Sie können jedes Gerät mit Internetverbindung und Zugang zu einem Browser in einen Zeiterfassungskiosk für Ihre Mitarbeitenden verwandeln. Hierfür benötigen Sie Bearbeitungsrechte für den Bereich Account-Konfiguration > Anwesenheit.

Sie können das gemeinsam genutzte Gerät am Empfang oder in der Nähe eines Eingangs aufstellen und festlegen, welche Mitarbeitenden ihre Zeiten auf dem Gerät erfassen können oder müssen.

Zur Nutzung des Geräts ist es nicht notwendig, dass sich Mitarbeitende mit ihrem Personio-Account anmelden. Sie verwenden stattdessen entweder einen PIN-Code, einen QR-Code oder beides. Das System gleicht die über das Gerät übermittelten Zeiteinträge mit den jeweiligen Arbeitszeitmodellen der Mitarbeitenden ab.

Festlegen, wer das Gerät nutzen kann oder muss

1. Entscheiden Sie, welche Mitarbeitenden das Gerät zur Erfassung von Arbeitszeiten nutzen sollen.
2. Optional: Wenn Sie möchten, dass Mitarbeitende ihre Zeiten nur über das Gerät erfassen können, gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeitendenrollen. Wählen Sie die entsprechenden Rollen aus, klicken Sie auf Zugriffsrechte und setzen Sie die Zugriffsrechte auf eigene Anwesenheiten auf Anzeigen.
3. Navigieren Sie zu Einstellungen > Anwesenheit > Erfassungsprofile.
4. Aktivieren Sie für die entsprechenden Profile die Option Eingangs-App.

Gerät mit der Eingangs-App koppeln

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Anwesenheit > Eingangs-App verwalten.
2. Wählen Sie die Authentifizierung aus, die Ihre Mitarbeitenden verwenden können. Um QR-Codes verwenden zu können, muss das zu synchronisierende Gerät über eine Kamera verfügen.
3. Fügen Sie ein neues Gerät hinzu und geben Sie ihm einen eindeutigen Namen. Der Name wird auf dem Gerät angezeigt, während es verwendet wird.
4. Öffnen Sie auf dem gewünschten Gerät einen Internetbrowser und gehen Sie zu ihrhostname.personio.de/entrance-app. Den richtigen Link finden Sie in der Informationsbox, die nach Schritt 2 auf dem Bildschirm erscheint.
5. Optional: Wenn Sie eines der folgenden Geräte verwenden, fügen Sie die App zum Home-Bildschirm hinzu:
   • Ein Android-Gerät mit einem beliebigen Browser.
   • Ein Laptop oder Desktop-Rechner mit Google Chrome.
6. Folgen Sie den Anleitungen auf dem Bildschirm und geben Sie den Geräte-Pairing-Code ein, den Sie in Ihrem Personio-Account unter Eingangs-App verwalten sehen. Geräte-Pairing-Codes, die nicht genutzt werden, laufen nach 14 Tagen ab. In diesem Fall müssen Sie das Gerät löschen und wieder neu beginnen.
7. Optional: Nutzen Sie Ihre eigene Lösung zur Verwaltung mobiler Geräte, um zu verhindern, dass Nutzende auf andere Apps zugreifen. Wenn Sie keine Lösung für die Verwaltung mobiler Geräte haben, können Sie die App auf Android anpinnen oder den geführten Zugriff auf iOS nutzen.

Mitarbeitenden-Codes verteilen

Mitarbeitende finden ihre eigenen QR- und PIN-Codes in ihrem Zeiterfassung. Wenn Sie die Codes im Rahmen des Einrichtungsprozesses mit anderen teilen möchten, finden Sie alle QR- oder PIN-Codes der Mitarbeitenden auch in einem Dokument. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Anwesenheit > Eingangs-App verwalten.
2. Klicken Sie auf Mitarbeitenden-Codes. Um die Codes zu speichern, klicken Sie mit der rechten Maustaste und drucken Sie sie als PDF.

Gerät löschen

Wenn Sie ein Gerät löschen, müssen Mitarbeitende, die es aktuell verwenden, ihre Zeiterfassung in ihrem Personio- Account abschließen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Anwesenheit > Eingangs-App verwalten.
2. Aktivieren Sie die Checkbox links neben den Geräten, die Sie löschen möchten.
3. Bestätigen Sie die Löschung.