Dieser Artikel erklärt, was das digitale Verfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) ist, wie der Datenaustausch mit dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abläuft und wie Sie in Personio Payroll vorgehen, wenn die dort hinterlegten Daten eines Mitarbeiters von den über das DaBPV gemeldeten Daten abweichen.

Was ist das DaBPV?

Das neue Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) ermöglicht eine automatische und korrekte Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge. Seit dem 01. Juli 2023 richtet sich die Beitragshöhe auch nach der Anzahl der Kinder unter 25 Jahren eines Arbeitnehmers. Die rechtliche Grundlage bildet das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG). 

Um die Beitragsberechnung zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden, wurde das digitale DaBPV zum 01. Juli 2025 verpflichtend eingeführt und ersetzt das bisherige manuelle Verfahren. Das neue Verfahren digitalisiert und erleichtert die Kommunikation zwischen den beitragsabführenden Stellen (Beispiel: Arbeitgeber oder Zahlstelle) und dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Ziel ist es, den Datenaustausch schneller, effizienter und rechtssicher zu gestalten. 

Teilnahme am Verfahren DaBPV

Die Teilnahme am Verfahren DaBPV ist ab dem 01. Juli 2025 für alle Stellen verpflichtend, die Zu- oder Abschläge bei der Pflegeversicherung berücksichtigen müssen. Dazu gehören die folgenden Institutionen: 

• Die Beitragsabführenden Stellen, wie Arbeitgeber oder Zahlstellen, und die Pflegekassen
• Die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) bei der Deutschen Rentenversicherung Bund
• Die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) in ihrer Funktion als zentrale Stelle nach Einkommenssteuergesetz
• Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), welches die steuerlichen Daten bereitstellt. 

Die beitragsabführenden Stellen sind verpflichtet, das DaBPV zu nutzen und regelmäßig Meldungen an die DSRV zu übermitteln. Diese prüft in weiterer Zusammenarbeit mit der ZfA und dem BZSt, ob eine Elterneigenschaft vorliegt und wie viele berücksichtigungsfähige Kinder gemeldet sind.

Hinweis:
Beitragsabführende Stellen sind alle Arbeitgeber, Zahlstellen, Krankenkassen oder Rentenversicherungsträger, die verpflichtet sind, Beiträge zur Sozialversicherung – insbesondere zur Pflegeversicherung – für ihre Beschäftigten, Versorgungsempfänger oder Rentner zu berechnen, einzubehalten und an die zuständigen Sozialversicherungsträger abzuführen. Dazu zählen zum Beispiel Unternehmen, die Löhne und Gehälter zahlen, aber auch Rentenkassen und andere Versorgungseinrichtungen.

Ablauf des Verfahrens

Übersicht 

Das Verfahren DaBPV unterscheidet zwischen zwei Arten der Datenabfrage:

• Im Anfrageverfahren erhält die beitragsabführende Stelle eine direkte Rückmeldung vom BZSt nach einer gezielten Anfrage.
• Während eines Abonnements informiert das BZSt proaktiv über Änderungen, sobald sich relevante Daten (Beispiel: Kinderanzahl oder Elterneigenschaft) ändern.

Für die automatisierte Datenübermittlung ist keine Einwilligung der betroffenen Mitglieder notwendig. Mitglieder sind hierbei alle Personen, für die Pflegeversicherungsbeiträge berechnet werden müssen, wie Arbeitnehmer, Rentner oder Versorgungsempfänger. 

Anlässe zur Datenabfrage

Folgende Anlässe zur Datenabfrage gibt es im Verfahren DaBPV: 

• Anmeldung zur Anfrage der Daten und Einrichtung des Abonnements für den Arbeitgeber
• Historienanfrage für vergangene Zeiträume, ohne dass ein Abonnement eingerichtet wird
• Abmeldung zur Beendigung eines Abonnements für die beitragsabführende Stelle oder Pflegekasse (Beispiel: Austritt eines Mitarbeiters)

Hinweis
Im Abonnement erhält man bei Änderungen (Beispiel: Änderung der Elterneigenschaft oder Anzahl der Kinder) in der Regel zwischen dem 6. und 10. Tag eines Monats eine Meldung vom BZSt.

Anfrageverfahren mit unmittelbarer Information des BZSt

Ein wesentlicher Bestandteil ist das digitale Anfrageverfahren. Besteht ein konkreter Anlass, stellt die beitragsabführende Stelle (Beispiel: Arbeitgeber) eine entsprechende Anfrage über die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) oder Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA). Das kann beispielsweise sein, wenn ein Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt. Die Anfrage wird anschließend an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) weitergeleitet. 

Das BZSt für die mitgeteilte Steueridentifikationsnummer und liefert dann die für die Beitragsberechnung relevanten Informationen. Im Falle einer Anmeldung wird die Anfrage als Abonnement beim BZSt gespeichert, sodass zukünftige Änderungen automatisch zugeordnet werden können. 

Sollte eine Anfrage fehlerhaft sein, wird sie mit einer entsprechenden Fehlermeldung an die beitragsabführende Stelle zurückgesendet, sodass sie korrigiert und die Anfrage erneut eingereicht werden kann. 

Proaktive Änderungsmeldungen im Abonnement

Sobald eine Anmeldung zum Verfahren DaBPV erfolgreich abgeschlossen wurde, wird die betroffene Person beim BZSt vorgemerkt. Die relevanten Daten werden gespeichert, sodass proaktiv bei Änderungen die beitragsabführende Stelle informiert werden kann. 

Liegen dem BZSt neue Informationen zu Elterneigenschaft und Kinderanzahl vor, werden diese automatisch weitergeleitet. Die Übermittlung erfolgt über die ZfA oder die DSRV. Diese automatischen Meldungen laufen so lange, bis das Abonnement durch den Arbeitgeber für die betroffene Person beendet wird. 

Initialabruf für bestehende Beschäftigungsverhältnisse

Damit auch bei bestehenden Beschäftigungsverhältnissen die korrekten Daten des BZSt für die Berechnung des Pflegeversicherungsbeitrags genutzt werden, sind Arbeitgeber und Pflegekassen gesetzlich verpflichtet, eine Bestandsabfrage durchzuführen. Diese ist für alle Mitarbeitenden notwendig, für die zum 1. Juli 2025 eine pflegeversicherungspflichtige Beschäftigung besteht. 

Die Bestandsabfrage soll bis zum 31. Dezember 2025 erfolgen. Wenn für betroffene Personen bereits das vereinfachte Nachweisverfahren genutzt wurde, reicht eine Anmeldung zum DaBPV-Verfahren ab dem 1. Juli 2025.

Liegen dem BZSt abweichende Daten für die Person vor (Beispiel: weniger berücksichtigungsfähige Kinder), bleibt die bisherige Beitragsberechnung für die Zeit vom 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2025 unverändert. 

Erst ab dem 1. Juli 2025 gilt dann die Meldung des BZSt – es sei denn, der Arbeitgeber kann widersprechende Nachweise vorlegen.

DaBPV mit Personio Payroll

Wie funktioniert das DaBPV-Verfahren mit Personio Payroll?

Mit Personio Payroll können Sie den Elterneigenschaftsstatus Ihrer Mitarbeitenden automatisch über das DaBPV-Verfahren prüfen. Nach Eingabe der relevanten Daten übernimmt das System den Abgleich mit der Deutschen Rentenversicherung, passt die Beitragssätze zur Pflegeversicherung bei Bedarf direkt an und dokumentiert alle Schritte transparent im Reiter Meldewesen. So erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben effizient und behalten jederzeit den Überblick. Für weitere Informationen zum DaBPV-Verfahren lesen Sie unseren Artikel zum Thema.

Sollten die Daten in Personio nicht mit den Daten der Deutschen Rentenversicherung übereinstimmen, müssen Sie aktiv werden. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie in diesem Fall vorgehen können.

Unterschiedlichen Daten zwischen DaBPV-Verfahren und Personio

Wenn Unterschiede zwischen den im DaBPV-Verfahren gemeldeten Daten zur Anzahl der Kinder unter 25 Jahren und den in Personio hinterlegten Daten festgestellt werden, weist Personio Payroll die für die Lohnbuchhaltung verantwortliche Person im Reiter Meldewesen darauf hin und erstellt eine Aufgabe zur Korrektur im Reiter Aufgaben. Personio nimmt keine automatischen Änderungen an den Daten vor. Folgende Unterschiede können auftreten:

• Es sind mehr Kinder registriert als in Personio angegeben.
• Es sind weniger Kinder registriert als in Personio angegeben. 

Sie können diese in den Details zur Meldung im Reiter Meldewesen einsehen. Für beide Fälle haben Sie mehrere Optionen, um diese zu bearbeiten. Diese werden im Folgenden erläutert.

Umgang mit unterschiedlichen Daten im DaBPV-Verfahren und Personio

Für den Umgang mit unterschiedlichen Daten haben Sie mehrere Optionen, aus denen Sie in der Detailansicht der Meldung im Meldewesen pro Mitarbeiter wählen können.

Mitarbeitendenprofil aktualisieren

Sie können das Mitarbeitendenprofil in Personio anhand der Daten der Deutschen Rentenversicherung korrigieren. Stellen Sie dazu sicher, dass der Mitarbeiter, der die Änderungen vornehmen soll, über die nötigen Berechtigungen zum Bearbeiten der Attribute in Mitarbeitendenprofil oder der Mitarbeitendenhistorie verfügt. 

Gehen Sie vor, wie folgt:

1. Klicken Sie in der Zeile für den jeweiligen Mitarbeiter auf den Button zum Bearbeiten.
2. Wählen Sie die Option zum Updaten des Mitarbeitendenprofils.
3. Korrigieren Sie die Daten im Mitarbeitendenprofil oder der Mitarbeitendenhistorie und speichern Sie sie. 

Hinweis: 

Rückwirkende Änderungen über die Mitarbeitendenhistorie können je nach Stichtag erforderlich sein. Ist die Anzahl der Kinder niedriger als ursprünglich im Profil hinterlegt und die Änderung rückwirkend eingetragen, wird die Differenz des Beitrags zur Pflegeversicherung vom Gehalt des Mitarbeiters im entsprechenden Abrechnungszeitraum abgezogen. 

Historische Daten anfordern

Sie können historische Daten bei der Deutschen Rentenversicherung anfordern, um Unklarheiten zu klären. Gehen Sie dazu vor, wie folgt:

1. Klicken Sie in der Zeile für den jeweiligen Mitarbeiter auf den Button zum Bearbeiten.
2. Wählen Sie die Option zum Anfordern historischer Daten.
3. Legen Sie fest, ab wann Sie historische Daten anfordern und senden Sie die Anfrage.

Die Anfrage wird im Reiter Meldewesen angezeigt und kann dort eingesehen werden. Sobald Personio eine Antwort erhält, sehen Sie diese im Reiter Meldewesen und können sie dort einsehen.

Löst die Information die Frage, können Sie die Daten entweder im Mitarbeitendenprofil aktualisieren, oder die Korrektur ablehnen und eine Klärung durch den Mitarbeiter anstoßen.  

Korrektur ablehnen und Klärung durch Mitarbeiter anstoßen

Sie können die Korrektur ablehnen und den Mitarbeiter auffordern, Ihnen einen geeigneten Nachweis zur Anzahl der Kinder vorzulegen. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Webseite der Deutschen Rentenversicherung.

Um die Korrektur abzulehnen, gehen Sie vor, wie folgt:

1. Klicken Sie in der Zeile für den jeweiligen Mitarbeiter auf den Button zum Bearbeiten.
2. Wählen Sie die Option zum Ablehnen der Korrektur.
3. Bestätigen Sie die Eingabe.

Darauf können Sie die Daten entweder im Mitarbeitendenprofil aktualisieren oder die bestehenden Daten behalten.

FAQ

Muss mein Unternehmen am DaBPV teilnehmen?

Ja, sofern Ihr Unternehmen als beitragsabführende Stelle Zu- oder Abschläge bei der Pflegeversicherung berücksichtigen muss. Das betrifft insbesondere Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland, die Pflegeversicherungsbeiträge für ihre Mitarbeitenden berechnen.

Muss ich als Arbeitgeber der Datenübermittlung zustimmen?

Nein. Für die automatisierte Datenübermittlung im Rahmen des DaBPV ist keine Einwilligung der betroffenen Mitglieder erforderlich.

Für welche Mitarbeitenden gilt das DaBPV?

Das Verfahren gilt für gesetzlich krankenversicherte Mitarbeitende. Einzelne Personengruppen sind vom Verfahren ausgenommen.

Wann meldet Personio Payroll einen Mitarbeiter automatisch beim DaBPV an?

Personio Payroll übermittelt automatisch eine Anmeldung, wenn Ihr Unternehmen Personio Payroll nutzt, ein neuer Mitarbeiter eintritt oder ein Mitarbeiter von der privaten in die gesetzliche Krankenversicherung wechselt.

Wann wird ein Mitarbeiter automatisch wieder abgemeldet?

Personio Payroll übermittelt automatisch eine Abmeldung, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, in die private Krankenversicherung wechselt, bestimmte Abwesenheiten hat, oder wenn Ihr Unternehmen den Lohnabrechnungsanbieter wechselt oder den Geschäftsbetrieb einstellt.

Was passiert, wenn eine Anfrage an das BZSt fehlerhaft ist?

Das BZSt sendet die fehlerhafte Anfrage mit einer Fehlermeldung zurück. Sie können die Anfrage korrigieren und erneut einreichen.

Was passiert, wenn bei der Steueridentifikationsnummer ein Fehler auftritt?

Personio Payroll zeigt eine Fehlermeldung mit einer konkreten Handlungsempfehlung im Reiter Meldewesen an, damit Sie den Fehler beheben können.

Gilt das DaBPV auch für Kunden mit vorbereitender Lohnbuchhaltung oder DATEV-Integration?

Nein. Das DaBPV-Verfahren steht ausschließlich Kunden von Personio Payroll zur Verfügung.