In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Projekte und Projektmitglieder in Personio importieren. Diese Importe ermöglichen Ihnen Folgendes:
- Importieren Sie Ihre laufenden Projekte gesammelt in Personio, anstatt sie manuell neu zu erstellen.
- Weisen Sie diesen Projekten Mitarbeitende zu, indem Sie Projektmitglieder importieren.
Mit diesen Aktionen können Sie Zeit sparen und die Konsistenz Ihrer Projekte sicherstellen.
Bevor Sie beginnen
- Um Projekte in Personio zu importieren, benötigen Sie Rollenberechtigungen für Folgendes:
- Account-Konfiguration > Anwesenheitsprojekte und
- Konfigurationen > Importe > Projektimport.
- Um Projektmitglieder in Personio zu importieren, benötigen Sie Rollenberechtigungen für Folgendes:
- Account-Konfiguration > Anwesenheitsprojekte und
- Personaldaten > Persönliche Daten > Öffentliches Profil (Ansichtsberechtigungen für den relevanten Zugriffsbereich, z. B. Benutzerdefiniert, Alle usw.) und schließlich
- Konfigurationen > Importe > Import von Projektmitgliedern.
- Wenn Sie unsere Importvorlagen verwenden, lesen Sie bitte unbedingt die Informationen auf dem Reiter Richtlinien der Excel-Datei. Dieser Reiter enthält wichtige Anweisungen speziell für diesen Import.
- Importe können nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass die zu importierenden Daten korrekt sind, und erwägen Sie, zunächst nur einen kleinen Datensatz zu importieren, um die Ergebnisse zu testen.
Projekte gesammelt importieren
Unsere Vorlage exportieren und ausfüllen
Bevor Sie Ihre Projekte in Personio importieren, müssen Sie Ihre Importdatei vorbereiten. Es gibt eine Vorlage, die Ihnen dabei hilft. Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
- Wählen Sie als Upload-Typ Projekte aus und laden Sie die Vorlage herunter.
- Wichtig: Öffnen Sie die Excel-Vorlage und lesen Sie den Reiter Guidelines.
- Füllen Sie die Vorlage aus. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht der Spalten und ihrer Beschreibungen.
Beachten Sie Folgendes:
- Jede Zeile in der Datei repräsentiert ein Projekt oder Teilprojekt.
- Um mehrere Projekte hinzuzufügen, erstellen Sie für jedes Projekt eine separate Zeile.
- Lediglich die Spalte Name ist erforderlich. Für Teilprojekte ist auch Übergeordnetes Projekt erforderlich. Die übrigen Spalten sind optional.
| Spalte | Beschreibung |
| Name |
Geben Sie den Namen des Projekts ein. Beachten Sie Folgendes:
|
| Übergeordnetes Projekt | Geben Sie für Teilprojekte den Namen des übergeordneten Projekts ein. Lassen Sie dieses Feld bei Hauptprojekten leer. |
| Projektcode | Geben Sie eine beliebige interne Projekt-ID oder einen Code ein, den Sie für das Projekt verwenden (nicht die Projektkennung von Personio). Er muss speziell für dieses Projekt entwickelt worden sein. |
| Status | Legen Sie fest, ob das Projekt aktiv oder archiviert ist. Der Standardstatus ist Aktiv. |
| Projektstartdatum | Verwenden Sie das Format JJJJ-MM-TT. Beispielsweise 2025-12-25. |
| Projektenddatum | Verwenden Sie das Format JJJJ-MM-TT. Beispielsweise 2025-12-25. |
| Allen zugewiesen |
Der Standardwert ist WAHR. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die für das Projekt geleistete Arbeitszeit erfassen kann. Wenn Sie dem Projekt jetzt keine Mitarbeitenden zuweisen möchten, geben Sie FALSCH ein. Sie können Mitarbeitende später zuweisen, entweder manuell in Personio oder über den Import von Projektmitgliedern. Dies gilt nicht für Teilprojekte. Wenn Sie einen Mitarbeiter einem Projekt zuweisen, kann dieser die Arbeitszeit für dieses Projekt sowie für alle dazugehörigen Teilprojekte erfassen. |
| Abrechenbar | Der Standardwert ist FALSCH. Dies gilt nicht für Teilprojekte. |
| Kostenstelle | Geben Sie eine Kostenstelle ein. Dies basiert auf Kostenstellen, die bereits in Ihrem Personio-Konto vorhanden sind. Dies gilt nicht für Teilprojekte. |
| Projekttyp | Definieren Sie beispielsweise, ob es sich um ein internes oder externes Projekt handelt. Dies gilt nicht für Teilprojekte. |
| Kunde | Geben Sie gegebenenfalls den Namen des Kunden ein. |
Importieren Sie Ihre ausgefüllte Vorlage
Nachdem Sie die Excel-Vorlage ausgefüllt haben, importieren Sie Ihre Datei folgendermaßen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
- Wählen Sie als Upload-Typ Projekte aus.
- Klicken Sie auf Weiter und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
- Vergewissern Sie sich, dass die Spalten in Ihrer Datei mit den entsprechenden in Personio gespeicherten Attributen übereinstimmen. Wenn Fehler auftreten, prüfen Sie Ihre Datei. Befolgen Sie die Anweisungen und Tooltips auf dem Bildschirm, um die Fehler zu beheben.
- Bestätigen Sie den Import.
Projektmitglieder gesammelt importieren
Unsere Vorlage exportieren und ausfüllen
Bevor Sie Ihre Projektmitglieder in Personio importieren, müssen Sie eine Importdatei vorbereiten. Es gibt eine Vorlage, die Ihnen dabei hilft. Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
- Wählen Sie als Upload-Typ Projektmitglieder aus und laden Sie die Vorlage herunter.
- Wichtig: Öffnen Sie die Excel-Vorlage und lesen Sie den Reiter Guidelines.
- Geben Sie in der Spalte Mitarbeiter die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. Diese muss mit der im Mitarbeitendenprofil gespeicherten E-Mail-Adresse übereinstimmen.
- Geben Sie in der Spalte Projekt den Projektnamen ein. Das Projekt muss in Personio vorhanden sein.
Beachten Sie Folgendes:
- Jede Zeile repräsentiert die Zuweisung eines Mitarbeiters zu einem Projekt.
- Um mehrere Mitarbeitende oder mehrere Projekte zuzuweisen, erstellen Sie für jede Kombination eine separate Zeile.
Importieren Sie Ihre ausgefüllte Vorlage
Nachdem Sie die Excel-Vorlage ausgefüllt haben, importieren Sie Ihre Datei folgendermaßen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
- Wählen Sie als Upload-Typ Projektmitglieder aus.
- Klicken Sie auf Weiter und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
- Vergewissern Sie sich, dass die Spalten in Ihrer Datei mit den entsprechenden in Personio gespeicherten Attributen übereinstimmen. Wenn Fehler auftreten, prüfen Sie Ihre Datei. Befolgen Sie die Anweisungen und Tooltips auf dem Bildschirm, um die Fehler zu beheben.
- Bestätigen Sie den Import.