In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Personio Zugriffsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) als Login-Methode Ihres Unternehmens einrichten. Mit dieser Methode loggen sich Mitarbeitende mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem von Personio verwalteten Passwort bei Personio ein. Personio Zugriffsdaten sind die Standard-Login-Methode für Personio, aber es gibt auch andere Login Methoden.
In diesem Artikel erfahren Sie auch, wie Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) in Personio für alle Mitarbeitenden oder für bestimmte Mitarbeitendenrollen aktivieren. 2FA fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Beachten Sie, dass 2FA nur für den Login mit E-Mail-Adresse und Passwort gilt, wie in diesem Artikel beschrieben. Sie gilt nicht, wenn Sie Single Sign-on (SSO) zum Einloggen verwenden.
Bevor Sie beginnen
- Um den Login mit E-Mail-Adresse und Passwort für Ihr Unternehmen einzurichten, benötigen Sie die folgenden Berechtigungen:
- Admin-Rolle in Personio oder
- Mitarbeitendenrolle mit Rechten zum Bearbeiten von Account-Konfiguration > Authentifizierung.
- Wenn Sie 2FA für eine individuelle Rolle aktivieren, müssen Sie die Mitarbeitendenrolle erstellen, bevor Sie 2FA aktivieren können. Vordefinierte Rollen wie Admins sind bereits verfügbar.
Login mit Personio Zugriffsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) einrichten
Um den Login mit E-Mail-Adresse und Passwort für Ihre Mitarbeitenden einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Sicherheit & Integrationen auf Sicherheit & Authentifizierung.
- Aktivieren Sie in der Liste der Login-Methoden Personio Zugriffsdaten.
- Empfohlen: Klicken Sie neben Passwort und 2FA-Sicherheitseinstellungen auf Verwalten.
- Aktivieren Sie die Richtlinie zum Ablauf des Passworts. Das führt dazu, dass alle Mitarbeitenden alle 90 Tage ihr Personio Passwort ändern müssen. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren:
- Mitarbeitenden wird beim Anmelden eine Empfehlung angezeigt, Passwörter zu ändern, die älter als 80 Tage sind.
- müssen Mitarbeitende Passwörter, die älter als 90 Tage sind, beim Einloggen ändern.
- Aktivieren Sie 2FA, wie im Abschnitt unten beschrieben.
2FA aktivieren
2FA für alle Mitarbeitenden oder bestimmte Mitarbeitendenrollen aktivieren
Sie können 2FA aktivieren, um die in Personio gespeicherten Daten besser zu schützen. 2FA fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Sie können 2FA für jede beliebige Mitarbeitendenrolle in Personio aktivieren. Wenn 2FA aktiv ist, müssen alle Mitarbeitenden in der jeweiligen Rolle zwei Schritte ausführen, um sich einzuloggen:
- Sie müssen ihre E-Mail-Adresse und ihr Passwort eingeben.
- Sie müssen einen auf ihrem Mobilgerät generierten oder an ihre E-Mail-Adresse gesendeten Code eingeben.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um 2FA zu aktivieren:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Sicherheit & Integrationen auf Sicherheit & Authentifizierung.
- Klicken Sie unter Personio Zugriffsdaten, um Passwort und 2FA-Einstellungen zu verwalten.
- Klicken Sie im Abschnitt Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) auf das Dropdown-Menü.
- Aktivieren Sie die Checkbox oben für Alle Mitarbeitenden oder für jede Mitarbeitendenrolle, die 2FA erfordert.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Erfahren Sie, wie Ihre Mitarbeitenden 2FA einrichten und verwenden können.
Tipp:
Sie können 2FA für bestimmte Mitarbeitende innerhalb einer Rolle aktivieren (z. B. Poweruser). Erstellen Sie dazu eine Rolle ohne zusätzliche Berechtigungen. Fügen Sie dann diese Mitarbeitenden zu dieser Rolle hinzu, und aktivieren Sie 2FA für diese Rolle.
2FA für Admins aktivieren
Admin-Accounts haben vollen Zugriff auf alle Daten und Einstellungen in Personio. Die Einführung von 2FA für Admins verringert das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf sensible Mitarbeitendendaten.
So aktivieren Sie 2FA für Admins:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Sicherheit & Integrationen auf Sicherheit & Authentifizierung.
- Klicken Sie unter Personio Zugriffsdaten, um Passwort und 2FA-Einstellungen zu verwalten.
- Im Abschnitt Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) klicken Sie auf das Dropdown-Menü und aktivieren die Checkbox neben Admin.
2FA für einen Mitarbeiter zurücksetzen
Wenn ein Mitarbeiter den Zugriff auf seine Authentifizierungs-App verliert, können Sie seine 2FA-Einstellungen zurücksetzen. Das ist hilfreich, wenn Mitarbeitende ihr Telefon verlieren, zu einer neuen Authentifizierungs-App wechseln oder keinen Zugriff auf ihre Codes haben.
Durch das Zurücksetzen wird die Verbindung zur aktuellen Authentifizierungs-App getrennt. Sie müssen die 2FA beim nächsten Einloggen noch einmal einrichten.
So setzen Sie die 2FA für einen Mitarbeiter zurück:
- Navigieren Sie zum Profil des Mitarbeitenden
- Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Symbol.
- Klicken Sie auf Konto verwalten.
- Setzen Sie die 2FA zurück.
Mitarbeitenden erlauben, ihre 2FA selbst zurückzusetzen
Sie können Mitarbeitenden die Berechtigung erteilen, ihre 2FA selbst zurückzusetzen. So können Sie das einrichten:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Person auf Rollen & Berechtigungen.
- Wählen Sie die Rolle aus.
- Klicken Sie auf Berechtigungen.
- Wählen Sie unter Accounts verwalten > Accounts verwalten Bearbeitungszugriff für Eigener Account.
Mitarbeitende können ihre 2FA dann in ihrem Profil zurücksetzen.