In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie den Dokumenten-Hub verwenden können, um Mitarbeitendendokumente an einem zentralen Ort zu verwalten. Mit dem Dokumenten-Hub können Sie Aktionen für Mitarbeitendendokumente ausführen, ohne das Profil eines einzelnen Mitarbeiters aufrufen zu müssen. Sie können im Dokumenten-Hub ein einzelnes Dokument oder Dokumente in großen Mengen verwalten.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen Ansichtsberechtigungen für den Dokumenten-Hub, um darauf zugreifen zu können. Admins können diese Berechtigungen erteilen. 
• Welche Dokumente Sie im Dokumenten-Hub sehen, hängt von Ihren Berechtigungen für die jeweilige Dokumentkategorie ab, nicht davon, auf welche Mitarbeitendenprofile Sie Zugriff haben. Das bedeutet, dass Sie Dokumente in jeder Kategorie einsehen können, für die Sie die Berechtigung haben, sogar für Mitarbeitende, deren Profile Sie nicht einsehen können.
• Um die unterzeichnende Person eines Dokuments zu bearbeiten, zu löschen oder eine Erinnerung an sie zu senden, benötigen Sie Berechtigungen für die entsprechenden Dokumentkategorien. 
• Personio warnt Nutzende, wenn sie versuchen, Dokumente zu aktualisieren, aber nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.
• Wenn Sie ein Dokument mit einer Benachrichtigung über eine ausstehende Signatur löschen, wird die Signaturanfrage storniert.

Dokumente in großen Mengen verwalten

Wenn Sie dieselbe Aktion für mehrere Dokumente ausführen müssen, können Sie die Funktionen für die Verwaltung in großen Mengen verwenden. Zu den verfügbaren Massenaktionen gehören das Ändern von Kategorien, das Senden von Erinnerung zum Unterzeichnen und das Löschen von Dokumenten.

1. Aktivieren Sie das Markierungsfeld neben jedem Dokument oder markieren Sie alle Dokumente in einer gefilterten Ansicht.
2. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche für die Massenaktion (Kategorie ändern, Unterzeichnende Person erinnern oder Löschen).
3. Bestätigen Sie die Aktion.

Die Anzahl der ausgewählten Dokumente wird oben im Dokumenten-Hub angezeigt. Wenn Sie für einige der ausgewählten Dokumente nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Nach erfolgreichen Aktionen wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt.

Dokumentenkategorien bearbeiten

Wenn ein Dokument im Profil eines Mitarbeiters der falschen Kategorie zugeordnet ist, können Sie die Kategorie für ein einzelnes oder mehrere Dokumente ändern.

Einzelnes Dokument

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente.
2. Optional: Wenden Sie Filter an, um die Auswahl einzugrenzen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben dem Namen des entsprechenden Dokuments.
4. Klicken Sie auf Kategorie ändern.
5. Wählen Sie die neue Kategorie aus und bestätigen Sie die Änderung.

Mehrere Dokumente

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente.
2. Optional: Wenden Sie Filter an, um die Auswahl einzugrenzen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben den Namen der entsprechenden Dokumente.
4. Klicken Sie auf Kategorie ändern.
5. Wählen Sie die neue Kategorie aus und bestätigen Sie die Änderung.

Hinweis:
Eine Warnung wird angezeigt, wenn Sie versuchen, Dokumente zu aktualisieren, für die Sie keine Berechtigung zum Bearbeiten haben.

Dokumentendetails bearbeiten

Wenn Sie den Namen, das Datum oder die Kommentare eines Dokuments ändern müssen, können Sie die Dokumentendetails bearbeiten. Dies trägt dazu bei, dass die Dokumente der Mitarbeitenden korrekt und organisiert bleiben.

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente.
2. Optional: Wenden Sie Filter an, um die Auswahl einzugrenzen.
3. Klicken Sie neben dem Namen des entsprechenden Dokuments auf die drei Punkte > Bearbeiten.
4. Klicken Sie auf das Stiftsymbol.
5. Klicken Sie auf ein Element, um es zu aktualisieren.
6. Speichern Sie die Änderungen.

Alternativ klicken Sie im Vorschaufenster des Dokuments auf Bearbeiten.

Dokumente löschen

Wenn Sie Dokumente aus Personio entfernen müssen, können Sie ein oder mehrere Dokumente löschen. Durch das Löschen von Dokumenten werden diese dauerhaft aus Personio entfernt.

Einzelnes Dokument

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente.
2. Optional: Wenden Sie Filter an, um die Auswahl einzugrenzen.
3. Klicken Sie neben dem Namen des entsprechenden Dokuments auf die drei Punkte > Löschen.
4. Bestätigen Sie die Löschung.

Mehrere Dokumente

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente.
2. Optional: Wenden Sie Filter an, um die Auswahl einzugrenzen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben den Namen der entsprechenden Dokumente.
4. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie.

Erinnerung zum Unterzeichnen senden

Bei Dokumenten mit ausstehenden Signaturanfragen können Sie eine Erinnerung an die unterzeichnende Person senden.

Einzelnes Dokument

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente.
2. Optional: Wenden Sie Filter an, um die Auswahl einzugrenzen.
3. Klicken Sie neben dem Namen des entsprechenden Dokuments auf die drei Punkte > Erinnerung senden.

Eine Bestätigungs-Nachricht wird unten auf der Seite angezeigt.

Mehrere Dokumente

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente.
2. Optional: Wenden Sie Filter an, um die Auswahl einzugrenzen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben den Namen der entsprechenden Dokumente.
4. Klicken Sie auf Unterzeichnende Person erinnern.
5. Bestätigen Sie die Erinnerungen.