Kurzarbeit ist eine befristete Verringerung der Arbeitszeit im Betrieb, verbunden mit einer entsprechenden Minderung des Arbeitsentgelts. Ziel ist es, vorübergehende wirtschaftliche Schwierigkeiten – etwa durch Auftrags- oder Produktionsrückgänge – mithilfe des Kurzarbeitergelds abzufedern.
Voraussetzungen für Kurzarbeitergeld (§ 95 SGB III):
- Erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall
- Persönliche Anspruchsvoraussetzungen sind erfüllt
- Betriebliche Anspruchsvoraussetzungen sind erfüllt
- Der Arbeitsausfall ist der Agentur für Arbeit angezeigt
Weitere allgemeine Informationen zur Kurzarbeit finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Unternehmenseinstellungen
Bevor Sie beginnen
Wenn für Ihr Unternehmen Kurzarbeitergeld (KUG) beantragt wurde, muss der Payroll Verantwortliche zunächst unseren Payroll Support kontaktieren. Dieser richtet die erforderlichen Attribute im Mitarbeitendenprofil ein.
Anschließend können Sie die folgenden Schritte durchführen, um KUG sowohl auf Gesellschafts- als auch auf Betriebsstättenebene für Ihr Unternehmen zu hinterlegen.
KUG in den Unternehmenseinstellungen hinterlegen
Informationen zu den Einstellungen
Um Kurzarbeit für Ihr Unternehmen zu hinterlegen, benötigen Sie die folgenden Informationen, die Sie als Felder in den Einstellungen einfügen müssen:
| Feld in Einstellungen | Beschreibung und Hinweise |
| KUG-Bewilligungszeitraum – Startdatum | In diesem Feld wird das Wirksamkeitsdatum für KUG hinterlegt. I.d.R ist dies der 1. des Monats ab dem Bewilligungszeitraum. |
| KUG-Bewilligungszeitraum – Enddatum | In diesem Feld wird das Enddatum für KUG hinterlegt. KUG wird für längstens 12 gewährt. Ausnahmen können über die Bundesregierung erfolgen. |
| Betroffener Teil des Betriebes |
In diesem Fall wird der betroffene Teil des Betriebes als Freitext hinterlegt. Beispiel: Produktion, Verwaltung |
Werden diese Einstellungen nicht von Ihnen vorgenommen, werden im Lohnkonto keine KUG-Werte hinterlegt. Beachten Sie, dass eine Neuerstellung des Lohnkontos nach Freigabe der Entgeltabrechnung rückwirkend nicht mehr möglich ist.
Hinweis:
Die Bundesregierung kann die Bezugsdauer per Rechtsverordnung auf bis zu 24 Monate verlängern. Aktuell gilt diese Verlängerung bis zum 31. Dezember 2025.
Informationen hinterlegen
Um die Einstellungen für Kurzarbeit für Ihr Unternehmen zu aktivieren, gehen Sie vor, wie folgt:
- Gehen Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung.
- Wählen Sie die korrekte Gesellschaft aus, für die Kurzarbeit gelten soll.
- Wechsel in den Reiter Verwalten > Sozialversicherung.
- Aktivieren Sie den Schalter Kurzarbeit angemeldet auf Gesellschafts- und Betriebsstättenebene.
- Hinterlegen Sie die nötigen Informationen, wie im obigen Abschnitt beschrieben.
- Legen Sie ein Wirksamkeitsdatum fest und speichern Sie die Änderungen.
Mitarbeitendenattribute
Einmalige Angaben
Informationen zu KUG-Attributen
Die folgenden Attribute müssen Sie für jeden Mitarbeiter einmalig pro KUG-Bezugszeitraum hinterlegen:
| Attribut | Eingabe | Beschreibung und Hinweise |
| Bezieht Kurzarbeitergeld | Ja / Nein | Wird "Ja" als Auswahl getroffen, müssen weitere Angaben für die KUG Berechnung erfolgen. Ist das Feld leer oder die Auswahl "Nein" wird kein KUG für den Mitarbeitenden abgerechnet. |
| Leistungsantrag: KUG-Nummer |
Beispielsweise: K12345678 oder TK-1234567 |
Die Nummer wird von der Bundesagentur für Arbeit vergeben. |
| Leistungsantrag: Arbeitsausfallnummer |
Beispielsweise: AA-1234 |
Die Arbeitsausfallnummer ist eine eindeutige Kennung, die von der Agentur für Arbeit für jeden spezifischen Arbeitsausfall im Rahmen von Kurzarbeit vergeben wird. |
| Startdatum Kurzarbeitergeld | TT.MM.JJJJ | In der Regel ist dies der 1. des Monats ab dem Bewilligungszeitraum. |
| Enddatum Kurzarbeitergeld | TT.MM.JJJJ | In diesem Feld wird das Enddatum für KUG hinterlegt. KUG wird für längstens 12 gewährt. Ausnahmen können über die Bundesregierung erfolgen. |
Informationen hinterlegen
Um die allgemeinen Angaben zu KUG für den betroffenen Mitarbeiter zu hinterlegen, gehen Sie vor, wie folgt:
- Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil.
- Wechseln Sie in den Reiter Informationen.
- Gehen Sie zum Abschnitt Kurzarbeit (KUG) und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Hinterlegen Sie die nötigen Informationen einmalig pro KUG-Bezugszeitraum, wie im obigen Abschnitt beschrieben.
- Legen Sie ein Wirksamkeitsdatum fest und speichern Sie die Änderungen.
Weitere Informationen zum Bearbeiten von Attributen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Monatliche Angaben
Die folgenden Attribute müssen Sie monatlich anpassen. Lesen Sie im obigen Abschnitt, wie Sie dabei vorgehen:
| Attribut | Eingabe | Beschreibung und Hinweis |
| Soll-Stunden | XXX.XX |
Die monatlichen Soll-Stunden, die der Arbeitnehmer ohne Kurzarbeit gearbeitet hätte.
Berechnung Gehaltsempfänger: wöchentliche Arbeitszeit * 13 Wochen / 3 Monate |
| Ausfallstunden | XX.XX |
Die monatlichen Gesamtstunden, in denen die Arbeitszeit aufgrund von KUG ausgefallen ist. Hier sind alle Stunden aufzulisten, inklusive:
|
| Krank ohne Lohnfortzahlung (in Stunden) | XX.XX |
Die monatlichen Stunden, in denen der Arbeitnehmer während der Kurzarbeit erkrankt ist.
Voraussetzung:
|
| Krank (in Stunden) | XX.XX |
Die monatlichen Stunden, in denen der Arbeitnehmer während der Kurzarbeit erkrankt ist.
Voraussetzung:
|
| Feiertage (in Stunden) | XX.XX |
Die monatlichen Stunden, an denen KUG und ein Feiertag gleichzeitig stattgefunden haben. |
| Tatsächlich geleistete Stunden | XX.XX |
Die monatlich tatsächlich gearbeiteten Stunden (exklusive beispielsweise unbezahlten Urlaubs). |
| Arbeitgeberzuschuss KUG (€) | XX.XX |
Sofern ein Arbeitgeberzuschuss zu KUG gezahlt wird, ist der volle Betrag hier einzutragen. Personio berechnet automatisch den SV-freien und -pflichtigen Anteil. |
| Leistungssatz-Gruppe | 1 oder 2 |
Leistungssatz 1 = 67 % Leistungssatz 2 = 60 %
Das Attribut muss nur befüllt werden, wenn ein abweichender Leistungssatz genutzt werden soll.
Beispiel:
→ In diesem Fall ist der Leistungssatz 1 zu hinterlegen. |
| Hinzuverdienst bei weiteren Arbeitgebern während KUG (€) | XXXX.XX |
Bei diesem Attribut muss zwischen zwei Szenarien unterschieden werden:
|
| Beitragsherabsetzung während KUG - Startdatum | TT/MM/JJJJ |
Freiwillig Krankenversicherte können eine Beitragsherabsetzung während des Bezugs von KUG beantragen. Sobald eine Bestätigung der Krankenkasse vorliegt, muss im Attribut das Beginn-Datum der Befreiung eingetragen werden. |
Ein Unternehmen meldet zum 1. August Kurzarbeit bei der Agentur für Arbeit an. Die Arbeitszeit soll für die betroffenen Mitarbeitenden um täglich 50 % reduziert werden. Folgende Informationen liegen für den Mitarbeiter vor:
- Der Mitarbeiter mit Arbeitsort Berlin hat keine Kinder im Sinne des Steuerrechts (= Leistungssatz 2).
- Sein monatlicher Verdienst beläuft sich bei 40 Stunden pro Woche auf 3.500,00 €.
- Seine tägliche Arbeitszeit wird von 8 auf 4 Stunden reduziert.
- Der Monat August hat insgesamt 21 Arbeitstage.
- Er war im August für 3 Arbeitstage arbeitsunfähig, mit Anspruch auf Lohnfortzahlung erkrankt.
| Attribut | Wert |
| Bezieht Kurzarbeit | Ja |
| Leistungsantrag: KUG-Nummer |
K12345678 |
| Leistungsantrag: Arbeitsausfallnummer |
AA-1234 |
| Startdatum Kurzarbeitergeld | 01.08.2025 |
| Enddatum Kurzarbeitergeld | 31.07.2026 |
| Soll-Stunden |
173,33 (= 40 Wochenstunden * 13 Wochen / 3 Monate) |
| Ausfallstunden |
84 (= 21 Arbeitstage * 4 Stunden) |
| Krank (in Stunden) |
12,00 |
| Tatsächlich geleistete Stunden |
89,33 (= 173,33 Soll-Stunden - 84 Ausfallstunden) |
Besonderheiten bei Stundenlöhnern
Bei Stundenlöhnern müssen im Reiter Gehalt die Stunden für den vollen Monat hinterlegt werden, die ohne den Ausfall von Kurzarbeit tatsächlich gearbeitet worden wären. Gehen Sie dazu vor, wie folgt:
- Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil.
- Wechseln Sie in den Reiter Gehalt.
- Klicken Sie in der Spalte Grundvergütung auf den aktuellen Monat.
- Geben Sie die Stunden ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe.
Hinweis:
Dieser Eintrag überschreibt alle Einträge im Anwesenheitsreiter für diesen Zeitraum, einschließlich der Feiertage.
Alternativ können Sie die Soll-Stunden auch im Reiter Anwesenheit für die einzelnen Tage erfassen. Anschließend hinterlegen Sie die Daten zur Kurzarbeit im Reiter Informationen, wie oben beschrieben.
Besonderheiten bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit
Bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit während der Kurzarbeit müssen bei der Abwesenheit unter Zusätzliche Angaben noch weitere Informationen hinterlegt werden. Damit diese Felder sichtbar sind, muss unter Informationen das Attribut Bezieht Kurzarbeit auf Ja gesetzt sein. Gehen Sie dazu vor, wie folgt:
- Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil.
- Wechseln Sie in den Reiter Abwesenheit.
- Öffnen Sie die Abwesenheit, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie oben rechts auf das Stifte-Symbol.
- Unter Zusätzliche Angaben können Sie nun weitere Informationen zur Abwesenheit und Kurzarbeit hinterlegen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit und Kurzarbeit ganztags
Voraussetzung: Der Mitarbeiter hätte am Krankheitstag 100 % Kurzarbeitergeld (KUG) erhalten.
Vorgehen:
- Die Abwesenheit wird für den gesamten Krankheitstag im Reiter Abwesenheit eingetragen.
- Anschließend müssen unter Zusätzliche Angaben im Feld "Im Falle von Kurzarbeit: An welchen Tagen während des Krankheitsfalls hätte der Mitarbeiter das volle Kurzarbeitergeld bezogen?" die Tage angegeben werden, an denen Kurzarbeit und Krankheit zusammenfallen.
- Die Daten werden in dem Format JJJJ-MM-TT hinterlegt. Beispiel: 2025-08-31,2025-09-01
- Anschließend müssen Sie die Krankheitsstunden im Mitarbeitendenprofil unter Informationen, je nach Fall in den folgenden Attributen hinterlegen:
- Krank ohne Lohnfortzahlung (in Stunden) oder
- Krank (in Stunden)
Krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit und Kurzarbeit anteilig pro Tag
Voraussetzung: Der Mitarbeiter hätte am Krankheitstag nur anteilig Kurzarbeitergeld (KUG) bezogen.
Vorgehen:
- Die Abwesenheit wird für den gesamten Krankheitstag im Reiter Abwesenheit eingetragen.
- Anschließend müssen unter Zusätzliche Angaben im Feld „An welchen Tagen und an wie vielen Stunden befindet sich der Arbeitnehmer anteilig in Kurzarbeit während der Abwesenheit?“ die Tage angegeben werden, an denen Kurzarbeit und Krankheit zusammenfallen.
- Die Daten werden in dem Format JJJJ-MM-TT:Std hinterlegt. Beispiel: 2025-08-31:4,2025-09-01:4
- Anschließend müssen Sie die Krankheitsstunden im Mitarbeitendenprofil unter Informationen, je nach Fall in den folgenden Attributen hinterlegen:
- Krank ohne Lohnfortzahlung (in Stunden) oder
- Krank (in Stunden)
Dokumente in Personio Payroll
Entgeltbescheinigung
Auf der Entgeltbescheinigung werden die KUG-Bezüge alle im Brutto dargestellt. Personio nutzt dazu die folgenden Lohnarten:
| Lohnart | Beschreibung |
| 57540 Kurzarbeitergeld |
Bei dieser Lohnart werden die Stunden sowie der KUG-Betrag auf der Entgeltbescheinigung ausgewiesen. Die Bescheinigung enthält ausschließlich Werte, die sich auf das Kurzarbeitergeld (KUG) beziehen. Davon ausgenommen sind folgende Angaben aus den Attributen des Mitarbeitendenprofils:
|
| 57550 Kurzarbeitergeld Krank |
Diese Lohnart umfasst die Werte aus dem Attribut „Krank (in Stunden)“ im Mitarbeitendenprofil. Auf der Entgeltbescheinigung werden sowohl die Anzahl der Stunden als auch der entsprechende Betrag ausgewiesen. |
| 57577 Kurzarbeitergeld Feiertag |
Hier werden die Stunden und der Betrag auf Grundlage des Attributs „Feiertag (in Stunden)“ aus dem Mitarbeitendenprofil übernommen. |
|
57565 Arbeitgeberzuschuss KUG, sv-pflichtig 57560 Arbeitgeberzuschuss KUG |
Sofern ein Arbeitgeberzuschuss gezahlt wird, wird dieser aus dem Attribut Arbeitgeberzuschuss KUG (€) aus dem Mitarbeitendenprofil übernommen und entsprechend nach den gesetzlichen Vorgaben als sv-freier beziehungsweise sv-pflichtiger Bezug aufgeschlüsselt. |
Lohnkonto
Im Lohnkonto werden die relevanten Abrechnungsdaten zum Kurzarbeitergeld (KUG) in einem eigenen Abschnitt dargestellt. Diese Informationen können genutzt werden, um die Auswertung für die Beantragung der KUG-Erstattung zu vervollständigen.
Beitragsabrechnung
Im Dokument SV-Beitragsabrechnung werden die laufenden Beträge sowie der KUG-Fiktivlohn separat ausgewiesen. Der Fiktivlohn ergibt sich aus 80 % der Differenz zwischen dem ungerundeten Brutto-Soll- und Ist-Entgelt. Die gesamten Beiträge aus dem Fiktiventgelt werden vom Arbeitgeber getragen.
Meldung an die Agentur für Arbeit
KUG-Abrechnungslisten
Nachdem Sie die Abrechnung erfolgreich freigegeben haben, muss im nächsten Schritt die KUG-Abrechnungsliste für die Agentur für Arbeit ausgefüllt werden. Dafür benötigen Sie folgende Unterlagen:
- Lohnkonto des Mitarbeitenden
- Entgeltbescheinigung des Mitarbeitenden
- KUG und Ausfallnummer für Ihr Unternehmen
- Betriebsnummer ihres Unternehmens
Gehen Sie beim Ausfüllen der Abrechnungsliste wie folgt vor: