Schritt 1: Import von Mitarbeiterdaten

 

Der erste Schritt des initialen Setups Ihres Personio-Kontos, ist das Anlegen von Mitarbeiterstammdaten. Dazu überlegen Sie sich bitte zunächst, welche Mitarbeiterinformationen Sie in Personio verwalten möchten.

Konfiguration von Mitarbeiterattributen in Personio

Mitarbeiterinformationen werden innerhalb des Mitarbeiterprofils in Sektionen und zugehörigen Attributen dargestellt. Dabei fassen Sektionen thematisch zusammenhängende Attribute zusammenEs gibt einige systemseitig Vordefinierte Sektionen und Attribute, zusätzlich können Sie beliebig viele Benutzerdefinierte Sektionen und Attribute erstellen, um die Daten zu dokumentieren, die Ihr Unternehmen benötigt.

Bitte beachten Sie, dass Sektionen und Attribute immer in den unter Einstellungen > Unternehmensinformationen eingestellten Unternehmenssprache angelegt werden müssen. Anschließend können Sie Übersetzungen in den in Personio verfügbaren Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch oder Französisch für die einzelnen Attribute hinterlegen.

Bevor Sie mit dem Import Ihrer Daten beginnen, müssen alle zusätzlichen Mitarbeiterattribute in Personio hinterlegt werden. Navigieren Sie hierzu auf Einstellungen > Mitarbeiterinformationen und editieren Sie Ihre individuellen Sektionen (links) und die zugehörigen Attribute (rechts).

reorder-attributes-move-section_de.gif

Fügen Sie über Sektion erstellen bei Bedarf weitere Sektionen hinzu und erstellen Sie innerhalb dieser Bereiche Ihre individuellen, benutzerdefinierten Attribute. Klicken Sie hierzu auf Attribut hinzufügen.

Bestimmen Sie den Attributnamen und wählen Sie zusätzlich einen passenden Attributstyp aus. Dieser spielt für die Formatierung und Funktionsweise der Attribute eine wichtige Rolle. Eine Erläuterung der verschiedenen Attributstypen finden Sie in der folgenden Tabelle:

Attributstyp Erläuterung
Standard Einfaches Textfeld für kurze Texte wie Namen, E-Mails oder Telefonnummern.
Auswahlliste Eine Auswahlliste ermöglicht Ihnen die Attributsausprägung abzufragen. Dabei können Sie mögliche Ausprägungen im Vorfeld hinterlegen. Dies ist zum Beispiel bei ja/nein Abfragen sinnvoll.
Zahl (Ganzzahl) Zahlen ohne Nachkommastellen, wie beispielsweise die Personalnummer.
Zahl (bis zu zwei Nachkommastellen) Zahlen mit einer oder zwei Nachkommastellen, wie beispielsweise der Kinderfreibetrag, Geld- oder Prozentbeträge (Die Anzahl der Dezimalstellen bestimmen Sie bei der Erstellung des Attributs).
Datum Die Attributsausprägung ist ein Datum.
Dies ist zum Beispiel bei der Angabe des Geburtstages der Fall.
Link Das Attribut ist ein Link. Dieser Attributstyp erlaubt das Hinterlegen
bspw. des LinkedIn- oder Xing-Profils des Mitarbeiters.
Mehrzeiliges Textfeld

Mehrzeilige Eingabefelder dienen zur Aufnahme von Kommentaren oder Nachrichten.

Mehrfachauswahl

Bei der Mehrfachauswahl werden analog zur Auswahlliste Attributsausprägungen
hinterlegt. Jedoch können hierbei mehrere ausgewählt werden. So können
beispielsweise Sprachen, die Mitarbeiter beherrschen, hinterlegt werden.

Im Helpcenter Artikel Best Practices für Sektionen und Attribute finden Sie eine Übersicht bewährter, zusätzlicher Mitarbeitersektionen und -attribute sowie entsprechende Beispiele.

 

Erfassung aller Mitarbeiterinformationen in unserer Excel-Vorlage

Die Vorlage DE Mitarbeiterdaten Upload.xslx orientiert sich an Ihrem Account aus der Testphase und beinhaltet alle Attribute, die darin enthalten sind.

Bitte beachten Sie, dass alle Attribute und Optionen exakt so in der Tabelle betitelt sein müssen, wie sie auch in Ihrem Personio-Account hinterlegt sind. Ansonsten funktioniert der Import-Prozess leider nicht.

Alle Attribute, die in Personio als Auswahlliste angelegt sind, sind in den Spaltenüberschriften der Importvorlagen kursiv geschrieben. Die ersten Zeilen der Vorlagen sind mit den zulässigen Restriktionen über ein Dropdown einsehbar.

  1. Laden Sie zunächst die Excel-Vorlage herunter.
  2. Lesen Sie das Tabellenblatt Hilfestellung zum Ausfüllen der Importvorlage sorgfältig durch.
  3. Nun füllen Sie bitte die Spalten mit Ihren Mitarbeiterdaten aus. Eine Zeile entspricht dabei einem Mitarbeiter und dieser Mitarbeiter wird eindeutig über die E-Mail-Adresse identifiziert. Pflichtspalten sind gelb markiert und müssen zwingend ausgefüllt werden. 

    employee-import-template_de.png
  4. Um auch die von Ihnen selbst angelegten Mitarbeiterattribute zu importieren, können Sie weitere Spalten hinzufügen.
  5. Speichern Sie die vollständige Excel-Datei ab.

Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Adresse systemseitig als eindeutiges Identifikationsmerkmal definiert ist. Die Erfassung einer E-Mail-Adresse für jeden Mitarbeiter ist deshalb obligatorisch – .und insbesondere für spätere Importe, z. B. von Gehaltsdaten, relevant.

Wenn Sie zusätzlich benutzerdefinierte Attribute als eindeutige Identifikationsmerkmale definieren, vermeiden Sie bitte den Import mehrerer eindeutiger Identifikationsmerkmale gleichzeitig. Sollte Ihre Importdatei die E-Mail-Adresse und ein weiteres Identifikationsmerkmal (wie zum Beispiel die Personalnummer) enthalten, verwendet Personio für den Import standardmäßig die E-Mail-Adresse.

Erläuterung der Spalten (nur Vordefinierte Attribute)

Spaltenname Pflichtspalte  Zulässige Werte  Erklärung
Vorname ja Text  
Nachname ja Text  
Geschlecht ja "männlich" oder "weiblich" oder "divers"  
Email ja E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse
Status ja "aktiv", "inaktiv" oder "onboarding"

aktiv = Mitarbeiter ist aktuell in Ihrem Unternehmen beschäftigt

inaktive = Ehemaliger Mitarbeiter

onboarding = Neuer Mitarbeiter, vor dem Anstelldatum

Zusätzlich dazu gibt es den Status "Auszeit", welcher nicht importiert werden kann. Erfahren Sie hier, wie Sie das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters aussetzen.

Anstellungsart ja "intern", "extern"

intern = Echter Mitarbeiter

extern = Externer wie z.B. Freelancer oder Steuerberater (für Zugriff auf Lohnbuchhaltung)

Anstelldatum ja Datum Vertragsbeginn / Anstelldatum des Mitarbeiters
Vorgesetzter  empfohlen  E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse des direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters

Wichtig: Der Vorgesetzte muss selbst auch als Mitarbeiter zur Vorlage hinzugefügt werden.

Gesellschaft empfohlen, falls vorhanden Text Namen der Gesellschaften
Standort empfohlen Text Standort / Büro des Mitarbeiters,  z.B. "München"
Abteilung empfohlen Text Abteilung des Mitarbeiters, z.B. "Management"
Position empfohlen Text Titel/ Position des Mitarbeiters, z.B. "Buchhalter"
Vertragsende optional Datum

Enddatum des Vertrags, falls befristet

Ende des Arbeits-verhältnisses optional Datum

Offizielles Austrittsdatum eines Mitarbeiters

Kostenstelle  optional  Text

Name der Kostenstelle, zu der der Mitarbeiter gehört 

Dauer Probezeit optional Zahl Dauer der Probezeit des Mitarbeiters in Monaten (leer, falls keine Probezeit)
Wochenstunden empfohlen Zahl Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden

Wollen Sie nachträglich weitere Attribute über einen Import befüllen, so reicht es aus, wenn Ihre Excel-Vorlage eine Unique ID, z. B. die E-Mail-Adresse, und das Attribut selbst enthält. Die bereits ausgefüllten (System-)Attribute müssen selbstverständlich nicht mehr in der Liste aufgenommen werden.

 

Import der Mitarbeiterdaten

Nachdem nun alle Vorbereitungen getroffen wurden, können die Mitarbeiterdaten importiert werden. Der Importprozess in Personio umfasst drei Schritte:

  1. Datei hochladen: Laden Sie in Ihrem Personio-Konto unter dem Bereich Import die Datei hoch. Wählen Sie als Dateityp Upload von Mitarbeitern.

    import-wizard-employee-data_de.png

  2. Spalten konfigurieren: Im nächsten Schritt müssen die Spalten Ihrer Excel-Datei den entsprechenden, in Personio hinterlegten Attributen, zugeordnet werden. Dafür ist es sinnvoll, wenn diese gleich oder zumindest ähnlich benannt sind.

    import-employee-data_de.png
  3. Vorschau des Imports: Im letzten Schritt wird Ihnen eine Vorschau des Imports angezeigt. Für den Fall, dass Fehler auftreten, haben Sie nun die Möglichkeit den Import abzubrechen und entsprechende Probleme in der Excel-Tabelle zu beheben.

  4. Korrigierte Datei: Sollte Ihre Importdatei falsche Formatierungen enthalten, erscheint ein Warnfeld. Über den Button Korrekturdatei downloaden können Sie eine XLS-Datei herunterladen, in der die Spalten oder Felder, die Fehler enthalten, gekennzeichnet sind. Nach Verbessern können Sie den Import erneut starten.

Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen gerne behilflich. Gerade ein Datencheck spart Ihnen viel Arbeit. Daher wenden Sie sich hier an unser Service-Team, wenn Sie einen Import planen.

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