Dieser Artikel beschreibt die neue Genehmigungserfahrung in unserem Bereich Automatisierungen. Bevor Sie weiter lesen, prüfen Sie, ob Sie Zugriff auf die neue Erfahrung haben. Wenn dies nicht der Fall ist, richten Sie stattdessen Standard-Genehmigungen ein.

Als Admin können Sie entscheiden, welche gemeldeten Anwesenheiten manuell genehmigt werden müssen, indem Sie Genehmigungs-Workflows erstellen. Um festzulegen, welche Regelverstöße eine manuelle Genehmigung triggern, fügen Sie Bedingungen hinzu. Um zu bestimmen, für wen der Workflow gelten soll, fügen Sie Regeln hinzu. Das System gleicht dann neu gemeldete Anwesenheiten mit allen aktiven Workflows ab.

Wenn eine erfasste Zeit die Bedingungen eines Workflows erfüllt, wird eine manuelle Genehmigungsanfrage getriggert. Im Workflow definierte genehmigende Personen erhalten diese Anfragen dann in ihrer Inbox und können sie prüfen. Sie können sie auch massenweise prüfen und E-Mails mit einer wöchentlichen Übersicht einrichten.

Wenn eine erfasste Zeit keine Workflow-Bedingungen erfüllt, wird sie automatisch genehmigt.

Zugriffsrechte

Genehmigungs-Workflow für Anwesenheiten einrichten

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie beginnen, beachten Sie Folgendes:

• Wenn Sie einen neuen Genehmigungs-Workflow aktivieren, wendet das System diesen sofort auf alle neu gemeldeten Daten an. Neue Genehmigende erhalten eine entsprechende Benachrichtigung.
• Wenn Sie eine bestimmte mitarbeitende Person als genehmigende Person auswählen und diese das Unternehmen verlässt, werden Anfragen weiterhin an ihre Adresse geschickt. Wir empfehlen daher, eine Mitarbeitendenrolle als genehmigende Person zu wählen.
• Wenn Sie eine Mitarbeitendenrolle als genehmigende Person wählen, erhalten alle Mitarbeitenden mit der entsprechenden Rolle Genehmigungsanfragen. Sobald eine dieser Personen die Anfrage genehmigt, verschwindet die Aufgabe auch für die anderen Genehmigenden.
• Wenn für die Anwesenheit einer mitarbeitenden Person zwei Genehmigungs-Workflows gelten, führt das System nur den zuletzt aktivierten Workflow aus. Daher empfehlen wir, dass Sie zuerst allgemeine Workflows und anschließend Workflows für bestimmte Gruppen von Mitarbeitenden einrichten.

Einrichtung

Um einen Genehmigungs-Workflow für erfasste Anwesenheiten zu erstellen, die gegen die Regeln in den Arbeitszeitmodellen von Mitarbeitenden verstoßen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflow erstellen > Genehmigung.
2. Wählen Sie die Vorlage Genehmigung von Anwesenheiten mit Regelverstößen aus.
3. Um die Bedingungen zu bearbeiten, unter denen der Workflow getriggert wird, klicken Sie oben auf das Trigger-Feld. Wenn Sie keine Bedingungen wählen, wird der Workflow für jede erfasste Anwesenheit ausgelöst.
4. Optional: Fügen Sie Regeln hinzu, um zu definieren, für welche Mitarbeitenden dieser Workflow gelten soll. Sie können aus vielen vordefinierten Attributen und individuellen Attributen wählen. Sie können keine Mitarbeitendenrollen oder Positionen wählen.
5. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.
6. Um die genehmigende Person für die Anfrage auszuwählen, klicken Sie auf das Genehmigungsfeld. Fügen Sie bis zu vier Personen oder Rollen pro Genehmigungsschritt hinzu. Sobald eine der in einem Schritt ausgewählten genehmigenden Personen die Anfrage bearbeitet hat, geht der Workflow weiter zum nächsten Schritt. 
7. Optional: Fügen Sie mehrere Genehmigungsschritte hinzu, um eine Genehmigungskette zu erstellen. 
8. Wählen Sie aus, ob Sie weitere Schritte hinzufügen möchten, wenn die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wird.
9. Speichern und aktivieren Sie den Workflow.

Hinweis:
Wenn eine Anfrage zu einem beliebigen Zeitpunkt in der Genehmigungskette abgelehnt wird, ist der Workflow abgeschlossen und die Genehmigungsanfrage ist abgelehnt. 

Bedingungen

Wenn Sie einen Genehmigungs-Workflow einrichten, können Sie aus den Bedingungen in der folgenden Tabelle wählen. Beachten Sie Folgendes:

• Die Bedingungen lösen den Workflow nur dann aus, wenn der entsprechende Abschnitt im Arbeitszeitmodell der Mitarbeitenden korrekt eingerichtet ist.
• Sie können wählen, ob eine erfasste Zeit alle oder nur bestimmte Bedingungen erfüllen muss, um den Workflow zu triggern. Verwenden Sie die Dropdown-Liste in der Schublade Bedingung, um zwischen den beiden Optionen zu wechseln.
• Die Zeiteinheit für alle Bedingungen sind Minuten.
• Wenn eine erfasste Anwesenheit die Bedingungen von mehr als einem Workflow erfüllt, wird nur der zuletzt aktivierte Workflow ausgelöst.

Genehmigungs-Workflows für Anwesenheiten bearbeiten

Wenn Sie einen Genehmigungs-Workflow für Anwesenheiten bearbeiten, gilt Folgendes:

• Bereits vorhandene, noch zu genehmigende Anfragen bleiben in der Inbox der ursprünglichen genehmigenden Person.
• Alle nach der Bearbeitung erfassten Anwesenheiten unterliegen dem neuen Genehmigungs-Workflow.
• Wenn für eine Anwesenheit einer mitarbeitenden Person zwei Genehmigungs-Workflows gelten, führt das System nur den zuletzt bearbeiteten und aktivierten Workflow aus.

Genehmigungen von Anwesenheiten beobachten

Um zu überprüfen, welche erfassten Anwesenheiten genehmigt werden müssen, können Admins zum Reiter Automatisierungen > Aktivität navigieren. Weitere Details finden Sie im Artikel Workflows beobachten und verwalten.