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Dieser Artikel erklärt, wie Sie den DLS-Export und den DATEV DALY-Export für die Implementierung von Personio Payroll und damit einen erfolgreichen Systemwechsel nutzen können.

Der DATEV DLS-Export 

Was ist der DATEV DLS-Export?

Der DATEV DLS-Export (Digitale Lohnschnittstelle) ermöglicht den standardisierten Export von Lohn- und Gehaltsdaten, einschließlich Mitarbeiterstammdaten und Abrechnungswerten. Diese Daten können anschließend sicher in ein kompatibles System, wie die DATEV-Software oder an den Steuerberater, übertragen werden.

Den DLS-Export in DATEV durchführen

Sie können den DLS-Export bei Ihrem DATEV-Lohnabrechner anfragen. Eine Anleitung für die Erstellung des Exports finden Sie im Folgenden.

Anleitung für DATEV LODAS

Um den DLS-Export für DATEV LODAS zu erhalten müssen Sie eine Lohn-Archiv-DVD abrufen. Wie Sie dabei vorgehen erfahren Sie im DATEV Hilfe-Center in dieser Video-Anleitung und in diesem Artikel. 

Anleitung für DATEV Lohn und Gehalt

Den DLS-Export aus Lohn und Gehalt können direkt aus der Anwendung exportieren. Folgen Sie dabei den in diesem Artikel im DATEV Hilfe-Center angegebenen Schritten. Achten Sie darauf:

• Den korrekten Zeitraum zu wählen.
• Unter Auswählbare Darten zur GDPdU alle Daten auszuwählen. 
• Die Exportierte Datei zu verschlüsseln.

Den DLS-Export entschlüsseln

DATEV DLS-Exportdateien sind passwortgeschützt und müssen vor dem Hochladen in Personio entschlüsselt werden. Nutzen Sie dazu das im DLS-Exportpaket enthaltene Tool ArchivDecryptNet und gehen Sie vor, wie folgt:

1. Die Datei ArchivDecryptNet ist im DLS-Exportpaket von DATEV enthalten. Rufen Sie sie über das Stammverzeichnis auf und stellen Sie sicher, dass sich die Datei im Ordner befindet.
   
2. Doppelklicken Sie auf ArchivDecryptNet, um das Entschlüsselungstool zu öffnen.
   
3. Geben Sie folgende Informationen ein:
   • Zielverzeichnis: Wählen Sie das Zielverzeichnis für die entschlüsselten Importdateien aus.
   • Passwort: Geben Sie das Passwort ein, das Ihnen von DATEV beim DLS-Export bereitgestellt wurde. Falls Sie das Passwort nicht haben, wenden Sie sich bitte an Ihren DATEV-Ansprechpartner.
4. Klicken Sie OK, um den Entschlüsselungsvorgang zu starten. Nach ergfolgreicher Entschlüsselung befinden sich folgende entschlüsselten Dateien im zuvor ausgewählten Zielverzeichnis:
   • arbeitgeberstammdaten.csv
   • arbeitnehmerstammdaten.csv
   • GDPDU.dtd
   • Index.xml
   • lohnartenstammdaten.xml
   • lohnkontendaten.xml
   • sozialversicherungsdaten.csv
5. Komprimieren Sie alle Dateien in eine .zip-Datei, um in Personio hochzuladen.

Weitere Informationen zum Entschlüsselungsprozess finden Sie im DATEV Hilfe-Center.

Entschlüsselungsprobleme lösen

Im Folgenden finden Sie häufige Fälle und deren Lösung.

Datei nicht gefunden
Wenn beim Ausführen von ArchivDecryptNet die Meldung Datei nicht gefunden erscheint, stellen Sie sicher, dass:

• Sie das gesamte DATEV-Exportpaket extrahiert haben.
• Sich ArchivDecryptNet.exe im Ordner befinden.

Ungültiges Passwort
Wenn die Meldung Ungültiges Passwort erscheint:

• Überprüfen Sie, ob Sie das korrekte Passwort verwenden, das Ihnen von DATEV bereitgestellt wurde.
• Wenden Sie sich an Ihren DATEV-Ansprechpartner, falls Sie das Passwort wiederherstellen müssen.

Das Entschlüsselungstool öffnet sich nicht
Falls sich das Entschlüsselungstool nicht öffnet, wenn Sie auf ArchivDecryptNet doppelklicken:

• Versuchen Sie, mit einem Rechtsklick die Option Als Administrator ausführen auszuwählen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Antivirensoftware die Anwendung nicht blockiert.  

Den DLS-Export in Personio importieren

Sobald Sie die entschlüsselte DLS-Exportdatei haben, können Sie diese im entsprechenden Schritt der Pre-Implementation in Ihrem Onboarding-Portal hochladen.

Der DATEV DALY-Export

Was ist der DATEV DALY-Export?

Das DATEV Daten-Analyse-System (DALY) ermöglicht den Export von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten. Diese können dann in ein kompatibles System zu übertragen werden.

Wenn Sie bislang Ihre Lohnabrechnung über DATEV abgewickelt haben, ist der DALY-Export eine einfache und sichere Lösung, um die Vortragswerte für den YTD-Import bereitzustellen. Um den DALY-Export erfolgreich zu nutzen, führen Sie unmittelbar vor dem Systemwechsel die Entgeltabrechnung in DATEV durch. Für allgemeine Informationen zum Year-to-date Import lesen Sie unseren Artikel zum Thema.

Den DALY-Export in DATEV durchführen

Sie können den DALY-Export bei Ihrem DATEV-Lohnabrechner anfragen. Da es sich nicht um einen Standardexport handelt, kann dieser individuell erstellt werden. Eine Anleitung für die Erstellung des Exports finden Sie in diesem Artikel und diesem Artikel im DATEV Hilfe-Center.

Eine Liste mit allen Feldern, die der DALY-Export für den YTD-Import enthalten muss, finden Sie oben rechts unter den Downloads. 

Wichtige Hinweise zum  DALY-Export

Beachten Sie beim DALY-Export Folgendes:

• Felder
  • Felder vollständig ausfüllen: Überprüfen Sie, dass alle Felder aus der Liste vollständig sind.
  • Exakte Feldnamen verwenden: Stellen Sie sicher, dass die Feldnamen exakt der Bezeichnung in DATEV entsprechen, einschließlich der Leerzeichen.
  • Reihenfolge der Felder: Ist irrelevant.

• Einbezogene Mitarbeitende
  • Personio ID: Ist für den Import nicht relevant; verwenden Sie stattdessen die Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer.
  • Ausscheidende Mitarbeitende ausschließen: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende, die vor der Übernahme in Personio Payroll ausgeschieden sind, nicht im Export enthalten sind.

• Details zur Datei
  • Datei jahresbezogen erstellen: Erstellen Sie die Datei für jedes Jahr einzeln, nicht jahresübergreifend. Beispiel: Im Rahmen von Fällen der sog. März-Klausel.
  • Abrechnungsmonat auswählen: Wählen Sie beim Feld Abrechnungsmonat den letzten Monat vor der ersten Echtabrechnung in Personio Payroll aus.
  • Datenquelle für den Export: Wählen Sie als Datenquelle für den Export RZ-Lohn für LODAS und Lohn und Gehalt für LUG.
  • Werte für bestimmten Zeitraum erzeugen: Erzeugen Sie die Werte vom 01.01. bis zum Letzten des Monats vor dem ersten Live-Monat mit Personio Payroll.
  • Auswertung verdichten: Verdichten Sie die Auswertung auf eine Zeile je Mitarbeiter nach dem Attribut Steuer-Identifikationsnummer.
  • Format der Datei: Stellen Sie sicher, dass das Format der Datei in *.xls oder *.xlsx ist.

Den DALY-Export in Personio importieren

Ist die Datei vollständig ausgefüllt, senden Sie diese an unsere Payroll Specialists. Sie werden sich dann um einen Import in Personio kümmern.