Dieser Artikel bietet einen Überblick zu Personio Payroll, unserer ITSG-zertifizierten All-in-one-Lösung, die HR und Lohnbuchhaltung an einem Ort vereint. Durch integrierte Compliance und Datensynchronisierung in Echtzeit wird sichergestellt, dass alle Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten gleich beim ersten Mal korrekt sind.
Falls Sie Personio Payroll nutzen möchten, können Sie weitere Informationen und eine individuelle Beratung von unserem Growth & Success Team erhalten (Seite ausschließlich auf Deutsch verfügbar).
Welche Vorteile bietet mir Personio Payroll?
Wenn HR und Payroll an ein- und demselben Ort ablaufen, haben Sie endlich eine Lohnabrechnung, wie sie sein sollte – schnell, präzise und mühelos.
Mit der ITSG-zertifizierten Personio Payroll starten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung per Klick, der Rest geht automatisch: Lohnabrechnungsrelevante Informationen werden automatisch erstellt und überprüft, und auch die gesetzliche Kommunikation mit Behörden und der Sozialversicherung läuft von selbst.
-
Schnell – Gehaltsabrechnung in Sekunden, mit HR und Payroll an einem Ort
HR- und Gehaltsdaten werden automatisch konfiguriert, konsolidiert und in Echtzeit mit der Gehaltsabrechnung synchronisiert. So können Sie Ihre Gehaltsabrechnung jederzeit durchführen.
-
Präzise – Korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung dank automatischer Eingabevalidierung
Die Software kennt alle Regeln und Vorschriften, die Sie für die Gehaltsabrechnung benötigen. So haben Sie von Anfang an präzise und vollständige Gehaltsabrechnungsdaten.
-
Mühelos – Optimale Compliance und eine Lohnzettel-Vorschau, die Änderungen in Echtzeit widerspiegelt
Von Behörden gemeldete Änderungen werden automatisch eingefügt. Gehaltsabrechnungen, relevante Dokumente und die rechtliche Kommunikation mit Behörden und Sozialversicherung werden ebenfalls automatisch verarbeitet.
Funktionen
Personio Payroll bietet die folgenden Funktionen:
Branchen
Personio Payroll ist ein Lohnbuchhaltungstool, welches besonders für Unternehmen in den folgenden Branchen entwickelt wurde:
- Dienstleistungsunternehmen
- Beratungsunternehmen
- IT-Unternehmen
- Unternehmen im Handel
Hinweis
Personio Payroll wird momentan nicht für die folgenden Brachen angeboten: landwirtschaftliche Betriebe, öffentlicher Dienst, Baugewerbe/Baulohn, Seefahrt.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Mit Personio Payroll können Sie Ihre Unternehmens- und Mitarbeitendendaten an einem Ort verwalten und die Lohnbuchhaltung für mehrere juristische Entitäten (Gesellschaften) durchführen. Durch die integrierte Datenvalidierung von Daten werden fehlerhafte Eingaben vermieden und Gesetzeskonformität sichergestellt. Sozialversicherungsnummern und Steuerinformationen werden automatisch abgerufen und Sozialbeiträge geschätzt, um Ihre Abrechnung in Echtzeit durchführen zu können. Im Falle von rückwirkenden Änderungen können durch die automatische Datensynchronisation Korrekturabrechnungen einfach gehandhabt werden.
Lohnarten
Die folgenden Lohnarten können mit Personio Payroll je nach Paket angelegt und abgerechnet werden:
| Lohnart | Standard | Pro |
| Gehälter | ✅ | ✅ |
| Stundenlohn | ✅ | ✅ |
| Vorschüsse | ✅ | ✅ |
| Überstunden (ohne Anbindung an Zeiterfassung)* | ✅ | ✅ |
| Schichtzulagen (ohne Anbindung an Zeiterfassung)* | ✅ | ✅ |
| Altersteilzeit | ❌ | ❌ |
| Wertguthaben |
❌ | ❌ |
| Betriebliche Altersvorsorge (Gruppenverträge, Direktversicherungen, Altverträge)* | ✅ | ✅ |
| Betriebliche Altersvorsorge (Vervielfältigungsverfahren) | ❌ | ❌ |
| Betriebliche Altersvorsorge – mehrere pro Arbeitnehmenden* | ❌ | ✅ |
| Abfindungen | ✅ | ✅ |
| Boni/Prämien/Sonderzahlungen | ✅ | ✅ |
| Essenszuschüsse | ✅ | ✅ |
| Fahrtkostenzuschüsse | ✅ | ✅ |
| Firmenwagen/Jobrad* | ✅ | ✅ |
|
Fremdwertversteuerung |
✅ | ✅ |
| Jobticket | ✅ | ✅ |
| Inflationsausgleichsprämie | ✅ | ✅ |
| Kindergartenzuschuss | ✅ | ✅ |
| Kurzarbeitergeld (KUG)* | ❌ | ❌ |
| Nettohochrechnung | ❌ | ❌ |
| Pauschalversteuertes Entgelt | ✅ | ✅ |
| Sachbezüge | ✅ | ✅ |
| Simulationen* | ❌ | ✅ |
| Urlaubsgeld | ✅ | ✅ |
| Vermögenswirksame Leistungen | ✅ | ✅ |
| Weihnachtsgeld | ✅ | ✅ |
Hinweise
▶︎ Weitere Informationen zu Standard oder Pro Serviceleistungen von Personio Payroll finden Sie hier.
▶︎ * Kann zusätzliche Daten oder Aufwand auf Kundenseite bedeuten.
Abwesenheiten
Die folgenden Abwesenheitsarten können mit Personio Payroll angelegt und abgerechnet werden:
| Urlaub | ✅ |
| Unbezahlter Urlaub | ✅ |
| Krankheit (mit oder ohne Entgeltfortzahlung) | ✅ |
| Verletztengeld | ❌ |
| Übergangsgeld | ❌ |
| Bundesfreiwilligendienst | ❌ |
| Elternzeit | ✅ |
| Kind krank | ✅ |
| Mutterschutz | ✅ |
| Rechtmäßiger/Unrechtmäßiger Streik | ✅ |
| Unentschuldigte Abwesenheit | ✅ |
Gesetzliche Verfahren
Die folgenden gesetzlichen Verfahren können mit Personio Payroll angelegt und abgerechnet werden:
| AAG (Aufwendungsausgleichsgesetz) | ✅ |
| EEL (elektronische Entgeltersatzleistung) | ✅ |
| eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) | ✅ |
| A1 (Standardfälle)* | ✅ |
* Kann zusätzliche Daten oder Aufwand auf Kundenseite bedeuten.
Mitarbeitende
Die folgenden Arten von Mitarbeitenden können mit Personio Payroll angelegt und abgerechnet werden:
| Minijobber (PGS 109) | ✅ |
| Angestellte (PGS 101) | ✅ |
| Auszubildende (PGS 102, 121) | ✅ |
| Beschäftigte in Altersteilzeit (PGS 103) |
❌ |
| Behinderte Menschen in anerkannten Werkstätten (PGS 107) | ❌ |
| Geschäftsführende Gesellschafter | ✅ |
| Grenzgänger | ❌ |
| Hausgewerbetreibende (PGS 104) | ❌ |
| Kurzfristig Beschäftigte (PGS 110) | ✅ |
| Personen im Praktikum (PGS 105) |
✅ |
| Personen in der Rente (PGS 119/120) | ✅ |
| Werkstudierende (PGS 106) | ✅ |
Meldewesen
Die folgenden Meldungen werden automatisch versandt:
| Automatischer Versand der Meldungen an die Sozialversicherungen und Beitragsnachweise (nach Freigabe der Lohnbuchhaltung) |
✅ |
| Automatischer Versand der Lohnsteueranmeldungen, Lohnbescheinigungen | ✅ |
| Automatische Abfragen und Versand der Lohnnachweise an die Unfallversicherungen | ✅ |
| Automatische ELStAM-Anmeldung neuer Arbeitnehmender. | ✅ |
Dokumente
Die folgenden Dokumente werden mit Personio Payroll zur Verfügung gestellt:
| Entgeltbescheinigungen | ✅ |
| Elektronische Betriebsprüfung | ✅ |
| Beitragsabrechnungen (Unfallversicherung) | ✅ |
| Beitragsnachweise (Krankenkassen) | ✅ |
| Brutto – Netto Liste (Monatlich/Jährlich) | ✅ |
| Buchungsbericht nach SKR03/04 in XLS oder CSV Format | ✅ |
| Erstattungsanträge nach AAG (U1/U2) | ✅ |
| Gesonderte Meldung 57 |
✅ |
| Lohnkonto | ✅ |
| Lohnsteueranmeldungen | ✅ |
| Lohnsteuerbescheinigungen | ✅ |
| SEPA für Löhne und Gehälter, BAV, VWL, Sozialabgaben, Lohnsteuer | ✅ |
| Sozialversicherungsmeldungen (DEÜV) | ✅ |
| SV-Jahresmeldungen |
✅ |
| UV-Jahresmeldungen | ✅ |
Bescheinigungen
| Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU Abruf) | ✅ |
| A1 (für deutsche Arbeitnehmende – Standardfälle) | ✅ |
| Vorerkrankungsabfrage | ✅ |
| rvBEA BEEG | ✅ |
| rvBEA ZUZA | ✅ |
Die ITSG-Zertifizierung
Was ist die ITSG-Zertifizierung?
Die ITSG ist die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung. Sie entwickelt und optimiert den elektronischen Datenaustausch im Auftrag aller Spitzenorganisationen der gesetzlichen Krankenkassen und ist auf die sichere digitale Kommunikation zwischen Leistungserbringern, Arbeitgebern und Krankenkassen spezialisiert. Die ITSG-Zertifizierung ist das höchste Gütesiegel der gesetzlichen Krankenversicherungen.
In Deutschland dürfen für den automatisierten digitalen Datenaustausch im Gesundheits- und Sozialwesen nur Lohnbuchhaltungs-Lösungen zum Einsatz kommen, die geprüft und ITSG-zertifiziert sind. Die ITSG prüft, ob die Software den gesetzlichen Vorschriften für die verschiedenen Verfahren zur Meldung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen entspricht.
Das ITSG-Kernteam besteht aus Vertretern der Renten-, Unfall- und Arbeitslosenversicherung. Es überprüft unsere Berechnungen und kontrolliert, ob alle an die Sozialversicherungsbehörden übermittelten Daten korrekt sind.
Personio Payroll hat die ITSG-Zertifizierung erhalten
Wir haben in den vergangenen Jahren intensiv mit der ITSG zusammengearbeitet, um sicherzustellen, dass Personio Payroll für Gehaltsabrechnungen von der ITSG zertifiziert wird. Die Lösung ermöglicht jetzt eine automatisierte, direkte Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern, ohne zeitaufwendige manuelle Verfahren.
Mit der ITSG-Zertifizierung von Personio Payroll können Sie sich auf unsere sofortigen, präzisen und mühelosen Gehaltsabrechnungen verlassen. Sie können ab sofort:
- Ohne zeitaufwendige manuelle Prozesse automatisch und direkt mit den Sozialversicherungsträgern kommunizieren.
- Sicherstellen, dass jede einzelne Gehaltsabrechnung korrekt verarbeitet wird. So können Sie z. B. Geschäftsreisen innerhalb der Europäischen Union einfach vorbereiten, indem Sie A1-Bescheinigungen digital bei jeder Sozialversicherung beantragen. Dieser vollständig digitale Workflow wurde ebenfalls zertifiziert.
- Auf optimierte Compliance-Prozesse im Reiter Meldewesen zugreifen, einschließlich aller Informationen, die mit den Sozialversicherungen ausgetauscht wurden.Sie können außerdem sofortigen Support bei Sozialversicherungsprüfungen erhalten. Mit der euBP-Zertifizierung (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) unterstützen wir Sie, indem wir eine Exportdatei bereitstellen und diese direkt an die Rentenversicherung übermitteln.
Dies ist für Personio ein riesiger Meilenstein. Personio erfüllte innerhalb eines Jahres mehr als 600 Seiten an Anforderungen und über 1000 Kriterien der ITSG.
Was bedeutet die ITSG-Zertifizierung für Sie?
Die ITSG-Zertifizierung ist das höchste Gütesiegel in Deutschland für Lohnabrechnungs-Lösungen. Sie setzt strenge Qualitätsstandards und ermöglicht eine nahtlose Integration mit den Sozialversicherungsträgern. Alle sozialversicherungsrelevanten Informationen wie z. B. Krankheitstage, Beschäftigungswechsel und Beitragszahlungen werden über Personio Payroll direkt an die zuständigen Sozialversicherungsträger übermittelt. Dies ermöglicht eine noch stärkere Automatisierung und sichert gleichzeitig Präzision und die Einhaltung der Vorschriften.
Mit der ITSG-Zertifizierung von Personio Payroll, sind Gehaltsabrechnungen direkt über Personio möglich, ohne dass eine Integration mit einem anderen externen Lohnabrechnungs-Anbieter erforderlich ist. Das bedeutet, Sie können per Klick in Sekundenschnelle eine korrekte Lohnabrechnung durchführen und benötigen dafür kein Lohnabrechnungs-Experte zu sein. Dies sind Ihre Vorteile:
- In Sekunden abrechnen: Starten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung per Klick, der Rest geht automatisch.
- Immer korrekte Daten: Personal- und Gehaltsdaten werden automatisch mit der Lohnabrechnung synchronisiert. Die automatische Datenvalidierung sorgt zudem dafür, dass alle Abrechnungsdaten direkt stimmen.
- Volle Compliance: Lohnabrechnungsrelevante Informationen werden automatisch erstellt und überprüft, und auch die gesetzliche Kommunikation mit Behörden und der Sozialversicherung läuft von selbst.