Dieser Artikel untersucht häufige Probleme im Zusammenhang mit Berichtsdaten im Bereich Analysen. Falls Sie dies noch nicht getan haben, erfahren Sie, wie Sie einen Bericht erstellen.

In diesem Artikel behandeln wir folgende Themen:

• Wie Berichte Veränderungen im Laufe der Zeit widerspiegeln
• Ein Mitarbeiter kann auf einen Bericht nicht zugreifen
• Berichtsdaten werden nicht in Echtzeit synchronisiert
• Ein Mitarbeitendenänderungsbericht enthält keine Daten

Hinweis:
Probleme beim Erstellen von alten individuellen Berichten werden in diesem Artikel nicht behandelt.

Wie Berichte Veränderungen im Laufe der Zeit widerspiegeln

Mitarbeitendenprofile verändern sich im Laufe der Zeit, und Personio erfasst alle diese Änderungen. Wenn Sie einen Bericht erstellen, berücksichtigt das System das Profil so, wie es zum Zeitpunkt der Erstellung der einzelnen Datensätze war, und nicht nur so, wie es heute aussieht.

Wenn Sie beispielsweise im letzten Jahr eine Abwesenheit hatten, wird diese Abwesenheit mit dem Status Ihres Profils zu diesem Zeitpunkt verknüpft. Sie wird also der Abteilung, der Führungskraft und dem Team zugeordnet, die Sie zum Zeitpunkt der Abwesenheit hatten, und nicht Ihren aktuellen. Standardmäßig zeigen aggregierte Ansichten jeden Wert an, den ein Zeitpunktattribut während des Zeitraums hatte, sodass ein Mitarbeiter in mehr als einer Zeile angezeigt werden kann. Mitarbeitendenansichten zeigen nur den Wert am Ende des Zeitraums an. Sie können dies ändern, wie im Abschnitt Auswählen, wie Zeitpunktattribute angewendet werden weiter unten beschrieben.

Das bedeutet, dass manche Ergebnisse auf den ersten Blick falsch erscheinen mögen, aber tatsächlich eine genaue Wiedergabe der Daten zum Zeitpunkt ihrer Erfassung darstellen:

• Ein Mitarbeiter wird in einem Bericht angezeigt, der nach aktiven Mitarbeitenden mit Gehalt gefiltert ist, obwohl er jetzt inaktiv ist. Er hat jeden Monat ein Gehalt erfasst, auch in den Monaten, in denen er noch aktiv war, sodass diese früheren Aufzeichnungen korrekt berücksichtigt sind.
• Ein Mitarbeiter erscheint in zwei Zeilen für zwei verschiedene Abteilungen mit Anwesenheitsstunden in beiden. Er wechselte im Laufe des Berichtszeitraums die Abteilung, und die Anwesenheit wurde jeweils der Abteilung zugeordnet, in der er sich zu diesem Zeitpunkt befand.
• Sie filtern Mitarbeitende heraus, die ein Austrittsdatum haben, und addieren deren Abwesenheiten, aber Personen, die jetzt ein Austrittsdatum haben, werden immer noch angezeigt. Zum Zeitpunkt der Erfassung dieser Abwesenheiten war für den Mitarbeiter noch kein Austrittsdatum festgelegt, daher sind seine Daten mit einbezogen.
• Ein Mitarbeiter erhielt Mitte des Jahres eine Gehaltserhöhung, und sein durchschnittliches Monatsgehalt im Bericht entspricht weder seinem alten noch seinem neuen Gehalt. Im Bericht wird jeden Monat der Durchschnittswert des Gehalts berechnet, das die Person zu diesem Zeitpunkt bezog, sodass das Ergebnis zwischen den beiden Werten liegt.

Auswählen, wie Zeitpunktattribute angewendet werden

Im neuen Berichts-Builder können Sie auswählen, wie Zeitpunktattribute angewendet werden, wenn Sie sie mit Zeitraumdaten im selben Bericht kombinieren. Zeitpunktattribute wie Abteilung, Kostenstelle und Führungskraft haben pro Mitarbeiter zu einem bestimmten Datum einen Wert. Zeitraumdaten wie beispielsweise Abwesenheitstage, Gehalt und erfasste Anwesenheitsstunden beziehen sich auf einen ausgewählten Zeitraum.

Um die Einstellung zu ändern, gehen Sie im Berichts-Builder zu Einstellungen > Daten. Öffnen Sie unter dem Attribut das Dropdown-Menü neben dem Dropdown-Menü zur Aggregation. Das Menü trägt den Titel Referenzzeit für Werte auswählen und bietet zwei Optionen:

• Abhängig von Datenpunkten: Zeigt jeden Wert an, den das Attribut während des ausgewählten Zeitraums hatte. Wenn sich ein Wert geändert hat, wird der Mitarbeiter in mehr als einer Zeile angezeigt, und jede Zeile zeigt die Daten, die in diesem Teil des Zeitraums erfasst wurden.
• Ende des Zeitraums: Zeigt nur den Wert an, den das Attribut am Ende des ausgewählten Zeitraums hatte. Der Mitarbeiter wird in einer Zeile angezeigt, zusammen mit allen Daten für den betreffenden Zeitraum.

Im Dropdown-Menü wird Nicht gesetzt angezeigt, bis Sie eine Option auswählen. In Mitarbeitendenansichten wird bei Nicht gesetzt das Ende des Zeitraums angezeigt. In aggregierten Ansichten wird werden die Daten abhängig von Datenpunkten angezeigt.

Ein Mitarbeiter wechselt beispielsweise mitten im Quartal vom Vertrieb ins Marketing. In einem Bericht über die Abwesenheitstage nach Abteilung für dieses Quartal zeigt die Option Ende des Zeitraums eine Zeile für Marketing mit allen Abwesenheiten des Mitarbeiters für das Quartal an. Bei der Option Abhängig von Datenpunkten werden zwei Zeilen angezeigt, eine für Vertrieb und eine für Marketing, jeweils mit den Abwesenheiten in diesem Teil des Quartals. Bei der Option Abhängig von Datenpunkten wird ein Mitarbeiter in mehreren Zeilen angezeigt, wenn sich ein Wert während des Zeitraums geändert hat. Mehrere Zeilen pro Mitarbeiter sind das erwartete Verhalten und kein Datenfehler.

Die Einstellung gilt für Attribute, einschließlich benutzerdefinierter Attribute, jedoch nicht für Metriken wie Mitarbeitendenzahl, FTE und Betriebszugehörigkeit. Sie ist nur im neuen Berichts-Builder verfügbar. Ihre vorhanden gespeicherten Berichte bleiben unverändert, es sei denn, Sie wählen eine Option in dieser Einstellung aus.

Die Einstellung kann nicht direkt im Filter geändert werden. Um nach einem Zeitpunktattribut zu filtern, fügen Sie es zunächst als Spalte zum Bericht hinzu. Ein Filter, der auf diese Spalte angewendet wird, folgt dann den Einstellungen der Spalte. Die Spalte muss im Bericht vorhanden sein, damit die Einstellung auf den Filter angewendet werden kann.

Statusfilter und zeitpunktbezogene Logik verstehen

Wenn Sie einen Statusfilter hinzufügen (z. B. Aktiv oder Aktiv und Auszeit), gilt diese zeitpunktbezogene Logik in einigen zusätzlichen Fällen:

• Ein freigestellter Mitarbeiter wird weiterhin als FTE 1,0 angezeigt, obwohl das Gehalt die Auszeit korrekt berücksichtigt. FTE vergleicht die geplanten Wochenstunden eines Mitarbeiters mit den Vollzeitstunden. Durch die Inanspruchnahme einer Auszeit ändern sich diese geplanten Arbeitsstunden nicht, sondern lediglich die Auszeit selbst, sodass FTE weiterhin denselben Wert anzeigt wie bei aktiver Arbeit des Mitarbeiters. Wenn Sie möchten, dass FTE nur aktive Mitarbeiter widerspiegelt, filtern Sie nach Status = Aktiv.
• Das Gehalt eines Mitarbeiters wird für den Monat, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde, als leer angezeigt, obwohl er für den größten Teil dieses Monats bezahlt wurde. Wenn Sie nur nach aktiven Mitarbeitern filtern, überprüft der Bericht diesen Status zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb des Zeitraums, in der Regel zum Monatsende. Ein Mitarbeiter, dessen Arbeitsverhältnis mitten im Monat beendet wurde, gilt zu diesem Zeitpunkt als inaktiv, sodass das Gehalt für diesen Monat zusammen mit ihm herausgefiltert wird, obwohl er es verdient hat. Durch Entfernen des Statusfilters für diesen Bericht wird der Wert wiederhergestellt. Alternativ können Sie Status als Spalte hinzufügen, ihn auf Abhängig von Datenpunkten einstellen und nach Aktiv und Abwesend filtern. Der Bericht umfasst dann auch alle Mitarbeitenden, die zu irgendeinem Zeitpunkt während des Berichtszeitraums aktiv waren, einschließlich derjenigen, die währenddessen ausgeschieden sind.
• Bei einem Mitarbeiter, dessen Arbeitsverhältnis beendet wurde, wird ein einzelner Monat in zwei Zeilen angezeigt, von denen eine leer ist. Die Zeilenaufteilung basiert darauf, wann das Austrittsdatum im Profil eingetragen wurde. Eine Zeile zeigt die Daten vor der Festlegung dieses Datums, die andere die Daten danach. Die Zeile vor der Erfassung des Austrittsdatums kann ohne Gehaltsangabe angezeigt werden. Durch das Entfernen der Spalte mit dem Austrittsdatum aus dem Bericht werden diese wieder zu einer einzigen Zeile zusammengeführt, in der der vollständige Wert sichtbar ist.

Ein Mitarbeiter kann auf einen Bericht nicht zugreifen

Sie können nur Berichte abrufen, die Sie selbst erstellen oder die eine andere Person mit Ihnen teilt. Wenn eine Person einen Bericht teilt, kann sie der empfangenden Person entweder Lese- oder Bearbeitungszugriff gewähren. Lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie einen Bericht teilen.

Sollte ein Mitarbeiter fehlerhafte oder unvollständige Daten feststellen, vergewissern Sie sich, dass er über die erforderlichen Berechtigungen für alle relevanten Mitarbeitendenattributdaten verfügt.

Berichtsdaten werden nicht in Echtzeit synchronisiert

Änderungen, die Sie in Personio vornehmen, werden möglicherweise nicht sofort in Ihren Berichten angezeigt. Das System kann rund 10 Minuten brauchen, um die neuesten Daten zu verarbeiten und zu synchronisieren, sodass es häufig zu einer kurzen Verzögerung kommt. Sollten die Änderungen nach einer Weile immer noch nicht sichtbar sein, prüfen Sie dies später erneut. Manchmal kann die Synchronisierung aufgrund von Systemaktivität oder hohem Datenvolumen länger dauern.

Ein Mitarbeitendenänderungsbericht enthält keine Daten

Wenn beim Erstellen eines Mitarbeitendenänderungsberichts keine Daten angezeigt werden, liegt das möglicherweise daran, dass Ersteinträge nicht als „Änderung“ gelten. Mit anderen Worten: Wenn der ursprüngliche Wert eines Attributs gleich geblieben ist, wird dies nicht im Mitarbeitendenänderungsbericht angezeigt. Dieses Verhalten steht im Einklang mit der oben beschriebenen zeitpunktbezogenen Logik für Berichte: Das System erfasst nur die Änderungen von einem Status zum anderen, nicht aber den Ausgangsstatus selbst.