Mit der Eingangs-App können Sie jedes Gerät mit Internetverbindung und Browser-Zugriff in einen Zeiterfassungskiosk für Ihre Mitarbeitenden verwandeln.

Sie können das gemeinsam genutzte Gerät am Empfang oder in der Nähe eines Eingangs aufstellen und festlegen, welche Mitarbeitenden ihre Zeiten auf dem Gerät erfassen können oder müssen.

Um das Gerät zu verwenden, müssen sich Mitarbeitende nicht in ihren Personio Account einloggen. Stattdessen verwenden sie einen PIN-Code, einen QR-Code oder beides. Das System gleicht die über das Gerät übermittelten Zeiteinträge mit den Arbeitszeitmodelleinstellungen der Mitarbeitenden ab.

Hinweis:
Wir wechseln zu unserem neuen System für Anwesenheitsrichtlinien. Einige Schritte, Navigationspfade oder Einstellungen stimmen möglicherweise nicht mit der Anzeige in Ihrem Account überein. Weitere Informationen zu den neuen Anwesenheitsrichtlinien finden Sie in diesem Artikel.

Bevor Sie beginnen

• Zum Einrichten eines gemeinsamen Zeiterfassungsgeräts müssen Sie den Bereich Konto-Konfiguration > Anwesenheiten bearbeiten können.
• Bevor Sie das Gerät für Ihre Mitarbeitenden einrichten, können Sie es testen. Folgen Sie den Anweisungen in diesem Video: 

Entscheiden, wer das Gerät nutzen darf oder muss

1. Entscheiden Sie, welche Mitarbeitenden das Gerät zur Erfassung ihrer Zeit nutzen sollen.
2. Optional: Wenn Sie möchten, dass Mitarbeitende ihre Zeiten nur über das Gerät erfassen können, gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Rollen & Berechtigungen. Wählen Sie die entsprechenden Rollen aus, klicken Sie auf Zugriffsrechte und setzen Sie die Berechtigungen für eigene Anwesenheiten auf Anzeigen.
3. Gehen Sie zu Einstellungen. 
4. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten. 
5. Klicken Sie auf Zeiterfassungsprofile.
6. Aktivieren Sie für die entsprechenden Profile die Option Eingangs-App.

Ein Gerät mit der Eingangs-App koppeln

1. Gehen Sie zu Einstellungen. 
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
3. Klicken Sie auf Eingangs-App-Geräte .
4. Wählen Sie die Methode zur Mitarbeitendenauthentifizierung, die Ihre Mitarbeitenden verwenden können. Um QR-Codes verwenden zu können, muss das Gerät, das Sie koppeln, über eine Kamera verfügen.
5. Fügen Sie ein neues Gerät hinzu, und geben Sie ihm einen eindeutigen Namen. Der Name wird während der Verwendung auf dem Gerät angezeigt.
6. Öffnen Sie auf dem Gerät, das Sie verwenden möchten, einen Internetbrowser, und gehen Sie zu „ihrhostname.app.personio.com/entrance-app“. Den richtigen Link finden Sie in der Informationsbox, die nach Schritt 2 auf dem Bildschirm erscheint.
7. Optional: Wenn Sie eines der folgenden Geräte verwenden, fügen Sie die App zum Startbildschirm hinzu:
   • Ein Android-Gerät mit einem beliebigen Browser.
   • Ein Laptop oder Desktop-Rechner mit Google Chrome.
8. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, und geben Sie den Gerätekopplungscode ein, der in Ihrem Personio Account unter Eingangs-App-Geräte angezeigt wird. Bei Nichtverwendung verfallen Gerätekopplungscodes nach 14 Tagen. Löschen Sie in diesem Fall das Gerät, und beginnen Sie erneut.
9. Optional: Verwenden Sie Ihre eigene Lösung zur Mobilgeräteverwaltung, um zu verhindern, dass Personen über andere Apps zugreifen. Wenn Sie keine Lösung für die Verwaltung mobiler Geräte haben, können Sie die App auf Android anpinnen oder den geführten Zugriff auf iOS nutzen.

Mitarbeitendencodes teilen

Mitarbeitende finden ihre eigenen QR- und PIN-Codes:

• In ihrem Anwesenheiten-Fenster: Ab- & Anwesenheit > Anwesenheiten > Zahnrad-Symbol > Code für Zugangs-App.
• In ihrer mobilen Personio App: Kalendersymbol > + > QR-Code von Mitarbeiter anzeigen.

Wenn Sie die Codes im Rahmen des Einrichtungsprozesses mit anderen teilen möchten, finden Sie alle QR- oder PIN-Codes der Mitarbeitenden auch in einem Dokument. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen. 
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
3. Klicken Sie auf Eingangs-App-Geräte .
4. Klicken Sie auf Mitarbeitendencodes. Um die Codes zu speichern, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und drucken Sie sie als PDF aus.

Gerät löschen

Wenn Sie ein Gerät löschen, müssen die Mitarbeitenden, die es aktuell verwenden, ihre Zeiterfassung in ihrem Personio Account abschließen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen. 
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
3. Klicken Sie auf Eingangs-App-Geräte .
4. Aktivieren Sie die Checkbox links neben den Geräten, die Sie löschen möchten.
5. Bestätigen Sie die Löschung.