In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitendendaten mithilfe unserer Importdatei in Personio importieren.

Tipp
Sie können Mitarbeitende erstellen oder aktualisieren, sofern Sie Zugriffsrechte für den Import von Mitarbeitendendaten haben. Sie können Mitarbeitende und Attribute nur in den Profilbereichen aktualisieren, für die Sie Bearbeitungsrechte besitzen. Um Mitarbeitende zu erstellen, müssen Sie außerdem Zugriffsrechte für das Hinzufügen neuer Mitarbeitender besitzen.

Abschnitte und Mitarbeitendenattribute vor dem Import einrichten

Konfigurieren Sie vor dem Datenimport die individuellen Abschnitte und Attribute, die Sie für die Mitarbeitendenverwaltung benötigen. Das Personio-Mitarbeitendenprofil umfasst Abschnitte mit Attributen, die die gespeicherten Daten bezeichnen. Erfahren Sie mehr über Attribute und individuelle Abschnitte.

Hinweise▶︎ Sie müssen individuelle Abschnitte und Attribute in der Standardsprache des Accounts erstellen. Die Standardsprache ist die Sprache, die bei der Ersteinrichtung der Unternehmensinformationen ausgewählt wurde. Übersetzungen für diese Attribute können Sie später in anderen relevanten Sprachen hinzufügen.
▶︎ Format und Funktion von Attributen hängen von ihrem Typ ab.

Gehen Sie wie folgt vor, um Abschnitte zu erstellen und zu konfigurieren:

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Mitarbeitendeninformationen.
2. Bearbeiten Sie die Abschnitte links und die entsprechenden Attribute rechts.
3. Optional: Fügen Sie weitere Abschnitte hinzu, indem Sie auf Abschnitt erstellen klicken. Klicken Sie dann auf Attribut hinzufügen, um innerhalb von Abschnitten individuelle Attribute zu erstellen.
4. Benennen Sie das Attribut und wählen Sie die passende Art des Attributs aus.
5. Optional: Fügen Sie bei Bedarf Übersetzungen für die individuellen Attribute in allen relevanten Sprachen hinzu.

Importvorlage herunterladen und mit den Mitarbeitendendaten befüllen

Die Excel-Vorlage für Mitarbeitende wird in der Testphase auf Ihren Account zugeschnitten und enthält alle relevanten Attribute. Sie spiegelt die Spracheinstellungen Ihres Unternehmens wider, und alle Fehlermeldungen werden in der Sprache Ihres persönlichen Accounts angezeigt. Um die Vorlage herunterzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Personio-Account an und navigieren Sie zu Importe.
2. Wählen Sie als Importart Import von Mitarbeitenden.
3. Klicken Sie neben Vorlage herunterladen auf diese Vorlage, um die Datei herunterzuladen.

Nachdem Sie die Excel-Vorlage für Mitarbeitende heruntergeladen haben, folgen Sie diesen Schritten, um sie auszufüllen:

1. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und lesen Sie das Arbeitsblatt Richtlinien.
2. Befüllen Sie die Spalten mit Ihren Mitarbeitendendaten. Folgen Sie dabei unseren Best Practices unten.
3. Um individuelle Mitarbeitendenattribute hinzuzufügen, fügen Sie zusätzliche Spalten ein. Die Datei kann bis zu 60 Spalten umfassen.
4. Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Datei ab.

Best Practices für die Vorbereitung Ihrer Vorlage

Folgen Sie beim Ausfüllen Ihrer Importvorlage diesen Best Practices:

• Eine Zeile entspricht einem*einer Mitarbeitenden, und Mitarbeitende werden über ihre E-Mail-Adresse identifiziert. Füllen Sie die gelb hinterlegten Spalten aus, da diese für neue Mitarbeitendenprofile erforderlich sind. 
• E-Mail-Adressen sind eindeutige Identifikationsmerkmale. E-Mail-Adressen müssen für alle Mitarbeitenden hinterlegt werden, da Personio sie für den Datenimport verwendet. Vermeiden Sie den gleichzeitigen Import mehrerer Identifikatoren.
• Die Bezeichnungen und Werte der Attribute in der Tabelle müssen mit denen in Ihrem Personio- Account übereinstimmen. Ansonsten schlägt der Import fehl.

  Hinweis: Geben Sie für Auswahllisten-Attribute die ursprünglichen Namen der einzelnen Optionen (Datenbankwerte) in der Importdatei an. Wenn Ihr Personio-Account beispielsweise auf Deutsch eingerichtet ist und Sie ein Auswahllisten-Attribut für „Bevorzugte Farbe“ haben, müssen Sie die Namen der Auswahloptionen unabhängig von Übersetzungen, die Sie ggf. eingerichtet haben, für alle Mitarbeitenden auf Deutsch aufführen („Rot“, „Blau“, „Grün“ usw.).

• Wenn Sie zunächst nicht alle Spalten ausfüllen können, können Sie die Vorlage später aktualisieren. Geben Sie einfach eine eindeutige ID und die Attribute an, die Sie importieren möchten. Bereits ausgefüllte Attribute oder Systemattribute müssen nicht nochmals mit aufgenommen werden.
• Die Spaltenüberschriften für Attribute, die in Personio als Auswahlliste angelegt sind, sind in den Importvorlagen kursiv geschrieben.
• Um Beziehungsattribute zu importieren (z. B. mehrere Führungskräfte), müssen Sie die E-Mail-Adresse der mitarbeitenden Person in der Beziehung hinzufügen. Wenn Sie mehrere Mitarbeitendenbeziehungen importieren möchten, trennen Sie die E-Mail-Adressen durch ein Semikolon.
• Zwei Mitarbeitende können nicht gegenseitig als Führungskräfte benannt sein. Wenn Mitarbeitende (z. B. CEO) keine Führungskraft haben, lassen Sie diese Spalte leer. Wenn eine mitarbeitende Person mehrere Führungskräfte hat, erstellen Sie in Personio ein neues Attribut vom Typ Beziehung und fügen Sie der Tabelle eine Spalte mit demselben Attribut hinzu.
• Für Mitarbeitende kann jeweils nur eine Kostenstelle importiert werden. Sie können später im Mitarbeitendenprofil manuell mehrere Kostenstellen hinzufügen.
• Um inaktive Mitarbeitende zu importieren, berücksichtigen Sie die Attribute Status, Austrittsdatum und Austrittsart. Um Fehler in Schritt 3 zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie sowohl das Austrittsdatum als auch die Austrittsart hinzufügen.
• Um Tag-Attribute zu importieren, trennen Sie die einzelnen Werte durch ein Komma. Verwenden Sie kein Semikolon.

Mitarbeitendendaten mit Hilfe der ausgefüllten Vorlage importieren

Nachdem Sie die ersten beiden Schritte abgeschlossen haben, können Sie Ihre Mitarbeitendendaten importieren. So geht's:

1. Navigieren Sie zu Importe.
2. Wählen Sie die Importart Import von Mitarbeitenden und klicken Sie auf Datei auswählen.
3. Klicken Sie eine Datei an, um sie auszuwählen, oder ziehen Sie Ihre Datei in das Fenster.
4. Wählen Sie das Arbeitsblatt aus, das Sie importieren möchten, und klicken Sie auf Öffnen.
5. Möglicherweise müssen Sie die erste Zeile Ihrer Tabelle auswählen, um die Attribute mit Personio abzugleichen. Klicken Sie auf Weiter.
6. Ordnen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden Attributen in Personio zu und klicken Sie dann auf Weiter.
7. Wenn Fehler auftreten, wird auf der rechten Seite ein Pop-up angezeigt. Überprüfen und korrigieren Sie die einzelnen Fehler. Wenn alle Fehler behoben sind, bestätigt eine Nachricht, dass die Datei für den Import bereit ist.

   Tipp Wenn Sie Zelle erfordert Aufmerksamkeit sehen, klicken Sie auf das Feld, um die Zelle zu markieren, und doppelklicken Sie auf die Zelle, um den Wert zu bearbeiten.

8. Klicken Sie auf Importieren, um den Vorgang abzuschließen.

Bevor Sie mit dem nächsten Modul weitermachen, stellen Sie unter Qualitätsprüfung: Mitarbeitendenprofil sicher, dass Sie alles korrekt eingerichtet haben.