Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität.

Hinweis
Diese Funktion wird gerade ausgerollt und schrittweise für alle Accounts freigeschaltet.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie einen Firmenwagen für Ihre Mitarbeitenden hinzufügen und verwalten können. 

Firmenwagen in Personio Payroll verwalten

In Personio Payroll können Sie den monatlichen geldwerten Vorteil, der Mitarbeitenden durch einen Firmenwagen entsteht, automatisch berechnen und anlegen. Ein Firmenwagen wird in Personio Payroll einem Mitarbeiter zugeordnet und die entsprechende Firmenwagenvereinbarung in dessen Mitarbeitendenprofil im Reiter Gehalt angelegt. Das Widget Firmenwagenvereinbarungen gibt Ihnen einen Überblick über den monatlichen Betrag.

Die Abrechnung erfolgt dann über einen festgelegten monatlichen Pauschalbetrag basierend auf dem Bruttolistenpreis (BLP) des Fahrzeugs sowie den Faktoren Nutzung für Privatfahrten, Nutzung für den Weg zur ersten Arbeitsstätte und einer vorhandenen Eigenbeteiligung durch Mitarbeitende. 

Im Folgenden erklären wir, wie Sie eine Firmenwagenvereinbarung anlegen und verwalten können und wo Firmenwagenbeträge in der Lohnbuchhaltung angezeigt werden. Wir empfehlen Ihnen für weiteren Kontext zum Firmenwagen und geltenden Vorschriften auch unseren allgemeinen Artikel zum Thema.

Produktbeschränkungen

Folgende Fälle unterstützt die Funktion Firmenwagen aktuell nicht:

• Fahrtenbuchmethode: Nutzen Sie die Fahrtenbuchmethode, müssen geldwerte Vorteile manuell verfolgt und über einmalige oder wiederkehrende Vergütungen abgegolten werden.
• Tatsächliche Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Die Methode einer Kalkulation auf Basis tatsächlicher Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird aktuell nicht unterstützt.
• Fahrten zum Zweitwohnsitz: Sollen Fahrten zum Zweitwohnsitz dokumentiert werden, müssen geldwerte Vorteile zusätzlich zur Vereinbarung in Personio manuell verfolgt und über einmalige Vergütungen abgegolten werden.
• E-Mobilitätsförderung – Aufladen von Fahrzeugen: Haben Sie Firmenwagenvereinbarungen, die Aufladungen vorsehen, müssen geldwerte Vorteile zusätzlich zur Vereinbarung in Personio manuell verfolgt und über einmalige Vergütungen abgegolten werden. 
• E-Mobilitätsförderung – Nachteilsausgleich für vor 2019 gekaufte Fahrzeuge
• Gehaltsverzicht und Selbstbeteiligung: Die Funktion kann aktuell nicht zwischen Gehaltsverzicht und Selbstbeteiligung unterscheiden. Folgend finden Sie unterstütze und nicht unterstützte Kombinationen:
  • Unterstützt: Ein Gehaltsverzichts-Beitrag, der niedriger, gleich oder höher ist als die Summe der geldwerten Vorteile für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte.
  • Unterstützt: Ein Eigenanteil, der niedriger oder gleich der Summe der geldwerten Vorteile für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte ist.
  • Nicht unterstützt: Ein Eigenanteil, der höher ist als die Summe der geldwerten Vorteile für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte.
• Einmalige- oder Ad-hoc-Beteiligungen durch Mitarbeitende: Haben Sie Firmenwagenvereinbarungen, die einmalige- oder Ad-hoc-Beteiligungen durch Mitarbeitende vorsehen, müssen geldwerte Vorteile zusätzlich zur Vereinbarung in Personio manuell verfolgt und über einmalige Vergütungen abgegolten werden.
• Mehrfache Firmenwagenvereinbarungen gleichzeitig: Aktuell kann nur eine Firmenwagenvereinbarung pro Mitarbeiter hinterlegt werden. Wird eine neue Vereinbarung hinzugefügt, muss die bestehende zuvor beendet werden.

Firmenwagenvereinbarungen im Reiter Gehalt verwalten

Sie können Firmenwagenvereinbarungen im Reiter Gehalt Ihrer Mitarbeitenden hinzufügen, bearbeiten, löschen und beenden. Die folgende Tabelle erklärt, wie sie bei verschiedenen Ereignissen, wie beispielsweise einem Wohnortswechsel von Mitarbeitenden vorgehen müssen:

Hinweis:
Stellen Sie sicher, dass Sie sich beim Ausfüllen der Firmenwagenvereinbarung an die geltenden Vorschriften halten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Artikel zum Firmenwagen. 

Eine Firmenwagenvereinbarung hinzufügen

Um eine Firmenwagenvereinbarung anzulegen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des entsprechenden Mitarbeiters und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Firmenwagenvereinbarungen auf Verwalten.
3. Klicken Sie auf Firmenwagenvereinbarung hinzufügen?.
4. Fügen Sie den Nutzungszeitraum hinzu. Das Ende der Vereinbarung ist hier zunächst optional.
5. Wählen Sie die zutreffenden Vereinbarungsdetails.
6. Fügen Sie die Fahrzeugdetails hinzu.
7. Haben Sie für einen Punkt unter Vereinbarungsdetails Ja angegeben, machen Sie unter Berechnung des geldwerten Vorteils weitere Angaben.
8. Prüfen Sie die Berechnungsdetails und klicken Sie auf Speichern.

Eine Firmenwagenvereinbarung beenden

Um eine Firmenwagenvereinbarung zu beenden, ist es notwendig, ein Enddatum unter Ende der Vereinbarung zu hinterlegen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Ist das Enddatum von Beginn an hinterlegt, läuft die Vereinbarung zum angegebenen Datum aus.
• Ist das Enddatum noch nicht hinterlegt, öffnen Sie die Vereinbarung und klicken Sie auf das Stift-Symbol neben Ende der Vereinbarung, tragen Sie das Datum nach und bestätigen Sie die Eingabe. Beachten Sie, dass der Nachtrag rückwirkend gilt.
• Soll das Enddatum geändert (z. B. vorgezogen) werden, öffnen Sie die Vereinbarung und klicken Sie auf das Stift-Symbol neben Ende der Vereinbarung. Tragen Sie das Datum nach und bestätigen Sie die Eingabe. Beachten Sie, dass der Eintrag rückwirkend gilt.

Eine Firmenwagenvereinbarung bearbeiten

Hinweis
Beachten Sie, dass Änderungen an bestehenden Firmenwagenvereinbarung rückwirkend Änderungen ab Vereinbarungsbeginn nach sich ziehen.

Um eine Firmenwagenvereinbarung zu bearbeiten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des entsprechenden Mitarbeiters und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Firmenwagenvereinbarungen auf Verwalten.
3. Klicken Sie auf die Firmenwagenvereinbarung, die Sie ändern möchten.
4. Klicken Sie in der Vereinbarung rechts oben auf den Optionen-Button mit drei Punkten und wählen Sie Vereinbarungsdetails bearbeiten?.
5. Fügen Sie die nötigen Änderungen hinzu.
6. Klicken Sie auf Speichern. 

Eine Firmenwagenvereinbarung pausieren und löschen

Um eine Firmenwagenvereinbarung zu pausieren oder zu löschen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des entsprechenden Mitarbeiters und öffnen Sie den Reiter Gehalt.
2. Klicken Sie im Widget Firmenwagenvereinbarungen auf Verwalten.
3. Klicken Sie auf die Firmenwagenvereinbarung, die Sie ändern möchten.
4. Klicken Sie in der Vereinbarung rechts oben auf den Optionen-Button mit drei Punkten und wählen Sie Pausieren oder Löschen.
5. Fügen Sie die nötigen Änderungen hinzu.
6. Klicken Sie auf Speichern. 

Firmenwagen in der Lohnbuchhaltung und der Entgeltabrechnung

Ist eine Firmenwagenvereinbarung für einen Mitarbeiter hinzugefügt, spiegelt sich dies auch in der Lohnbuchhaltung wider. Dort sehen Sie unter:

• dem Reiter Personen: Die Summe des geldwerten Vorteils für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte sowie der Eigenbeteiligung dem Bruttogehalt hinzugefügt. Auch wird die Vereinbarung unter den Änderungen aufgeführt.
• der Detailansicht des Mitarbeiters: Unter Bruttogehalt die wiederkehrende Vergütung Firmenwagen aufgeführt. Auch dort wird die Summe der geldwerten Vorteile und der Eigenbeteiligung angegeben. Navigieren Sie von hier direkt zur Vereinbarung für weitere Informationen.
• der Vorschau der Entgeltabrechnung: Prüfen Sie diese entweder in der Detailansicht oder im Reiter Dokumente. Hier werden die Bestandteile der Firmenwagenvereinbarung einzeln aufgeführt.