In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie einen Personalbedarfsplan über den Reiter Planungszyklen im Bereich Planung vorschlagen, überprüfen und genehmigen.
Der Reiter Planungszyklen ist eine der drei Hauptfunktionen der Umgebung für die Personalplanung in Personio. Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie ein Abonnement für Personio Core Pro.
Die Genehmigungskette nachvollziehen
Beim Einrichten eines Planungszyklus konfigurieren Sie eine Genehmigungskette. Sie müssen mindestens eine überprüfende Person und eine endgültig genehmigende Person hinzufügen:
- Überprüfende Personen: eine oder mehrere Personen, die eingereichte Pläne überprüfen und genehmigen können.
- Endgültig genehmigende Person: eine Person, die die endgültige Genehmigung des Plans erteilt.
Sobald eine für die Planung verantwortliche Person ihren Personalbedarfsplan eingereicht hat, erhalten alle überprüfenden Personen und die endgültig genehmigende Person eine Inbox-Benachrichtigung, dass sie den vorgeschlagenen Plan überprüfen oder genehmigen müssen.
Die Liste der überprüfenden Personen dient nicht als strikte Genehmigungssequenz. Jede überprüfende Person kann den Plan jederzeit genehmigen. In diesem Fall werden alle vor ihr aufgeführten überprüfenden Personen übersprungen und können den Plan nicht mehr überprüfen.
Wenn beispielsweise Überprüfende Person 2 vor Überprüfende Person 1 zustimmt, überspringt das System Überprüfende Person 1. Diese Person kann den Plan dann nicht mehr überprüfen. Wenn Überprüfende Person 3 zuerst zustimmt, überspringt das System sowohl Überprüfende Person 1 als auch Überprüfende Person 2.
Setzen Sie ranghöhere Personen weiter oben in die Liste, da sie befugt sind, frühere überprüfende Personen zu überspringen. Die endgültig genehmigende Person kann einen Plan erst genehmigen, nachdem mindestens eine überprüfende Person ihn genehmigt hat.
Personalbedarfsplan vorschlagen
Sobald Admins einen Planungszyklus gestartet haben, können Sie als (leitende) Führungskraft oder Mitglied des leitenden Managements auf den Plan zugreifen und einen Vorschlag einreichen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Planung > Planungszyklen und greifen Sie auf den entsprechenden Planungszyklus zu.
- Erstellen Sie neue Positionen und aktualisieren Sie bestehende Positionen, z. B., indem Sie eine Position entfernen oder ihre Zieldetails aktualisieren.
- Füllen Sie für jede neue Position, die Sie erstellen, die folgenden Felder aus. In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Felder beschrieben.
- Reichen Sie den Personalbedarfsplan zur Prüfung ein. Nach Einreichen des Plans können Sie ihn nicht mehr bearbeiten. Überprüfende Personen erhalten eine Inbox-Benachrichtigung, wenn Sie Ihren Plan einreichen.
In der folgenden Tabelle sind alle Felder aufgeführt, die beim Erstellen einer neuen Position verfügbar sind.
| Feld | Definition | |
| Pflichtfeld | Verantwortlich für die Position | Die für die Aufsicht über eine bestimmte Stelle verantwortliche Person trifft häufig Entscheidungen im Zusammenhang mit dieser Position, wie zum Beispiel die Verwaltung der damit verbundenen Kosten |
| Mitarbeiter | Mitarbeitende Person, die dieser Position zugewiesen ist. Sie können dieses Feld leer lassen und später ausfüllen, wenn die Person noch nicht bekannt oder noch nicht eingestellt ist. | |
| Grund der Anfrage | Grund für die Anforderung von Änderungen des Personalbedarfsplans. | |
| Gültig ab | Datum, an dem Änderungen des Personalbedarfsplans, wie z. B. Start, Ende oder Änderung einer Position, wirksam werden. | |
| Optional | Soll-Führungskraft | Die Führungskraft, die für den zukünftigen Mitarbeiter in dieser Position verantwortlich ist. Sobald Sie eine Führungskraft hinzufügen, wird die offene Position im Organigramm angezeigt. |
| Anstellende Führungskraft | Der Mitarbeiter, der für den Recruiting-Prozess dieser Position verantwortlich ist. | |
| Abteilung | Der Unternehmensbereich, dem der betreffende Mitarbeiter zugeordnet ist. | |
| Team | Die Gruppe im Unternehmen, der der betreffende Mitarbeiter zugeordnet ist. | |
| Standort | Der Standort, dem der betreffende Mitarbeiter zugeordnet ist. | |
| Startdatum | Das Datum, an dem eine Position gemäß den Angaben im Personalbedarfsplan starten soll. | |
| Soll-FTE | Dieser Wert gibt das Vollzeitäquivalent (FTE) der betreffenden mitarbeitenden Person an; er wird durch den Vergleich ihrer Wochenstunden mit denen eines Vollzeitmodells berechnet. Geben Sie für Vollzeitbeschäftigte einen Wert von 1,00 und für Teilzeitbeschäftigte z. B. einen Wert von 0,80 ein. | |
| Kostenstelle | Ein Feld, das verwendet wird, um Ausgaben innerhalb eines bestimmten Unternehmensbereichs für die Budgetverwaltung zuzuweisen und zu erfassen. | |
| Pflichtfeld | Stellenbezeichnung | Die Stelle aus der Stellenarchitektur und dem Stellenkatalog, die mit der Position verknüpft ist. Wählen Sie die Stellenbezeichnung, um die restlichen Details automatisch auszufüllen. |
Hinweis:
Das Wirksamkeitsdatum bezieht sich auf den Zeitpunkt, an dem Änderungen von Beschäftigungsbedingungen, wie z. B. Gehalt oder Position, in Kraft treten, während sich das Startdatum auf den Zeitpunkt bezieht, an dem ein Mitarbeiter tatsächlich die Tätigkeit in der neuen Position aufnimmt.
Personalbedarfsplan überprüfen
Sobald eine (leitende) Führungskraft einen Vorschlag für einen Personalbedarfsplan eingereicht hat, können Sie als Mitglied des leitenden Managements auf den Plan zugreifen und diesen prüfen.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie auf Planung > Planungszyklen.
-
Klicken Sie in der Liste auf den Vorschlag für einen spezifischen Personalbedarfsplan, um ihn zu prüfen.
Hinweis:
Sie müssen jeden vorgeschlagenen Personalbedarfsplan einzeln öffnen und prüfen. Derzeit ist es nicht möglich, alle angezeigten Vorschläge für Personalbedarfspläne gesammelt zu genehmigen. - Klicken Sie im vorgeschlagenen Personalbedarfsplan auf die entsprechende Position in der Liste, um die Positionsdetails und die Begründung der für den Plan verantwortlichen Person zu prüfen. Klicken Sie alternativ auf den Reiter Geplante Positionen, um alle neuen Positionen im vorgeschlagenen Personalbedarfsplan aufzurufen.
- Aktualisieren Sie die Positionsdetails nach Bedarf. Klicken Sie ggf. auf Entfernen, um die Position komplett abzulehnen. Bitte beachten Sie, dass eine entfernte Position später nicht mehr aktiviert werden kann.
- Reichen Sie den Personalbedarfsplan (bzw. die Personalbedarfspläne) zur abschließenden Genehmigung ein. Die für die abschließende Genehmigung Verantwortlichen werden benachrichtigt.
Personalbedarfsplan genehmigen
Sobald eine leitende Führungskraft oder ein Mitglied des Managements den Personalbedarfsplan geprüft hat, können Sie als CEO auf den Plan zugreifen, um ihn abschließend zu genehmigen.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie auf Planung > Planungszyklen.
-
Klicken Sie in der Liste auf den Vorschlag für einen spezifischen Personalbedarfsplan, um ihn zu prüfen.
Hinweis:
Sie müssen jeden vorgeschlagenen Personalbedarfsplan einzeln öffnen und prüfen. Derzeit ist es nicht möglich, alle angezeigten Vorschläge für Personalbedarfspläne gesammelt zu genehmigen. - Klicken Sie im vorgeschlagenen Personalbedarfsplan auf die entsprechende Position in der Liste, um die Positionsdetails und die Begründung der für die Planung verantwortlichen Person zu überprüfen. Klicken Sie alternativ auf den Reiter Geplante Positionen, um alle neuen Positionen im vorgeschlagenen Personalbedarfsplan aufzurufen.
- Aktualisieren Sie die Positionsdetails nach Bedarf. Klicken Sie ggf. auf Entfernen, um die Position komplett abzulehnen. Bitte beachten Sie, dass eine entfernte Position später nicht mehr aktiviert werden kann.
- Erteilen Sie die abschließende Genehmigung für den bzw. die vorgeschlagenen Personalbedarfsplan/Personalbedarfspläne. Die für die abschließende Genehmigung Verantwortlichen werden benachrichtigt.