Dokumentvorlagen erstellen – Platzhalter – Personio

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Platzhalter gemäß den internen Vorgaben Ihres Unternehmens verwenden.

Die in diesem Dokument genannten Platzhalter können nur für Mitarbeitendendaten verwendet werden. Weitere Informationen zu Platzhaltern, die für E-Mail-Vorlagen und Dokumentvorlagen verwendet werden können, finden Sie im Abschnitt Recruiting.

Textvorlage mit Platzhaltern erstellen

Erstellen Sie zunächst ein Textdokument in MS Workplace (DOCX/DOTX) oder OpenOffice (ODT/OTT). Bearbeiten und formatieren Sie das Dokument wie gewohnt. Wenn Sie Platzhalter verwenden, platzieren Sie sie in zweifachen geschweiften Klammern.

Sie können drei verschiedene Arten von Platzhaltern verwenden:

Vordefinierte Systemplatzhalter für Systemattribute
Individuelle Platzhalter für Attribute, die Sie erstellt haben
Freie Platzhalter die sich nicht auf Attribute beziehen

Vordefinierte und individuelle Platzhalter werden ausgelesen und automatisch mit den entsprechenden Mitarbeitendendaten befüllt, wenn ein Dokument auf der Basis der Vorlage erstellt wird. Freie Platzhalter können mit Freitext gefüllt werden.

Vordefinierte Systemplatzhalter

Platzhalter sind mit Systemattributen verknüpft und müssen immer in Englisch sein, egal welche Sprache die Vorlage verwendet.

Zum Beispiel:{{first_name}}

Vordefinierte Platzhalter	Mitarbeitendenattribut
first_name	Vorname (bürgerlich)
last_name	Nachname
preferred_name	Name (bevorzugt)
email	Email Adresse
position	Position
department	Abteilung
team_id	Team
gender	Gender
status	Status
employment_type	Befristung Arbeitsverhältnis
hire_date	Anstelldatum
probation_period	Dauer der Probezeit
probation_period_custom	Ende der Probezeit
contract_end_date	Vertragsende
termination_type	Austrittsart
termination_reason	Kündigungsgrund
termination_date	Austrittsdatum
last_working_day	Letzter Arbeitstag
document_date	Erstellungsdatum des Dokuments
full_time_weekly_working_hours	Weekly hours
children	Kinder
supervisor	Vollständiger Name der Führungskraft
supervisor_position	Führungskraft Position
office_id	Standort
subcompany	Gesellschaft
fix_salary	Monatliches Fixgehalt
hourly_salary	Stundenlohn
FTE	FTE
last_login	Letzter Login
cost_centers	Kostenstelle
date_of_birth	Geburtsdatum

Detaillierte Informationen zur Verwendung von Geschlechtsvariablen und zur Datumsformatierung finden Sie in den verlinkten Artikeln.

In Personio werden die Platzhalter unter Mitarbeitendenprofil > Dokumente folgendermaßen dargestellt:

Individuell definierte Platzhalter

Diese Platzhalter sind mit Attributen verknüpft, die Sie frei in Personio erstellen, und sie müssen in derselben Sprache wie Ihr Personio Account benannt werden.

Vergewissern Sie sich, dass Sie genau denselben Namen verwenden, den Sie auch für die Attribute nutzen. Zum Beispiel: {{Name Bank}} {{IBAN}} {{BIC}}

In Personio in der Dokumentenverwaltung haben Sie anschließend folgende Darstellung:

Hinweis:
Das System kann das kaufmännische Und-Symbol („&“) nicht verarbeiten. Wenn es verwendet wird, erscheint der Platzhalter leer.

Freie Platzhalter

Diese Platzhalter sind nicht mit Attributen verknüpft. Deshalb gibt es dafür keine Benennungsanforderungen. Sie müssen diese Platzhalter manuell mit Text füllen.

Zum Beispiel:{{Task 1}}

Eine feste Anzahl von Punkten auflisten

In einem Word-Dokument könnten Sie beispielsweise die folgenden einzelnen Textblöcke verwenden, um eine feste Anzahl von Punkten wie Aufgaben oder Leistungen aufzulisten (Best-Practice-Vorlagen):

||Sein|Ihr|| Aufgabengebiet umfasste die folgenden Tätigkeiten:
{{Task 1}}
{{Task 2}}
{{Task 3}}

In Personio in der Dokumentenverwaltung haben Sie anschließend folgende Darstellung:

Die Leistungen umfassten:
[[Leistungen
[Eine Leistung: 
{{Benefit 1}}]

[Zwei Leistungen:
{{Benefit 1}}
{{Benefit 2}}]

[Drei Leistungen:
{{Benefit 1}}
{{Benefit 2}}
{{Benefit 3}}]
]]

Eine optionale Anzahl von Punkten auflisten

Sie können auch eine flexible Anzahl von Aufgaben erstellen. Dies ist hilfreich, wenn Sie beispielsweise die Aufgaben einzeln eingeben möchten, ohne sich auf eine bestimmte Anzahl festzulegen. Verwenden Sie dazu die folgende Formatierung:

|| Sein|Ihr|| Aufgabengebiet umfasste die folgenden Aufgaben:
[[Aufgaben
[Eine Aufgabe:
• {{Task 1}}]
[Zwei Aufgaben:
• {{Task 1}}
• {{Task 2}}]
[Drei Aufgaben:
• {{Task 1}}
• {{Task 2}}
• {{Task 3}}]
[Vier Aufgaben:
• {{Task 1}}
• {{Task 2}}
• {{Task 3}}
•{{Task 4}}]
]]

Wählen Sie dann im Reiter Dokumente des Mitarbeitendenprofils unter Optionen die gewünschte Anzahl an Aufgaben aus und füllen Sie die entsprechenden freien Platzhalter aus. Die Anzahl der Platzhalter im Dokument entspricht der von Ihnen ausgewählten Anzahl.

Häufige Fehler bei Vorlagen

Häufige Gründe für Fehler beim Hochladen einer Vorlage sind z. B.:

Dateiformat wird nicht unterstützt

Stellen Sie sicher, dass die Datei in einem unterstützten Format gespeichert wurde: DOCX/DOTX oder ODT/OTT.

Fehlerhafte Platzhalter

Wenn Sie nicht die richtige Anzahl an Sonderzeichen für Platzhalter eintragen, erhalten Sie möglicherweise eine Fehlermeldung, dass das Dokument eine ungerade Anzahl von Variablen-Trennzeichen enthält.
- Vergewissern Sie sich, dass jeder Platzhalter mit zwei Klammern beginnt und endet: {{ }}, [[ ]].
- Verwenden Sie je nach Platzhalter die richtige Art von Klammern (geschweift oder eckig).
Achten Sie darauf, dass vordefinierte oder individuelle Attribute, die in Platzhaltern verwendet werden, korrekt geschrieben werden.
Vergewissern Sie sich, dass die Schreibweise und Groß- und Kleinschreibung aller Signaturplatzhalter im Dokument einheitlich ist. Beispielsweise ist @@unterzeichnendeperson@@ nicht identisch mit @@UnterzeichnendePerson@@.
Wenn der Platzhalter mit einer Zahl beginnt oder nur eine Zahl enthält, funktioniert die Vorlage nicht.

Ungültige Signaturplatzhalter

Wenn beim Hochladen einer Dokumentvorlage eine Fehlermeldung über ungültige Signaturplatzhalter angezeigt wird, machen Sie Folgendes:
- Stellen Sie sicher, dass Signaturplatzhalter im Dokument keine Sonderzeichen wie "", ;, ', ', ä, ö, ü, ... oder •. enthalten.
- Das Hochladen von Dokumentvorlagen schlägt fehl, wenn ein Platzhalter eines dieser Zeichen enthält.

Zusätzliche Elemente, die Fehler verursachen

Wenn die Datei Kopfzeilen, Fußzeilen, Bilder oder Tabellen enthält, kann dies zu Fehlern führen. Entfernen Sie sie nacheinander und versuchen Sie noch einmal, die Vorlage hochzuladen.

Inkompatible Zeichen

Wenn Sie bei der Vorschau eines Dokument Fehler feststellen, suchen Sie nach inkompatiblen Zeichen.
Wenn es ein mehrzeiliges Textfeld gibt, das automatisch mit Informationen aus einem Mitarbeitendenprofil gefüllt wird, das Zeichen wie „“, ;, `, ', ä, ö, ü, ... oder • enthält, müssen Sie die Vorlage herunterladen, die Felder entfernen und die Vorlage anschließend erneut hochladen.

Finden Sie die Antworten, die Sie brauchen