Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität. 

Hinweis
Die Reiter Aufgaben, Meldewesen und Verwalten werden gerade ausgerollt und schrittweise für alle Accounts freigeschaltet. 

Dieser Artikel beschreibt den Aufbau und die wichtigsten Funktionen der Lohntabelle der Personio Payroll.

Was ist der Bereich Lohnbuchhaltung?

Der Bereich Lohnbuchhaltung in Personio bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung und Abrechnung von Mitarbeitenden. Hier können Sie:

• monatliche Lohnabrechnungen erstellen
• Mitarbeitendendaten verwalten
• Änderungen und Aufgaben verfolgen
• Fehler in den Abrechnungsdaten identifizieren und beheben
• Personio Payroll verwalten

Tipp
Um den Bereich aufzurufen, gehen Sie links in der Navigationsleiste zur Lohnbuchhaltung.

Funktionen im Bereich Lohnbuchhaltung

In den Reitern der Lohnbuchhaltung können Sie folgende Funktionen nutzen:

Reiter	Funktionen
Personen	Personal- und Lohnbuchhaltungsinformationen anzeigen Aufgaben und Änderungen filtern Tabellenspalten anpassen Zusammenfassung des Abrechnungsmonats
Aufgaben	Blocker, Warnungen und Fristen anzeigen Aufgaben nach Priorität, Kategorie oder Fälligkeit sortieren und filtern Anleitungen zur Fehlerbehebung
Meldewesen	Ereignisse einsehen und Prozesse initiieren SV-Meldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Beitragsnachweise und andere Ereignisse verwalten
Dokumente	Vorschauen und finalisierte Dokumente anzeigen und herunterladen Zugriff auf Brutto-Netto-Berichte, SEPA-Dateien und Entgeltabrechnungen
Verwalten	Details für Gesellschaften, Betriebsstätten und Sozialversicherungsinformationen aktualisieren Einstellungen validieren und überprüfen Lohnbuchhaltungsprozesse optimieren

Im Folgenden finden Sie weitere Details zu den einzelnen Reitern.

Der Reiter Personen

Was ist der Reiter Personen?

Hier sehen Sie pro Abrechnungsmonat alle in der Lohnabrechnung enthaltenen Mitarbeitenden in tabellarischer Form. Jeder Mitarbeitenden Person entspricht dabei eine Zeile, in der Lohnattribute, Aufgaben und Datenänderungen angezeigt werden. Hier können Sie:

• Details einsehen: Rufen Sie mit Klick auf eine mitarbeitende Person die Detailansicht auf. Dort sehen Sie die wichtigsten Personal- und Lohnbuchhaltungsinformationen, Änderungen und die Vorschau von Entgeltabrechnungen für die entsprechende Person.
• Die Ansicht sortieren und filtern: Nutzen Sie die Sortier- und Filteroption links über der Tabelle, um z. B. nur Mitarbeitende anzuzeigen, bei denen Aufgaben oder Änderungen vorliegen und filtern Sie weiter, ob Sie ausschließlich Aufgaben der Art Blocker oder Warnungen anzeigen möchten.
• Die Tabelle anpassen: Klicken Sie auf den Button mit drei Punkten rechts über der Tabelle, um die Tabellenspalten Ihren Bedürfnissen anzupassen.
• Einen schnellen Überblick gewinnen: Unter der Tabelle sehen Sie eine Zusammenfassung des Abrechnungsmonats mit Anzahl der Mitarbeitenden, und Mitarbeitenden, bei denen mindestens eine Änderung oder ein Blocker vorliegen.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Aktionen, die Sie in im Reiter Personen durchführen können im Überblick.

Aktionen im Reiter Personen

Änderungen prüfen

In der Spalte Änderungen werden innerhalb des Abrechnungsmonats für eine mitarbeitende Person auftretende Änderungen angezeigt (z. B. eine Aktualisierung der Adresse). Das Symbol besteht aus der Anzahl vorhandener Änderungen.

Rufen Sie mit Klick auf die Anzahl der Änderungen die Detailansicht auf. Dort können Sie Änderungen im aktuellen Abrechnungsverlauf und rückwirkende Änderungen prüfen.

Fehler beheben

Die Spalte Aufgaben der Tabelle weist Sie für jeweilige Mitarbeitende auf Probleme bei Attributen hin. Unterschieden wird dabei zwischen:

• Warnungen (das Symbol besteht aus der Anzahl vorhandener Warnungen), die Sie auf Formatfehler von Attributen hinweisen. Die Abrechnung kann trotzdem freigegeben werden.
• Blocker , die Sie auf fehlende Attribute hinweisen oder auf Attribute, bei denen Formatfehler gemäß der hinterlegten Validierungen vorliegen. Die Abrechnung kann nicht freigegeben werden, ehe der Fehler behoben wurde.

Rufen Sie mit Klick auf das jeweilige Symbol die Detailansicht Aufgaben auf. Dort erhalten Sie weitere Informationen und können den Fehler direkt im Mitarbeiterprofil beheben.

Entgeltabrechnungen prüfen

Bevor Sie die Abrechnung für den Abrechnungsmonat freigeben, können Sie die Entgeltabrechnungen Ihrer Mitarbeitenden in einer Vorschau prüfen. Klicken Sie dazu in der Tabelle auf die jeweilige mitarbeitende Person. In der Detailansicht der mitarbeitenden Person unter Entgeltabrechnungen können Sie das Dokument entweder in der Vorschau prüfen oder herunterladen.

Tipp
Die Vorschau der Entgeltabrechnung können Sie ebenfalls im Reiter Dokumente einsehen und herunterladen. Nach Freigabe der Abrechnung ist dort auch ein gesammelter Download aller Entgeltabrechnungen möglich.

Der Reiter Aufgaben

Was ist der Reiter Aufgaben?

Im Reiter Aufgaben erhalten Sie eine Übersicht über anstehende Aufgaben in der Lohnbuchhaltung. Die Aufgaben sind durch Validierungen getriggert und weisen beispielsweise auf Fehler in Mitarbeitendendaten, hinterlegten Informationen für Gesellschaften und Betriebsstätten oder fehlende Informationen bei Abwesenheiten hin. Hier können Sie:

• Einen schnellen Überblick gewinnen: Die Tabelle zeigt Blocker und Warnungen sowie Fristen für Aufgaben nach Mitarbeitenden geordnet an. So sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben vor Freigabe der Abrechnung erledigt werden müssen.
• Die Ansicht sortieren und filtern: Nutzen Sie die Optionen oberhalb der Tabelle, um Aufgaben beispielsweise nach Priorität, Kategorie oder Fälligkeit zu sortieren und zu filtern.
• Anleitungen zur Lösung erhalten: Klicken Sie auf eine Aufgabe, um die Detailansicht zu öffnen. Dort finden Sie Informationen zu den Validierungsfehlern und konkrete Anleitungen zu deren Behebung.

Hinweis
Folgende Aktionen sind mit dieser Funktion aktuell bisher nicht möglich:
▶ Aufgaben an bestimmte Mitarbeitende zuweisen
▶ Aufgaben in der Inbox anzeigen
▶ Das Fälligkeitsdatum von Aufgaben manuell ändern

Aufgaben bearbeiten

Jede Tabellenzeile entspricht einer Aufgabe, die Sie bearbeiten müssen. Diese sind unterteilt in:

• Warnungen: Diese weisen beispielsweise auf kleinere Formatfehler hin. Die Abrechnung kann trotzdem freigegeben werden.
• Blocker: Diese weisen auf kritische Fehler hin, die behoben werden müssen, bevor die Abrechnung freigegeben werden kann.

Klicken Sie auf die jeweilige Tabellenzeile, um die Detailansicht zu öffnen und den Fehler zu beheben.

Tipp
Nutzen Sie die Filteroptionen, um sich auf kritische Aufgaben zu konzentrieren und sicherzustellen, dass alle Blocker vor der Abrechnungsfreigabe behoben sind.

Der Reiter Meldewesen

Was ist der Reiter Meldewesen

Im Reiter Meldewesen können Sie einem Postfach ähnlich alle Kommunikationen einsehen, die in Ihrem Namen mit den Sozialversicherungen stattfinden und welche Aktionen sich daraus ergeben. Unterschieden wird zwischen:

• Ereignissen, die ohne weitere Angaben Ihrerseits erledigt werden können und die Sie einsehen und ausdrucken können (z. B. SV-Meldungen), und 
• Ereignissen, bei denen Sie aktiv werden müssen (z. B. EELs, Beitragsschätzung).

Dazu gehört, was bei der Freigabe der Lohnabrechnung kommuniziert wird, sowie alle anderen Vorgänge, die immer von Ihnen durchgeführt werden können (z. B. der Abruf von eAUs, oder Anträge für A1-Bescheinigungen).

Ereignisse einsehen und verwalten

Im Reiter können Sie über Kategorien und Filter verschiedene Ereignisse einsehen und Prozesse initiieren:

• Filtern Sie, welche Ereignisse Sie einsehen möchten, mit Klick Alle Kategorien und wählen Sie eine Kategorie aus dem Drop-down.
• Nutzen Sie die Ansichten Erfordert Aufmerksamkeit und Alle Kommunikationen, um Ereignisse, bei denen Sie aktiv werden müssen und alle Ereignisse anzuzeigen.
• Klicken Sie rechts oben auf den Button Neues Ereignis, um Prozesse zu starten (z. B. A1-Bescheinigungen zu beantragen).

Übersicht von Ereignissen im Reiter Meldewesen

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Ereignisse, die Sie in im Reiter Meldewesen vorfinden, im Überblick.

Ereignisse zur Einsicht

Folgende Ereignisse können Sie im Reiter Meldewesen einsehen, müssen aber nicht aktiv werden:

Kategorie	Erklärung
SV Meldung	Meldungen gegenüber Sozialversicherungen.  Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihre Angestellten bei den zuständigen Sozialversicherungsträgern wie Krankenkassen, Renten- oder Unfallversicherungsträgern zu melden.
Unfallversicherung Stammdatenabfrage	Einmal im Jahr (im Januar) müssen Arbeitgeber die aktuell gültigen Gefahrtarifstellen der Unfallversicherung abrufen.
Unfallversicherung Lohnnachweis	Einmal im Jahr (im Januar) müssen Arbeitgeber den Lohnnachweis an die Ihnen zugewiesene Unfallversicherung übermitteln.
Lohnsteuerbescheinigung	Einmal im Jahr müssen Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung für ihre sozialversicherungspflichtigen Angestellten ans Finanzamt übermitteln und Angestellten einen Ausdruck der Daten schicken.
Gesonderte Meldung 57	Der für einen Arbeitnehmer zuständige Rentenversicherungsträger kann beim Arbeitgeber die gesonderte Meldung mit Meldegrund 57 anfordern, wenn der Arbeitnehmer aus einer laufenden Beschäftigung heraus einen Rentenantrag stellt oder im Rahmen von Scheidungsverfahren zur Berechnung von Versorgungsansprüchen angefordert werden.
Elterngeldbescheinigung	Mithilfe von rvBEA BEEG können Rentenversicherungsträger bei Arbeitgebern fehlende Entgeltinformationen elektronisch anfordern.
Versicherungsnummer-Voranfrage	Die Versicherungsnummer wird von der Deutschen Rentenversicherung (DRV) vergeben. Mit deren Abfrage und Vergabe wird dem Arbeitnehmer ein Konto bei der gesetzlichen Rentenversicherung zugeordnet. Sie ist ein lebenslanges, eindeutiges Zuordnungsmerkmal.
Befreiung von Zusatzzahlungen	Mithilfe von rvBEA ZUZA können Rentenversicherungsträger bei Arbeitgebern fehlende Entgeltinformationen elektronisch anfordern.
Datensatz Arbeitgeberkonto	Auf Antrag der Krankenkasse (siehe Krankenkassenmeldungen) übermitteln Arbeitgeber Ihre aktuellen Unternehmensdaten als auch den aktuell gewählten U1-Beitragssatz.
ELStAM-Anmeldung neuer Arbeitnehmender	Personio meldet neu eingetretene Arbeitnehmende zum ersten Arbeitstag an und ruft auf Basis von Steuer-ID und Geburtsdatum die individuellen ELStAM-Daten (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) ab.

 

Ereignisse, bei denen Sie aktiv werden müssen

Bei diesen Ereignissen müssen Sie aktiv werden:

Kategorie	Beschreibung	Aktion
Unfallversicherung Rückmeldung Stammdaten	Basierend auf der jährlich stattfindenden Stammdatenabfrage erhalten Arbeitgeber die gültigen Gefahrtarifstellen elektronisch zurück. Diese werden in Personio unter den jeweiligen Einstellungen zur Unfallversicherung gespeichert.	Manuelles Mapping der Mitarbeitenden zu den Gefahrtarifstellen.
Erstattungsanträge	Arbeitgeber bis durchschnittlich 30 Mitarbeitende erhalten die Kosten für Entgeltfortzahlungen erstattet (U1-Ausgleichsverfahren). Das U2-Verfahren bei Mutterschaft erstattet Mutterschaftsleistungen.	Bei Abweichung der geforderten Erstattung und der zurückgemeldeten Erstattung.
Beitragsnachweis	Der Beitragsnachweis ist die Mitteilung an die jeweils zuständige Krankenkasse/Einzugsstelle über die Höhe und Aufteilung der überwiesenen Sozialversicherungsbeiträge auf die Beitragsgruppen.	Wenn der Arbeitgeber die Beitragsschätzungen macht.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung	Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) können Arbeitgeber im Auftrag Ihrer Mitarbeitenden die aktuellen AU-Zeiten direkt von der Krankenkasse abrufen.	Wenn die zurückgemeldeten Abwesenheiten abweichen.
Betriebsdaten	Betriebsdaten sind Daten sowohl zum ganzen Unternehmen als auch zu einem einzelnen Beschäftigungsbetrieb bei mehreren Beschäftigungsbetrieben.	Arbeitgeber müssen diese Daten erstmalig oder bei Änderungen an den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit (BA) elektronisch mitteilen.
A1-Bescheinigung	Bei einer Beschäftigung im Ausland kann das deutsche Sozialversicherungsrecht unter gewissen Voraussetzungen weiter gelten. Das kann für die EU- und EWR-Staaten und die Schweiz mit einer A1-Bescheinigung nachgewiesen werden, die in den meisten Fällen elektronisch beantragt werden muss.	Die Anträge müssen manuell gestellt werden. Erfahren Sie in unserem zugehörigen Artikel, wie Sie vorgehen können.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung	Bei der euBP kann der Arbeitgeber vor einer Betriebsprüfung dem Prüfdienst der Rentenversicherung relevante Unternehmensdaten elektronisch zur Verfügung stellen. Die benötigten Personal-, Abrechnungs- und Meldedaten werden in genormten Datensätzen an die Rentenversicherung übermittelt.	Die Betriebsprüfung muss vom Arbeitgeber manuell ausgelöst werden. Erfahren Sie in unserem zugehörigen Artikel, wie Sie vorgehen können.
Krankenkassenmeldung	Im Dialogverfahren zwischen Krankenkassen und Arbeitgebern können Krankenkassen ebenfalls Informationen auf elektronischem Wege anfordern. Beispiele sind elektronische Mitgliedsbescheinigungen oder Anforderungen von fehlenden Jahresmeldungen.	Wenn Abweichungen zurückkommen.

Der Reiter Dokumente

Was ist der Reiter Dokumente?

Hier können Sie alle für die monatliche Abrechnung relevanten Dokumente sowie weitere Lohndokumente einsehen und herunterladen. Generell wird unterschieden zwischen:

• Arbeitgeberdokumenten
• Arbeitnehmerdokumenten

Im Folgenden finden Sie eine Auflistung aller Dokumente, die Sie über die Personio Payroll generieren können und wo Sie diese im Tool finden.

Dokumente einsehen und herunterladen

Einige Dokumente können Sie bereits vor Freigabe der monatlichen Abrechnung in einer Vorschau einsehen und ggf. herunterladen. Dokumente können dabei folgende Status aufweisen: 

Nicht verfügbar	Das Dokument ist zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar.
Entwurf	Die Abrechnung ist noch nicht freigegeben, und Dokumente sind dementsprechend im Entwurf.
Finale Ausfertigung	Die Abrechnung ist freigegeben, und die finalen Dokumente sind zum Herunterladen bereit. Haben Sie ein Datum angegeben, an dem Entgeltbescheinigungen für Mitarbeitende verfügbar werden, wird Ihnen dieses unter dem Informations-Icon angezeigt. Die Bescheinigungen sind erst zu diesem Datum für Mitarbeitende verfügbar.
Freigegeben	Die Entgeltbescheinigung ist für Mitarbeitende unter Mitarbeitendenprofil > Dokumente verfügbar.

Um Dokumente einzusehen und herunterzuladen, gehen Sie vor, wie folgt:

1. Klicken Sie auf Lohnbuchhaltung und gehen Sie zum gewünschten Monat.
2. Klicken Sie auf Dokumente.
3. Laden Sie das gewünschte Dokument herunter.

Tipp
Sie können die Entgeltabrechnungen auch individuell im Reiter Personen in der Detailansicht einzelner Mitarbeitender in Vorschau oder der finalen Version einsehen und herunterladen. 

Übersicht über Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdokumente

Arbeitgeberdokumente

Wir zeigen Ihnen die für den Monat verfügbaren Dokumente und deren Status. Nach Freigabe der Lohnbuchhaltung können Sie alle Dokumente einsehen und herunterladen. Sie können Dokumente im PDF-Format auch nach der Freigabe der Abrechnung in einer Vorschau anzeigen.

Aktuell sind folgende Dokumente verfügbar:

Bezeichnung	Erklärung	Erstellungsbasis	Abkürzung
Brutto-Netto-Bericht (Monat)	Übersicht über die Lohnabrechnung mehrerer Mitarbeitender: Die innerhalb eines bestimmten Zeitraums angelegt wurden. Für eine gewählte Abrechnungsperiode.	Monatlich / ad hoc	G2N
SEPA Löhne/Gehälter	Bankdateiformat, das bargeldlose Zahlungen durch Upload auf die Bankschnittstelle ermöglicht.	Monatlich	SEPA_SAL
SEPA Steuern & Beiträge			SEPA_TAX
SEPA Sozialversicherung			SEPA_SI
Lohnkonto	Übersicht aller Steuer- und SV-pflichtigen Bezüge pro Arbeitnehmer, inklusive Arbeitgeberanteile und Abwesenheiten.	Monatlich	LOHNKONTO
Beitragsnachweis	Nachweis über abgeführte Sozialversicherungsbeiträge zur Abgabe pro Krankenkasse pro Unternehmen.	Monatlich	SBNW
Beitragsabrechnung	Basierend auf dem Krankenversicherer. Es handelt sich um eine erweiterte Version des SBNW, die Angaben zum Krankenversicherer, Korrekturen der Sozialversicherungsbeiträge und monatliche Beiträge enthält.	Monatlich	SVBA
Beitragsabrechnung-UV (für Teilnehmende am Pilot für Personio Payroll)	Jährlicher Unfallversicherungsbericht auf Ebene der Unfallversicherungsträger - mit allen Daten zu den Unfallversicherungsbeiträgen.	Jährlich oder im Fall einer Beendigung der Nutzung von Personio Payroll.	UVBA
Jahreskonto-UV (für Teilnehmende am Pilot für Personio Payroll)	Jährliches Unfallversicherungskonto mit Aufschlüsselung der monatlichen Werte pro Arbeitnehmer (ähnlich wie UVBA).	Jährlich oder im Fall einer Beendigung der Nutzung von Personio Payroll.	UV yearly report
Lohnsteuer-Anmeldung	Nachweis über abgeführte Steuerbeträge zur Abgabe beim Finanzamt pro Unternehmen.	Monatlich	LSTA

Arbeitnehmerdokumente

Für Mitarbeitende ist aktuell die Entgeltabrechnung verfügbar.

• Diese können Sie vor Freigabe der Abrechnung in der Vorschau individuell einsehen und herunterladen.
• Bei Freigabe der Lohnbuchhaltung können Sie das Datum wählen, an dem die Entgeltabrechnung für Mitarbeitende im Reiter Dokumente des Mitarbeiterprofils verfügbar ist.
• Nach der Freigabe ist zudem ein gesammelter Download im Reiter Dokumente der Lohnbuchhaltung möglich. 

Bezeichnung	Erklärung	Erstellungsbasis	Abkürzung
Entgeltabrechnung	Übersicht der Brutto- und Netto-Bezüge und Stammdaten eines Arbeitnehmers pro Monat (Entgeltnachweis).	Monatlich / Ad hoc	PAYS

Der Reiter Verwalten

Was ist der Reiter Verwalten?  

Der Reiter Verwalten zentralisiert alle Einstellungen von Personio Payroll. Hier können Sie:  

• Einstellungen verwalten: Aktualisieren Sie einfach Details, zum Beispiel für Gesellschaften, Betriebsstätten, Steuer- und Sozialversicherungsinformationen.  
• Compliance sicherstellen: Validieren und überprüfen Sie alle Einstellungen, um Fehler zu minimieren und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.  
• Lohnprozesse optimieren: Mit allen Einstellungen an einem Ort können Sie Ihre Lohnbuchhaltungsprozesse effizienter und effektiver verwalten, wodurch Zeit und Fehler reduziert werden.  

Sie finden alle verfügbaren Abschnitte in der linken Spalte. Beachten Sie, dass die Einstellungen für Unfallversicherung, Gesellschaften und Betriebsstätte weiterhin auf die allgemeinen Personio-Einstellungen weiterleiten.  

Verwalten Sie Ihre Einstellungen  

Abschnitte bearbeiten  

Um Abschnitte zu bearbeiten, folgen Sie diesen Schritten:  

1. Details ausfüllen: Klicken Sie in jedem Abschnitt auf Bearbeiten unten rechts, um die Seite zu entsperren und die erforderlichen Informationen einzugeben.  
2. Gültigkeitsdatum festlegen: Nachdem Sie fertig sind, legen Sie ein Gültigkeitsdatum fest und speichern Sie Ihren Eintrag ab.  
3. Fehlerbehandlung: Fehler oder fehlende Daten werden sowohl als Inline-Validierungen als auch als Banner oben im Abschnitt angezeigt, die die Bereiche hervorheben, die Aufmerksamkeit benötigen.  

Der Arbeitsablauf kann je nach Abschnitt variieren. Beispielsweise werden Änderungen am Buchhaltungsbericht automatisch gespeichert. Relevante Helpcenter-Artikel sind in jedem Abschnitt verlinkt.

 

Informationen zum Einrichten von Krankenkassen

Stellen Sie immer sicher, dass die eingegebenen Informationen die aktuellen Vereinbarungen mit Ihren Krankenversicherungsanbietern widerspiegeln. Dies umfasst Beitragssätze und Anbieterdetails. Falsche Informationen können Probleme verursachen, wie:  

• Ablehnung von Mitteilungen durch Krankenversicherungsanbieter.  
• Ablehnung von Zahlungen durch Krankenversicherungsanbieter.  

Hinweis
Änderungen in Personio ändern nicht Ihre Vereinbarungen mit den Krankenversicherungsanbietern. Alle Änderungen an den Vereinbarungen müssen direkt mit den Anbietern verwaltet werden.