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In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Zuschläge für Ihre Mitarbeitenden unter dem Reiter Gehalt im Mitarbeitendenprofil, anlegen und verwalten.

Was sind Zuschläge in der Personio Payroll?

In der Personio Payroll können Sie Zuschläge automatisch ermitteln und in der Lohnbuchhaltung verarbeiten. Zuschläge sind nicht wiederkehrende Zahlungen für Arbeit zu besonderen Zeiten und an besonderen Tagen, beispielsweise an Sonn- und Feiertagen oder in der Nacht, auch SFN abgekürzt. SFN-Zuschläge sind (teilweise) steuer- und beitragsfrei, und es gelten je nach Fall unterschiedliche Zuschlagssätze. Die Funktion Zuschläge in Personio Payroll:

• Berechnet den Stundensatz auf Basis des Effektivgehalts für Mitarbeitende, die keinen Stundenlohn erhalten.
• Kalkuliert SFN-Zuschläge auf Basis erfasster und genehmigter Arbeitszeiten und hinterlegten Feiertagskalendern.
• Ermöglicht es, SFN-Zuschläge manuell hinzuzufügen.
• Automatisiert die Abrechnung von SFN-Zuschlägen.
• Führt SFN-Zuschläge in der Lohnabrechnung und in Lohndokumenten auf.

Sie können SFN-Zuschläge im Mitarbeitendenprofil unter dem Reiter Gehalt im entsprechenden Widget überblicken und verwalten. 

• Unter Kontostände erhalten Sie eine Übersicht über die Zuschläge eines Mitarbeiters pro Monat. 
• Unter Einstellungen können Sie den kalkulierten Stundensatz einsehen und die automatische Berechnung auf Basis der Arbeitszeit aktivieren.

Produktbeschränkungen

Folgendes unterstützt die Funktion zur automatischen Verwaltung von Zuschlägen aktuell nicht:

• Sommer- und Winterzeit: Sommer- und Winterzeit werden aktuell bei erfasster Arbeitszeit nicht berücksichtigt. Automatisch generierten Zuschläge, deren Arbeitszeiten sich mit einer Änderung von Sommer- auf Winterzeit oder umgekehrt überschneiden, können daher falsch berechnet werden. Prüfen Sie solche Zuschläge gesondert und passen Sie sie ggf. an.
• Individuelle Feiertagskalender: Die Funktion prüft Feiertage anhand der in Personio hinterlegten Feiertagskalender. Stellen Sie bei individuellen Feiertagskalendern sicher, dass gesetzliche Feiertage als öffentliche und individuelle Feiertage als individuelle Feiertage angelegt sind.
• Nachtschicht: Die Zeiterfassung unterstützt aktuell keine Anwesenheitsperioden über mehrere Tage, z. B. Nachtschichten. Mitarbeitende müssen hier zwei Anwesenheitsperioden, eine an Tag eins mit Ende um 00:00 Uhr und eine an Tag zwei mit Beginn um 00:00 Uhr, eingeben.
• Importierte Pausenzeiten: Für die Berechnung von Zuschlägen werden Pausenzeiten mit festen Start- und Endzeiten benötigt. Importierte Pausen ohne diese Zeiten können für die automatische Berechnung von Zuschlägen nicht berücksichtigt werden. Wir empfehlen, die importierten Arbeitszeiten für Zuschläge auf Pausenzeiten zu prüfen und ggf. zu ergänzen.
• Anzeige von Zuschlägen in anderen Funktionen: Zuschläge werden im Reiter Gehalt des Mitarbeitendenprofils, in der Lohnbuchhaltung, auf Entgeltbescheinigungen und Lohndokumenten angezeigt. Für Berichte sind sie aktuell nicht verfügbar.

Mögliche Zuschlagsarten

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Auflistung der voreingestellten SFN-Zuschlagssätze:

Wie werden Zuschläge berechnet?

Von Personio automatisch errechnete Zuschläge basieren auf dem Stundensatz des Mitarbeiters. Auf diesen wird der jeweilige Zuschlagssatz addiert. Erhalten Mitarbeitende einen Stundenlohn, ist dies der gültige Stundensatz. Erhalten sie ein Fixgehalt, wird der Stundensatz aus dem Effektivgehalt wie folgt errechnet:

• (Monatliches Effektivgehalt) / (4,35 * Wochenarbeitsstunden des Mitarbeiters) = Stundensatz

Sie können den Stundensatz in den Einstellungen der Zuschlags-Funktion einsehen.

Zuschläge im Reiter Gehalt verwalten

Optionen zum Anlegen von Zuschlägen

Im Reiter Gehalt des Mitarbeitendenprofils können Sie Zuschläge für einzelne Mitarbeiter verwalten. Sie können dafür zwischen manuell angelegten Zuschlägen und automatisch auf Zeiterfassungsdaten berechneten Zuschlägen wählen oder beide Optionen nutzen. Die Optionen unterscheiden sich, wie folgt:

Zuschläge basierend auf Zeiterfassung verwalten

Berechnung basierend auf Zeiterfassung aktivieren

Um automatisch errechnete Zuschläge auf Basis von erfassten und genehmigten Arbeitsstunden zu nutzen, müssen Sie die Funktion zunächst für den Mitarbeiter freischalten. Gehen Sie dazu vor, wie folgt:

1. Gehen Sie zu Mitarbeitendenprofil > Gehalt > Zuschläge.
2. Öffnen Sie das Widget und gehen Sie zu den Einstellungen.
3. Aktivieren Sie die Berechnung der Zuschläge basierend auf der Zeiterfassung.
4. Die Einstellung wird automatisch gespeichert und das Datum, ab dem die Einstellung wirksam ist, angezeigt.

Automatisches Hinzufügen von Zuschlägen basierend auf Zeiterfassung

Ist die Berechnung von SFN-Zuschlägen basierend auf Zeiterfassung aktiviert, erstellt die Funktion Zuschläge automatisch auf Grundlage genehmigter Anwesenheiten. Diese können Sie:

• manuell in Personio erfassen.
• gesammelt importieren.
• über die API einpflegen.

Einen Zuschlag bearbeiten und löschen

Zuschläge, die auf erfasster Arbeitszeit basieren, können nicht im Reiter Gehalt bearbeitet oder gelöscht werden. Um diese zu bearbeiten oder zu löschen, müssen Sie die erfassten Arbeitsstunden im Reiter Anwesenheit entweder bearbeiten oder löschen. Erst wenn die Zeit, auf der der Zuschlag basiert geändert wurde, ändert sich auch die automatisch errechnete Zuschlagszahlung. 

Manuell angelegte Zuschläge verwalten

Einen Zuschlag hinzufügen

Um einen Zuschlag für einen Mitarbeiter hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Mitarbeitendenprofil > Gehalt > Zuschläge.
2. Öffnen Sie das Widget und gehen Sie zu Kontostände.
3. Klicken Sie Zuschlag hinzufügen und geben Sie im Fenster die nötigen Informationen ein. Geben Sie im Fenster für Zuschläge die folgenden Informationen ein:
4. Fügen Sie den neuen Zuschlag hinzu.

Einen Zuschlag bearbeiten

Hinweis
Beachten Sie, dass das Ändern eines Zuschlags nach Freigabe der Lohnabrechnung eine Korrektur im nächsten offenen Abrechnungszeitraum auslöst.

Um einen Zuschlag für einen Mitarbeiter zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu Mitarbeitendenprofil > Gehalt.
2. Klicken Sie unter Gehaltsbestandteile im Widget für Zuschläge auf Verwalten.
3. Wählen Sie unter Einträge für Zuschläge den Zuschlag aus, den Sie bearbeiten oder löschen möchten.
4. Klicken Sie auf das Stift-Symbol.
5. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Beachten Sie, dass die Zuschlagsart nicht angepasst werden kann.
6. Speichern Sie die Eingabe.

Einen Zuschlag löschen

Hinweis:
Beachten Sie, dass das Löschen eines Zuschlags nach Freigabe der Abrechnung eine Korrektur im nächsten offenen Abrechnungszeitraum auslöst.

Um einen Zuschlag für einen Mitarbeiter zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu Mitarbeitendenprofil > Gehalt.
2. Klicken Sie unter Gehaltsbestandteile im Widget für Zuschläge auf Verwalten.
3. Wählen Sie unter Einträge für Zuschläge den Zuschlag aus, den Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
5. Löschen Sie den Zuschlag.

Zuschläge in der Lohnbuchhaltung

Anzeige von Zuschlägen in der Lohnbuchhaltung

Sind Zuschläge für einen Mitarbeiter hinzugefügt, spiegelt sich dies auch in der Lohnbuchhaltung wider. Dort sehen Sie unter:

• dem Reiter Personen: Die Summe der Zuschläge der Spalte Bruttogehalt hinzugefügt. Sie können die Summe der Zuschläge auch als eigene Spalte zur Lohntabelle hinzufügen.
• der Detailansicht des Mitarbeiters: Unter Bruttogehalt sind die Zuschläge in den einmaligen Vergütungen aufgeführt. Auch dort wird die Summe angegeben. Navigieren Sie von hier direkt zum Reiter Gehalt für weitere Informationen.
• der Vorschau der Entgeltabrechnung: Prüfen Sie diese entweder in der Detailansicht oder im Reiter Dokumente. Hier werden die Zuschläge einzeln aufgeführt.