Schritt 1: Import von Mitarbeiterdaten

Der erste Schritt des initialen Setups Ihres Personio-Accounts, ist das Anlegen von Mitarbeiter-Stammdaten. Dazu überlegen Sie sich bitte zunächst, welche Mitarbeiterinformationen Sie in Personio verwalten möchten.

Best Practices zusätzlicher Mitarbeiterattribute

Im Helpcenter Artikel Best Practices für Sektionen und Attribute finden Sie eine Übersicht bewährter, zusätzlicher Mitarbeitersektionen und -attribute sowie entsprechende Beispiele.

Konfiguration individueller Mitarbeiterattribute in Personio

Bevor Sie mit dem Import Ihrer Daten beginnen können, müssen zunächst alle zusätzlichen Mitarbeiterattribute in Personio hinterlegt werden. Navigieren Sie hierzu auf Account konfigurieren > Mitarbeiterinformationen und editieren Ihre individuellen Sektionen und Attribute. Dabei fassen Sektionen thematisch zusammenhängende Attribute zusammen.

Den neu hinzugefügten Sektionen können Sie nun beliebig viele Attribute hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf den Reiter Attribute, wählen die entsprechende Sektion, der sie ein neues Attribut hinzufügen möchten und editieren den Attributnamen.

Zusätzlich ist es notwendig den Attributstyp auswählen. Dies ist für die Formatierung der Attribute von entscheidender Rolle. Eine Erläuterung der verschiedenen Attributtypen entnehmen Sie bitte der folgenden Tabelle:

Attributstyp Erläuterung
Textfeld Das Attribut wird durch einen Text definiert.
Dies ist zum Beispiel bei dem Namen des Notfallkontaktes der Fall.
Mehrzeiliges Textfeld Mehrzeilige Eingabefelder dienen zur Aufnahme von Kommentaren oder Nachrichten.
Dabei ist die Länge des Textfeldes nicht begrenzt.
Zahl Diese Attribute werden als Kommazahl hinterlegt. Daher sollten Sie, falls Sie beispielweise eine Telefonnummer verwalten möchten, diese als Textfeld abspeichern.
Datum Die Attributsausprägung ist ein Datum.
Dies ist zum Beispiel bei der Angabe des Geburtstages der Fall.
Link Das Attribut ist ein Link. Dieser Attributstyp erlaubt das Hinterlegen
bspw. des LinkedIn- oder Xing-Profils des Mitarbeiters.
Auswahlliste Eine Auswahlliste ermöglicht Ihnen die Attributsausprägung abzufragen. Dabei können Sie
mögliche Ausprägungen im Vorfeld hinterlegen. Dies ist zum Bespiel bei ja/nein Abfragen sinnvoll.
Mehrfachauswahl

Bei der Mehrfachauswahl werden analog zur Auswahlliste Attributsausprägungen
hinterlegt. Jedoch können hierbei mehrere ausgewählt werden. So können
beispielsweise Sprachen, die Mitarbeiter beherrschen, ausgewählt werden.

Erfassung aller Mitarbeiterinformationen in unserer Excel-Vorlage

  1. Laden Sie zunächst die Excel-Vorlage (siehe ganz unten) herunter.
  2. Nun füllen Sie bitte die Spalten mit Ihren Mitarbeiterdaten aus. Eine Zeile entspricht dabei einem Mitarbeiter und dieser Mitarbeiter wird eindeutig über die Email Adresse identifiziert. Pflichtspalten sind rot markiert und müssen zwingend ausgefüllt werden. Empfohlene Spalten sind gelb, optionale Spalten grün gekennzeichnet.



  3. Um auch die von Ihnen selbst angelegten Mitarbeiterattribute zu importieren, können Sie beliebig viele weitere Spalten hinzufügen.
  4. Speichern Sie die vollständige Excel-Datei ab.

Erläuterung der Spalten

Spaltenname Pflichtspalte  Zulässige Werte  Erklärung
Vorname ja Text  
Nachname ja Text  
Geschlecht ja "male" oder "female"  
Email ja E-Mail Adresse Die Email 
Status ja "active", "inactive" oder "onboarding"

active = Mitarbeiter ist aktuell in Ihrem Unternehmen beschäftigt

inactive = Ehemaliger Mitarbeiter

Anstellungsart ja "internal", "external"

internal = Echter Mitarbeiter

external = Externer wie z.B. Freelancer oder Steuerberater (für Zugriff auf Lohnbuchhaltung)

Anstelldatum ja Datum Vertragsbeginn / Anstelldatum des Mitarbeiters
Office empfohlen Text Standort / Büro des Mitarbeiters,  z.B. "Standort München"
Abteilung empfohlen Text Abteilung des Mitarbeiters, z.B. "Management"
Position empfohlen Text Titel / Position des Mitarbeiters, z.B. "Buchhalter"
Vorgesetzter empfohlen E-Mail Adresse

E-Mail Adresse des direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters

Wichtig: Der Vorgesetzte muss selbst auch als Mitarbeiter zum Sheet hinzugefügt werden.

Birthday empfohlen Datum Geburtsdatum des Mitarbeiters 
Dauer Probezeit optional Zahl Dauer der Probezeit des Mitarbeiters in Monaten (leer, falls keine Probezeit)
Vertragsende optional Datum Enddatum des Arbeitsverhältnisses, falls befristet
Work Phone optional Telefonnummer Arbeits-Telefonnummer des Mitarbeiters
Mobile Phone optional Telefonnummer Mobilnummer des Mitarbeiters 
Kostenstelle optional Text  Name der Kostenstelle, zu der der Mitarbeiter gehört 
Linkedin optional  Weblink Weblink zum Linkedin-Profil des Mitarbeiters

Import der Mitarbeiterdaten

Nachdem nun alle Vorbereitungen getroffen wurden, können die Mitarbeiterdaten importiert werden. Der Importprozess in Personio umfasst drei Schritte:

  1. Datei hochladen: Laden Sie in Ihrem Personio-Account unter dem Bereich Import die Datei hoch. Wählen Sie als Dateityp Upload von Mitarbeiterdaten.



  2. Spalten konfigurieren: Im nächsten Schritt müssen die Spalten Ihrer Excel-Datei den entsprechenden, in Personio hinterlegten Attributen, zugeordnet werden. Dafür ist es sinnvoll, wenn diese gleich oder zumindest ähnlich benannt sind.



  3. Vorschau des Imports: Im letzten Schritt wird Ihnen eine Vorschau des Imports angezeigt. Für den Fall, dass Fehler auftreten, haben Sie nun die Möglichkeit den Import abzubrechen und entsprechende Probleme in der Exceltabelle zu beheben.

    Beim Import Ihrer Daten sind wir Ihnen gerne behilflich. Gerade ein Datencheck spart Ihnen viel Arbeit. Daher schreiben Sie gerne an support@personio.de, wenn Sie einen Import planen.
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