Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die Struktur und die wichtigsten Funktionen des Bereichs Lohnbuchhaltung der Personio Payroll.

Was sind die Personio Payroll Funktionen?

Der Bereich Lohnbuchhaltung in Personio bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung der Daten und Lohnbuchhaltung Ihrer Mitarbeitenden. Sie können ihn über die Navigationsleiste auf der linken Seite unter Lohnbuchhaltung aufrufen. Hier können Sie:

sich einen Überblick über Ihre monatliche Lohnabrechnung verschaffen
Datenänderungen und Aufgaben verfolgen
Fehler in Lohndaten identifizieren und beheben
Personio Payroll Einstellungen verwalten

Tipp:
Haben Sie Feedback zu Personio Payroll? Klicken Sie auf den Feedback-Button oben rechts und teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit.

Die Reiter im Bereich Lohnbuchhaltung

Der Bereich Lohnbuchhaltung ist in die folgenden Reiter aufgeteilt:

Reiter	Funktionen
Übersicht	Sehen Sie eine Übersicht des aktuellen Abrechnungszeitraums Priorisieren und verfolgen Sie Aufgaben Greifen Sie auf Personio Payroll Funktionen zu
Personen	Personal- und Lohnbuchhaltungsinformationen anzeigen Aufgaben und Änderungen filtern und Tabellenspalten anpassen Ansichten für konsolidiertere Informationen verwenden
Aufgaben	Blocker, Warnungen und Fristen anzeigen Aufgaben nach Priorität, Kategorie oder Fälligkeit sortieren und filtern Probleme mit Anleitungen zur Fehlerbehebung lösen
Meldewesen	Ereignisse einsehen und Prozesse initiieren SV-Meldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Beitragsnachweise und andere Ereignisse verwalten
Dokumente	Vorschauen und finalisierte Dokumente anzeigen und herunterladen Zugriff auf Brutto-Netto-Berichte, SEPA-Dateien und Entgeltabrechnungen
Verwalten	Einstellungen validieren und überprüfen Details für Gesellschaften, Betriebsstätten und Sozialversicherungsinformationen aktualisieren Lohnbuchhaltungsprozesse optimieren

Erfahren Sie im Folgenden mehr über die einzelnen Reiter.

Der Reiter Übersicht

Was ist der Reiter Übersicht

Die Personio Payroll Übersicht ist eine Zusammenfassung aller wesentlichen Informationen für den aktuellen Abrechnungszeitraum. Sie dient als zentraler Hub und bietet einfachen Zugang zu Lohnabrechnungsfunktionen. Hier können Sie:

Eine Zusammenfassung einsehen: Erhalten Sie einen klaren Überblick über alle kritischen Elemente in Ihrem aktuellen Abrechnungszeitraum.
Aufgaben verwalten: Priorisieren und verfolgen Sie Aufgaben, um Compliance und Effizienz zu erhalten.
Einfach navigieren: Nutzen Sie die Übersicht als Zugang, um nahtlos auf andere Personio Payroll Funktionen und Tools zuzugreifen.

Die Übersicht wurde entwickelt, um Ihr Lohnmanagement zu optimieren und es einfacher zu machen, organisiert und konform zu bleiben.

Informationen im Reiter Übersicht

Die Karten im Reiter Übersicht bieten Ihnen zusammengefasste Lohndaten. In der folgenden Tabelle sind die in der Übersicht verfügbaren Informationskarten und ihre Funktionen dargestellt:

Karten	Erklärung
Status	Prüfen Sie den Status des Abrechnungszeitraums Überwachen und beheben Sie Blocker Sehen Sie das Freigabedatum
Kalender	Verfolgen Sie bevorstehende Fälligkeitsdaten Planen Sie Aufgaben im Voraus Tipp Legen Sie unter Verwalten > Allgemeines > Fälligkeitsdatum für Freigabe ein Freigabedatum fest. Dies passt die berechneten Fälligkeitstdaten an Ihren Kalender an.
Letzter freigegebener Zeitraum	Sehen Sie vergangene Freigabeaufgaben ein Greifen Sie direkt auf Dokumente zu
Höchste Abweichung des Bruttogehalts	Identifizieren Sie signifikante Gehaltsänderungen Erkennen und verifizieren Sie Anomalien erkennen
Dokumente	Rufen Sie häufig verwendete Dokumente ab Greifen Sie schnell auf Dokumente zu
Hilfe	Finden Sie relevante Hilfeartikel Öffnen Sie Support-Tickets
Demnächst verfügbar	Erfahren Sie mehr über geplante Funktionen Bleiben Sie zu kommenden Änderungen auf dem Laufenden

Der Reiter Personen

Was ist der Reiter Personen?

Hier sehen Sie eine Tabelle aller Mitarbeitenden, die im Abrechnungsmonat der Lohnbuchhaltung enthalten sind. Jedem Mitarbeiter entspricht dabei eine Zeile mit Gehaltsattributen, Aufgaben und Datenänderungen. Hier können Sie:

Details einsehen: Klicken Sie auf die Detailansicht eines Mitarbeiters. Dort sehen Sie die wichtigsten Personal- und Lohnbuchhaltungsinformationen, Änderungen und die Vorschau von Entgeltabrechnungen für die Person.
Anpassen, sortieren und filtern: Klicken Sie auf den Button mit drei Punkten über der Tabelle, um die Tabellenspalten anzupassen. Verwenden Sie die Sortier- und Filteroptionen links über der Tabelle, um sie Ihren Wünschen anzupassen.
Vordefinierte Ansichten verwenden: Verwenden Sie vordefinierte Ansichten, um sich auf verschiedene Informationen wie eintretende, aktive und austretende Mitarbeitende oder Blocker zu konzentrieren.
Einen schnellen Überblick gewinnen: Unter der Tabelle sehen Sie eine Zusammenfassung des Abrechnungsmonats mit Anzahl der Mitarbeitenden, und Mitarbeitenden, bei denen mindestens eine Änderung oder ein Blocker vorliegen.

Aktionen im Reiter Personen

Änderungen prüfen

In der Spalte Änderungen werden alle Änderungen angezeigt, die für einen Mitarbeiter während des Abrechnungsmonats auftreten (z. B. eine Aktualisierung der Adresse). Klicken Sie auf die Anzahl der Änderungen, um auf die Detailansicht zuzugreifen, in der Sie aktuelle Änderungen und rückwirkende Änderungen einsehen können.

Fehler beheben

Die Spalte Aufgaben der Tabelle weist Sie für jeweilige Mitarbeitende auf Probleme bei Attributen hin. Unterschieden wird dabei zwischen:

Warnungen: Das Symbol besteht aus der Anzahl der Warnungen, die Sie auf Formatfehler von Attributen hinweisen. Sie können die Abrechnung trotzdem freigeben.
Blocker: Diese zeigen fehlende Attribute oder Formatfehler auf der Grundlage von Validierungsregeln an. Sie müssen diese Fehler korrigieren, bevor Sie die Abrechnung freigeben.

Klicken Sie auf das entsprechende Symbol, um auf die Detailansicht für Aufgaben zuzugreifen. Hier sehen Sie weitere Informationen und können den Fehler direkt im Mitarbeitendenprofil beheben.

Entgeltabrechnungen prüfen

Überprüfen Sie die Vorschau der Entgeltabrechnungen von Mitarbeitenden in den Reitern Bruttogehalt oder Info der Detailansicht.

Tipp:
Die Vorschau der Entgeltabrechnung können Sie ebenfalls im Reiter Dokumente einsehen und herunterladen.

Der Reiter Aufgaben

Was ist der Reiter Aufgaben?

Der Reiter Aufgaben bietet eine Übersicht über noch ausstehende Aufgaben in der Lohnbuchhaltung. Er hebt Probleme hervor, die durch Validierungen getriggert werden. Dazu gehören Fehler in Mitarbeitendendaten, Fehler in Informationen zu Gesellschaften oder fehlende Informationen zu Abwesenheiten. Hier können Sie:

Einen schnellen Überblick gewinnen: Die Tabelle zeigt Blocker und Warnungen sowie Fristen für Aufgaben nach Mitarbeitenden geordnet an. So sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben vor Freigabe der Abrechnung erledigt werden müssen.
Die Ansicht sortieren und filtern: Nutzen Sie die Optionen oberhalb der Tabelle, um Aufgaben beispielsweise nach Priorität, Kategorie oder Fälligkeit zu sortieren und zu filtern.
Anleitungen zur Lösung erhalten: Klicken Sie auf eine Aufgabe, um Details anzuzeigen, einschließlich Validierungsfehlern und Anleitungen zu deren Behebung.

Hinweis:
Derzeit können Sie die folgenden Aktionen mit dieser Funktion nicht ausführen:

Aufgaben bestimmten Mitarbeitenden zuweisen
Aufgaben in Inbox anzeigen
Das Fälligkeitsdatum von Aufgaben manuell ändern

Aufgaben bearbeiten

Jede Tabellenzeile entspricht einer Aufgabe, die Sie bearbeiten müssen. Aufgaben werden unterteilt in:

Warnungen: Diese weisen beispielsweise auf kleinere Formatfehler hin. Sie können die Abrechnung trotzdem freigeben.
Blocker: Diese zeigen fehlende Attribute oder Formatfehler auf der Grundlage von Validierungsregeln an. Sie müssen diese Fehler korrigieren, bevor Sie die Abrechnung freigeben.

Klicken Sie auf die jeweilige Tabellenzeile, um die Detailansicht zu öffnen und den Fehler zu beheben. Nutzen Sie die Filteroptionen, um sich auf kritische Aufgaben zu konzentrieren und sicherzustellen, dass alle Blocker vor der Abrechnungsfreigabe behoben sind.

Der Reiter Meldewesen

Eine Einführung zum Reiter Meldwesen sowie eine Übersicht über alle automatisierten und manuellen Meldungen finden Sie in unserem entsprechenden Übersichtsartikel.

Der Reiter Dokumente

Eine Einführung zum Reiter Dokumente sowie eine Liste der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdokumenten finden Sie in unserem entsprechenden Übersichtsartikel.

Der Reiter Verwalten

Was ist der Reiter Verwalten?

Der Reiter Verwalten zentralisiert alle Einstellungen von Personio Payroll. Hier können Sie:

Einstellungen verwalten: Aktualisieren Sie einfach Details, zum Beispiel für Gesellschaften, Betriebsstätten, Steuer- und Sozialversicherungsinformationen.
Compliance sicherstellen: Validieren und überprüfen Sie alle Einstellungen, um Fehler zu minimieren.
Lohnprozesse optimieren: Mit allen Einstellungen an einem Ort können Sie Ihre Lohnbuchhaltungsprozesse effizienter und effektiver verwalten und so Zeit und Fehler reduzieren.

Alle verfügbaren Abschnitte finden Sie in der linken Spalte. Beachten Sie, dass die Einstellungen für Unfallversicherung, Gesellschaften und Betriebsstätte weiterhin auf die allgemeinen Personio-Einstellungen weiterleiten.

Verwalten Sie Ihre Einstellungen

Abschnitte bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Abschnitte zu bearbeiten:

Details ausfüllen: Klicken Sie in jedem Abschnitt in der rechten unteren Ecke auf Bearbeiten, um die Seite freizuschalten und die erforderlichen Informationen auszufüllen.
Gültigkeitsdatum festlegen: Sobald Sie fertig sind, legen Sie ein Gültigkeitsdatum fest und speichern Sie Ihren Eintrag.
Fehlerbehandlung: Fehler oder fehlende Daten werden sowohl als Inline-Validierungen als auch als Banner am oberen Rand des Abschnitts angezeigt und markieren die Bereiche, die Aufmerksamkeit benötigen.

Der Arbeitsablauf kann je nach Abschnitt variieren. Beispielsweise werden Änderungen am Buchhaltungsbericht automatisch gespeichert. Relevante Helpcenter-Artikel sind in jedem Abschnitt verlinkt.

Informationen zur Einrichtung von Krankenkassen

Achten Sie immer darauf, dass die eingegebenen Informationen die aktuellen Vereinbarungen mit Ihren Krankenkassen widerspiegeln. Dies umfasst Beitragssätze und Anbieterdetails. Falsche Informationen können Probleme verursachen, wie:

Ablehnung von Meldungen durch eine Krankenkasse.
Ablehnung der Zahlung durch eine Krankenkasse.

Hinweis:
Änderungen in Personio ändern nichts an Ihren Vereinbarungen mit Krankenkassen. Etwaige Änderungen der Vereinbarungen müssen direkt mit den Krankenkassen abgewickelt werden.

Finden Sie die Antworten, die Sie brauchen

Personio Payroll Funktionen im Bereich Lohnbuchhaltung