Dieser Artikel erklärt, wie Sie Workflows, die über den Bereich Automatisierungen in Personio erstellt wurden, beobachten und verwalten. Informationen darüber, wie Sie eine eigene Automatisierung einrichten, finden Sie unter Workflows erstellen. 

Wenn Sie Workflows im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Mitarbeitenden beobachten oder verwalten möchten, z. B. Onboarding, Offboarding, Unterschriften von Mitarbeitenden und Genehmigungen, lesen Sie hierfür die entsprechenden Artikel. 

Workflows beobachten

Unter dem Reiter Aktivität können Sie alle Workflows verfolgen, die in den letzten 30 Tagen getriggert wurden. Die Tabelle listet alle Namen der getriggerten Workflows sowie zusätzliche Details auf, z. B. die zugewiesene Person, wann der Workflow getriggert wurde, die betroffene Person und den Status. 

• Verwenden Sie die Filteroptionen oben in der Tabelle, um Workflow-Instanzen zu sortieren.
• Wählen Sie eine bestimmte Workflow-Instanz aus der Liste aus, um Details zu ihrer Ausführung anzuzeigen, z. B. den aktuellen Schritt, die zugewiesenen Mitarbeitenden, die Zeiten der Zuweisung und mehr.

Workflow bearbeiten

Sie können Schritte in einem Workflow hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Folgen Sie diesen Schritten: 

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows. Wählen Sie den Workflow aus, den Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.
   • Schritt hinzufügen: Klicken Sie auf das +-Symbol, wählen Sie die entsprechenden Komponenten aus und speichern Sie die Änderungen.
   • Schritt bearbeiten: Wählen Sie den entsprechenden Schritt aus und aktualisieren Sie seine Komponenten nach Bedarf. Klicken Sie auf Hinzufügen oder Aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.
   • Schritt löschen: Wählen Sie den entsprechenden Schritt aus und klicken Sie dann auf das Papierkorb-Symbol. 
3. Speichern Sie den Workflow als Entwurf oder speichern Sie die neuen Änderungen und aktivieren Sie diese.

Hinweis
Änderungen, die die Logik des Workflows ändern, setzen den Trigger-Zähler und die zuletzt getriggerten Daten unter dem Reiter Workflows zurück. Wenn der Workflow eine Genehmigung betrifft, kann eine erneute Aktivierung andere Genehmigungs-Workflows überschreiben. Weitere Informationen

Bearbeiteten Workflow speichern

Nachdem Sie einen aktiven Workflow bearbeitet haben, haben Sie zwei Möglichkeiten, die Änderungen zu speichern:

Hinweis: 
Sie können pro Workflow nur einen Entwurf speichern. Ein +1-Symbol rechts neben dem Workflow-Status im Reiter Workflows zeigt an, wenn ein Entwurf vorhanden ist. 

Workflow kopieren

Um einen vorhandenen Workflow zu duplizieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu Automatisierungen > Workflows.
2. Klicken Sie rechts neben dem Workflow, den Sie kopieren möchten, auf das Drei-Punkte-Symbol > Workflow kopieren, um ihn zu duplizieren.
3. Der duplizierte Workflow wird angezeigt. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und geben Sie einen neuen Namen für den Workflow ein.
4. Speichern Sie den Workflow als Entwurf oder aktivieren Sie ihn. 

Workflow aktivieren

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie einen Workflow aktivieren, beachten Sie Folgendes:

• Aktivierte Workflows werden auf der Basis des definierten Triggers ausgeführt. Einmal getriggert, können Sie die laufenden Ausführungen nicht mehr stoppen, aber Sie können sie deaktivieren oder löschen, um zukünftige Ausführungen zu verhindern.
• Auch Mitarbeitende, die noch nicht zu Personio eingeladen sind, erhalten möglicherweise Benachrichtigungen, wie E-Mails, die an einen Workflow gebunden sind. Aktivieren Sie einen Workflow nur, wenn alle darin enthaltenen Mitarbeitenden zu Personio eingeladen wurden.
• Wir empfehlen, dass Sie beim Testen von Workflows nur eingeladene Nutzende wie Personen im HR-Management einbeziehen, um sicherzustellen, dass die Workflows korrekt funktionieren. 
• Überlegen Sie, Ihren Workflow vor der Aktivierung mit einer Person im Kollegenkreis zu prüfen.

Workflow aktivieren

Um einen Workflow zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu Automatisierungen > Workflows.
2. Erstellen Sie einen Workflow oder wählen Sie einen vorhandenen Workflow-Entwurf oder einen inaktiven Workflow aus der Liste aus.
3. Bearbeiten Sie die Komponenten des Workflows nach Bedarf. 
4. Klicken Sie auf Speichern und aktivieren. 

Der Workflow wird in der Liste unter dem Reiter Workflows angezeigt. Unter dem Reiter Aktivität können Sie den Fortschritt beobachten und weitere Details sehen. 

Workflow deaktivieren oder löschen

Workflow deaktivieren

Um einen Workflow zu deaktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows. Suchen Sie den Workflow, den Sie deaktivieren möchten.
2. Klicken Sie rechts neben dem Workflow auf das Drei-Punkte-Symbol.
3. Deaktivieren Sie den Workflow.

Zukünftige Ausführungen des Workflows werden nicht ausgeführt. Alle laufenden Ausführungen können weiterhin eingesehen und abgeschlossen werden. 

Workflow löschen

Sie können nur Workflows im Entwurf oder inaktive Workflows löschen. Lesen Sie oben, wie Sie einen Workflow deaktivieren. Um einen Workflow zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. 1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows. Suchen Sie den Workflow , den Sie löschen möchten. 
   2. Ist der Workflow in einem aktiven Status, deaktivieren Sie ihn.
   3. Klicken Sie rechts neben dem Workflow, den Sie löschen möchten, auf das Drei-Punkte-Symbol > Workflow löschen.

Fehlerhaften Workflow beheben

Personio warnt Sie nicht im Voraus, wenn ein Workflow aufgrund von Änderungen an den beteiligten Elementen nicht länger funktioniert. Stattdessen werden Sie benachrichtigt, wenn beim Versuch der Ausführung eines Workflows ein Problem auftritt. Dies hilft, Probleme zu beheben und die Effizienz von Workflows zu gewährleisten.

So informieren wir Sie über fehlerhafte Workflows:

• Wenn Sie den Workflow im Workflow-Builder aufrufen, hebt Personio bestimmte Fehler hervor.
• In der Spalte Status der Workflow-Liste unter Automatisierungen > Workflows erscheint eine Fehlermeldung. Diese enthält Details zum Problem.
• Sie erhalten in Ihrer Inbox eine Aufgabe mit Details zum Problem und einem Link zur Behebung des fehlerhaften Workflows.
• Sie erhalten eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Fehler und einem Link zur Behebung des fehlerhaften Workflows.

Informationen zu den Problemen, die Workflows unterbrechen können, finden Sie im Abschnitt über häufige Gründe für fehlerhafte Workflows.

Hinweis:
Die Person, die den Workflow ursprünglich erstellt hat, erhält alle Benachrichtigungen über Fehler. Die Benachrichtigungen werden nicht neu zugewiesen, falls diese Person nicht verfügbar ist.

So beheben Sie einen fehlerhaften Workflow:

1. Öffnen Sie den fehlerhaften Workflow.
2. Überprüfen und beheben Sie die markierten Fehler im Workflow-Builder.

Wenn Sie einen Workflow korrigieren, wird der Trigger-Zähler nicht auf 0 zurückgesetzt. Der Workflow wird dort fortgesetzt, wo er aufgehört hat. Ein reparierter Workflow wird für Trigger, die während des Ausfalls stattfanden, nicht erneut ausgeführt.

Eine fehlerhafte Workflow-Kommunikation betrifft auch Aktionen. Fehlt beispielsweise die Person, die eine Benachrichtigung empfangen soll, dann startet der Workflow, doch die Benachrichtigung wird nicht gesendet. In diesem Fall werden Benachrichtigungen, Aufgaben und Genehmigungen generiert, aber das System überspringt den E-Mail-Versand.

Häufige Gründe für fehlerhafte Workflows

In der folgenden Tabelle sind häufige Gründe für fehlerhafte Workflows aufgeführt. Diese Probleme können in den Bedingungen oder Regeln des Workflow-Triggers auftreten. Sie können auch in den Workflow-Aktionen auftreten (z. B. wenn bei einer Benachrichtigung eine empfangende Person fehlt):