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Dieser Artikel erklärt, wie Sie eine betriebliche Altersvorsorge mit Personio Payroll einrichten und verwalten können.

Wie können Sie Versorgungswerke in Personio Payroll verwalten?

Mit Personio Payroll können Sie die Gehaltsabrechnung für Mitarbeitende, die Mitglieder eines Versorgungswerks sind, automatisiert verarbeiten und kommunizieren. Die Funktion: 

• ermöglicht das Anlegen und Validieren von Informationen zu Versorgungswerken im Mitarbeitendenprofil.
• kommuniziert automatisch und sendet DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise an Versorgungswerke.
• zeigt Beiträge in Dokumenten (Entgeltabrechnungen, Lohnkonto etc.) an.
• gibt eine SEPA-Datei für Firmenzahler aus, die für den Transfer der Beiträge genutzt werden kann.
• ist ITSG-zertifiziert!

Im Folgenden erklären wir, wie Sie Beiträge an Versorgungswerke anlegen und verwalten können.

Hinweis
Nicht alle Versorgungswerk-Anbieter nehmen am elektronischen Meldeverfahren teil und erhalten automatisch DEÜV-Meldungen. An diese müssen Arbeitgebende oder Mitarbeitende Änderungen direkt melden, ähnlich wie bei einigen Krankenkassen.

Produktbeschränkungen

Folgende Fälle unterstützt die Funktion aktuell nicht:

• Anzeige des Arbeitnehmeranteils auf der Entgeltabrechnung: Die Funktion deckt derzeit das explizite Ausweisen des Arbeitnehmeranteils an das Versorgungswerk auf der Entgeltabrechnung nicht ab. Wenn der Betrag vom Arbeitnehmer selbst gezahlt wird (Selbstzahler), kann er nicht vom Arbeitgeber abgezogen werden. Bei Firmenzahlern ist der Anteil im Gesamtbetrag enthalten. 
• Andere Zahlungsmethoden für Firmenzahler: Die Funktion deckt aktuell ausschließlich separate Zahlungen für jeden Mitarbeiter ab. Aggregierte Zahlungen auf Ebene der Gesellschaft, BBNRAS oder Betriebsstätte werden nicht unterstützt.

Beiträge an Versorgungswerke im Mitarbeitendenprofil verwalten

Attribute zum Verwalten von Beiträgen an Versorgungswerke

Um Mitarbeitende zu verwalten, die Mitglied in einem Versorgungswerk sind, sind die Attribute der Sektion Versorgungswerk im Mitarbeitendenprofil relevant. Sie werden durch weitere Attribute wie dem Personengruppenschlüssel ergänzt. Um eine korrekte Eingabe zu gewährleisten, unterstützen Sie hinterlegte Validierungen, die auf Fehler hinweisen und Anleitung zur Korrektur geben.

Folgende Attribute finden Sie in der Sektion Versorgungswerk im Mitarbeitendenprofil:

Zusätzlich müssen Sie folgende Attribute beachten:

Best Practice Attribute für Versorgungswerke

Die folgende Tabelle zeigt einige gängige Beispiele, wie Mitarbeitende, die Mitglied in einem Versorgungswerk sind, eingerichtet werden und welche Änderungen an ihren Attributen erforderlich sind. Änderungen sind fett markiert. 

Minijob mit gesetzlicher Krankenversicherung

Wenn der Mitarbeiter Beiträge an ein Versorgungswerk zahlt, setzen Sie den Beitragsgruppenschlüssel für die Rentenversicherung auf 0 und wählen Sie ein Versorgungswerk.

Setzen Sie das Attribut für den Beitragssatz für geringfügig Beschäftigte im Versorgungswerk nur, wenn der Mitarbeiter in einem Minijob ist und Teil eines Versorgungswerks ist. Falls der PGS 109 bleibt, ist das Setzen des Attributs optional.

Minijob mit privater Krankenversicherung

Wenn ein Mitarbeiter privat krankenversichert ist, einem Versorgungswerk angehört und einen Minijob hat, zahlt er keine Sozialversicherungsbeiträge und sein BGRS ist 0000. Da der PGS 109 in diesem Fall nicht zulässig ist, ändern Sie ihn auf 190.

Diese Einstellung (PGS 190, BGRS 0000) ist identisch mit Werkstudierenden im Midijob-Bereich. Um festzulegen, dass Minijob-Sätze für das Versorgungswerk gelten, setzen Sie zusätzlich das Attribut Beitragssatz für geringfügig Beschäftigte im Versorgungswerk (Sozialversicherungsgruppenschlüssel 190) auf Ja. 

Werkstudent als Midijob

Werkstudierende, die einem Versorgungswerk angehören, erhalten ebenfalls BGRS 0000 und können daher ihren PGS von 106 nicht beibehalten. Dieser muss auf 190 geändert werden.

Um die korrekten Midijob-Berechnungen anzuwenden, setzen Sie das Attribut Ist Midijob auf Ja. Es ist nicht zulässig, gleichzeitig den Beitragssatz für geringfügig Beschäftigte im Versorgungswerk (Sozialversicherungsgruppenschlüssel 190) auf Ja zu setzen, da dies inkonsistent wäre.

Regulärer Mitarbeiter im oder über dem Midijob-Bereich

Im Midijob-Bereich gilt Folgendes:

Über dem Midijob-Bereich gilt Folgendes:

Reguläre Mitarbeitende, die im oder über dem Midijob-Bereich liegen, zahlen weiterhin Beiträge zu anderen Sozialversicherungen und können ihren PGS von 101 beibehalten. Passen Sie den BGRS an, indem Sie die Rentenbeiträge auf 0 setzen, wenn sie Mitglied eines Versorgungswerks sind.

Versorgungswerke hinzufügen und bearbeiten

Um Versorgungswerke zu verwalten, müssen Sie die oben genannten Attribute korrekt hinterlegen. Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie entsprechend vorgehen können:

1. Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil > Informationen des entsprechenden Mitarbeiters.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Füllen Sie die nötigen Attribute korrekt ein. Beachten Sie die Informationen zu Attributen und die Best Practice Beispiele.
4. Legen Sie ein Wirksamkeitsdatum fest und speichern Sie Ihre Einträge.

Prüfen Sie in der Lohnbuchhaltung, ob das Versorgungswerk korrekt hinterlegt ist.

Hinweis
Bei einem untermonatigen Anbieterwechsel wenden Sie sich an Ihren Payroll Specialist. Dieser wird Sie beim weiteren Vorgehen unterstützen.

Höherversicherung verwalten

Mitarbeitende können freiwillig einen Zuschlag, eine sogenannte Höherversicherung, zu ihren Beiträgen beim Versorgungswerk zahlen. Dieser wird individuell mit dem Anbieter vereinbart und kann daher nicht automatisch berechnet werden. Sobald der Betrag bekannt ist, können Sie ihn als wiederkehrende Vergütung im Reiter Gehalt des Mitarbeitendenprofils hinzufügen. Treten Sie mit Ihrem zuständigen Payroll Specialist in Kontakt, um die entsprechende wiederkehrende Vergütung für Ihren Account freischalten zu lassen.

Eine Höherversicherung kann nur hinzugefügt werden, wenn der Arbeitgeber die Beiträge zum Versorgungswerk zahlt (Firmenzahler). Zahlen Mitarbeitende den vollen Beitrag selbst, übernehmen sie auch den Zuschlag, und dieser wird nicht vom Arbeitgeber in der Entgeltabrechnung abgezogen.

In der Lohnbuchhaltung

Versorgungswerke im Reiter Meldewesen

Unter Lohnbuchhaltung > Meldewesen können Sie für abgeschlossene Abrechnungszeiträume DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise zu Lebenszyklusereignissen von Mitarbeitenden einsehen.

Versorgungswerke in Lohndokumenten

Unter Lohnbuchhaltung > Dokumente können Sie Informationen zu Versorgungswerken in den folgend aufgeführten Dokumenten einsehen. Mithilfe der generierten SEPA-Datei können Sie Beiträge an Versorgungswerke überweisen.