Dieser Artikel beschreibt die neue Genehmigungserfahrung in Automatisierungen. Bevor Sie weiterlesen, prüfen Sie, ob Sie Zugriff auf die neue Erfahrung haben. Wenn dies nicht der Fall ist, richten Sie stattdessen Standard-Genehmigungen ein.

Admins können Workflows erstellen, um festzulegen, welche Anwesenheitsmeldungen manuell genehmigt werden müssen und welche automatisch genehmigt werden können. Um einen Genehmigungs-Workflow zu erstellen, fügen Sie Bedingungen hinzu, die definieren, welche Anwesenheitsverstöße einen Genehmigungs-Workflow auslösen sollen. Fügen Sie dann Regeln hinzu, um zu definieren, für wen der Workflow gelten soll.

Das System gleicht neu eingetragene Anwesenheiten mit allen aktiven Workflows ab. Wenn eine Anwesenheit die Bedingungen eines Workflows erfüllt, wird eine Genehmigungsaufgabe an die zuständige genehmigende Person gesendet. Im Workflow definierte genehmigende Personen erhalten diese Anfragen in ihrer Inbox und können sie dort prüfen und massenweise bearbeiten.

Wenn eine eingereichte Änderung keine Workflow-Bedingungen erfüllt, wird sie automatisch genehmigt.

Zugriffsrechte

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie beginnen, beachten Sie Folgendes:

• Wenn Sie einen neuen Genehmigungs-Workflow aktivieren, wendet das System diesen sofort auf alle neu erfassten Daten an. Neue genehmigende Personen erhalten eine entsprechende Benachrichtigung.
• Workflows werden nur getriggert, wenn Nutzende mit Vorschlagsrecht Änderungsvorschläge für Anwesenheitsdaten einreichen. Wenn Mitarbeitende mit Bearbeitungsrecht für Anwesenheiten Änderungen einreichen, lösen sie keinen Genehmigungs-Workflow aus. 
• Wenn Sie eine Mitarbeitendenrolle als genehmigende Person wählen, erhalten alle Mitarbeitenden mit der entsprechenden Rolle Genehmigungsanfragen. Sobald eine dieser Personen die Anfrage genehmigt, verschwindet die Aufgabe auch für die anderen Genehmigenden.
• Stellen Sie sicher, dass alle als genehmigende Personen zugewiesenen Mitarbeitenden über Ansichtsrechte für Anwesenheitsdaten verfügen.
• Wenn für die Anwesenheit einer mitarbeitenden Person zwei Genehmigungs-Workflows gelten, führt das System nur den zuletzt aktivierten Workflow aus. Daher empfehlen wir, dass Sie zuerst allgemeine Workflows und anschließend Workflows für bestimmte Gruppen von Mitarbeitenden einrichten.

Genehmigungs-Workflow für Anwesenheiten einrichten

Um einen Genehmigungs-Workflow für erfasste Anwesenheiten zu erstellen, die gegen die Regeln in den Arbeitszeitmodellen von Mitarbeitenden verstoßen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflow erstellen > Genehmigung.
2. Wählen Sie die Vorlage Genehmigung von Anwesenheiten mit Regelverstößen aus.
3. Klicken Sie auf das Trigger-Feld oben, um die Bedingungen anzupassen. Ohne Bedingungen lösen alle Anwesenheitsmeldungen den Workflow aus. 
   • Fügen Sie optional Regeln hinzu, um zu definieren, auf welche Mitarbeitenden dieser Workflow anwendbar sein soll. Verwenden Sie hierfür die verfügbaren vordefinierten oder individuellen Attribute. Fügen Sie Regeln hinzu, um zusätzliche Führungskräfte in den Genehmigungsprozess einzubeziehen. 
4. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.
5. Um die genehmigende Person auszuwählen, klicken Sie auf das Genehmigungsfeld. Wählen Sie bis zu vier genehmigende Personen pro Schritt aus.
   • Fügen Sie mehrere Schritte hinzu, um eine Genehmigungskette zu erstellen. Sobald eine der genehmigenden Personen für einen Schritt die Anfrage bearbeitet hat, geht der Workflow weiter zum nächsten Schritt.
   • Wenn Ihr Unternehmen zusätzliche Führungskräfte eingerichtet hat, können Sie diese bei Bedarf einbeziehen.
6. Fügen Sie optional Schritte für genehmigte oder abgelehnte Anfragen hinzu.
7. Speichern und aktivieren Sie den Workflow.

Hinweis
Wenn eine Anfrage an einem beliebigen Punkt der Genehmigungskette abgelehnt wird, wird der Workflow als abgeschlossen angezeigt und die Genehmigungsanfrage ist abgelehnt. 

Bedingungen

Wenn Sie einen Genehmigungs-Workflow einrichten, können Sie aus den Bedingungen in der folgenden Tabelle wählen. Beachten Sie Folgendes:

• Die Bedingungen lösen den Workflow nur dann aus, wenn der entsprechende Abschnitt im Arbeitszeitmodell der Mitarbeitenden korrekt eingerichtet ist.
• Sie können wählen, ob eine erfasste Zeit alle oder nur bestimmte Bedingungen erfüllen muss, um den Workflow zu triggern. Verwenden Sie die Dropdown-Liste in der Schublade Bedingung, um zwischen den beiden Optionen zu wechseln.
• Die Zeiteinheit für alle Bedingungen sind Minuten.
• Wenn eine gemeldete Anwesenheit die Bedingungen von mehr als einem Workflow erfüllt, wird nur der zuletzt aktivierte Workflow ausgelöst. Wenn Sie einen Workflow bearbeiten und erneut aktivieren, gilt dieser als der zuletzt aktivierte Workflow. 

Zusätzliche Führungskräfte zu Genehmigungen hinzufügen

Wenn in Ihrem Unternehmen zusätzliche Führungskräfte eingerichtet sind, können Sie diese zu Genehmigungs-Workflows hinzufügen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie einen Genehmigungs-Workflow für Anwesenheiten wie oben beschrieben.
2. Fügen Sie im Trigger-Feld eine Regel hinzu. 
3. Wählen Sie das entsprechende Attribut für die zusätzliche Führungskraft aus und ob der Workflow für Mitarbeitende mit diesem oder ohne dieses Attribut gelten soll. Aktualisieren Sie Ihre Änderungen. 
4. Fügen Sie im Genehmigungsfeld einen Genehmigungsschritt hinzu. 
5. Klicken Sie auf Aus diesem Workflow und wählen Sie das entsprechende Attribut für die zusätzliche Führungskraft aus. Aktualisieren Sie Ihre Änderungen.
6. Schließen Sie die Einrichtung ab und speichern oder aktivieren Sie den Workflow nach Bedarf. 

Genehmigungs-Workflows für Anwesenheiten bearbeiten

Wenn Sie einen Genehmigungs-Workflow für Anwesenheiten bearbeiten, gilt Folgendes:

• Offene Anfragen, die noch genehmigt werden müssen, bleiben in der Inbox der ursprünglichen genehmigenden Person.
• Der neue Genehmigungs-Workflow gilt für alle Anwesenheiten, die nach der Bearbeitung und erneuten Aktivierung des Workflows erstellt werden.
• Wenn für eine mitarbeitende Person mehrere Genehmigungs-Workflows gelten, führt das System nur den zuletzt bearbeiteten und aktivierten Workflow aus.

Genehmigungen von Anwesenheiten beobachten

Um zu überprüfen, welche erfassten Anwesenheiten genehmigt werden müssen, können Admins zum Reiter Automatisierungen > Aktivität navigieren. Weitere Details finden Sie im Artikel Workflows beobachten und verwalten.