In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Personio Employer of Record (EOR)-Mitarbeitende hinzufügen und verwalten. Außerdem werden Aufgaben wie das Genehmigen von Abwesenheitsanfragen und die Synchronisierung von Daten zwischen Personio und Remote erläutert. 

Die meisten administrativen Aufgaben für EOR-Mitarbeitende erledigen Sie in Personio. Für Aktionen wie Beförderungen oder Vergütungsänderungen müssen Sie Remote verwenden. Ein Banner in Personio führt Sie bei Bedarf zu Remote.

Erfahren Sie mehr über die Zuständigkeiten in Personio und Remote.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen die Führungskraft des EOR-Unternehmens sein, um EOR-Mitarbeitende hinzuzufügen und zu verwalten. Der Personio Admin, der Personio EOR aktiviert, wird zur Führungskraft des EOR-Unternehmens.
• Personio EOR unterstützt nur einen EOR Company Manager.
• Falls Sie Remote bereits vor der Aktivierung der Personio EOR-Integration genutzt haben, befinden sich möglicherweise in beiden Systemen Mitarbeitendenprofile, die nicht miteinander verknüpft sind. Erfahren Sie, wie Sie vorhandene Remote-Profile mit Personio verknüpfen können, um sie miteinander zu verbinden.

Hinzufügen eines EOR-Mitarbeiters

Um einen neuen EOR-Mitarbeiter hinzuzufügen, starten Sie den Vorgang in Personio und schließen Sie ihn in Remote ab. Befolgen Sie diese Schritte:

Schritt 1: In Personio

1. Gehen Sie zu Employer of Record im Hauptmenü von Personio und klicken Sie auf Neu.
2. Wählen Sie Neuer Employer of Record-Mitarbeiter aus. Dadurch wird Remote in einem neuen Browser-Reiter geöffnet.

Schritt 2: In Remote

1. Wählen Sie die Gesellschaft aus, welche die Daten und Dokumente des Mitarbeiters verarbeiten soll.
2. Wählen Sie die Gesellschaft aus, die Rechnungen für die Remote-Dienste verarbeiten soll.
3. Geben Sie die Details des Mitarbeiters ein:
   • Berechtigung für eine Beschäftigung
   • Grundlegende Informationen wie Name, E-Mail-Adresse und Stellenbezeichnung
   • Vertragsdetails, einschließlich Vergütung
   • Leistungen
4. Überprüfen Sie den Preisplan.
5. Optional: Für einige Länder können Sie eine Hintergrundüberprüfung von EOR-Mitarbeitenden anfordern. 
6. Überprüfen Sie auf der Übersichtsseite die Details:
   • Wenn alles in Ordnung ist, können Sie den Mitarbeiter einladen.
   • Wenn Sie noch nicht bereit sind, speichern Sie die Anstellung als Entwurf. Sie können die Person später über Ihre Personio EOR-Startseite einladen. 
7. Wenn Sie bereit sind, laden Sie den EOR-Mitarbeiter dazu ein, den Onboarding-Prozess zu starten.
   • Der Mitarbeiter wird im Onboarding-Bereich von Remote angezeigt.
   • Die Person öffnet ihre Einladungs-E-Mail und folgt den Anweisungen, um sich bei Remote anzumelden. 
   • Nach der Anmeldung schließt sie das Onboarding ab.

Erfahren Sie mehr darüber, was passiert, nachdem Sie Ihren neuen Mitarbeiter eingeladen haben.

Schritt 3: In Personio

1. Vervollständigen Sie das Personio Profil des Mitarbeiters. Fügen Sie Details wie Abteilung, Team, Standort und Führungskraft hinzu. Dadurch wird der EOR-Mitarbeiter allen Mitarbeitenden angezeigt und im Orgchart aufgeführt.

Tipp: 
Sie können die Anstellung jederzeit pausieren und Ihren Fortschritt als Entwurf speichern, nachdem Sie die grundlegenden Informationen in Remote eingegeben haben. Der EOR-Mitarbeiter erscheint als Entwurf auf der Startseite von Personio EOR. Um fortzufahren, klicken Sie auf In Remote anzeigen neben dem Entwurfsmitarbeiter. Dadurch wird Remote geöffnet, wo Sie an der Stelle, an der Sie pausiert haben, fortfahren und den Vorgang abschließen können.

Verstehen, wie EOR-Mitarbeitende während der Einstellung in Personio angezeigt werden

Die Sichtbarkeit und der Status von EOR-Mitarbeitenden in Personio ändern sich im Laufe des Einstellungsprozesses.

Entwurfsstatus in Personio

• Nachdem Sie die grundlegenden Informationen des Mitarbeiters in Remote eingegeben haben, werden diese in Personio als Entwurf auf der Personio EOR-Startseite angezeigt.

Während des Onboardings in Remote

• Nachdem Sie die Mitarbeitenden eingeladen haben, werden sie als Selbstanmeldung auf der Personio EOR-Startseite angezeigt.
• Ihr Status auf der Personio EOR-Startseite wird aktualisiert, um den aktuellen Onboarding-Fortschritt in Remote widerzuspiegeln.
• EOR-Mitarbeitende werden nicht in der Personalliste oder im Orgchart in Personio angezeigt.

Nach Abschluss des Onboardings in Remote

• Der Status der Mitarbeitenden in Personio ändert sich in Aktiv.
• Personio erstellt die Profile der Mitarbeitenden und füllt sie mit Informationen aus Remote.
• Sie erscheinen auf der EOR-Startseite und in der Personalliste.
• Sie erscheinen in der Spalte Orgchart (nachdem Sie die Personio Profile vervollständigt haben).

Erfahren Sie mehr über die Datensynchronisation zwischen Personio und Remote.

EOR-Mitarbeitende anzeigen

So zeigen Sie einen EOR-Mitarbeiter in Personio an:

1. Gehen Sie zur Personalliste. Für EOR-Mitarbeitende ist das Attribut Anstellungsart auf Extern gesetzt.
2. Verwenden Sie das Attribut Rolle (Remote.com), um nach EOR-Mitarbeitenden zu filtern. Dieses Attribut hat zwei Werte:
   • Mitarbeiter: für EOR-Mitarbeitende.
   • Führungskraft des Unternehmens: für EOR-Admins.

Sie können EOR-Mitarbeitende auch im Orgchart sehen. Vervollständigen Sie die Personio Profile der Mitarbeitenden mit Details wie Abteilung, Team, Standort und Führungskraft. Dadurch sind sie für alle Mitarbeitenden sichtbar.

EOR-Mitarbeitende verwalten

Verwalten von EOR-Abwesenheitsanfragen

EOR-Mitarbeitende beantragen Abwesenheit per Remote. Die zuständige genehmigende Person erhält die Abwesenheitsanfrage in ihrer Personio Inbox. So genehmigen Sie eine Abwesenheitsanfrage oder lehnen sie ab:

1. Öffnen Sie die Abwesenheitsanfrage in Ihrer Inbox.
2. Genehmigen Sie die Anfrage ab oder lehnen Sie sie ab.

Verwalten von Vergütungsinformationen für EOR-Mitarbeitende

Um die Vergütungsinformationen eines EOR-Mitarbeiters zu aktualisieren, müssen Sie Änderungen in Remote vornehmen. Vergütungsänderungen beziehen sich auf den Vertrag des Mitarbeiters, und Remote dient als einzige Informationsquelle für diese Daten. Personio aktualisiert den Reiter Vergütung, nachdem Sie Änderungen in Remote vorgenommen haben. 

Erfahren Sie mehr über die Vergütungssynchronisation zwischen Personio und Remote.

Arbeitsverhältnis mit einem EOR-Mitarbeiter beenden

Um das Arbeitsverhältnis mit einem EOR-Mitarbeiter zu beenden, folgen Sie dem Offboarding-Prozess in Remote. Nachdem Sie das Offboarding in Remote abgeschlossen haben, aktualisiert Personio automatisch das Austrittsdatum und den Grund. Am Austrittsdatum setzt Personio das Mitarbeitendenprofil auf Inaktiv.

Übersicht über die Systemeinrichtung und -automatisierung

Wenn Sie einen EOR-Mitarbeiter anstellen, richtet Personio Schlüsselkomponenten ein, um konsistente Daten zu gewährleisten. Folgendes geschieht:

Einrichtung von Attributen

Personio fügt einen neuen Abschnitt mit dem Namen Employer of Record (Remote) zum Mitarbeitendenprofil hinzu. Dieser Abschnitt enthält die technischen Attribute, die für die Verbindung mit Remote erforderlich sind. Personio verknüpft auch einige Ihrer vorhandenen Systemattribute mit Remote. Dies gewährleistet genaue und konsistente Informationen auf beiden Plattformen.

Hinweis:
Remote fungiert als einzige Informationsquelle für die meisten synchronisierten Attribute. Wenn jemand ein synchronisiertes Attribut in Personio bearbeitet, setzt das System es so zurück, dass es mit den Daten in Remote übereinstimmt. Wenn Sie beispielsweise den Namen eines Mitarbeiters in Personio ändern, wird er auf den in Remote gespeicherten Namen zurückgesetzt. Erfahren Sie mehr darüber, wie Personio und Remote Attribute synchronisieren.

Abwesenheitsarten

Personio erstellt Abwesenheitsarten, die denen in Remote entsprechen. Diese Einrichtung aktiviert die Synchronisierung von Abwesenheitsdaten zwischen den beiden Plattformen.

Erfahren Sie mehr über die Arten und Kategorien von Abwesenheiten, die Personio erstellt, um die Übereinstimmung mit Remote zu gewährleisten.

Mitarbeitendenrollen und Zugriffsrechte

Personio fügt zwei neue Rollen für Personio EOR hinzu:

• EOR (Remote.com)-Mitarbeitende: Definiert die Zugriffsrechte für EOR-Mitarbeitende.
• Abwesenheit genehmigende EOR-Personen: Erteilt Führungskräften von EOR-Mitarbeitenden die Berechtigung, Abwesenheitsanfragen zu genehmigen.

Genehmigungs-Workflows

Personio konfiguriert Genehmigungs-Workflows für alle synchronisierten EOR-Abwesenheitsarten. Dadurch wird sichergestellt, dass Abwesenheitsanfragen den richtigen Prozess befolgen und zur Genehmigung an die EOR-Führungskräfte weitergeleitet werden.

Synchronisierung der Vergütung

Personio synchronisiert Vergütungsinformationen aus Remote, einschließlich Jahresgehalt und Wöchentliche Arbeitsstunden. Remote fungiert als einzige Informationsquelle für diese Werte, was sicherstellt, dass Personio immer die aktuellsten und vertraglich korrektesten Daten widerspiegelt.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Vergütungsinformationen zwischen Personio und Remote synchronisiert werden.

Die Datensynchronisierung zwischen Personio und Remote verstehen

Personio und Remote synchronisieren kritische Daten, um sicherzustellen, dass die Informationen auf beiden Plattformen aktuell und konsistent bleiben. Remote fungiert als einzige Informationsquelle für alle synchronisierten Daten. Wenn jemand synchronisierte EOR-Informationen in Personio ändert, setzt das System sie so zurück, dass sie mit den Daten in Remote übereinstimmen. Dieser Prozess stellt die Datenintegrität sicher und verhindert Diskrepanzen zwischen den beiden Plattformen.

Wahrung der Datenkonsistenz

Um die Datenkonsistenz zu gewährleisten, sollten EOR-Mitarbeitende und Admins keine Profilfelder in Personio bearbeiten, die mit Remote synchronisiert werden. Manuelle Aktualisierungen von synchronisierten Attributen triggern bei der nächsten Synchronisierung ein automatisches Zurücksetzen. Zum Beispiel:

• Wenn jemand den Namen eines Mitarbeiters in Personio aktualisiert, setzt das System ihn auf den Wert in Remote zurück.
• Wenn jemand synchronisierte Vergütungsfelder bearbeitet, beispielsweise Jahresgehalt oder Wöchentliche Arbeitsstunden, macht Personio die Änderungen rückgängig, um sie an die Daten von Remote anzugleichen.

Dieses automatische Zurücksetzen ist wichtig für vergütungsbezogene Informationen. Die Vergütungsinformationen sind mit dem Vertrag des Mitarbeiters verknüpft. Alle vertragsbezogenen Änderungen erfolgen in Remote. Indem sichergestellt wird, dass Personio die Daten von Remote widerspiegelt, verhindert die Integration unbefugte oder versehentliche Änderungen und wahrt die Vertragsgemäßheit.

Synchronisierung von Attributen

Remote fungiert als einzige Informationsquelle für die meisten synchronisierten Attribute. Wenn ein Mitarbeiter ein synchronisiertes EOR-Attribut in Personio ändert, erkennt das System die Änderung und setzt das Attribut so zurück, dass es mit den Daten in Remote übereinstimmt. 

In dieser Tabelle sind die Attribute aufgeführt, die zwischen Personio und Remote synchronisiert werden. Attribute synchronisieren sich immer von Remote zu Personio.

Abwesenheitsarten

In dieser Tabelle sind die Abwesenheitsarten und -kategorien aufgeführt, die Personio erstellt, um sie an Remote anzupassen. Diese Abwesenheitsarten sind voreingestellt und können nicht bearbeitet werden.

Synchronisierung der Vergütung

Personio und Remote synchronisieren vergütungsbezogene Daten, um Genauigkeit zu gewährleisten und Diskrepanzen zu vermeiden:

• Jahresgehalt: Personio synchronisiert das Jahresgehalt von Remote mit dem Jahresgehalt in Personio.
• Wöchentliche Arbeitsstunden: Personio synchronisiert die wöchentlichen Arbeitsstunden von Remote mit den Feldern Ist-Arbeitsstunden und FTE-Arbeitszeiten in Personio. Dadurch wird sichergestellt, dass der FTE-Prozentsatz in Personio immer 100 % beträgt.
• Sie können die wöchentlichen Arbeitsstunden in Personio aktualisieren, aber das System setzt sie zurück, um sie an die Daten aus Remote anzupassen.