Dieser Artikel erklärt, wie Sie die pauschale Kirchensteuer mit Personio Payroll verwalten können.

Was ist die pauschale Kirchensteuer?

Entscheidet sich der Arbeitgeber für eine Pauschalierung der Lohnsteuer für unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, muss auch die Kirchensteuer pauschal berechnet werden. Hierfür stehen dem Arbeitgeber folgende Verfahren zur Verfügung:

• Vereinfachte Verfahren
• Nachweisverfahren

Die Wahl des Verfahrens beeinflusst die Berechnung, die Abführung und die Darstellung der Kirchensteuer in der Gehaltsabrechnung.

Weitere Informationen zur pauschalen Kirchensteuer allgemein finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Optionen zur Berechnung: Standardverfahren und Nachweisverfahren

Standardverfahren (Vereinfachtes Verfahren)

Das Standardverfahren ist das vereinfachte Verfahren zur Abführung der Kirchensteuer für pauschal besteuerte Vergütungen in Personio Payroll. Hierbei wird die Kirchensteuer pauschal für alle Mitarbeitenden abgeführt – unabhängig davon, ob sie Mitglied einer steuerpflichtigen Religionsgemeinschaft sind oder nicht. Dieses Verfahren ist als Standardeinstellung für pauschal versteuerte Vergütungen in Personio Payroll hinterlegt. Hierfür sind die folgenden Besonderheiten und Hinweise zu beachten:

• Keine Unterscheidung nach Kirchenmitgliedschaft: Es wird nicht geprüft, ob eine Person einer steuerpflichtigen Religionsgemeinschaft angehört. Die Kirchensteuer wird pauschal für alle Mitarbeitenden abgeführt.
• Vergütungsarten: Das Standardverfahren gilt für alle pauschal besteuerten Leistungen, auch wenn das Nachweisverfahren nicht zur Verfügung steht.
• Keine Nachweispflicht: Ein Nachweis der Kirchenmitgliedschaft ist nicht erforderlich.

Hinweis:
Mit dem Standardverfahren wird die Abwicklung der Kirchensteuer deutlich vereinfacht, da individuelle Prüfungen und Nachweise entfallen.

Nachweisverfahren

Das Nachweisverfahren bietet eine gezielte Möglichkeit, die Kirchensteuer nur für Mitarbeitende abzuführen, die tatsächlich kirchensteuerpflichtig sind – also Mitglieder einer anerkannten Religionsgemeinschaft. Dieses Verfahren ist besonders relevant für Unternehmen, die zwischen kirchensteuerpflichtigen und nicht kirchensteuerpflichtigen Mitarbeitenden unterscheiden möchten. Hierfür sind die folgenden Besonderheiten und Hinweise zu beachten:

Kirchenzugehörigkeit 

Damit das Nachweisverfahren korrekt angewendet werden kann, muss im Mitarbeitendenprofil das Attribut Steuerpflichtige Kirchenzugehörigkeit gepflegt werden. Derzeit erfolgt die Aktualisierung dieses Attributs nach Meldung einer Änderung der steuerrelevanten Stammdaten durch das Finanzamt manuell. Überprüfen Sie daher die monatlich bereitgestellte Änderungsliste und übernehmen Sie etwaige Änderungen in das Mitarbeitendenprofil. Für Mitarbeitende, die nicht beim Finanzamt geführt werden (z. B. pauschalbesteuerte Beschäftigung) muss die Information zur steuerpflichtigen Kirchenzugehörigkeit ebenfalls im Mitarbeitendenprofil geführt und entsprechende Dokumentation in Personio hinterlegt werden. 

Wie Sie Mitarbeitendenattribute aktualisieren, erfahren Sie in dem Helpcenter-Artikel zum Thema.

Hinweis:
Für dieses Verfahren müssen Nachweise zur Kirchenmitgliedschaft geführt und dokumentiert werden. Halten Sie entsprechende Unterlagen bereit und aktualisieren Sie diese regelmäßig.

Tipp:
Die kirchensteuerpflichtige Religionsgemeinschaft wird in der Regel mittels der ELStAM Daten dokumentiert. Sollten Ihnen diese Daten nicht vorliegen, nutzen Sie bitte den amtlichen Vordruck des Bundesfinanzministeriums und hinterlegen Sie das vom Mitarbeitenden unterzeichnete Dokument im Mitarbeitendenprofil im Reiter Dokumente. Mehr Informationen zum Nachweisverfahren finden Sie in unserem allgemeinen Artikel zum Thema.

Vergütungsarten

Derzeit ist das Nachweisverfahren für folgende Vergütungsarten verfügbar:

• Kurzfristig Beschäftigte / Minijobs mit 20 % Pauschalsteuer
• Fahrtkosten (15%)
• Bezüge/Geldwerte Vorteile (25%)
• Direktversicherung
• Geldwerte Vorteile § 37b

Für andere pauschal besteuerte Leistungen, die nicht zu den oben genannten Vergütungsarten gehören, wird standardmäßig das vereinfachte Verfahren angewandt.

Einrichtung in Personio Payroll

Das vereinfachte Verfahren ist standardmäßig voreingestellt. Möchten Sie das Nachweisverfahren für bestimmte Gehaltsbestandteile oder Beschäftigungsarten aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwalten > Steuern.
2. Wählen Sie die pauschale Kirchensteuer aus und klicken Sie auf Anpassen.
3. Aktivieren Sie die Gehaltsbestandteile oder Beschäftigungsarten, für die das Verfahren gelten soll.
4. Wählen Sie das Wirksamkeitsdatum aus. Die Einstellung bezieht sich jeweils auf den gesamten Kalendermonat. Beim erstmaligen Setzen wird dies automatisch auf den 1. Januar 2025 zurückdatiert, damit für das gesamte Jahr die gewünschte und korrekte Kirchensteuerberechnung angewendet wird.
5. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Kostenübernahme

Prinzipiell ist der Arbeitgeber Steuerschuldner und muss demnach die Pauschalsteuer zahlen. Wenn vertraglich vereinbart, kann er in der Regel die pauschale Lohnsteuer aber an Mitarbeitende weitergeben.

Beschäftigungsarten Kurzfristig Beschäftigte/Minijobs mit 20 % Pauschalsteuer:

Für Mitarbeitende der Steuerklasse “Pauschalbesteuerung”, können Sie im Mitarbeitendenprofil über das Attribut Pauschsteuerberechnung festlegen, ob die pauschale Steuer (inklusive Kirchensteuer) vom Arbeitgeber oder vom Mitarbeiter getragen wird:

• Arbeitgeber zahlt: Die Steuer erscheint als Arbeitgeberkosten.
• Mitarbeiter zahlt: Die Steuer wird als negativer Betrag im Einkommen ausgewiesen.

Zusätzliche Gehaltsbestandteile:

Für jede ihrer pauschalversteuerten Lohnarten bestimmt die Verknüpfung mit den in Personio hinterlegten Regeln, ob die Pauschalsteuer vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer getragen wird. Diese Verknüpfung findet während des Onboardings zu Personio Payroll statt. 

Anzeige in Dokumenten

• Arbeitgeber zahlt: Alle Pauschalsteuerbestandteile werden als Arbeitgeberkosten zusammengefasst.
• Mitarbeiter zahlt: Die einzelnen Pauschalsteuerbestandteile erscheinen als negative Beträge im Bereich Brutto-Bezüge mit der Lohnart 80000 gekennzeichnet. Diese werden für alle Vergütungstypen mit gleichem Prozentsatz aggregiert.

FAQ

Änderungen und nachträgliche Anpassungen

Wenn das Verfahren geändert wird, kann Personio Payroll die Lohnabrechnung für betroffene Mitarbeitende rückwirkend korrigieren. So wird sichergestellt, dass die steuerlichen Meldungen korrekt sind. Änderungen werden immer für den gesamten Abrechnungsmonat übernommen.