Admins können Workflows erstellen und auf diese Weise festlegen, welche Anwesenheitseinträge manuell genehmigt werden müssen und welche automatisch genehmigt werden können. Um einen Genehmigungs-Workflow zu erstellen, fügen Sie Bedingungen hinzu. So legen Sie fest, welche Anwesenheitsverstöße eine Genehmigungsaufgabe triggern sollen. Fügen Sie anschließend Regeln hinzu, um festzulegen, für wen die Genehmigung gilt.

Das System prüft neue Anwesenheitseinträge anhand aller aktiven Workflows. Wenn eine Übermittlung die Bedingungen eines Workflows erfüllt, sendet dieser eine Genehmigungsaufgabe an die zugewiesenen genehmigenden Personen. Die genehmigenden Personen finden diese Anfragen in ihrem Posteingang. Hier können sie die Aufgaben anzeigen und mehrere davon gleichzeitig ausführen.

Wenn eine Übermittlung keine Workflowbedingungen erfüllt, wird sie automatisch genehmigt.

Bevor Sie beginnen

Berechtigungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Nutzenden über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

• Sie benötigen Adminrechte, um Genehmigungsworkflows für Anwesenheiten einzurichten, zu bearbeiten oder zu beobachten.
• Um Anwesenheitsanfragen entgegennehmen und bearbeiten zu können, müssen Genehmigungsberechtigte über Anzeigeberechtigungen für die Anwesenheitsdaten des jeweiligen Mitarbeiters verfügen.
• Nur Nutzende mit Vorschlagsberechtigung für eine Anwesenheitsdaten triggern einen Genehmigungsprozess. Nutzende mit Bearbeitungsberechtigungen können Anwesenheitsdaten ohne Genehmigung anpassen.

Hinweise

Beachten Sie Folgendes:

• Wenn Sie einen neuen Genehmigungs-Workflow aktivieren, gilt er sofort für alle neuen Einträge, und die neuen genehmigenden Personen werden benachrichtigt.
• Genehmigungen werden nur getriggert, wenn jemand mit Vorschlagsberechtigung Änderungen an Anwesenheitsdaten übermittelt und diese Übermittlung den Bedingungen einer Genehmigung entspricht. Mitarbeitende mit Bearbeitungsberechtigungen triggern keine Genehmigungen. 
• Wenn Sie eine Mitarbeitendenrolle als genehmigende Person zuweisen, wird die Genehmigungsaufgabe an alle Mitglieder dieser Rolle gesendet. Sobald ein Mitglied die Anfrage genehmigt, wird die Aufgabe auch allen anderen nicht mehr angezeigt.
• Genehmigende Personen müssen Anzeigeberechtigungen für Anwesenheitsdaten haben. 
• Wenn mehrere Genehmigung mit der Übermittlung eines Mitarbeiters übereinstimmen, wendet das System die Genehmigung mit der höchsten Priorität an. Aus diesem Grund sollte dem allgemeinsten Workflow die niedrigste und dem spezifischsten die höchste Priorität zugewiesen werden. Hier erfahren Sie, wie Sie die Priorität von Workflows ändern.
• Genehmigende Personen können ihre E-Mail-Einstellungen für Genehmigungsaufgaben unter Persönliche Einstellungen > Benachrichtigungen verwalten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Genehmigungen, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren. 
• Wenn der Mitarbeitendenstatus einer genehmigenden Person Inaktiv oder In Auszeit lautet, werden die entsprechenden Anfragen nicht delegiert. Stattdessen gehen sie direkt zur letzten bearbeitenden Person der Genehmigung. Wenn der Genehmigungsprozess automatisch von unserem alten System migriert wurde, ist das möglicherweise der dienstälteste Mitarbeiter mit Adminberechtigungen. 

Genehmigungs-Workflow für Anwesenheiten einrichten

Um einen Genehmigungs-Workflow für erfasste Anwesenheiten zu erstellen, die gegen die Regeln in den Arbeitszeitmodellen von Mitarbeitenden verstoßen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflow erstellen > Genehmigung.
2. Wählen Sie die Vorlage Genehmigung von Anwesenheiten mit Regelverstößen.
3. Klicken Sie auf das Triggerfeld, um die Bedingungen anzupassen. Ohne Bedingungen lösen alle Anwesenheitseinträge den Workflow aus. 
   • Fügen Sie optional Regeln hinzu, um zu definieren, für welche Mitarbeitende dieser Workflow gilt. Dazu können Sie die vorhandenen voreingestellten oder individuellen Attribute verwenden. Sie können beispielsweise festlegen, dass zusätzliche Führungskräfte im Genehmigungsprozess einbezogen werden. 
4. Klicken Sie auf Speichern und aktivieren, um die Änderungen zu speichern.
5. Um die genehmigende Person für die Anfrage auszuwählen, klicken Sie auf den Genehmigungsschritt. Pro Schritt können Sie bis zu vier genehmigende Personen auswählen.
   • Fügen Sie mehrere Schritte hinzu, um eine Genehmigungskette zu erstellen. Sobald einer der genehmigenden Personen die Anfrage in einem Schritt bearbeitet, geht der Workflow in den nächsten Schritt über.
   • Wenn es in Ihrem Unternehmen zusätzliche Führungskräfte gibt, können Sie diese nach Bedarf einbeziehen.
   • Wenn Sie die betroffene Person als genehmigende Person hinzufügen, können Mitarbeitende ihre eigenen Anwesenheiten genehmigen.
6. Optional: Stellen Sie sicher, dass Anfragen nicht verzögert werden, indem Sie die Option Delegieren aktivieren aktivieren. Legen Sie fest, wie viele Tage gewartet werden soll, bis die Anfrage delegiert wird, und wer die Anfrage erhalten soll. Wenn diese ebenfalls nicht verfügbar ist, wird die Aufgabe der Person zugewiesen, die den Workflow erstellt hat. 
7. Optional: Fügen Sie Schritte für genehmigte oder abgelehnte Anfragen hinzu. 
8. Speichern und aktivieren Sie den Workflow.

Hinweis:
Wird eine Anfrage an einer Stelle der Genehmigungskette abgelehnt, endet der Workflow. Er wird im Reiter Aktivität als abgeschlossen angezeigt und die Genehmigungsanfrage wird abgelehnt. Um Nutzende über den Fortschritt des Workflows in E-Mails zu informieren, müssen Sie dem Workflow manuell einen Schritt hinzufügen. Dazu gehört auch die Information der genehmigenden Personen über die Aufgabe per E-Mail. 

Bedingungen

Hinweis:
Einige der in diesem Abschnitt genannten Einstellungen haben sich geändert. Die Schritte oder Navigationspfade zu den Anwesenheitseinstellungen stimmen möglicherweise nicht mit der Anzeige in Ihrem Account überein. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Beim Einrichten eines Genehmigungs-Workflows können Sie aus den Bedingungen in der Tabelle unten wählen. Beachten Sie Folgendes:

• Bedingungen werden nur getriggert, wenn der entsprechende Abschnitt im Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters korrekt eingerichtet ist.
• Sie können wählen, ob ein Eintrag alle oder nur eine der Bedingungen erfüllen muss, um den Workflow zu triggern. Mit dem Drop-down-Menü im Bereich Bedingungen können Sie die beiden Optionen wechseln.
• Die Zeiteinheit für alle Bedingungen sind Minuten.

Zusätzliche Führungskräfte zu einer Genehmigung hinzufügen

Wenn es in Ihrem Unternehmen zusätzliche Führungskräfte gibt, können Sie sie in Genehmigungsworkflows einbeziehen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Erstellen Sie einen Workflow zur Genehmigung von Anwesenheiten, wie oben beschrieben.
2. Fügen Sie im Triggerfeld eine Regel hinzu. 
3. Wählen Sie das entsprechende Attribut Zusätzliche Führungskraft aus, und legen Sie fest, ob der Workflow für Mitarbeitende gilt, auf die dieses Attribut zutrifft oder nicht. Aktualisieren Sie Ihre Änderungen. 
4. Fügen Sie im Genehmigungsfeld einen Genehmigungsschritt hinzu. 
5. Klicken Sie auf Aus diesem Workflow, und wählen Sie das entsprechende Attribut Zusätzliche Führungskraft aus. Aktualisieren Sie Ihre Änderungen.
6. Schließen Sie die Einrichtung ab, und speichern oder aktivieren Sie den Workflow. 

Nächster Schritt

Um ausstehende Genehmigungen zu überprüfen, können Admins den Reiter Automatisierungen > Aktivität aufrufen. Weitere Details finden Sie im Artikel Workflows beobachten und verwalten.