Dieser Artikel erklärt, wie Sie Workflows, die über den Bereich Automatisierungen in Personio erstellt wurden, beobachten und verwalten. Informationen zum Einrichten Ihrer eigenen Automatisierung finden Sie unter Workflows erstellen. 

Wenn Sie Workflows im Zusammenhang mit dem Mitarbeitendenlebenszyklus beobachten oder verwalten möchten, zum Beispiel Onboarding, Offboarding, Unterschriften von Mitarbeitenden und Genehmigungen, lesen Sie die entsprechenden Artikel. 

Workflows beobachten

Im Reiter Aktivität können Sie die Leistung aller Workflows erfassen, die innerhalb der letzten 30 Tage getriggert wurden. Die Tabelle listet alle Namen der getriggerten Workflows sowie zusätzliche Details auf, z. B. die zugewiesene Person, wann der Workflow getriggert wurde, die betroffene Person und den Status. 

• Verwenden Sie die Filteroptionen oben in der Tabelle, um Workflow-Instanzen zu sortieren.
• Wählen Sie eine bestimmte Workflow-Instanz aus der Liste aus, um Details zu ihrer Ausführung anzuzeigen – z. B. den aktuellen Schritt, das zugewiesene Personal, die Zeiten der Zuweisung und vieles mehr.

Workflow bearbeiten

Sie können Schritte in einem Workflow hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Befolgen Sie diese Schritte: 

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows. 
2. Wählen Sie den Workflow aus, den Sie bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Aktualisieren Sie den Workflow und dessen Komponenten nach Bedarf. Speichern Sie Ihre Änderungen währenddessen fortlaufend.
5. Optional können Sie den Namen des Workflows aktualisieren, um etwaige Änderungen seiner Funktion erkennbar zu machen.
6. Speichern Sie den Workflow als Entwurf oder speichern und aktivieren Sie die neuen Änderungen.

Hinweis:
Änderungen, die die Logik des Workflows ändern, setzen den Trigger-Zähler und die zuletzt getriggerten Daten auf dem Reiter Workflows zurück. Wenn der Workflow eine Genehmigung betrifft, kann eine erneute Aktivierung andere Genehmigungs-Workflows überschreiben. Hier erfahren Sie mehr.

Einen bearbeiteten Workflow speichern

Nachdem Sie einen aktiven Workflow bearbeitet haben, können Sie die Änderungen auf zwei Arten speichern:

Hinweis: 
Sie können pro Workflow eine Entwurfsversion speichern. Ein +1-Symbol rechts neben dem Status eines Workflows im Reiter Workflows weist darauf hin, das ein zusätzlicher Entwurf vorhanden ist. 

Workflow kopieren

Sie können einen bestehenden Workflow kopieren, um beim Erstellen eines ähnlichen Workflows Zeit zu sparen. Um einen Workflow zu duplizieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows.
2. Klicken Sie rechts neben dem Workflow, den Sie kopieren möchten, auf das Drei-Punkte-Symbol > Workflow kopieren, um ihn zu duplizieren.
3. Der duplizierte Workflow wird angezeigt. Nehmen Sie alle Änderungen vor und geben Sie einen neuen Namen für den Workflow ein.
4. Speichern Sie den Workflow als Entwurf oder aktivieren Sie ihn. 

Workflow aktivieren

Beachten Sie vor der Aktivierung eines Workflow Folgendes:

• Aktivierte Workflows werden auf der Basis des definierten Triggers ausgeführt. Einmal getriggert, können Sie Ausführungen in Bearbeitung nicht mehr anhalten. Sie können sie jedoch deaktivieren oder löschen, um zukünftige Ausführungen zu verhindern.
• Auch Mitarbeitende, die noch nicht zu Personio eingeladen sind, erhalten möglicherweise Benachrichtigungen, wie E-Mails, die an einen Workflow gebunden sind. Aktivieren Sie einen Workflow nur, wenn alle darin enthaltenen Mitarbeitenden zu Personio eingeladen wurden.
• Wir empfehlen, dass Sie Workflows nur mit eingeladenen Nutzenden wie Personen im HR-Management testen, damit die Workflows korrekt funktionieren. 
• Überlegen Sie, Ihren Workflow vor der Aktivierung mit einer Person im Kollegenkreis zu prüfen.

Zum Aktivieren eines Workflows, befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows.
2. Erstellen Sie einen Workflow oder wählen Sie einen vorhandenen Workflow-Entwurf oder einen inaktiven Workflow aus der Liste aus.
3. Bearbeiten Sie die Komponenten des Workflows Ihrem Bedarf entsprechend. 
4. Klicken Sie auf Speichern und aktivieren. 

Der Workflow wird in der Liste des Reiters Workflows angezeigt. Im Reiter Aktivität können Sie den Fortschritt des Workflows beobachten und weitere Details anzeigen. 

Workflow deaktivieren oder löschen

Workflow deaktivieren

Zum Deaktivieren eines Workflows, befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows. Suchen Sie den Workflow, den Sie deaktivieren möchten.
2. Klicken Sie rechts neben dem Workflow auf das Symbol mit den drei Punkten.
3. Deaktivieren Sie den Workflow.

Zukünftige Ausführungen des Workflows werden nicht ausgeführt. Alle laufenden Ausführungen können weiterhin eingesehen und abgeschlossen werden. 

Workflow löschen

Sie können nur Workflows im Entwurf oder inaktive Workflows löschen. Lesen Sie oben, wie Sie einen Workflow deaktivieren. Zum Löschen eines Workflows, befolgen Sie diese Schritte:

1.  
   1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflows. Suchen Sie den Workflow, den Sie löschen möchten. 
   2. Ist der Workflow in einem aktiven Status, deaktivieren Sie ihn.
   3. Klicken Sie rechts neben dem Workflow, den Sie löschen möchten, auf das Symbol mit den drei Punkten > Workflow löschen.

Einen fehlerhaften Workflow beheben

Personio warnt Sie nicht im Voraus, wenn ein Workflow aufgrund von Änderungen an den verwendeten Elementen nicht mehr einwandfrei funktioniert. Stattdessen werden Sie benachrichtigt, wenn beim Versuch der Ausführung eines Workflows ein Problem auftritt. Dies hilft, Probleme zu lösen und die Effizienz der Workflows aufrechtzuerhalten.

So informieren wir Sie über fehlerhafte Workflows:

• Wenn Sie den Workflow im Workflow-Builder aufrufen, hebt Personio bestimmte Fehler hervor.
• In der Spalte Status der Workflow-Liste unter Automatisierungen > Workflows wird eine Fehlermeldung angezeigt. Diese enthält Details zum Problem.
• Sie erhalten eine Aufgabe in Ihrem Posteingang mit Details zum Problem und einem Link zur Behebung des fehlerhaften Workflows.
• Sie erhalten eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Fehler und einem Link zur Behebung des fehlerhaften Workflows.

Informationen zu den Problemen, die Workflows unterbrechen können, finden Sie im Abschnitt über häufige Gründe für fehlerhafte Workflows.

Hinweis:
Die Person, die den Workflow ursprünglich erstellt hat, erhält alle Benachrichtigungen über Fehler. Wenn diese Person nicht verfügbar ist, weist Personio diese Benachrichtigungen nicht einer anderen Person zu.

So beheben Sie Fehler in einem Workflow:

1. Öffnen Sie den fehlerhaften Workflow.
2. Überprüfen und beheben Sie die hervorgehobenen Fehler im Workflow-Builder.

Durch das Beheben eines Workflow wird die Trigger-Anzahl nicht auf 0 zurückgesetzt. Sie zählt dort weiter, wo sie aufgehört hat. Ein reparierter Workflow wird für Trigger, die während des Ausfalls stattfanden, nicht erneut ausgeführt.

Ein Workflow gilt auch dann als fehlerhaft, wenn Fehler in bestimmten Aktionen vorliegen. Fehlt beispielsweise die Person, die eine Benachrichtigung empfangen soll, dann startet der Workflow, doch die Benachrichtigung wird nicht gesendet. In diesem Fall erfolgen Benachrichtigungen, Aufgaben und Genehmigungen, aber das System überspringt E-Mail-Aktionen.

Die häufigsten Gründe für fehlerhafte Workflows verstehen

In der folgenden Tabelle sind häufige Gründe für fehlerhafte Workflows aufgeführt. Diese Probleme können in den Bedingungen oder Regeln des Workflow-Triggers auftreten. Sie können auch in den Workflow-Aktionen vorkommen (z. B. fehlende Person für eine Benachrichtigung):