konfigurationen und schließen Sie die Einrichtung ab.

Hinweis:
Einstellungen für Abrechnungsgruppen können nicht geändert werden, solange einzelne Gruppen bereits zur Abrechnung freigegeben sind. Erst wenn alle Abrechnungsgruppen freigegeben wurden, lassen sich die Einstellungen wieder anpassen.

Abrechnungsgruppen erstellen 

Um eine Abrechnungsgruppe für eine Gesellschaft in Personio Payroll einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Lohnbuchhaltung. 
2. Wechseln Sie in den Reiter Verwalten > Verarbeitung der Abrechnung. 
3. Klicken Sie unter Abrechnungsgruppen auf Bearbeiten. 
4. Wählen Sie in den Konfigurationsoptionen für die Abrechnungsgruppen, ob 
   • keine Abrechnungsgruppen verwendet oder 
   • ob Abrechnungsläufe nach Vergütungsart gebildet werden sollen.
5. Klicken Sie auf Weiter.

Die Abrechnungsgruppen werden nun automatisch auf Basis der Grundvergütungen gebildet. Sie können die Grundvergütung im Mitarbeitendenprofil unter Gehalt > Grundvergütung entsprechend anpassen. Wurden die Abrechnungsgruppen erfolgreich erstellt, können Sie mit der Konfiguration fortfahren. 

Hinweis:
Wurde für einen Mitarbeiter keine Grundvergütung hinterlegt, erscheint dieser in der Gruppe „keine Grundvergütung“. 

Freigabedatum einrichten

Um individuelle Freigabedaten pro Abrechnungsgruppe einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Nach dem Erstellen der Abrechnungsgruppen werden Sie automatisch zur Freigabeerinnerung weitergeleitet.
2. Wählen Sie für jede Abrechnungsgruppe ein eigenes Freigabedatum oder nutzen Sie das letztmögliche Freigabedatum.
3. Bestätigen Sie die Einstellungen mit Weiter. 

Hinweis:
Personio Payroll kann aus Compliancegründen keine Empfehlung für ein konkretes Freigabedatum aussprechen. Wählen Sie ein Datum, das zu Ihren Entgeltabrechnungsprozessen passt.

Beitragsschätzung einrichten

Sollten Sie für eine Gesellschaft Abrechnungsgruppen verwenden:

1. Lesen Sie die Einstellungen für die Beitragsschätzung und wählen Sie aus, wie diese übermittelt werden sollen.
2. Bestätigen Sie die Einstellungen und schließen Sie die Einrichtung ab. 

Wichtige Hinweise zur automatischen Beitragsschätzung:

• Beitragsschätzungen werden immer für die gesamte juristische Einheit auf einmal versandt. Sie werden nicht je Abrechnungsgruppe versandt.
• Wenn für einen bestimmten Mitarbeiter noch offene Blocker vorhanden sind, wird entweder der zuletzt bekannte Wert verwendet oder es wird 0 angesetzt. Dies wird zu Beginn des Folgemonats bei der nächsten Beitragsschätzung wieder ausgeglichen.

Informationen, wie Sie Beitragsschätzungen in Personio Payroll verwalten, finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Abrechnungsgruppen verwalten

Abrechnungslaufansicht

Mit der Einführung der Abrechnungsgruppen steht Ihnen auch eine neue, einheitliche Abrechnungslaufansicht zur Verfügung. Diese bündelt Mitarbeitende, Aufgaben und Dokumente in einer Übersicht pro Abrechnungsgruppe.

• Monatsbasierte Navigation: Monatsbasierte Navigation: Wählen Sie zunächst den aktuellen Abrechnungsmonat und navigieren Sie dann in die entsprechende Gruppe.
• Gesamtansicht Alle Abrechnungsläufe: Eine Übersicht zeigt den Status aller Abrechnungsgruppen für den gesamten Monat.
• Historische Abrechnungsläufe: Sie können über die monatsbasierte Navigation auf vergangene Perioden zugreifen.
• Status des Widgets: Zeigt auf einen Blick den Abrechnungsstatus auf Gruppen- und Monatsebene.

Dokumente und Freigabe

Folgende Dokumente stehen Ihnen nach der Freigabe der Abrechnungsläufe zur Verfügung:

• Engeltbescheinigungen und SEPA-Dateien werden pro Abrechnungsgruppe zum jeweiligen Zeitpunkt der Freigabe eine Abrechnungsgruppe generiert und stehen im Reiter Dokumente der Gruppenansicht zur Verfügung.
• Dokumente auf Gesellschaftsebene wie beispielsweise Brutto-Netto-Bericht, stehen erst zur Verfügung, nachdem alle Gruppen freigegeben sind. Im Reiter Dokumente der übergeordneten Ansicht können Sie diese über die Schaltfläche Alle herunterladen nach der vollständigen Freigabe herunterladen.

FAQ

Wer kann Abrechnungsgruppen nutzen? 

Abrechnungsgruppen stehen allen Kunden von Personio Payroll (Deutschland) zur Verfügung. Die Funktion ist optional und kann im Reiter Verwalten unter Lohnbuchhaltung eingerichtet werden.

Muss ich Abrechnungsgruppen nutzen? 

Nein. Abrechnungsgruppen sind optional. Wenn Sie keine Gruppen einrichten, werden alle Mitarbeitenden wie bisher in einem einzigen Abrechnungslauf gemeinsam verarbeitet.

Was ist die Fallback-Gruppe? 

Die Fallback-Gruppe nimmt automatisch alle Mitarbeitenden auf, die keiner definierten Abrechnungsgruppe zugeordnet werden können. Dazu gehören beispielsweise Personen ohne hinterlegte Vergütungsart. So wird sichergestellt, dass kein Mitarbeitender aus der Abrechnung fällt.

Kann ein Mitarbeitender mehreren Abrechnungsgruppen angehören? 

Nein. Die Gruppen sind gegenseitig ausschließend. Jeder Mitarbeitende gehört zu genau einer Abrechnungsgruppe.

Kann ich Gruppen nach anderen Kriterien als der Vergütungsart bilden (z. B. Abteilung oder Kostenstelle)?

Nein, das ist in dieser Version nicht möglich. Eine Gruppierung nach weiteren Attributen ist für zukünftige Releases geplant.

Muss ich Abrechnungsgruppen aktivieren, um automatische Beitragsschätzungen zu nutzen? 

Nein. Der automatische Versand von Beitragsschätzungen steht allen Kunden zur Verfügung, die Beitragsschätzungen nutzen – unabhängig davon, ob Abrechnungsgruppen eingerichtet sind.

Kann ich Dokumente für eine einzelne Gruppe herunterladen, bevor alle Gruppen freigegeben sind? 

Ja, gruppenspezifische Dokumente (Lohnabrechnungen, SEPA-Dateien) stehen ab dem Moment der Gruppenfreigabe zur Verfügung. Dokumente auf Gesellschaftsebene (z. B. Brutto-Netto, SVBA, Beitragsnachweis) sind erst nach vollständiger Freigabe aller Gruppen verfügbar.