In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Mitarbeitendendaten in Personio entweder mit unserer Importvorlage oder durch Hochladen Ihrer eigenen Datei importieren können. Wenn Sie Ihre eigene Datei hochladen, sorgt unsere KI dafür, dass alles korrekt importiert wird.

Bevor Sie beginnen

Zugriff und Berechtigungen

Zum Importieren von Mitarbeitendendaten benötigen Sie Folgendes:

• Bearbeitungsberechtigungen für den Import von Personaldaten unter Konfigurationen > Importe 
• Bearbeitungsberechtigungen für die relevanten Profilabschnitte unter Personaldaten für die Mitarbeitenden, für die Sie Daten importieren möchten (z. B. Abschnitt Öffentliches Profil) Erfahren Sie mehr über Importberechtigungen.
• Bearbeitungsberechtigungen für das Hinzufügen neuer Mitarbeitender, wenn Sie neue Mitarbeitende erstellen möchten

Bevor Sie weiterlesen, beachten Sie die folgenden wichtigen Punkte:

• Beim Importieren von Attributen kann kein „Gültig ab“-Datum festgelegt werden. Wenden Sie sich an unseren Support, um diese Option für Ihren Account zu aktivieren.
• Importe können nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass die importierten Daten korrekt sind, und importieren Sie gegebenenfalls zunächst einen kleineren Datensatz, um die Ergebnisse zu testen.
• Stellen Sie vor dem Importieren sicher, dass alle Elemente in Ihrer Datei, wie Abteilungen oder Teams, bereits in Personio vorhanden sind. Wenn Ihre Datei einen Wert enthält, der noch nicht in Personio vorhanden ist, und Sie die Berechtigung haben, diese Art von Daten zu erstellen oder zu bearbeiten, warnt Sie Personio, dass der neue Wert erstellt wird.
• Wenn Ihr Import Werte von Führungskräften enthält, müssen die Führungskräfte in Personio als Mitarbeitende angelegt sein, damit der Import erfolgreich ist. Falls sie noch nicht als Mitarbeitende angelegt sind, können Sie die Spalte Führungskraft leer lassen und die Werte in einem zweiten Import hinzufügen, sobald alle Mitarbeitenden angelegt wurden.
• Wenn Ihre Datei eine Abteilung oder ein Team enthält, die in Personio nicht vorhanden sind, und Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, wird ein Validierungsfehler angezeigt. Weitere Informationen zur Behebung dieses Fehlers
• Geben Sie alle Daten in Ihrer Importdatei im Format JJJJ-MM-TT an (z. B. 2025-05-01). Andere Datumsformate verursachen Fehler beim Importieren. Wenn Sie unsere Importvorlagen verwenden, vergewissern Sie sich, dass Sie die jeweils neueste Version exportieren und verwenden.

Mitarbeitendendaten durch Ausfüllen unserer Vorlage importieren

1. Abschnitte und Mitarbeitendenattribute einrichten

Wenn Sie Mitarbeitendendaten mit unserer Vorlage importieren, ist eine gewisse Vorbereitung erforderlich.

Bevor Sie die Vorlage herunterladen und ausfüllen, stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen individuellen Abschnitte und Attribute in Ihrem Personio-Account eingerichtet haben. 

So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitendenprofile die für Ihre Daten benötigten Abschnitte und Felder enthalten.

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Persönliche Informationen.
3. Klicken Sie auf + Hinzufügen > Neuer Abschnitt oder Neues Attribut, um individuelle Abschnitte und Attribute zu erstellen.
4. Fügen Sie bei Bedarf Übersetzungen für die individuellen Attribute in alle relevanten Sprachen hinzu.

Hinweis:
Sie können diese individuellen Abschnitte und Attribute in jeder Sprache erstellen, für die Sie Übersetzungen eingerichtet haben. Dazu gehören Ihre Nutzendensprache, die Standardsprache des Unternehmens und jede andere Sprache, für die Übersetzungen verfügbar sind.

2. Importvorlage herunterladen 

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
3. Wählen Sie als Upload-Typ Mitarbeitende.
4. Laden Sie die Datei unter Vorlage aufrufen herunter.

3. Importvorlage ausfüllen

1. Sie müssen die Excel-Vorlage öffnen und das Arbeitsblatt Richtlinien lesen.
2. Geben Sie Ihre Mitarbeitendendaten in die Spalten ein und folgen Sie diesen Richtlinien:

• Sprache: Sie können Attributwerte in jeder Sprache eingeben, für die Sie Übersetzungen eingerichtet haben. Dazu gehören Ihre Nutzendensprache, die Standardsprache des Unternehmens und jede andere Sprache, für die Übersetzungen verfügbar sind. 
• Zeilen: Jede Zeile entspricht einem Mitarbeitenden, der über seine eindeutige E-Mail-Adresse identifiziert wird. E-Mail-Adressen müssen für alle Mitarbeitenden hinterlegt werden, da Personio sie für den Datenimport verwendet. Importieren Sie nicht mehrere Kennungen auf einmal.
• Spalten: Füllen Sie die gelb markierten Spalten aus, da diese für neue Mitarbeitendenprofile erforderlich sind. Wenn Sie zunächst nicht alle Spalten ausfüllen können, können Sie die Vorlage später aktualisieren. Geben Sie einfach eine eindeutige ID und die Attribute an, die Sie importieren möchten. Sie müssen keine Attribute oder Systemattribute angeben, die Sie bereits ausgefüllt haben. Um individuelle Mitarbeitendenattribute hinzuzufügen, fügen Sie zusätzliche Spalten direkt zur Tabelle hinzu. Sie können bis zu 60 Spalten hinzufügen.
• Attributsarten:
  - Für die Auswahllistenattribute werden Spaltennamen kursiv angezeigt. Um diese Attribute zu importieren, geben Sie die ursprünglichen Namen der einzelnen Optionen (Datenbankwerte) in der Importdatei an.
  - Um Beziehungsattribute (z. B. mehrere Führungskräfte) zu importieren, müssen Sie die E-Mail-Adresse des betreffenden Mitarbeiters hinzufügen. Wenn Sie mehrere betreffende Mitarbeitende importieren möchten, verwenden Sie ein Semikolon, um die E-Mail-Adressen voneinander zu trennen.
  - Um Mehrfachauswahl-Attribute zu importieren, trennen Sie die einzelnen Werte durch ein Komma. Verwenden Sie kein Semikolon (z. B. „Englisch, Deutsch, Französisch“).
• Führungskräfte: Sie können nicht zwei Mitarbeitende als Führungskraft der jeweils anderen Person benennen. Wenn eine mitarbeitende Person (wie ein CEO) keine Führungskraft hat, lassen Sie diese Spalte leer. Wenn eine mitarbeitende Person mehrere Führungskräfte hat, erstellen Sie in Personio ein neues Attribut vom Typ Beziehung und fügen Sie der Tabelle eine Spalte mit demselben Attribut hinzu.
• Kostenstelle: Pro mitarbeitender Person kann nur eine Kostenstelle importiert werden. Sie können mehrere Kostenstellen später manuell im Mitarbeitendenprofil hinzufügen.
• Status: Um inaktive Mitarbeitende zu importieren, beziehen Sie folgende Attribute ein: Status, Austrittsdatum und Austrittsart. Um Fehler in Schritt drei zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie sowohl das Austrittsdatum als auch die Austrittsart hinzufügen.

4. Importvorlage hochladen

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
3. Wählen Sie den Upload-Typ Mitarbeitende.
4. Deaktivieren Sie die OptionDatei hochladen, um sie manuell hochzuladen.
5. Wählen Sie die erste Zeile in Ihrem Arbeitsblatt aus, um die Attribute mit Personio abzugleichen. 
6. Ordnen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden Attributen in Personio zu.
7. Bei Fehlern wird rechts ein Pop-up angezeigt. Überprüfen und korrigieren Sie alle Fehler. Sobald die Fehler behoben sind, wird eine Nachricht angezeigt, dass die Datei für den Import bereit ist. Wenn Zelle erfordert Aufmerksamkeit angezeigt wird, klicken Sie auf das Feld, um es zu markieren, und doppelklicken Sie anschließend darauf, um den Wert zu bearbeiten.
8. Klicken Sie auf Importieren, um den Vorgang abzuschließen.

Tipp:
Wenn Sie beim Importieren Fehlermeldungen erhalten, lesen Sie unsere Schritte zur Problembehebung beim Import von Mitarbeitendendaten. 

Mitarbeitendendaten durch Hochladen Ihrer eigenen Datei importieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
3. Wählen Sie den Upload-Typ Mitarbeitende.
4. Aktivieren Sie in Datei hochladen den Schalter, um den KI-gestützten Import zu verwenden.
5. Wählen Sie die erste Zeile in Ihrem Arbeitsblatt aus, um die Attribute mit Personio abzugleichen. 
6. Ordnen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden Attributen in Personio zu.
7. Bei Fehlern wird rechts ein Pop-up angezeigt. Überprüfen und korrigieren Sie alle Fehler. Sobald die Fehler behoben sind, wird eine Nachricht angezeigt, dass die Datei für den Import bereit ist.
8. Klicken Sie auf Importieren, um den Vorgang abzuschließen.