In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Zuweisungen von Abwesenheitsrichtlinien in Personio importieren. Jeder Abwesenheitsart, die Sie erstellen, müssen Sie eine Abwesenheitsrichtlinie zuweisen. Dadurch wird Folgendes sichergestellt:

• Mitarbeitende können diese Abwesenheitsart sehen und beantragen.
• Admins können sie im Namen der Mitarbeitenden beantragen und Abwesenheitszeiträume bearbeiten.

Mit diesem Import können Sie Abwesenheitsrichtlinien neuen oder vorhanden Mitarbeitenden auf einmal zuweisen. Dieser Import ist besonders nützlich, wenn Sie Folgendes tun müssen:

• Neuen Mitarbeitenden schnell Abwesenheitsrichtlinien zuweisen und den Zeitaufwand für die manuelle Einrichtung reduzieren
• Richtlinien mehreren Mitarbeitenden und Abwesenheitsarten gleichzeitig zuweisen
• Eine Richtlinienzuweisung für eine Gruppe von Mitarbeitenden ändern, die z. B. den Standort oder die Abteilung wechseln
• Eine Richtlinienzuweisung wegen lokaler Vorschriften oder einer Unternehmensrichtlinie global ändern, wenn Sie z. B. allen Mitarbeitenden einen zusätzlichen Urlaubstag gewähren

Bevor Sie beginnen

• Um Zuweisungen von Abwesenheitsrichtlinien zu importieren, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für den Import von Zuweisungen von Abwesenheitsrichtlinien unter Konfigurationen > Importe. Sie benötigen außerdem Ansichtsberechtigungen für die Abwesenheitsart und Bearbeitungsberechtigungen für die Abwesenheits-/Kontostandshistorie der Mitarbeitenden, für die Sie Abwesenheitsdaten importieren. Erfahren Sie mehr über Importberechtigungen.
• Importe können nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass die importierte Daten korrekt sind, und importieren Sie gegebenenfalls zunächst einen kleineren Datensatz, um die Ergebnisse zu testen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Details bereithalten, bevor Sie mit dem Importieren beginnen:

• Die E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden: Das System identifiziert alle Mitarbeitenden anhand ihrer E-Mail Adresse. Um die E-Mail Adresse eines einzelnen Mitarbeiters zu finden, gehen Sie zum Reiter Persönliche Informationen im jeweiligen Mitarbeitendenprofil und suchen Sie nach dem Attribut E-Mail. Um die E-Mail-Adressen mehrerer Mitarbeitender gleichzeitig zu finden, gehen Sie zu Unternehmen > Personalliste, schalten Sie zur Spalte E-Mail um und legen Sie die Filter nach Bedarf fest.
• Name der Abwesenheitsart: Der genaue Name der Abwesenheitsart, der Sie die Richtlinie zuweisen.
• Name der Abwesenheitsrichtlinie: Der genaue Name der Richtlinie, die Sie zuweisen möchten.
• Gültig ab: Dem Zeitpunkt, zu dem die Richtlinie wirksam sein sollte. Wenn Sie ein bestimmtes Datum zuweisen, können Sie Daten vom Beginn des vorherigen Kalenderjahres bis zu einem beliebigen zukünftigen Datum auswählen.
  ▶︎ Richtlinien mit begrenztem Anspruch, z. B. eine Richtlinie mit 24 Urlaubstagen: Sie können Anstelldatum, Aktueller Zeitraum, Nächster Zeitraum oder ein bestimmtes Datum im Format TT.MM.JJJJ auswählen. 
  ▶︎ Richtlinien mit unbeschränktem Anspruch, z. B. eine Richtlinie über unbegrenzten Krankenstand: Sie können das Anstelldatum oder ein bestimmtes Datum im Format TT.MM.JJJJ auswählen.

Unsere Vorlage exportieren und ausfüllen

Bevor Sie Ihre Zuweisungen von Abwesenheitsrichtlinien in Personio importieren, müssen Sie Ihre Importdatei vorbereiten. Es gibt eine Vorlage, die Ihnen dabei hilft. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
3. Wählen Sie die Importart Zuweisungen von Abwesenheitsrichtlinien und exportieren Sie die Vorlage.
4. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und lesen Sie den Reiter Guidelines.
5. Füllen Sie die Vorlage aus.

Importieren Sie Ihre ausgefüllte Vorlage

Nachdem Sie die Excel-Vorlage ausgefüllt haben, importieren Sie Ihre Datei folgendermaßen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
3. Wählen Sie den Importtyp Zuweisungen von Abwesenheitsrichtlinien aus.
4. Klicken Sie auf Weiter und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
5. Vergewissern Sie sich, dass die Spalten in Ihrer Datei mit den entsprechenden in Personio gespeicherten Attributen übereinstimmen.
6. Wenn Fehler auftreten, prüfen Sie Ihre Datei. Befolgen Sie die Anweisungen und Tooltips auf dem Bildschirm, um die Fehler zu beheben.
7. Bestätigen Sie den Import.

Um zu überprüfen, ob der Import funktioniert hat, gehen Sie zum Reiter Abwesenheit eines betroffenen Mitarbeitendenprofils. Klicken Sie unter Abwesenheitskonten > Zugewiesen auf die entsprechende Abwesenheitsart und öffnen Sie den Reiter Richtlinien.

Tipp:
Wenn Sie einer Abwesenheitsart zum ersten Mal und für ein zukünftiges Datum Richtlinien zuweisen, finden Sie die Abwesenheitsart unterAbwesenheitskonten > Nicht zugewiesen. Die Abwesenheitsart erscheint zum Wirksamkeitsdatum automatisch im Reiter Zugewiesen.