In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich Abteilungen und Teams in Personio unterscheiden und wie Sie mit ihrer Hilfe die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens abbilden. Sie müssen Abteilungen und Teams unterschiedlich einrichten, je nachdem, ob Sie diese in der Vergangenheit bereits genutzt haben.
Was ist der Unterschied zwischen Abteilungen und Teams?
Abteilungen und Teams beziehen sich in Personio auf zwei verschiedene Organisationsstrukturen:
-
Abteilungen sind größere Organisationseinheiten, die Mitarbeitende nach wichtigen Unternehmensfunktionen gruppieren und einer hierarchischen Struktur folgen. Untergeordnete Abteilungen sind kleinere Abteilungen innerhalb von Abteilungen, die sich auf bestimmte Bereiche konzentrieren, wie z. B. das Performance Marketing innerhalb der Marketing-Abteilung.
- Teams sind kleinere, flexiblere Gruppen, die an bestimmten Projekten oder Aufgaben arbeiten. Sie können Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen umfassen. Untergeordnete Teams sind kleinere Gruppen innerhalb von Teams, die sich auf bestimmte Bereiche konzentrieren, wie z. B. die Kundenbetreuung innerhalb des Teams für den Start von Produkt X.
Hinweis:
In Personio müssen Sie Abteilungen immer einrichten. Teams (und untergeordnete Teams) dagegen sollten Sie nur einrichten, wenn Ihr Unternehmen eine Matrixstruktur verwendet, die eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.
Beispiele finden Sie im nächsten Abschnitt.
Beispiele für Abteilungen bzw. Teams
Beispiel 1:
Ihr Unternehmen hat eine traditionelle Hierarchie, so dass Sie nur Abteilungen und bei Bedarf Unterabteilungen erstellen müssen:
| Abteilung | Untergeordnete Abteilung |
| Kundenerfahrung | Customer Support |
| Customer Growth | |
| Produkt | Technik |
| Styling | |
| Produktmanagement | |
| Marketing | Performance-Marketing |
| Soziale Medien |
| Abteilung | ||||
|---|---|---|---|---|
| Kundenerfahrung | Produkt | Marketing | Vertrieb | Finanzen |
| Max | Julie | Ellen | Phil | Oscar |
| Benjamin | Maria | Victoria | ||
| Markus | ||||
Beispiel 2:
Ihr Unternehmen hat eine erweiterte Hierarchie mit einer Matrixstruktur, die die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen fördert. Mitarbeitende können derselben Abteilung angehören, aber in verschiedenen Teams arbeiten.
Sie müssen sowohl Abteilungen als auch Teams (sowie bei Bedarf Unterabteilungen und untergeordnete Teams) erstellen:
| Abteilung | Untergeordnete Abteilung | Team | Untergeordnetes Team | |
| Kundenerfahrung | Customer Support | Start Produkt A | Kundenorientiert | |
| Customer Growth | Aktivierung | |||
| Produkt | Technik | Upselling | ||
| Design | Start Produkt B | Kundenorientiert | ||
| Produktmanagement | Aktivierung | |||
| Marketing | Performance-Marketing | Start Produkt C | Kundenorientiert | |
| Soziale Medien | Upselling |
| Abteilung | ||||||
| Kundenerfahrung | Produkt | Marketing | Vertrieb | Finanzen | ||
| Team | Start Produkt A | Max | Julie | - | Phil | - |
| Start Produkt B | - | Maria | Ellen | - | Oscar | |
| Start Produkt C | Benjamin | Markus | - | Victoria | - | |
Abteilungen und Teams konfigurieren
Wenn Sie in Personio noch nie Abteilungen und Teams verwendet haben
Wenn Sie noch nie Abteilungen und Teams eingerichtet haben, müssen Sie Abteilungen, untergeordnete Abteilungen, Teams und untergeordnete Teams erstellen.
Bevor Sie beginnen, bereiten Sie einen Überblick über die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens vor und planen Sie, wie Sie diese implementieren möchten. Haben Sie sich entschieden, können Sie die folgenden Schritte durchführen:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Abteilungen und Teams.
- Wählen Sie den entsprechenden Reiter (Abteilungen oder Teams) aus, je nachdem, ob Sie eine Abteilung oder ein Team anlegen.
- Klicken Sie oben rechts auf Neue hinzufügen, um eine neue Abteilung oder ein neues Team zu erstellen.
-
Weisen Sie der neuen Abteilung oder dem neuen Team ein übergeordnetes Element zu. Dadurch wird automatisch eine Hierarchie erstellt und die neue Abteilung oder das neue Team in eine untergeordnete Abteilung oder ein untergeordnetes Team umgewandelt.
► Um mehrere Hierarchieebenen abzubilden, weisen Sie der übergeordneten Abteilung oder dem übergeordneten Team aus Schritt 4 eine übergeordnete Abteilung oder ein übergeordnetes Team zu. Wiederholen Sie den Vorgang so oft wie nötig. - Weisen Sie Mitarbeitende der neuen untergeordneten Abteilung oder dem neuen untergeordneten Team direkt über das Mitarbeitendenprofil oder die Mitarbeitendenliste zu. Die übergeordneten Abteilungen oder Teams werden automatisch zugeordnet. Sie können auch mehrere Mitarbeitende gleichzeitig über einen Importzuweisen.
Tipp:
Fügen Sie beim Export der Mitarbeitendenliste die Spalten Abteilungs- und Teamhierarchie hinzu, um auch Informationen zu untergeordneten Abteilungen und Teams aufzunehmen.
Wenn Sie in Personio bereits Abteilungen und Teams verwendet haben
Vor einigen Monaten haben wir die Art und Weise geändert, wie Abteilungen und Teams in Personio angelegt werden. Sie können jetzt eine klarere hierarchische Zuordnung erstellen, die untergeordnete Abteilungen und untergeordnete Teams umfasst.
Wenn Sie in Personio bereits Abteilungen und Teams verwendet haben, empfehlen wir Ihnen, auf die neue hierarchische Konfiguration von Abteilungen und Teams zu wechseln, da diese mehrere Vorteile mit sich bringt.
Sie haben hierfür zwei Möglichkeiten:
-
Legen Sie eine neue untergeordnete Abteilung oder ein neues untergeordnetes Team an
Führen Sie diese Schritte aus, um Ihre vorhandenen Abteilungen und Teams weiterhin zu nutzen und einfach neue untergeordnete Abteilungen und Teams hinzuzufügen. -
Wandeln Sie Ihre alten Teams in Unterabteilungen um
Führen Sie diese Schritte aus, um Ihre bestehenden Abteilungen beizubehalten und Ihre alten Teams in Unterabteilungen umzuwandeln, die dann unter dem Reiter Abteilungen angezeigt werden.
Option 1: Neue untergeordnete Abteilungen und Teams erstellen
1. Erstellen Sie eine neue Abteilung oder ein neues untergeordnetes Team
Bevor Sie beginnen, bereiten Sie einen Überblick über die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens vor und planen Sie, wie Sie diese implementieren möchten. Haben Sie sich entschieden, können Sie die folgenden Schritte durchführen:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Abteilungen und Teams.
- Klicken Sie auf den entsprechenden Reiter (Abteilungen oder Teams), je nachdem, ob Sie eine untergeordnete Abteilung oder ein untergeordnetes Team anlegen möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf Neue hinzufügen, um eine neue Abteilung oder ein neues Team zu erstellen.
- Weisen Sie der neuen Abteilung oder dem neuen Team ein übergeordnetes Element zu. Dadurch wird automatisch eine Hierarchie angelegt, und die neue Abteilung oder das neue Team wird zu einer untergeordneten Abteilung oder einem untergeordneten Team.
► Um mehrere Hierarchieebenen abzubilden, weisen Sie der übergeordneten Abteilung oder dem übergeordneten Team aus Schritt 4 eine übergeordnete Abteilung oder ein übergeordnetes Team zu. Wiederholen Sie den Vorgang so oft wie nötig.
2. Passen Sie die Zugriffsrechte für die neue Abteilung oder das neue Team an
- Navigieren Sie auf Einstellungen > Personen > Mitarbeitendenrollen.
- Wählen Sie die entsprechende Mitarbeitendenrolle aus und klicken Sie auf Zugriffsrechte.
- Gehen Sie zum Abschnitt Personaldaten > Öffentliches Profil und klicken Sie auf Anzeigen > Individuell.
-
Klicken Sie auf Bedingung und treffen Sie die entsprechende Auswahl:
▶︎ Damit Mitarbeitende Zugriff auf alle Personen in derselben Abteilung haben, wählen Sie Abteilung ist Eigene (zugewiesene Abteilung).▶︎ Damit Mitarbeitende Zugriff auf dieselbe Abteilung und alle darunter stehenden Abteilungen haben, wählen Sie Eigene Abteilung (zugewiesene und untergeordnete Abteilungen).▶︎ Damit Mitarbeitende Zugriff auf alle Personen in der gleichen übergeordneten Abteilung haben, wählen Sie Abteilung ist Eigene (gesamte Abteilungshierarchie).Hinweis:
Vorherige individuelle Filter mit Abteilung ist Eigene werden automatisch durch den neuen Filter Abteilung ist Eigene (gesamte Abteilungshierarchie) ersetzt. Die Funktionalität bleibt unverändert.
3. Weisen Sie Mitarbeitende neuen untergeordneten Abteilungen oder Teams zu
Tipp:
Wenn Sie vorhaben, das Datum, an dem die untergeordnete Abteilung oder das Team den Mitarbeitenden zugewiesen wurde, über die Importfunktion anzupassen (Schritt 4), können Sie Schritt 3 überspringen.
Sie können Mitarbeitende untergeordneten Abteilungen oder Teams direkt über das jeweilige Mitarbeitendenprofil oder die Mitarbeitendenliste zuweisen. Die übergeordneten Abteilungen oder Teams werden automatisch zugeordnet.
Alternativ können Sie über die Importfunktion mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zuweisen:
- Navigieren Sie in Ihrem Personio Account zu Importe.
- Wählen Sie als Dateiart für den Upload Import von Mitarbeitenden.
- Klicken Sie neben Vorlage herunterladen auf dieser Vorlage, um den Download der Datei zu starten.
- Öffnen Sie die Excel-Vorlage und lesen Sie die Anweisungen unter dem Reiter Richtlinien.
- Tragen Sie in den Spalten die E-Mail-Adresse Ihrer Mitarbeitenden sowie die zugewiesene untergeordnete Abteilung und das zugewiesene untergeordnete Team ein. Alle anderen Attribute können Sie leer lassen.
- Speichern Sie die Datei und laden Sie diese in Personio hoch.
- Passen Sie die Spalten unter Spalten abgleichen an, indem Sie die Anweisungen im Helpcenter befolgen.
4. Passen Sie die Mitarbeitendenhistorie an (optional)
Sie können das Datum, an dem die untergeordnete Abteilung oder das Team zugewiesen wurde, über die Mitarbeitendenhistorie anpassen.
Um das Datum für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig anzupassen, führen Sie einen Import mit Gültig ab durch.
- Wenden Sie sich über Hilfe & Feedback an unser Support-Team, um die Importfunktion Gültig ab zu aktivieren.
- Bereiten Sie eine Mitarbeitenden-Importdatei mit den folgenden Spalten vor:
- Zugewiesene Abteilung
- Zugewiesenes Team
- Gültig ab
- Stellen Sie sicher, dass Sie die direkt zugewiesene untergeordnete Abteilung oder das untergeordnete Team ausfüllen. Personio ordnet die übergeordneten Abteilungen und Teams automatisch anhand der erstellten Hierarchie zu.
Hinweis:
Das Gültig ab-Datum wird als Gültigkeitsdatum in der Mitarbeitendenhistorie angezeigt. Wenn sich zu einem bestimmten Datum nur die Abteilungs- oder Teamzuordnung ändert, lassen Sie das andere Feld in der Zeile leer.
5. Öffentliche API anpassen
Die öffentliche API (PAPI) V1 bleibt unverändert. Die aktualisierte PAPI Version 2 führt jedoch eine hierarchische Struktur und die folgenden Änderungen ein:
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- In V1 werden Abteilungen und untergeordnete Abteilungen als separate Abteilungen ohne hierarchische Verbindung angezeigt.
- In V2 haben Sie einen Überblick über alle Abteilungen und Teams, denen ein Mitarbeiter zugewiesen ist, sowie die jeweils zugeordneten über- und untergeordneten Abteilungen und Teams.
6. Aktualisieren Sie andere Funktionen
Stellen Sie sicher, dass die richtige Abteilung und das richtige Team in der Abrechnungsgruppe, im Genehmigungs-Workflow, in den Zugriffsrechten, bei der Integration und in anderen Teilen des Produkts verwendet werden.
Option 2: Alte Teams in untergeordnete Abteilungen umwandeln
1. Exportieren Sie die aktuelle Teamstruktur Ihres Unternehmens
Hinweis:
Um Ihre alten Teams in Unterabteilungen umzuwandeln, muss die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens Teams als untergeordnete Abteilungen verwenden (Beispiel: eine Marketingabteilung mit einem Online-Marketingteam innerhalb).
Bevor Sie beginnen, bereiten Sie einen Überblick über die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens vor und planen Sie, wie Sie diese implementieren möchten. Haben Sie sich entschieden, können Sie die folgenden Schritte durchführen:
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Navigieren Sie zu Berichte > Bericht erstellen > Klassischer Builder und generieren Sie einen individuellen Bericht mit der folgenden Konfiguration:
- Name: Hierarchische Abteilung importieren
- Art des Berichts: Historische Daten
- Datum: Fügen Sie ein individuelles Datum ein, je nachdem, wie lange die Mitarbeitendenhistorie einbezogen werden soll.
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Fügen Sie Spalten hinzu: E-Mail, Vorname, Nachname und Team
Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail-Adresse der einzelnen Mitarbeitenden die jeweils aktuell verwendete E-Mail-Adresse ist. Wenn Mitarbeitende zuvor eine andere E-Mail-Adresse hatten, ersetzen Sie diese durch die aktuelle Adresse. - Legen Sie basieren auf den Mitarbeitenden, die Sie im Bericht hinzufügen wollen, Bedingungen fest. Zum Beispiel nur bestimmte Teams oder nur aktive Mitarbeitende.
- Klicken Sie auf Individuellen Bericht exportieren und öffnen Sie den individuellen Bericht auf Ihrem Computer.
- Benennen Sie die Spalte Team optional in „Neue hierarchische Abteilung“ um, um den Überblick zu behalten.
- Fügen Sie alle bestehenden Teams Ihres Unternehmens zur Spalte „Neue hierarchische Abteilung“ hinzu. Diese werden zu untergeordneten Abteilungen.
Hinweis:
Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende ihrem untersten Team in der Hierarchie zugeordnet sind. - Speichern Sie den bearbeiteten individuellen Bericht ab.
2. Importieren Sie Teams, so dass sie als Abteilungen erscheinen
- Navigieren Sie zu Importeund wählen Sie als Importart Import von Mitarbeitenden .
- Laden Sie den individueller Bericht hoch, den Sie im vorherigen Schritt exportiert und bearbeitet haben.
- Unter Spalten abgleichen, entfernen Sie die ersten beiden Spalten (Vorname und Nachname) und belassen Sie nur die Spalte E-Mail, da diese der eindeutige Identifikator für Importe ist.
- Ordnen Sie die Spalte Gültigkeitsdatum dem Attribut Gültig ab zu.
- Ordnen Sie die neue hierarchische Spalte Abteilung dem Attribut Abteilung zu.
- Klicken Sie auf Weiter, prüfen Sie die Daten auf Richtigkeit und klicken Sie dann auf Importieren.
3. Wandeln Sie neue Abteilungen in untergeordnete Abteilungen um
- Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Abteilungen und Teams.
- Unter Abteilungen prüfen Sie die Liste der Abteilungen, um sicherzustellen, dass der Import erfolgreich war und alle alten Teams jetzt als Abteilungen angezeigt werden.
- Wenn ein altes Team (Jetzt Abteilung) fehlt, klicken Sie oben rechts auf Neues Team, um es als neue Abteilung zu erstellen.
- Ändern Sie neue Abteilungen in untergeordnete Abteilungen, indem Sie ihnen eine übergeordnete Abteilung zuweisen. Dadurch wird die Hierarchie automatisch angelegt.
► Um mehrere Hierarchieebenen abzubilden, weisen Sie der übergeordneten Abteilung oder dem übergeordneten Team aus Schritt 4 eine übergeordnete Abteilung oder ein übergeordnetes Team zu. Wiederholen Sie den Vorgang so oft wie nötig.
4. Passen Sie die Zugriffsrechte für neue untergeordnete Abteilungen an
- Navigieren Sie auf Einstellungen > Personen > Mitarbeitendenrollen.
- Wählen Sie die entsprechende Mitarbeitendenrolle aus und klicken Sie auf Zugriffsrechte.
- Gehen Sie zum Abschnitt Personaldaten > Öffentliches Profil und klicken Sie auf Anzeigen > Individuell.
-
Klicken Sie auf Bedingung und treffen Sie die entsprechende Auswahl:
▶︎ Damit Mitarbeitende Zugriff auf alle Personen in derselben Abteilung haben, wählen Sie Eigene (Zugewiesene Abteilung).▶︎ Damit Mitarbeitende Zugriff auf dieselbe Abteilung und alle darunter stehenden Abteilungen haben, wählen Sie Eigene Abteilung (zugewiesene und untergeordnete Abteilungen).▶︎ Damit Mitarbeitende Zugriff auf alle Personen in der gleichen übergeordneten Abteilung haben, wählen Sie Abteilung ist Eigene (gesamte Abteilungshierarchie).Hinweis:
Vorherige individuelle Filter mit Abteilung ist Eigene werden automatisch durch den neuen Filter Abteilung ist Eigene (gesamte Abteilungshierarchie) ersetzt. Die Funktionalität bleibt unverändert.
5. Passen Sie Integrationen und die öffentliche API an
Die öffentliche API (PAPI) V1 bleibt unverändert. Die Die hierarchische Struktur wird im neuen PAPI V2 widergespiegelt:
- In V1 erscheinen sowohl die Abteilung als auch die Unterabteilung als separate Abteilung ohne Verbindung zwischen ihnen (keine Hierarchie).
- In V2 sehen Sie alle Abteilungen und Teams, denen ein Mitarbeiter zugewiesen ist, sowie die jeweiligen über- und untergeordneten Gesellschaften.
Führen Sie je nach Art der Integration die folgenden Schritte aus:
- Von Personio bereitgestellte Integrationen: Sie müssen Abteilungen gegebenenfalls zu übergeordneten Abteilungen in den Integrationseinstellungen ändern.
- Für Integrationen von Drittanbietern (bereitgestellt von unseren Integrationspartnern) müssen Sie nicht aktiv werden.
6. Aktualisieren Sie andere Funktionen
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Genehmigungen: Ersetzen Sie in den Genehmigungs-Workflows Teams durch Abteilungen, um sicherzustellen, dass die richtige Gruppe von Mitarbeitenden definiert wird, für die ein bestimmter Genehmigungs-Workflow gilt.
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Abrechnungsgruppen: Ersetzen Sie in den Abrechnungsgruppen Abteilungen durch übergeordnete Abteilungen, um sicherzustellen, dass die alten Teaminformationen in der neuen Einrichtung in der Lohntabelle der vorbereitenden Lohnbuchhaltung dargestellt werden.
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Dokumentvorlagen: Ersetzen Sie Teams durch Abteilungen , um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen ausgefüllt werden.
- Individuelle Berichte: Ersetzen Sie Teams in den Feldern und Gruppierungen durch Abteilungen , um sicherzustellen, dass in den Berichten die richtigen Informationen angezeigt werden.
7. Löschen Sie alle Teams aus dem Reiter Teams
- Gehen Sie zur Mitarbeitendenliste und heben Sie die Zuweisung der Mitarbeitenden zu ihren alten Teams auf, da diese jetzt der untergeordneten Abteilung zugewiesen sind.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Abteilungen und Teams.
- Klicken Sie auf Teams und löschen Sie alle zuvor eingerichteten Teams, da diese jetzt alle im Abteilung Reiter als Unterabteilung angezeigt werden.
Hinweis:
Historische Aufzeichnungen bleiben in der Mitarbeitendenhistorie und in den Berichten erhalten, auch wenn alte Teams gelöscht werden. Wenn Sie sie nicht löschen möchten, können Sie sie auch umbenennen.